ARCHIVAGE DES DOCUMENTS PRODUITS PAR LE SERVICE DÉPARTEMENTAL D’INCENDIE ET DE SECOURS DE LA CHARENTE-MARITIME Comité de Direction du SDIS 17 - 07 avril 2009 Éric NEVEU – Archiviste SDIS 17 Comité de Direction - 07 avril 2009

SOMMAIRE Présentation de l’archiviste Définitions sur les archives Les trois âges des archives Instruction sur les archives Réalisation de l’archivage Objectifs pour les archives Comité de Direction du SDIS 17 - 07 avril 2009 Éric NEVEU – Archiviste SDIS 17

PRÉSENTATION DE L’ARCHIVISTE Comité de Direction du SDIS 17 - 07 avril 2009 Éric NEVEU – Archiviste SDIS 17

générale et contentieux L’archiviste du SDIS 17 … Éric Neveu Recruté le 01 mai 2006 CAE* d’une durée de 2 ans Nommé le 01 mai 2008 Adjoint Technique Stagiaire * CAE : Contrat d’Accompagnement dans l’Emploi Sous-direction Administration générale et contentieux Archiviste Comité de Direction du SDIS 17 - 07 avril 2009 Éric NEVEU – Archiviste SDIS 17

Fonction de l’archiviste … Veiller à la bonne gestion des archives courantes Assurer la gestion des archives intermédiaires Effectuer le versement des archives définitives Archives « papier » et/ou « électroniques » Comité de Direction du SDIS 17 - 07 avril 2009 Éric NEVEU – Archiviste SDIS 17

générale et contentieux Champ d’action de l’archiviste … Direction Sous-direction SSSM Opérations Prévention Tech/Mat Volontariat Administration générale et contentieux Groupement NORD Groupement CENTRE Groupement SUD Archiviste CIS NORD CIS CENTRE CIS SUD Comité de Direction du SDIS 17 - 07 avril 2009 Éric NEVEU – Archiviste SDIS 17

Obligation de l’archiviste … Relations avec les Archives départementales de la Charente-Maritime : Contrôle scientifique et technique de l’État (Préfet) Coopération entre les administrations pour la collecte, la conservation et la communication des archives publiques Décret n° 79-1037 du 03 décembre 1979 Décret n° 2006-1828 du 23 décembre 2006 Code Général des Collectivités Territoriales Code du patrimoine … Comité de Direction du SDIS 17 - 07 avril 2009 Éric NEVEU – Archiviste SDIS 17

Définition du travail de l’archiviste … Archivage au SDIS Contrôles par les archives départementales : Rapports transmis à la préfecture (Préfet) Conseils Avertissement … Archives Départementales 17 Contrôle scientifique et technique de l’État SDIS 17 Gestion administrative 75% du temps de travail 25% du temps de travail Comité de Direction du SDIS 17 - 07 avril 2009 Éric NEVEU – Archiviste SDIS 17

L’outil de travail de l’archiviste … Instruction DPACI/RES/2005/19 du 31 décembre 2005 : NOR/MCC/M05/79103/C Objet : archivage des documents produits par les Services départementaux d’Incendie et de Secours Typologie des documents DUA (Durée d’utilité administrative) Sort final Comité de Direction du SDIS 17 - 07 avril 2009 Éric NEVEU – Archiviste SDIS 17

Responsabilité de l’archiviste … Article L 211-3 du Code du patrimoine SECRET PROFESSIONNEL Comité de Direction du SDIS 17 - 07 avril 2009 Éric NEVEU – Archiviste SDIS 17

DÉFINITIONS SUR LES ARCHIVES Comité de Direction du SDIS 17 - 07 avril 2009 Éric NEVEU – Archiviste SDIS 17

Définitions sur les archives (1/7) … Loi sur les archives : Loi n° 79-18 du 03 janvier 1979 Décrets du 03 décembre 1979 Code du patrimoine : Ordonnance n° 2004-178 du 20 février 2004 Livre II sur les archives Comité de Direction du SDIS 17 - 07 avril 2009 Éric NEVEU – Archiviste SDIS 17

Définitions sur les archives (2/7) … Article L211-1 du code du patrimoine (07-2008) Les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité. Comité de Direction du SDIS 17 - 07 avril 2009 Éric NEVEU – Archiviste SDIS 17

Définitions sur les archives (3/7) … Article L211-2 du code du patrimoine (07-2008) La conservation des archives est organisée dans l’intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche. Comité de Direction du SDIS 17 - 07 avril 2009 Éric NEVEU – Archiviste SDIS 17

Définitions sur les archives (4/7) … Article L211-4 du code du patrimoine (07-2008) Les archives publiques sont : a ) Les documents qui procèdent de l’activité de l’État, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public ou des personnes de droit privé chargées de la gestion d’un service public, dans le cadre de leur mission de service public […]. Comité de Direction du SDIS 17 - 07 avril 2009 Éric NEVEU – Archiviste SDIS 17

Définitions sur les archives (5/7) … Article L212-1 du code du patrimoine (07-2008) Les archives publiques sont imprescriptibles ; Nul ne peut détenir sans droit ni titre des archives publiques […]. Comité de Direction du SDIS 17 - 07 avril 2009 Éric NEVEU – Archiviste SDIS 17

Définitions sur les archives (6/7) … Article L212-2 du code du patrimoine (07-2008) A l’expiration de leur période d’utilisation courante, les archives publiques […] font l’objet d’une sélection pour séparer les documents à conserver des documents dépourvus d’utilité administrative ou d’intérêt historique ou scientifique, destinés à l’élimination ; La liste des documents ou catégories de documents destinés à l’élimination ainsi que les conditions de leur élimination sont fixées par accord entre l’autorité qui les a produits ou reçus et l’administration des archives. Comité de Direction du SDIS 17 - 07 avril 2009 Éric NEVEU – Archiviste SDIS 17

Définitions sur les archives (7/7) … Article L212-8 du code du patrimoine Les services départementaux d’archives sont financés par le département. Ils sont tenus de recevoir et de gérer les archives des services déconcentrés de l’État ayant leur siège dans le département. Ceux-ci sont tenus de les y verser […]. Comité de Direction du SDIS 17 - 07 avril 2009 Éric NEVEU – Archiviste SDIS 17

LES TROIS ÂGES DES ARCHIVES Comité de Direction du SDIS 17 - 07 avril 2009 Éric NEVEU – Archiviste SDIS 17

Les trois âges des archives (1/4) … Archives courantes* : Documents et dossiers ouverts ou récemment clos gardés dans les bureaux pour le traitement des affaires *www.piaf-archives.org Comité de Direction du SDIS 17 - 07 avril 2009 Éric NEVEU – Archiviste SDIS 17

Les trois âges des archives (2/4) … Archives intermédiaires* : Ensemble de documents qui, n’étant plus d’usage courant, doivent être conservés temporairement, pour des besoins administratifs ou juridiques *www.piaf-archives.org Comité de Direction du SDIS 17 - 07 avril 2009 Éric NEVEU – Archiviste SDIS 17

Les trois âges des archives (3/4) … Archives définitives* : Documents qui, après évaluation, sont conservés sans limitation de durée *www.piaf-archives.org Comité de Direction du SDIS 17 - 07 avril 2009 Éric NEVEU – Archiviste SDIS 17

Archives intermédiaires Les trois âges des archives (4/4) … Archives courantes SDIS 17 Archives intermédiaires DUA AD 17 Archives définitives Comité de Direction du SDIS 17 - 07 avril 2009 Éric NEVEU – Archiviste SDIS 17

INSTRUCTION SUR LES ARCHIVES Comité de Direction du SDIS 17 - 07 avril 2009 Éric NEVEU – Archiviste SDIS 17

Instruction sur les archives (1/14) … Instruction DPACI/RES/2005/19 du 31 décembre 2005 : NOR/MCC/M05/79103/C Objet : archivage des documents produits par les Services départementaux d’Incendie et de Secours Mise à disposition du SDIS au mois de juin 2006 par les archives départementales, suite à sa diffusion en mars 2006 Comité de Direction du SDIS 17 - 07 avril 2009 Éric NEVEU – Archiviste SDIS 17

Instruction sur les archives (2/14) … La direction de la défense et de la Sécurité Civile (DDSC) et la direction des archives de France (DAF) ont engagé au printemps 2004 une étroite collaboration, afin d’engager le versement des archives des Services départementaux d’Incendie et de Secours (SDIS) dans les services d’archives départementales et d’en favoriser la mise en valeur. Comité de Direction du SDIS 17 - 07 avril 2009 Éric NEVEU – Archiviste SDIS 17

Instruction sur les archives (3/14) … Un groupe de travail réunissant des représentants de la direction des archives de France, des Services départementaux d’Incendie et de Secours et de différents services d’archives départementales, a élaboré une instruction de tri et de conservation des archives des SDIS. Celle-ci a pour objectif d’aider les SDIS à assurer la gestion de leurs archives courantes et la préservation de leurs archives historiques. Comité de Direction du SDIS 17 - 07 avril 2009 Éric NEVEU – Archiviste SDIS 17

Instruction sur les archives (4/14) … Organismes publics, les SDIS produisent donc des archives publiques, selon la définition donnée par l’article L211-4 du Code du patrimoine. La gestion de leurs archives entre dans le champ de la législation et de la réglementation en la matière, en particulier du livre II du code du patrimoine (loi du 03 janvier 1979 sur les archives et les décrets d’application du 03 décembre 1979). Comité de Direction du SDIS 17 - 07 avril 2009 Éric NEVEU – Archiviste SDIS 17

Instruction sur les archives (5/14) … La réalisation du tableau d’archivage est le résultat des réflexions du groupe de travail mis en place en 2004. C’est l’outil prévisionnel de gestion des archives. En fournissant un cadre normatif, il détermine le cycle de vie des documents produits ou reçus par les SDIS, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, selon la définition fournie par l’article L211-1 du Code du patrimoine. Comité de Direction du SDIS 17 - 07 avril 2009 Éric NEVEU – Archiviste SDIS 17

Instruction sur les archives (6/14) … Le tableau d’archivage s’articule selon une logique strictement fonctionnelle et non organisationnelle, afin de ne pas être trop fréquemment remis en cause par l’évolution inévitable des organigrammes. Reprenant les principales missions des SDIS, il se décline en cinq grands ensembles : Comité de Direction du SDIS 17 - 07 avril 2009 Éric NEVEU – Archiviste SDIS 17

Instruction sur les archives (7/14) … A – Fonctionnement du SDIS et des centres de secours B – Missions opérationnelles C – Missions de prévision D – Missions de prévention E – Service de Santé et de Secours Médical Comité de Direction du SDIS 17 - 07 avril 2009 Éric NEVEU – Archiviste SDIS 17

Instruction sur les archives (8/14) … Le tableau d’archivage se décline en 4 colonnes (1) : Typologies des documents Recensement des différentes catégories de documents produits ou reçus par les SDIS, dans le cadre de leurs activités. 211 dossiers et/ou documents répertoriés 113 dossiers et/ou documents font l’objet d’un archivage définitif aux Archives Départementales Comité de Direction du SDIS 17 - 07 avril 2009 Éric NEVEU – Archiviste SDIS 17

Instruction sur les archives (9/14) … Le tableau d’archivage se décline en 4 colonnes (2) : DUA (Durée d’utilité administrative) Cette durée qui commence à compter de la clôture du dossier, correspond au temps pendant lequel les documents doivent être conservés dans les locaux du SDIS soit en vertu des prescriptions réglementaires, soit parce qu’ils restent nécessaires et utiles à la bonne marche des services ou à leur information. 2 mois à 90 ans Comité de Direction du SDIS 17 - 07 avril 2009 Éric NEVEU – Archiviste SDIS 17

Instruction sur les archives (10/14) … Le tableau d’archivage se décline en 4 colonnes (3 et 4) : Sort final C ; Conservation définitive. T ; Tri. D ; Destruction intégrale et définitive des dossiers. Observations Observations nécessaires à la compréhension et à la mise en œuvre des éléments portés dans les 3 autres colonnes (textes réglementaires, modalités de tri …). Comité de Direction du SDIS 17 - 07 avril 2009 Éric NEVEU – Archiviste SDIS 17

Instruction sur les archives (11/14) … Comité de Direction du SDIS 17 - 07 avril 2009 Éric NEVEU – Archiviste SDIS 17

Instruction sur les archives (12/14) … L’élimination et le versement d’archives doit toujours faire l’objet d’un bordereau, qui doit avoir obligatoirement le visa du directeur du SDIS et celui du directeur des archives départementales, pour pouvoir procéder, soit au versement, soit à l’élimination d’archives. Ces bordereaux sont réalisés par l’archiviste Comité de Direction du SDIS 17 - 07 avril 2009 Éric NEVEU – Archiviste SDIS 17

Instruction sur les archives (13/14) … Afin de mettre en œuvre ces règles de tri, de conservation et d’élimination, chaque SDIS aura pour interlocuteur le service d’archives départementales compétent pour son territoire. Comité de Direction du SDIS 17 - 07 avril 2009 Éric NEVEU – Archiviste SDIS 17

Instruction sur les archives (14/14) … Par ailleurs, pour assurer une bonne gestion des archives courantes au quotidien, responsabilité qui revient au producteur des documents, ainsi qu’une collecte efficace des archives historiques à l’expiration des délais d’utilité administrative, objectifs du tableau d’archivage, il est indispensable que chaque SDIS désigne en son sein un responsable des archives qui sera le correspondant du service d’archives départementales concerné. Comité de Direction du SDIS 17 - 07 avril 2009 Éric NEVEU – Archiviste SDIS 17

RÉALISATION DE L’ARCHIVAGE Comité de Direction du SDIS 17 - 07 avril 2009 Éric NEVEU – Archiviste SDIS 17

Réalisation de l’archivage (1/4) … Éliminations réglementaires Rangement acceptable des archives (2 ans ½). Versements aux archives départementales Obligations sur les archives Instauration de l’archivage au SDIS Signalétique d’archivage Registre d’entrée (01 janvier 2007) Comité de Direction du SDIS 17 - 07 avril 2009 Éric NEVEU – Archiviste SDIS 17

Réalisation de l’archivage (2/4) … Formation en informatique (mars 2007 à juin 2008) Certificat professionnel au CNAM « Technicien micro réseaux et Internet » Réalisation d’une procédure d’archivage électronique Journées de formation sur les archives (mai et juin 2008) État des lieux sur les documents du SDIS Rédaction de notes sur les archives avec des conseils pratiques Session sur les archives (mars et avril 2009) Archives départementales Comité de Direction du SDIS 17 - 07 avril 2009 Éric NEVEU – Archiviste SDIS 17

Réalisation de l’archivage (3/4) … Enquête sur les pratiques en archivage électronique au sein des SDIS Archiviste SDIS 17 Archiviste SDIS 30 ENSOSP SDIS (métropole et outre-mer) Comité de Direction du SDIS 17 - 07 avril 2009 Éric NEVEU – Archiviste SDIS 17

Réalisation de l’archivage (4/4) … Colloque sur les archives au sein des SDIS Archiviste SDIS 76 04 et 05 juin à Yvetot Intervention des archivistes du SDIS 17 et du SDIS 30 (04 juin de 15H45 à 16H45) Amorce de l’archivage électronique au sein des SDIS Comprendre le fonctionnement d’un réseau informatique L’administration électronique Questionnaire sur l’archivage électronique Comité de Direction du SDIS 17 - 07 avril 2009 Éric NEVEU – Archiviste SDIS 17

OBJECTIFS POUR LES ARCHIVES Comité de Direction du SDIS 17 - 07 avril 2009 Éric NEVEU – Archiviste SDIS 17

Objectifs pour les archives (1/3) … Centre de commandement au printemps 2010 : Local de pré-archivage Éliminations Versements Pré-déménagement des archives intermédiaires Organisation des archives courantes Réunions de travail Réalisations de plaquettes et documents d’informations Comité de Direction du SDIS 17 - 07 avril 2009 Éric NEVEU – Archiviste SDIS 17

Objectifs pour les archives (2/3) … Groupement « prévention » : Dossiers ERP Archivage mutualisé pour les 3 groupements Archivage aux archives départementales Groupement « SSSM » : Gestion des dossiers médicaux Secret médical Convention d’archivage (archives départementales) Comité de Direction du SDIS 17 - 07 avril 2009 Éric NEVEU – Archiviste SDIS 17

Objectifs pour les archives (3/3) … Analyse des archives (note de service N° 09-02) : Effectuer une demande après du service « archives » Besoin immédiat de gestion d’archives Observation d’un dysfonctionnement Cours à l’ENSOSP : Gestion des documents administratifs au SDIS 17 Cahier des charges Premier brouillon Comité de Direction du SDIS 17 - 07 avril 2009 Éric NEVEU – Archiviste SDIS 17

F I N eric-neveu@sdis17.fr Comité de Direction du SDIS 17 - 07 avril 2009 Éric NEVEU – Archiviste SDIS 17