LANCEMENT D’UN PROJET INFORMATIQUE & ROLE DES ACTEURS Séminaire de projet informatique : BANOS David GOYARD - Copyright 2011

SOMMAIRE (1/3) 1. Introduction 2. Principes 2.1 Caractéristiques d’un projet informatique 2.2 Types de projet 2.3 La gestion de projet 2.4 Caractéristiques de la gestion de projet 2.5 Risques 3. Organisation d’un projet informatique 3.1 Déroulement « type » d’un projet informatique 3.2 Les acteurs du projet 1 – LANCEMENT PROJET : Introduction

SOMMAIRE (2/3) 4. Maîtrise d’ouvrage, maîtrise d’œuvre 4.1 Généralités 4.2 MOA 4.3 AMOA 4.4 MOE 5. Management de l’équipe projet 5.1 Motivation 5.2 Gestion des compétences de l’équipe 5.3 Coordination de l’équipe 1 – LANCEMENT PROJET : Introduction

SOMMAIRE (3/3) 6. Pilotage du projet informatique 6.1 Finalité du pilotage 6.2 Pilotage de la MOA 6.3 Pilotage de la MOE 6.4 Le tableau de bord du projet 6.5 Le dossier de projet 6.6 Le plan qualité projet 7. Communication sur le projet informatique 7.1 Finalité de la communication 7.2 Les phases de communication sur le projet 1 – LANCEMENT PROJET : Introduction

OBJECTIFS Appréhender un projet informatique dans sa globalité Connaître le rôle des principaux acteurs Savoir lancer un projet informatique 1 – LANCEMENT PROJET : Introduction

LE CONTEXTE (1/2) Accroissement de la complexité des projets informatiques Rapidité du changement Evolution rapide des technologies Sophistication croissante du besoin 1 – LANCEMENT PROJET : Introduction

LE CONTEXTE (2/2) 1 – LANCEMENT PROJET : Introduction

2.1 Caractéristiques d’un PROJET INFORMATIQUE (1/2) Définition : PROJET « Ensemble des travaux effectués par plusieurs intervenants dans le but de réaliser pour un coût donné, dans un délai donné, un produit final commun spécifié. » 2 – LANCEMENT PROJET : Principes

2.1 Caractéristiques d’un PROJET INFORMATIQUE (2/2) Caractéristiques techniques Possibilités qualitatives Possibilités quantitatives Moyens techniques employés Caractéristiques économiques Budgets alloués Planification Investissements Garanties Caractéristiques sociales Utilisateurs concernés Personnel technique concerné 2 – LANCEMENT PROJET : Principes

2.2 Types de PROJET (1/2) Projets d’Infrastructure Projets techniques Recherche d’outils Fonctionnement de base Projets Fonctionnels 2 – LANCEMENT PROJET : Principes

Fonctionnement de base 2.2 Types de PROJET (2/2) Projets techniques Sécurisation des accès à INTERNET Renouvellement des Autocommutateurs Aménagement du hall d’accueil – partie réalisation câblages … Recherche d’outils Outil de gestion de parc Outil de sauvegarde, d’ordonnancement de traitements en environnement hétérogène Outil de télédistribution de logiciels Fonctionnement de base Sous-traitance maintenance Sous-traitance déploiement Projets Fonctionnels Gestion des achats ERP Commercial Exemples 2 – LANCEMENT PROJET : Principes

2.3 Qu’est ce que la GESTION DE PROJET ? « Au sens large, c’est la maîtrise de l’ensemble des travaux et des moyens relatifs à un projet en prenant les décisions et en suivant leur mise en œuvre. » 2 – LANCEMENT PROJET : Principes

2.4 Caractéristiques de la GESTION DE PROJET Garantir la qualité techniques du produit Mener le projet à bonne fin Respecter les délais et les budgets Choisir les méthodes, techniques, outils Assurer la logistique du projet Optimiser l’emploi des ressources Favoriser la future maintenance du produit MISSIONS TECHNIQUES Organiser le déroulement du projet Gérer les ressources humaines Suivre et valider l’avancement du projet Prévoir les dérives possibles Rédiger des procédures MISSIONS D’ORGANISATION ET DE GESTION 2 – LANCEMENT PROJET : Principes

2.5 Risques encourus à ne pas faire de GESTION DE PROJET RISQUES ECONOMIQUES Délais non respectés Coûts supplémentaires Coûts de maintenance prohibitifs RISQUES SOCIAUX Désintérêt, méfiance, refus du changement des utilisateurs Inefficacité, improductivité des techniciens Motivation insuffisante RISQUES TECHNIQUES Non réponse au besoin Mauvais temps de réponse Modifications impossibles 2 – LANCEMENT PROJET : Principes

3.1 Déroulement « type » d’un projet Conception Spécification des besoins Elaboration du cahier des charges Etude technique Etude détaillée Développements Tests Point avancement Identification des besoins (Analyse fonctionnelle) Construction Solution technique choisie Management des risques Etude d’opportunité du projet Fiche projet -> fixe les objectifs et les enjeux P1 P2 Pn Déploiement Initialisation 3 – LANCEMENT PROJET : Organisation Méthode RAD : Rapid Application Development P1, P2, Pn : prototypes iteratifs Recette

3.2 Les acteurs du PROJET (1/4) Commanditaire Est le « Propriétaire » du produit Définit les contraintes Budget/Délai du produit S’implique fortement dans le processus Valide le périmètre fonctionnel du produit Valide les objectifs et contraintes du projet 3 – LANCEMENT PROJET : Organisation

3.2 Les acteurs du PROJET (2/4) Représentant Utilisateurs Exprime ses besoins « métiers » Fournit les informations (règles, données, …) nécessaires à leur spécification Participe à la conception fonctionnelle Teste le produit et propose des évolutions Communique auprès des futurs utilisateurs sur le produit et prépare sa diffusion 3 – LANCEMENT PROJET : Organisation

3.2 Les acteurs du PROJET (3/4) Chef de projet technique Conçoit l’application sur le plan technique Elabore le cahier des charges technique Est le responsable du projet de réalisation du produit Planifie/Coordonne les actions techniques Est le responsable de la livraison du produit dans les délais avec sa documentation technique Garant de la qualité technique du produit Réalise la recette technique du produit 3 – LANCEMENT PROJET : Organisation

3.2 Les acteurs du PROJET (4/4) Technicien Apporte son concours tout au long du projet pour les réalisations techniques telles que : Construction du réseau Intégration dans environnement technique Administration de données Installation d’un progiciel Développement de programmes 3 – LANCEMENT PROJET : Organisation

4.1 Généralités : MOA, AMOA, MOE Utilisateurs Utilisateurs Utilisateurs MOA MOA MOA Métiers AMOA (Assistance à Maîtrise d’OuvrAge) 4 – LANCEMENT PROJET : MOA, MOE MOE (Maîtrise d’Œuvre) MOE + FO Technique Fournisseurs Sous traitants FO FO

4.2 MOA : Rôle Recueille les besoins « métiers » Priorise les besoins au sein de son entité « métier » Détermine la finalité du projet (fiche projet) Est le réalisateur du cahier des charges fonctionnel Est le responsable fonctionnel du produit livré avec sa documentation utilisateurs Garant de la qualité fonctionnelle du produit Est l’interlocuteur de la MOE pour tous les arbitrages fonctionnels Réalise la recette fonctionnelle du produit Conduit le changement au sein de son entité 4 – LANCEMENT PROJET : MOA, MOE

4.2 MOA : Coordination avec la stratégie d’entreprise La FICHE PROJET Décrit la finalité de l’informatisation sur le plan fonctionnel Description du projet : principales fonctionnalités du domaine Enjeux : politique et stratégie définies par la direction Objectifs du produit Contraintes actuelles ou futures Risques : problèmes pouvant survenir durant l’exploitation du produit futur Evaluations : mesures du succès Grandes orientations : moyens techniques ou organisationnels préfixés 4 – LANCEMENT PROJET : MOA, MOE

4.3 AMOA Conseille la MOA lors de l’élaboration du cahier des charges fonctionnel Joue le rôle de facilitateur (animateur) vis-à-vis de la MOA et des représentants utilisateurs Soutien la MOA dans sa conduite du changement Coordonne les MOA entre elles Joue le rôle de facilitateur (médiateur) entre MOA et MOE 4 – LANCEMENT PROJET : MOA, MOE

4.4 MOE Souvent assimilé au chef de projet technique Cf 3.2 Est l’interlocuteur de la MOA pour tous les arbitrages techniques Parfois, avec un rôle spécifique de coordination Coordonne les prestataires externes Coordonne les projets sur le plan technique Est l’interlocuteur de l’AMOA pour tous les arbitrages techniques transverses 4 – LANCEMENT PROJET : MOA, MOE

5.1 Motivation Etude des besoins Estime de soi Estime des autres Appartenance Sécurité Physiologie 5 – LANCEMENT PROJET : Management

5.2 Gestion des compétences de l’équipe (1/4) Définition L’AFNOR définit la COMPETENCE comme étant la « mise en œuvre en situation professionnelle de capacités (*) qui permettent d’exercer convenablement une fonction ou un métier » 5 – LANCEMENT PROJET : Management (*) capacités (ou ressources de l’individu) = connaissances (savoirs théoriques et procéduraux) + savoir faire + savoir être

5.2 Gestion des compétences de l’équipe (2/4) Démarche d’étude des compétences 1. Recensement des emplois Description de l’emploi au travers de : La mission associée, de ses caractéristiques générales, des éléments de coordination et des postes de travail correspondant L’analyse de l’importance de l’emploi (emploi « clé ») en fonction de son influence sur les délais, les coûts, la qualité 5 – LANCEMENT PROJET : Management Exemple : Fiche emploi

5.2 Gestion des compétences de l’équipe (3/4) Démarche d’étude des compétences 2. Recensement des compétences par emploi Description des activités associées à chaque emploi Description des compétences induites par ces activités en soulignant le niveau de maîtrise nécessaire et suffisant : 1e typologie : 1 (Elémentaire), 2 (Confirmé), 3 (Expert) 2e typologie : 1 (Appliquer), 2 (Adapter), 3 (Optimiser), 4 (Innover) 5 – LANCEMENT PROJET : Management Exemple : Fiche compétences par emploi

5.2 Gestion des compétences de l’équipe (4/4) Démarche d’étude des compétences 3. Evaluation des compétences individuelles Co évaluation entre la personne et son N+1 Analyse des compétences « clés » en faisant ressortir : Les niveaux de compétences « réels » et « potentiels » de la personne par rapport à son emploi Les propriétés de développement par rapport aux points faibles Les perspectives d’évolution professionnelle 5 – LANCEMENT PROJET : Management Exemple : Fiche individuelle d’évaluation des compétences

5.3 Coordination de l’équipe (1/5) Schéma de coordination Directives 2 1 1 Prévisions à CT Priorités (qualité, coût, délais) Objectifs quantifiés Eléments « à risques » Indicateurs opérationnels Activité Nombre de … Réglages PILOTE 4 4 OPERATIONNEL Coût Objectifs révisés Cas litigieux réglés Réajustements d’effectifs Prix de revient 5 – LANCEMENT PROJET : Management Efficacité Feed-back 3 3 Délai Qualité mesurée Cas litigieux Indicateurs (2) commentés

5.3 Coordination de l’équipe (2/5) Schéma de coordination (suite) Directives 2 1 Priorités (qualité, coût, délais) Fournisseurs « à risques » Indicateurs opérationnels Activité Nombre de DA par jour et par acheteur Réglages RESPONSABLE DES ACHATS 4 Objectifs révisés Cas litigieux réglés Réajustements d’effectifs ACHETEUR Coût 5 – LANCEMENT PROJET : Management Prix de revient d’approvisionnement Feed-back 3 Efficacité Cas litigieux Indicateurs opérationnels commentés Délai moyen de traitement d’un DA par Acheteur

5.3 Coordination de l’équipe (3/5) Règles 1. Conserver la variété (pour conserver la stabilité) Centralisation excessive Appauvrissement des interactions entre individus 2. Ne pas couper les boucles de régulation 3. Rechercher les points sensibles Pour une amplification contrôlée Pour une inhibition contrôlée 5 – LANCEMENT PROJET : Management

5.3 Coordination de l’équipe (4/5) Règles (suite) 4. Décentraliser (détection des écarts et actions correctives) Equilibre rétabli plus rapidement 5. Maintenir des contraintes Maîtrise des phénomènes de dérives 6. Différencier (chercher l’originalité, le caractère unique de chaque élément) Intégration meilleure 5 – LANCEMENT PROJET : Management

5.3 Coordination de l’équipe (5/5) Règles (suite) 7. Bâtir des organisations ouvertes sur l’extérieur Adaptation efficace au changement Mobilité des hommes et des idées 8. Préférer les objectifs aux procédures trop strictes 5 – LANCEMENT PROJET : Management

6.1 Finalité du Pilotage de projet Décider au quotidien durant le projet Mesurer les performances Anticiper les risques Préparer les changements Pour maîtriser le déroulement du projet et anticiper l’exploitation du produit 6 – LANCEMENT PROJET : Pilotage

6.2 Pilotage MOA Suivi d’avancement du projet Management des risques du projet (budgets, délais, besoin) Conduite du changement « métier » (déploiement, formations, assistance aux utilisateurs, vérification de service régulier) Surveillance performance opérationnelle du produit 6 – LANCEMENT PROJET : Pilotage

6.3 Pilotage MOE Suivi d’avancement des travaux techniques Suivi des prestataires externes Management des risques du projet (budgets, délais, besoin) Surveillance performance technique du produit 6 – LANCEMENT PROJET : Pilotage

6.4 Le tableau de bord du projet Avancement Voyants rouges Alertes Indicateurs de gestion 6 – LANCEMENT PROJET : Pilotage Exemple : tableau de bord de maintenance

6.5 Le dossier de projet Objectifs du projet (FICHE PROJET) Etabli dès l’initialisation du projet Objectifs du projet (FICHE PROJET) Plannings du projet (Planning global et Plannings détaillés) Description des acteurs du projet Tableau de bord du projet Liste des documents de référence 6 – LANCEMENT PROJET : Pilotage Exemple : Dossier de projet ERP

6.6 Le plan qualité projet Etabli dès l’initialisation du projet DOSSIER DE PROJET Plan de conduite du projet (étapes du projet, points de contrôle, environnements de travail) Plan d’organisation du projet (tâches à réaliser par chaque acteur) Plan de gestion du projet (gestion du prototypage, des anomalies, des incidents, des risques, des modifications, des livraisons, des sauvegardes, …) Normes, méthodes, outils 6 – LANCEMENT PROJET : Pilotage

7.1 Finalité de la communication sur le projet Donner de la transparence au projet Relier l’ensemble des acteurs du projet Valoriser les acteurs et les résultats Favoriser l’adhésion et l’approbation des objectifs 7 – LANCEMENT PROJET : Communication PLAN DE COMMUNICATION

7.2 Les phases de communication sur le projet (1/4) Conception Spécification des besoins Elaboration du cahier des charges Etude technique Etude détaillée Développements Tests Point avancement Identification des besoins (Analyse fonctionnelle) Construction INITIALISATION REALISATION BILAN P1 P2 Pn Management des risques Déploiement Initialisation 7 – LANCEMENT PROJET : Communication Recette Solution technique choisie

7.2 Les phases de communication sur le projet (2/4) 1. Initialisation du projet Validation et communication de la FICHE PROJET Réunion officielle de lancement et présentation du DOSSIER DU PROJET et du PLAN QUALITE PROJET Validation et communication du PLANNING DETAILLE 7 – LANCEMENT PROJET : Communication

7.2 Les phases de communication sur le projet (3/4) 2. Réalisation du projet Communiquer AVANT chaque étape du projet Objectifs à atteindre, plannings, composition des groupes de travail, organisation de l’étape, … Communiquer PENDANT chaque étape du projet Points d’avancement, tableau de bord, plannings actualisés, analyse de risques, recomposition des groupes de travail, réorganisation de l’étape, … Communiquer APRES chaque étape du projet Objectifs atteints, plannings actualisés, moyens réellement mis en œuvre, problèmes rencontrés, … 7 – LANCEMENT PROJET : Communication

7.2 Les phases de communication sur le projet (4/4) 2. Bilan du projet Réunion officielle de présentation du LIVRABLE Présentation du BILAN complet du projet Coût et durée du projet, qualité résultante, moyens réellement mis en œuvre, problèmes rencontrés, suite à donner, … 7 – LANCEMENT PROJET : Communication