Procédure de fonctionnement de la Commission Régionale Emploi-Formation

DOMAINE D’APPLICATION Cette procédure présente le mode de fonctionnement de la Commission Régionale Emploi-Formation

BUT Cette procédure a pour but de présenter la méthodologie retenue, à la CREF, pour identifier les besoins en formation et mettre en œuvre les actions de formation correspondantes, en vue de répondre aux besoins de la Ligue et aux attentes de ses Clubs et Licenciés.

IDENTIFICATION DES BESOINS Conformément à la procédure en vigueur, concernant l'identification des besoins en formation et conformément à la Note d'Orientations Générales rédigée par l’ IFEF et diffusée à l'ensemble des responsables formations de ligues, la ligue recense les besoins en formation sur l'initiative :  de l'encadrement (analyse descendante)  des salariés (analyse ascendante)  des licenciés (analyse ascendante)  des Clubs (analyse ascendante)  en prévision d'un projet. Par la suite, le Responsable Emploi-Formation centralise ces documents afin d'en extraire les demandes, et de les décoder.

ELABORATION DU PLAN DE FORMATION La Commission Régionale Emploi-Formation élabore le plan de formation selon la procédure en vigueur. Le Responsable Emploi-Formation traite l'ensemble des demandes qui ont été émises, et met en forme le plan de formation. Ce plan est présenté pour validation (ou modification) à la Présidence de la Ligue .

MISE EN OEUVRE DE LA FORMATION (1/3) Le Responsable Emploi-Formation de la Ligue gère la gestion administrative des stages. La Formation peut être assurée par des intervenants extérieurs ou par des formateurs occasionnels de la Ligue. La prestation d'un organisme de formation est soit par rapport à un stage catalogue, soit sur un cahier des charges émis par la Ligue.

MISE EN OEUVRE DE LA FORMATION (2/3) En ce qui concerne la gestion nécessaire à la mise en œuvre du Plan, les responsables régionaux de branches : - consultent les différents intéressés afin de connaître la disponibilité des personnes mais aussi les périodes de l'année les plus propices à la mise en place de la formation, - avertissent les services de gestion des effectifs et de paie (pour imputation sur les salariés), - adressent les convocations aux stagiaires, - rédigent les ordres de mission.

MISE EN OEUVRE DE LA FORMATION (3/3) - La Commission formation. - gère le budget du plan de Formation (frais et factures inhérentes aux actions de formation)  Chaque trimestre, le Responsable Commission Emploi-Formation transmet un état d'avancement des formations pour l'année en cours au Comité Directeur de la Ligue. Cet état est conservé un an jusqu'à la diffusion du Bilan annuel.

ENREGISTREMENT DES FORMATIONS Toute formation suivie par un licencié ou salarié est enregistrée sur son dossier individuel de formation. Celui-ci est conservé pendant toute la durée de présence de la personne dans la ligue Ce dossier est mis à jour après chaque formation et est conservé par la Commission Emploi-Formation.

BILAN ANNUEL DES FORMATIONS Le plan de formation recense les formations prévues tout au long de l'année. Comme toute prévision, il est susceptible d'évoluer (formation ajoutée ou annulée); c'est pourquoi, le Responsable Commission Emploi-Formation de la ligue établit un bilan annuel des formations effectivement réalisées. Le bilan définitif est archivé et conservé au minimum 4 ans par le Responsable Emploi-Formation de la ligue, après avoir été transmis au secrétariat de la Ligue. Un état d'avancement, établi par le Responsable Emploi-Formation, est soumis au Comité Directeur. avant la présentation de la Note d'orientations Générales pour l'année à venir. Un bilan, exposant l'ensemble des indicateurs du service formation, est présenté aux divers responsables durant le Comité Directeur de fin de saison sportive. Ceci permet d'évaluer l'efficacité des formations et de définir des priorités. Les conclusions de ce bilan sont enregistrées dans le compte-rendu du Comité Directeur, archivé par le secrétariat.

EVALUATION (1/2) L'évaluation d'une formation se déroule en deux temps:   Une évaluation à chaud (Évaluation du prestataire et de la formation) A chaque fin de stage, le stagiaire remplit un document d'évaluation de la formation transmis par la Commission Emploi-Formation de la ligue. Ce document doit être retourné à cette commission dès la fin du stage. Il permet de procéder à l'évaluation du prestataire de la formation. A partir de ces documents, la Commission Emploi-Formation de la ligue peut alors mettre à jour un bilan d'évaluation des prestataires de formation. Une fiche d'évaluation peut être effectuée par le prestataire, qui peut en délivrer une copie à la Commission Emploi-Formation; ceci est en complément du document stagiaire

EVALUATION (2/2) Une évaluation à moyen ou long terme (Efficacité de la formation)   Pour les formations diplômantes ou qualifiantes, l'évaluation se traduit par le passage d'un examen. La réussite de l'examen donne lieu à la délivrance d'un titre, d'un diplôme ou d'une habilitation En ce qui concerne les autres types de formations, les objectifs définis lors de l'identification des besoins auront dû être formulés en termes de " être capable de ...". A l'issue de la formation, et de manière à évaluer l'efficacité de celle-ci, le responsable de la personne détermine si le stagiaire a acquis les connaissances nécessaires à son travail ou à son action d’encadrement ou non selon les critères définis ( l'évaluation peut se faire par l'intermédiaire d'un livret de suivi, utilisation des acquis, rapport d'évaluation ...).

RESPONSABILITES Fonction ou Commission responsable Action   Commission Emploi-Formation de la Ligue Diffusion de la Note d'Orientations et du plan de formation au sein de la Ligue Recensement et identifications des besoins Elaboration du plan de formation de la Ligue Etablissement du bilan de formation Mise en œuvre du plan de formation Analyse des évaluations de stages Mise à jour de la fiche individuelle de formation de chaque salarié Responsables de commissions ou employeurs Identification des besoins Remise aux stagiaires des convocations aux stages Présidence Ligue, Comité Directeur Validation du Plan de formation FFTT (IFEF) Rédige la Note d'Orientations Générales