SECRÉTAIRE MUNICIPAL UN RÔLE EN ÉVOLUTION

SECRÉTAIRE MUNICIPAL UN RÔLE EN ÉVOLUTION Animateur-rice-s Marc Michaud, secrétaire municipal – Edmundston Suzanne Coulombe, secrétaire municipale – Saint-Quentin Café-discussion suivant la présentation

Introduction Le secrétaire municipal est le secrétaire de la municipalité responsable de la tenue de l’ensemble des dossiers dans toute l’administration. Il a un rôle spécial à titre de secrétaire du conseil et représentant de l’organisation et il doit veiller à l’exactitude et à la conservation de tous les dossiers et des procès-verbaux du conseil.

Introduction Les secrétaires municipaux sont le pivot de l’administration locale; ils sont le lien direct entre les résidents de leur communauté et les élus. Le secrétaire est l’archiviste de toute l’histoire consignée de la municipalité.

Introduction Dans un de ses traités sur l’administration municipal (1934), le professeur William Bennett Munro, éminent politologue, écrivait: “aucune autre fonction des services municipaux n’a autant de relations. Elle est au service du maire, des conseillers, du gestionnaire (s’il y a lieu) et de tous les services administratifs, sans exception. Tous font appel à cette fonction presque chaque jour pour un service ou un renseignement. Le travail n’y a rien de spectaculaire, mais il exige de la polyvalence, de la vigilance, de l’exactitude et une patience sans fin. La population n’est pas consciente du nombre de choses à régler dans l’administration municipale qui passent par cette fonction.”

Objectifs Faire mieux connaître le rôle du secrétaire et diffuser cette connaissance. Échanger des idées et de l’information. Apprendre les uns des autres.

Rôle du secrétaire Le secrétaire est un chef de service responsable des activités législatives de la municipalité et qui rend des comptes directement au conseil. Le secrétaire est responsable de l’exécution compétence, correcte et fidèle de toutes les tâches opérationnelles du conseil.

Rôle du secrétaire Le bureau du secrétaire fournit au conseil un soutien centralisé sous la direction du secrétaire. Le bureau du secrétaire est un centre d’information et de ressources documentaires et, dans bien des cas, le bureau de gestion des documents officiels de la municipalité. Au quotidien, le bureau du secrétaire fournit aux citoyens un lien direct avec leur administration.

Fonctions du secrétaire Les fonctions officielles du secrétaire sont énoncés au paragraphe 76(1) de la Loi sur les municipalités: Assister à toutes les réunions du conseil et consigner dans un registre le nom des membres du conseil présents et toutes les résolutions, décisions et délibérations du conseil, sans notes ni commentaires; Inscrire au procès-verbal, si un membre du conseil présent l’en requiert, le nom et le suffrage de tout conseiller sur une question mise aux voix; Conserver les registres, documents et procès-verbaux du conseil ainsi que les originaux de tous les arrêtés et de toutes les résolutions;

Fonctions du secrétaire Maintenir un registre indexé des copies certifiées conformes de tous les arrêtés de la municipalité qui doivent être disponibles pour consultation par le public aux heures normales d’ouverture; Être le gardien du sceau corporatif; Si le maire est le maire suppléant sont absents ou si le poste de maire est vacant, convoquer une réunion afin de choisir un conseiller pour agir à titre de président du conseil;

Fonctions du secrétaire Signer (comme l’exige l’alinéa 5(2)(b) de la Loi sur les municipalités) les conventions, contrats, actes ou autres documents auxquels la municipalité est partie; Aviser tous les membres du conseil de toutes les séances de celui-ci; Accomplir toutes les autres fonctions que le conseil lui assigne.

Réunions - Conseil Toutes les réunions du conseil doivent être ouvertes au public, sauf les exceptions mentionnées aux paragraphes 10.2(4) et 10.2(5) de la Loi sur les municipalités. Les raisons permises pour exclure le public d’une réunion du conseil ou d’un comité du conseil sont énoncées au paragraphe 10.2(4) de la Loi. Les décisions du conseil (résolutions) doivent être prises au cours de ses réunions ordinaires ou extraordinaires, sauf les exceptions prévues au paragraphe 10.2(5). Les autres comités (permanent ou spécial) ne sont pas des organes de prise de décisions. Les recommandations au conseil sont transmises aux réunions ordinaires ou extraordinaires du conseil pour étude et débat.

Réunions - Conseil Toutes les décisions du conseil doivent être prises au cours de ses réunions ordinaires ou extraordinaires et adoptées par un arrêté ou une résolution. (10.2(2)) Les procès-verbaux doivent être signés par le maire et le secrétaire et ne deviennent pas publics tant qu’ils n’ont pas été approuvés par le conseil (88(1)(a)) Le conseil peut tenir une réunion fermée au public en vertu du paragraphe 10.2(4) de la Loi sur les municipalités, mais le registre officiel de la réunion doit contenir la date de la réunion et le genre de questions prévues par le paragraphe 10.2(4) qui ont été discutées. Le registre doit pouvoir être examiné au bureau du secrétaire.

Réunions - Conseil Si une réunon est fermée au public, un registre doit pouvoir être examiné par le public. Il contient seulement ce qui suit: le genre de questions en vertu du paragraphe (4) qui ont été discutées pendant la réunion (selon les définitions du paragraphe 10.2(4) de la Loi sur les municipalités) et La date de la réunion (remarque: les réunions fermées au public peuvent faire l’objet d’un procès-verbal, mais le public n’y aura pas accès). Loi sur les municipalités, paragraphe 88(2)

Réunions – Conseil Exemple de registre officiel Date: Le 25 avril 2017 Nom de la réunion: Comité de la sécurité publique Raison d’exclure le public: Point à l’ordre du jour: 3 a) Alinéa 10.2(4)(i) de la Loi sur les municipalités: des renseignements recueillis par la police, y compris par la Gendarmerie royale du Canada, au cours d’une enquête relative à toute activité illégale ou suspectée d’être illégale ou la provenance de ces renseignements.

Arrêtés et règlements Le secrétaire est le “gardien des arrêtés” Le pararaphe 11(1) de la Loi sur les municipalités énumère les fins auxquelles une municipalité peut adopter un arrêté. En préparant un arrêté ou des modifications, il faut toujours citer le cadre légal en vertu duquel ils seront adoptés. Lors de la rédaction d’arrêtés complexes, il est bon d’obtenir un avis juridique.

Arrêtés et règlements Le pararaphe 12(1) de la Loi sur les municipalités définit les avis et les lectures que le conseil doit faire pour adopter des arrêtés. Le paragraphe 11.1(2) permet qu’un avis de l’arrêté soit donné par affichage sur le site web municipal pour la durée exigée pour la publication, pourvu que l’avis puisse aussi être consulté au bureau du secrétaire aux heures normales d’ouverture.

Arrêtés et règlements La Loi permet la lecture par titre d’un arrêté seulement si aucun membre du conseil ne s’y oppose. 12(1)(b) Si un arrêté est lu par numéro d’article, un avis décrivant le projet d’arrêté municipal par titre et en général par sujet, et indiquant que le projet d’arrêté municipal peut être examiné au bureau du secrétaire pendant les heures ordinaires d’ouverture doit être publié deux fois par semaine pendant deux semaines dans un journal ayant une diffusion générale.

Arrêtés et règlements Sauf lorsque tous les membres présents déclarent par voie de résolution qu’il y a urgence, il ne peut intervenir, au cours d’une séance du conseil, plus de deux lectures sur les trois prévues. 12(2) Un projet d’arrêté municipal peut être amendé à tout moment avant la troisième lecture par son titre. 12(3)

Arrêtés et règlements Lorsqu’un arrêté doit être adopté par un vote du “conseil plénier”, l’expression désigne les membres du conseil, y compris le maire, qui ne sont pas privés du droit de voter sur un arrêté. Par exemple, si l’arrêté procédural de la municipalité prévoit que le maire ne vote qu’en cas de partage des voix, le maire est privé du droit de voter. 12(4.1)

Arrêtés et règlements Les arrêtés ayant trait à la Loi sur l’urbanisme doivent se conformer aux règles énoncées dans cette loi. Le secrétaire doit connaître tous les arrêtés, politiques et procédures de la municipalité. La Loi sur les municipalités est le texte législatif le plus important d’une municipalité et le secrétaire doit la connaître très bien.

Arrêtés et règlements Pour être valide, un arrêté doit: Porter le sceau corporatif de la municipalité Être signé par le secrétaire ou le maire ou, en son absence, par le membre du conseil qui présidait la réunion au cours de laquelle il a été adopté Indiquer qu’il est adopté par le conseil de la municipalité

Arrêtés et règlements La Loi sur les municipalités est prescriptive plutôt que facultative. Si un pouvoir n’y est pas mentionné explicitement, il ne peut être exercé. Selon les fonctions à remplir, il faut tenir compte d’autres lois importantes: - Loi sur l’urbanisme - Loi sur la police - Loi sur les langues officielles - Loi sur les zones d’amélioration des affaires - Loi sur les lieux inesthétiques - Loi sur la sauvegarde du patrimoine municipal - Loi sur les jours de repos - Loi sur les prestations de pension - Loi sur les achats publics - Loi sur le droit à l’information et à la protection - Loi sur les véhicules à moteur de la vie privée - Loi sur les mesures d’urgence - Règles imposées par l’arrêté procédural municipal

Arrêté procédural Sans se limiter à ce qui suit, il indique: Le jour de la semaine où se tiennent les réunions ordinaires du conseil et leur fréquence L’heure des réunions ordinaires L’endroit où ont lieu les réunions ordinaires La manière d’aviser le public des réunions ordinaires

Arrêté procédural Les règles concernant le comportement des membres du conseil et du public lors des réunions du conseil La manière dont les membres du public peuvent participer aux réunions du conseil La manière dont un maire adjoint peut être élu

Arrêté procédural L’ordre du jour des réunions ordinaires du conseil La manière dont un conseil peut convoquer des réunions extraordinaires et des réunions d’urgence Le texte procédural (p. ex. Code Morin, Robert’s Rules of Order ou règles de procédure de Bourinot) que le conseil utilise pour régir les questions de procédure qui surgissent pendant une réunion du conseil et pour lesquelles il n’y a rien de prévu dans la Loi ou l’arrêté procédural

Pouvoir de signer / Sceau corporatif Le secrétaire détient un pouvoir direct de signer et les conventions et documents officiels de la municipalité, entre autres les contrats, les actes et les budgets, doivent tous être revêtus de la signature du maire et du secrétaire. 5(2) Tous les documents officiels doivent porter le sceau de la municipalité.

Vote La Loi sur les municipalités ne traite pas des abstentions, Chaque élu doit voter publiquement et personnellement, Sauf lorsqu’un conflit d’intétrêt ou tout autre motif le prive du droit de voter sur un arrêté, une résolution ou toute autre question, chaque membre présent doit faire connaître publiquement et personnellement son vote.

Vote Le secrétaire doit consigner tous les votes du conseil. Le vote ne peut avoir lieu par bulletin ni par aucune autre méthode garantissant l’anonymat, tout vote effectué dans ces conditions est nul et sans effet. Une motion est présentée par un membre du conseil. Elle doit être proposée et appuyée, une résolution est le résultat de la motion.

Quorum Le quorum est défini par la Loi sur les municipalités comme “la majorité du nombre total de membres d’un conseil…” Si votre conseil est composé d’un maire et de six conseillers, donc de sept membres, la majorité du nombre total de membres donne un quorum de quatre membres pour pouvoir tenir une réunion.

Conflits d’intérêts Le secrétaire n’est pas chargé de forcer un membre du conseil à déclarer un conflit d’intérêts. Il peut être justifié, à titre d’orientation, de rappeler aux membres du conseil les conséquences de la NON-déclaration d’un conflit et de s’assurer qu’ils connaissent la loi. Tous les membres du conseil doivent pouvoir obtenir une formule de divulgation prévue par le Règlement 81-150 pris en vertu de la Loi sur les municipalités et ce document doit être déposé au bureau du secrétaire. En plus de toucher les élus, la notion de conflit s’applique au secrétaire, à l’administrateur municipal et aux autres fonctionnaires nommés.

Conflits d’intérêts La notion de conflit s’applique aux fonctionnaires supérieurs nommés (secrétaire, directeur général, trésorier) comme aux élus. Ne pas déclarer un conflit d’intérêts est une infraction passible d’une amende de 240 $ à 7 670 $.

Orientation Le secrétaire doit veiller à ce que tous les membres du conseil connaissent leurs rôles et responsabilités. Une des méthodes les plus importantes à cette fin est de tenir une séance d’orientation dès que possible après les élections municipales. Le secrétaire a la responsabilité, en consultation avec le maire, de fixer la date de la première réunion du conseil qui suit les élections. 10(1) Prochaines élections municipales: ___ mai 2020

Orientation Le secrétaire, un commissaire à la prestation des serments ou un juge de la Cour provinciale peuvent faire prêter le serment d’entrée en fonction prévu par le Règlement 2001-40 pris en vertu de la Loi sur les municipalités. Le serment prêté doit être signé par le maire ou le conseiller et déposé devant le secrétaire. Le secrétaire doit consigner la prestation de chaque serment dans le procès-verbal du conseil.

Il veille à la protection des renseignements personnels. Loi sur le droit à l’information et la protection de la vie privée Qu’est-ce que le “responsable d’un organisme public” aux fins de la LDIPVP? Le “responsable” a la responsabilité, en dernier ressort, de la gestion et du contrôle appropriés des dispositions en matière d’accès de la nouvelle Loi. Il veille à la protection des renseignements personnels. Il peut s’agir d’une personne ou d’un groupe. Dans une municipalité, le responsable pourra être naturellement choisi dans les rangs des agents qui ont des fonctions en lien avec l’établissement et la gestion des documents, par exemple le bureau du secrétaire.

Les municipalités sont assujetties à cette loi depuis 2011. Loi sur le droit à l’information et la protection de la vie privée Les municipalités sont assujetties à cette loi depuis 2011. Ladite loi fait l’objet de revision à tous les 4 ans. Des formations sont offertes pour les municipalités et les organismes publics locaux (commissions). Un guide de ressources sur la LDIPVP est accessible en ligne.

- des renseignements généraux au public qui cherche à Loi sur le droit à l’information et la protection de la vie privée La première commissaire à la protection de la vie privée du Nouveau-Brunswick, Anne Bertrand, a été désignée le 15 juillet 2010 et elle est entrée en fonction le 1er septembre 2010. Joanne R. Fletcher, chef de l’accès à l’information et la protection de la vie privée, de l’Unité d’acès à l’information et de la protection de la vie privée (ministère de l’Approvisionnement et des Services), est responsable de l’administration centrale de la Loi sur le droit à l’information et la protection de la vie privée. L’Unité fournit: - des renseignements généraux au public qui cherche à comprendre ses droits découlant de la LIDPVP. - des services de consultation, de coordination et de soutien à tous les organismes publics. www.gnb.ca/info/RTI/aboutus/f.asp

Formation et accréditation possible pour les secrétaires municipaux Accréditation professionnelle de l’AAMNB NACLAA – National Advanced Certificate in Local Authority Administration (Université de Dalhousie et Université de l’Alberta) Local Government Certificate Program – six certificats offerts (Université de Dalhousie) Comité de formation de l’AAMNB Programme de Gestion contemporaine offert par l’Université de Moncton destine aux gestionnaires de l’administration publique Liste de diffusion de l’AAMNB

Révision de la Loi sur les municipalités et la Loi sur l’urbanisme La loi revisée sera en vigueur dès janvier 2018. Il s’agit d’une revision partielle. Une recommandation a été présentée par l’AFMNB à l’effet qu’elle soit intégralement révisée d’ici 7 ans.

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