TRAVAILLER SUR UN CLASSEUR MICROSOFT EXCEL® PARTAGE

Le logiciel Microsft EXCEL® offre une possibilité trop souvent ignorée : celle de partager un classeur entre plusieurs utilisateurs. Quels avantages ? Un gain de temps lors des travaux de groupe L’apprentissage de la répartition des tâches au sein d’une équipe Simplifier la mise en commun de travaux

Préalables à la mise en oeuvre Le fichier sur lequel travaillent les élèves doit se trouver sur un répertoire réseau accessible en lecture, écriture et modification à tous les membres du groupe. Chaque utilisateur doit travailler sur une feuille différente pour éviter les conflits Certaines fonctionnalités (notamment de mise en forme ne seront pas activables lors du partage).

Exemple de fonctionnalités non utilisables Création de listes Ajout ou modification de graphiques ou de rapport de graphiques croisés dynamiques Création, modification ou affichage de scénarios Utilisation des outils de dessin Fusionner les cellules Création de base de données Validation de données

Préparer la feuille de calcul Dans la mesure où certaines fonctionnalités d’Excel® peuvent être affichées ou utilisées mais non modifiées lorsqu'un classeur est partagé, il est conseillé de configurer ces fonctionnalités avant de partager le classeur. (fusionnez les cellules qui doivent l’être, créez les listes etc…)

Assurer la sécurité du travail Vous pouvez préalablement déterminer des plages sur lesquels les utilisateurs peuvent intervenir et gérer les autorisations sur ces plages Zone de cellules définie Cliquez ici pour gérer les autorisations

Mise en oeuvre Cocher cette case, ce qui aura comme conséquence l’enregistrement du fichier Une fois enregistré le fichier apparaît avec l’appellation « partagé »

Paramétrage du partage Si vous voulez que les paramètres de filtre ou d'impression créés par l'auteur d'origine soient activés chaque fois que vous ouvrez le classeur, sous Inclure dans une vue personnelle, désactivez la case à cocher Paramètres d'impression ou Paramètres du filtre.

Pour gérer les modifications et leur suivi : Suivi des modification : un fichier spécifique sera créé il conservera les modification pour une durée que vous déterminerez De même pour la mise à jour des modifications

La résolution de conflits            Un conflit se produit lorsque deux utilisateurs qui modifient le même classeur partagé essaient d'enregistrer des modifications qui affectent la même cellule. Microsoft Excel ne peut conserver qu'une seule modification dans cette cellule. Lorsque le second utilisateur enregistre le classeur, Excel affiche la boîte de dialogue Résolution des conflits.

Suivi des modifications Dans le menu outils; suivi des modifications Ce menu vous permet de faire apparaître les modifications effectuées et de les voir dans une feuille nommée « historique » Celui-ci vous permet de choisir les modifications à accepter ou refuser (en affinant par des critères)

Et maintenant au travail