Formation Microsoft® Office SharePoint® Server 2007 [Nom de votre société] présente : Formation Microsoft® Office SharePoint® Server 2007 Avant de commencer : Avant de suivre ce cours, les stagiaires doit être familiarisés avec l'ajout et la modification de fichiers dans une bibliothèque Microsoft Office SharePoint ou avoir pris connaissance de la présentation « Bibliothèques de documents SharePoint : Présentation du partage de fichiers ». [Notes à l'attention de l'instructeur : Pour obtenir une aide détaillée sur la personnalisation de ce modèle, consultez la toute dernière diapositive. Consultez également le texte supplémentaire de la leçon dans le volet de commentaires de certaines diapositives. Dans la mesure où cette présentation contient une animation Macromedia Flash, l'enregistrement du modèle peut entraîner l'affichage d'un message d'avertissement relatif aux informations personnelles. À moins que vous n'ajoutiez des informations aux propriétés du fichier Flash lui-même, cet avertissement ne s'applique pas à cette présentation. Cliquez sur OK dans le message.] Bibliothèques de documents SharePoint II : Tout sur l'extraction

Bibliothèques de documents SharePoint II : Tout sur l'extraction Sommaire du cours Introduction : Extraction Comment extraire et archiver des fichiers Cette leçon se termine par quelques questions afin de tester si vous avez tout compris. Bibliothèques de documents SharePoint II : Tout sur l'extraction

Introduction : Extraction Votre société utilise-t-elle un site Microsoft Windows® SharePoint Services 3.0 ou Microsoft Office SharePoint Server 2007 ? Si tel est le cas, vous devez savoir comment extraire un fichier afin de pouvoir le modifier.  Ce cours vous va vous apprendre également comment archiver des fichiers, ainsi que d'autres astuces utiles. Bibliothèques de documents SharePoint II : Tout sur l'extraction

Bibliothèques de documents SharePoint II : Tout sur l'extraction Objectifs du cours Apprendre pourquoi extraire et archiver un fichier. Extraire et archiver un fichier. Savoir où un fichier est stocké lorsqu'il est extrait. Bibliothèques de documents SharePoint II : Tout sur l'extraction

Comment extraire et archiver des fichiers Leçon Comment extraire et archiver des fichiers

Comment extraire et archiver des fichiers Une fois vos collègues habitués à utiliser une bibliothèque SharePoint, celle-ci se transformera en centre de très forte activité. La situation peut devenir confuse si plusieurs personnes essaient de modifier le même fichier en même temps. Pour modifier un fichier, vous pouvez cliquer sur le nom du fichier et sélectionner Modifier. Mais dans ce contexte d'affluence, si vous avez besoin de travailler avec un fichier pendant plus de 15 minutes, nous vous recommandons de commencer par extraire le fichier. Cela permettra de le réserver à votre usage personnel afin que les autres utilisateurs ne puissent pas le modifier tant que vous travaillez dessus. L'extraction présente d'autres avantages qui sont expliqués dans ce cours. Bibliothèques de documents SharePoint II : Tout sur l'extraction

Bibliothèques de documents SharePoint II : Tout sur l'extraction Le processus global Comment fonctionne l'extraction d'un fichier pour une utilisation dans Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel® 2007 ou Microsoft Office PowerPoint® 2007 ? Voici une explication générale : Remarquez que lorsque vous enregistrez à l'étape 2, vos modifications ne seront pas encore visibles aux autres utilisateurs qui affichent le fichier dans la bibliothèque de documents. Extraire le fichier. À ce stade, le fichier est réservé à votre usage personnel. Modifier et enregistrer le fichier. Vous modifiez le fichier en cliquant sur son nom dans la bibliothèque. Une fois le fichier ouvert, vous pouvez travailler dessus et l'enregistrer autant de fois que nécessaire. Bibliothèques de documents SharePoint II : Tout sur l'extraction

Bibliothèques de documents SharePoint II : Tout sur l'extraction Le processus global Comment fonctionne l'extraction d'un fichier pour une utilisation dans Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel® 2007 ou Microsoft Office PowerPoint® 2007 ? Voici une explication générale : Archiver le fichier. Lorsque vous archivez le fichier, les autres utilisateurs voient vos modifications et ont la possibilité de modifier le fichier. Bibliothèques de documents SharePoint II : Tout sur l'extraction

Comment extraire et archiver un fichier Pour extraire un fichier à utiliser dans Word 2007, Excel 2007 ou PowerPoint 2007, vous devez placer votre pointeur sur le nom du fichier, cliquer sur la flèche vers le bas qui apparaît, puis cliquer sur Extraire. [Auteur : .swf est inséré ici, supprimez cet espace réservé avant d'insérer le fichier .swf.] Animation : cliquez avec le bouton droit, puis cliquez sur Lire. L'animation montre la procédure en action. Ellen Adams doit modifier le document Stratégie marketing Contoso. Étant donné que d'autres personnes pourraient essayer de modifier le document en même temps qu'elle, elle l'extrait avant de le modifier. Cliquez sur Lire pour voir comment elle procède. [Note à l'attention de l'instructeur : Pour lire l'animation au cours du diaporama, cliquez avec le bouton droit sur l'animation et cliquez sur Lire. Une fois que vous avez lu le fichier, vous devrez peut-être cliquer sur Rembobiner (après avoir effectué un clic droit) puis sur Lire. Si vous cliquez sur une diapositive pour faire apparaître le texte ou pour accéder à la diapositive suivante et que rien ne se passe, cliquez en dehors de l'animation. Il est parfois nécessaire de cliquer à deux reprises. Si vous rencontrez des problèmes pour lire l'animation, consultez les commentaires de la dernière diapositive de cette présentation se rapportant à la lecture des animations Macromedia Flash. Si les problèmes persistent, la diapositive qui suit est la même que celle-ci mais avec des images statiques. Supprimez l'une des deux avant de lire la présentation.] Vous modifiez ensuite le fichier en cliquant sur son nom. Lorsque vous fermez le fichier après l'avoir modifié, vous êtes invité à l'archiver. Bibliothèques de documents SharePoint II : Tout sur l'extraction

Comment extraire et archiver un fichier Pour extraire un fichier à utiliser dans Word 2007, Excel 2007 ou PowerPoint 2007, vous devez placer votre pointeur sur le nom du fichier, cliquer sur la flèche vers le bas qui apparaît, puis cliquer sur Extraire. Vous modifiez ensuite le fichier en cliquant sur son nom. Lorsque vous fermez le fichier, vous êtes invité à l'archiver, comme le montre l'image. [Note à l'attention de l'instructeur : Cette diapositive est identique à la précédente à la différence qu'elle contient des images statiques au lieu d'une animation. Utilisez cette diapositive si vous avez des problèmes pour afficher l'animation. Supprimez l'une des deux diapositives avant de commencer la présentation.] Bibliothèques de documents SharePoint II : Tout sur l'extraction

Emplacement du fichier Où se trouve le fichier que vous avez extrait ? Si vous activez la case à cocher Utiliser mon dossier Brouillons local, présentée dans cette illustration, le fichier sera stocké sur votre ordinateur. Si vous n'activez pas cette case à cocher, le fichier restera sur le serveur tant qu'il est extrait. Dans les deux cas, le fichier sera réservé à votre usage personnel et vos modifications ne pourront pas être vues par les autres utilisateurs tant que vous n'archivez pas le fichier. Entre les deux méthodes, nous vous recommandons d'activer la case à cocher Utiliser mon dossier Brouillons local. Nous vous expliquerons pourquoi dans la section suivante. Plus loin dans ce cours, vous apprendrez l'emplacement exact où votre fichier est enregistré. Bibliothèques de documents SharePoint II : Tout sur l'extraction

Extraction à l'aide du dossier Brouillons SharePoint Voici à quoi ressemble le processus lorsque vous activez la case à cocher Utiliser mon dossier Brouillons local. Lorsque vous extrayez le fichier, celui-ci est stocké dans un dossier sur votre ordinateur. Si vous utilisez Microsoft Windows XP, le fichier est extrait dans Mes documents\Mes brouillons SharePoint. Dans Windows Vista ®, il est extrait dans Documents\Brouillons SharePoint. L'enregistrement d'un fichier dans votre dossier Brouillons local peut être pratique lorsque vous utilisez un ordinateur portable. Vous pouvez en effet travailler sur le fichier pendant vos déplacements, même si vous ne disposez pas de connexion Internet avec la bibliothèque. Bibliothèques de documents SharePoint II : Tout sur l'extraction

Extraction à l'aide du dossier Brouillons SharePoint Voici à quoi ressemble le processus lorsque vous activez la case à cocher Utiliser mon dossier Brouillons local. Lorsque vous modifiez et enregistrez le fichier, vos modifications sont enregistrées dans votre dossier Brouillons, et non dans la bibliothèque. Lorsque vous modifiez et enregistrez le fichier dans votre dossier Brouillons à l'étape 2, vous remarquez que l'enregistrement se fait plus rapidement. Cela est dû au fait que vous ne l'enregistrez pas via une connexion Internet. Une fois que vous avez archivé le fichier, vos modifications sont visibles par tous. Le fichier redevient alors disponible pour permettre à d'autres personnes de travailler dessus. Bibliothèques de documents SharePoint II : Tout sur l'extraction

Extraction à l'aide du dossier Brouillons SharePoint Voici à quoi ressemble le processus lorsque vous activez la case à cocher Utiliser mon dossier Brouillons local. Pour résumer, nous vous recommandons d'activer la case à cocher Utiliser mon dossier Brouillons local, car cela vous permet de voyager avec le fichier et de l'enregistrer beaucoup plus rapidement. Bibliothèques de documents SharePoint II : Tout sur l'extraction

Pour les utilisateurs de Windows Vista Il y a une chose que les utilisateurs de Windows Vista doivent savoir : si vous essayez d'activer la case à cocher Utiliser mon dossier Brouillons local, vous risquez de voir ce message d'erreur. Vous pouvez cliquer sur OK et extraire quand même le fichier. Mais celui-ci ne sera pas extrait dans votre dossier Brouillons SharePoint. Cela signifie que vous n'aurez pas la possibilité de modifier le fichier hors connexion. Au contraire, vous devrez disposer d'une connexion Internet constante avec la bibliothèque pour modifier le fichier. Bibliothèques de documents SharePoint II : Tout sur l'extraction

Pour les utilisateurs de Windows Vista Il y a une chose que les utilisateurs de Windows Vista doivent savoir : si vous essayez d'activer la case à cocher Utiliser mon dossier Brouillons local, vous risque de voir ce message d'erreur. Si vous faites confiance à la bibliothèque que vous utilisez (par exemple, s'il s'agit d'une bibliothèque d'entreprise et que vous faites confiance aux fichiers qui y sont stockés), vous pouvez ajouter l'URL du site SharePoint à la liste des sites de confiance d'Internet Explorer. Des informations sur la façon de faire cela sont disponibles dans l'aide-mémoire lié à la fin de ce cours. Vous ne recevrez alors plus ce message d'erreur pour le site. Bibliothèques de documents SharePoint II : Tout sur l'extraction

Une autre façon d'archiver un fichier Il est pratique de se voir rappeler d'archiver un fichier après l'avoir fermé. Mais si vous avez extrait un fichier dans votre dossier Brouillons local et que vous ne disposez pas de connexion Internet avec votre bibliothèque, il ne vous sera pas demandé d'archiver le fichier. Bibliothèques de documents SharePoint II : Tout sur l'extraction

Une autre façon d'archiver un fichier Que faire dans ce cas ? C'est tout simple : vous archivez le fichier une fois que vous avez rétabli la connexion Internet avec votre bibliothèque, par exemple, à votre retour au bureau. Vous effectuez cette opération à l'aide de votre navigateur Web. Placez votre pointeur sur le fichier dans la bibliothèque de documents, cliquez sur la flèche vers le bas qui apparaît, puis cliquez sur Archiver. Vous pouvez aussi ouvrir le fichier une fois de retour au bureau, puis le fermer. Il vous sera alors demandé de l'archiver. Important : Aucun rappel automatique ne s'affichera pour vous demander d'archiver un fichier. Veillez donc à vous en souvenir à votre retour au bureau. Bibliothèques de documents SharePoint II : Tout sur l'extraction

Ce que les autres utilisateurs voient lorsqu'un fichier est extrait Que voient les autres utilisateurs lorsqu'un fichier est extrait ? Ils voient l'icône d'extraction pour le fichier, c'est-à-dire un carré vert avec une flèche blanche. Dans l'illustration, vous pouvez voir que le fichier Stratégie marketing Contoso est extrait. Si vous placez votre souris sur une icône d'extraction, vous pouvez savoir qui a extrait le fichier. Dans ce cas, il s'agit d'Ellen Adams. Bibliothèques de documents SharePoint II : Tout sur l'extraction

Ce que les autres utilisateurs voient lorsqu'un fichier est extrait Que voient les autres utilisateurs lorsqu'un fichier est extrait ? Ils voient l'icône d'extraction pour le fichier, c'est-à-dire un carré vert avec une flèche blanche. Que se passe-t-il si d'autres personnes essaient quand même de modifier ce fichier ? Elles reçoivent le message « Fichier en cours d'utilisation » qui leur explique que le fichier est verrouillé par Ellen en vue de sa modification. Elles peuvent l'ouvrir en lecture seule, mais elles verront la version antérieure du fichier et non celle sur laquelle Ellen travaille. Bibliothèques de documents SharePoint II : Tout sur l'extraction

Bibliothèques de documents SharePoint II : Tout sur l'extraction Si vous changez d'avis Imaginez que vous extrayez un fichier et que vous travaillez un peu dessus. Mais vous vous rendez compte que vos modifications ne sont pas aussi bonnes que prévu. Vous voulez donc revenir au fichier tel qu'il était avant l'extraction. C'est très facile à faire sans avoir à annuler toutes les modifications que vous avez apportées au document. Bibliothèques de documents SharePoint II : Tout sur l'extraction

Bibliothèques de documents SharePoint II : Tout sur l'extraction Si vous changez d'avis Imaginez que vous extrayez un fichier et que vous travaillez un peu dessus. Mais vous vous rendez compte que vos modifications ne sont pas aussi bonnes que prévu. Comment procéder ? Il vous suffit d'ignorer l'extraction. Placez le pointeur sur le nom du fichier, cliquez sur la flèche vers le bas qui apparaît, puis cliquez sur Annuler l'extraction. Le fichier revient à la version antérieure à l'extraction. Bibliothèques de documents SharePoint II : Tout sur l'extraction

Extraction requise dans certaines bibliothèques Il peut arriver que les responsables de votre site configurent une bibliothèque de manière à vous obliger à toujours extraire les fichiers. Comment le savoir ? Grâce à un léger changement qui se produit lorsque vous essayez de modifier le fichier. En effet, la commande pour modifier le fichier devient Extraire et modifier . Cette configuration est courante dans de nombreuses organisations. De fait, votre société peut avoir configuré ses bibliothèques de cette façon et vous avez peut-être toujours extrait vos fichiers sans même vous en rendre compte. Bibliothèques de documents SharePoint II : Tout sur l'extraction

Importance de la version N'oubliez pas que ce cours explique le fonctionnement des bibliothèques dans Windows SharePoint Services 3.0 et Microsoft Office SharePoint Server 2007. Si vous extrayez un fichier à l'aide d'une version antérieure, le processus peut être complètement différent. Comment savoir de quelle version vous disposez ? C'est une question qui revient souvent. Le mieux est de demander à la personne qui est responsable du site. Si c'est vous, demandez à la personne qui a configuré le serveur. Cette personne se trouve très probablement au service informatique de votre entreprise. Bibliothèques de documents SharePoint II : Tout sur l'extraction

Bibliothèques de documents SharePoint II : Tout sur l'extraction Test, question 1 Parmi les propositions suivantes, laquelle constitue une bonne raison d'extraire un fichier ? (une réponse possible) Vous avez besoin d'effectuer une modification rapide qui prendra moins de cinq minutes. Vous avez besoin d'apporter une correction rapide à un fichier qui ne prendra que cinq secondes. Vous voulez vous assurer que d'autres personnes peuvent continuer à modifier le document tant qu'il est ouvert sur votre ordinateur. Vous avez besoin d'effectuer une modification dans le fichier qui vous prendra plus de 15 minutes. Bibliothèques de documents SharePoint II : Tout sur l'extraction

Test, question 1 : Réponse Vous avez besoin d'effectuer une modification dans le fichier qui vous prendra plus de 15 minutes. Bibliothèques de documents SharePoint II : Tout sur l'extraction

Bibliothèques de documents SharePoint II : Tout sur l'extraction Test, question 2 Parmi les opérations suivantes, laquelle constitue un moyen d'archiver un fichier à l'aide de Word 2007 ? (une réponse possible) Fermer le fichier. Dans le menu Fichier, cliquer sur Archiver. Cliquer avec le bouton droit sur le fichier dans Brouillons SharePoint, puis cliquer sur Archiver lorsque vous y êtes invité. Double-cliquer sur le fichier dans le dossier Brouillons SharePoint. Bibliothèques de documents SharePoint II : Tout sur l'extraction

Test, question 2 : Réponse Fermer le fichier. Il s'agit tout simplement de fermer le fichier. Vous serez ensuite invité à archiver le fichier, à condition bien sûr de disposer d'une connexion Internet avec la bibliothèque. Bibliothèques de documents SharePoint II : Tout sur l'extraction

Bibliothèques de documents SharePoint II : Tout sur l'extraction Test, question 3 Vous utilisez Windows Vista et vous recevez un message d'erreur lorsque vous extrayez un fichier. Le message d'erreur vous explique que vous ne pouvez pas utiliser votre dossier Brouillons local. Pour éliminer ce message d'erreur, vous pouvez ajouter le site à ? (une réponse possible) Votre liste de favoris tertiaires. Votre liste de sites de confiance. Vos favoris ou vos signets, en fonction du navigateur que vous utilisez. Votre dossier Brouillons SharePoint dans Windows Vista. Bibliothèques de documents SharePoint II : Tout sur l'extraction

Test, question 3 : Réponse Votre liste de sites de confiance. Pour savoir comment procéder, consultez l'aide-mémoire lié à la fin de ce cours. Bibliothèques de documents SharePoint II : Tout sur l'extraction

Bibliothèques de documents SharePoint II : Tout sur l'extraction Aide-mémoire Pour obtenir un résumé des tâches présentées dans ce cours, consultez l'aide-mémoire.   Bibliothèques de documents SharePoint II : Tout sur l'extraction

UTILISATION DE CE MODÈLE Votre entreprise utilise-t-elle un site Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 ou Microsoft Office SharePoint Server 2007 ? Cette présentation Microsoft Office PowerPoint propose un contenu de formation sur l'extraction et l'archivage de fichiers dans une bibliothèque de documents Microsoft SharePoint. Vous pouvez la présenter à un groupe ou la personnaliser selon vos besoins. Le contenu de ce modèle est une adaptation du cours de formation Microsoft Office Online intitulé « Bibliothèques de documents SharePoint II : Tout sur l'extraction ». Contenu du modèle Diapositive de titre : dans la toute première diapositive, tapez le nom de votre société dans l'espace réservé à cet effet. Vous pouvez également supprimer cette zone de texte si elle ne vous intéresse pas. Animations : des effets d'animation personnalisés sont appliqués tout au long de la présentation. Ces effets incluent Insertion furtive, Étirer, Dissolution et Damier. Tous ces effets fonctionnent dans les versions précédentes à compter de Microsoft PowerPoint 2000. Pour les modifier, accédez au menu Diaporama, cliquez sur Personnaliser l'animation, puis utilisez les options qui apparaissent. Si cette présentation contient une animation Macromedia Flash : pour lire le fichier Flash, vous devez enregistrer un contrôle Microsoft ActiveX® , appelé Shockwave Flash Object, sur votre ordinateur. Pour ce faire, téléchargez la dernière version de Macromedia Flash Player à partir du site Web Macromedia. Transitions : la transition Balayage en bas est appliquée dans tout le diaporama. Si vous souhaitez utiliser une autre transition, accédez au menu Diaporama, cliquez sur Transition et modifiez les options affichées. Liens hypertexte vers le cours en ligne : ce modèle contient un lien vers la version en ligne de ce cours de formaiton, qui contient l'aide-mémoire publié pour ce cours. En-têtes et pieds de page : le modèle contient un pied de page mentionnant le titre du cours. Vous pouvez changer ou supprimer les pieds de page dans la boîte de dialogue En-tête et pied de page (qui s'ouvre à partir du menu Affichage). UTILISATION DE CE MODÈLE Consultez le volet Commentaires ou affichez les pages de commentaires dans leur intégralité (onglet ou menu Affichage) pour obtenir une aide détaillée sur ce modèle.