4 mai 2017 Présentation aux membres Association des médecins omnipraticiens des Laurentides - Lanaudière 4 mai 2017

Rédiger un projet de règlements généraux. Le mandat confié à l’IGOPP Accompagner l’AMOLL dans son processus de révision de son modèle de gouvernance. Rédiger un projet de règlements généraux.

Étapes du processus d’amélioration de la gouvernance de l’AMOLL IGOPP AMOLL + IGOPP AMOLL Autoévaluation par les membres de l’exécutif de l’AMOLL Comité de travail Consultation des membres – Rencontre et sondage Rédaction d’un projet de règlements généraux Adoption du projet de règlements généraux lors de l’A.G.A.

Résultat de la réflexion du comité de travail Consultation des membres + Consultation des membres

A. Les bonnes pratiques de gouvernance Déroulement de la rencontre A. Les bonnes pratiques de gouvernance B. Les éléments centraux des règlements généraux Les rôles de l’A.G.A. et du C.A. Les mandats de l’AMOLL Le membership La composition du conseil d’administration Le processus électoral L’élection des officiers C. Période d’échanges

Les bonnes pratiques de gouvernance Un conseil composé de 9 à 15 membres.   Des rencontres aux six semaines – soit de 7 à 9 par années. Des membres qui font l’effort de comprendre la complexité des enjeux. Des réunions du conseil de 4h maximum – traitant à 50/50 de gestion et d’enjeux stratégiques.

Où sera l’AMOLL dans 5 ans en 2022 ? Les bonnes pratiques de gouvernance Un profil de compétences et d’expertises pour choisir les administrateurs.   Une représentation de la diversité et de la complexité du membership au sein du conseil d’administration. Des rôles clairs et spécifiques pour les diverses instances – dont le non-cumul des mandats du président et de la direction générale. La gouvernance et la gestion stratégique. Où sera l’AMOLL dans 5 ans en 2022 ?

1. Les rôles de l’A.G.A. Les éléments centraux des R.G. Élire les administrateurs du conseil d’administration. Désigner le vérificateur externe de l’association. Accepter ou refuser les modifications proposées aux règlements généraux de l’association.   Recevoir les rapports d’activités de l’association. Recevoir les rapports financiers de l’association. Recevoir le plan d’action annuel de l’association. Donner une occasion aux membres de s’exprimer.

1. Les rôles du C.A. Les éléments centraux des R.G. Formuler une vision d’avenir de l’organisme et s’assurer que cette vision soit traduite en un plan stratégique et des plans d’actions annuels. Adopter le plan d’action annuel et s’assurer de sa réalisation.   Adopter les budgets prévisionnels, décider de l’affectation des sommes et s’assurer d’une saine administration. Élire les vice-présidents Lanaudière et Laurentides / 1e et 2e vice-présidents / Secrétaire / Trésorier / Responsable de l’EMC.

1. Les rôles du C.A. (Suite) Les éléments centraux des R.G. Advenant le départ d’un administrateur en cours de mandat, combler le poste vacant par un nouvel administrateur jusqu’à la prochaine assemblée annuelle. Élire les membres qui composent les comités du conseil. Recevoir des rapports périodiques sur la gestion et les finances de l’organisme en rapport avec les objectifs et indicateurs de performance établis par le conseil.   Recevoir et approuver le rapport annuel des activités. Adopter un code d’éthique et s’assurer de son respect.

1. Les rôles du C.A. (Suite) Les éléments centraux des R.G. Adopter toutes politiques et procédures internes. Modifier les présents règlements généraux et les soumettre aux membres lors d’une assemblée.   Engager, évaluer et si requis sanctionner ou démettre la direction générale. Expulser ou suspendre, si requis, tous administrateurs, ainsi que tous membres de l’Association. Exercer, de façon générale, tous les autres actes que la corporation est autorisée à exercer et à poser en vertu de ses règlements.

2. Les mandats de l’AMOLL Les éléments centraux des R.G. Informer les membres des développements récents en ce qui concerne leurs conditions d’exercice. Offrir de la formation aux membres.   Créer des occasions et des plateformes d’échanges avec les membres sur des enjeux nationaux (Exemple : congrès annuel, Congrès Sylvain Laporte, AGA, formation, souper). Créer des occasions et des plateformes d’échanges avec les membres sur des enjeux régionaux. Représenter les membres au sein de la FMOQ.

2. Les mandats de l’AMOLL (Suite) Les éléments centraux des R.G. 2. Les mandats de l’AMOLL (Suite) Effectuer des représentations auprès des instances administratives régionales et sous régionales.   Favoriser le réseautage des membres à l’aide d’activités sociales et sportives. Étudier la satisfaction des membres quant à l’atteinte de la mission et la réalisation des mandats. Réaliser tout autre mandat jugé requis par le conseil d’administration pour atteindre la mission.

Deux catégories de membres, soit : les membres en règle Les éléments centraux des R.G. 3. Le membership Deux catégories de membres, soit : les membres en règle les membres retraités

3. Le membership Les éléments centraux des R.G. Grands principes pour les membres en règle : Pratique la médecine dans la région. Membre d’une seule association. Pas en défaut en ce qui concerne les retenues de la RAMQ. Un médecin qui change d’association en cours d’année a le droit de voter à partir du 1e juillet suivant. Un médecin qui n’a jamais été membre d’une association a le droit de vote dès son adhésion. Un médecin qui s’absente de la pratique médicale pour une durée déterminée et dont le retour à la pratique de la médecine est prévisible et/ou prévu conserve son statut de membre en règle (Exemples : vacances, études, maladie, raisons familiales).

4. La composition du conseil d’administration Les éléments centraux des R.G. 4. La composition du conseil d’administration Président 6 administrateurs des Laurentides 6 administrateurs de Lanaudière Président élu au suffrage universel. Administrateurs élus au suffrage universel par les membres des régions. Mandat de deux ans / 50 % en alternance année paire et année impaire.

5. Le processus électoral Les éléments centraux des R.G. 5. Le processus électoral Au moins 120 jours avant l’AGA : Formation d’un comité d’élection.   120 jours avant l’AGA : Envoi de l’avis d’élection spécifiant les critères d’éligibilité et les modalités de dépôts des candidatures. 45 jours avant l’AGA : Date limite de dépôt des candidatures. 45 à 35 jours avant l’AGA : Analyse des candidatures reçues et rapport du comité d’élection au C.A. 35 à 30 jours avant l’AGA : Envoi aux membres la liste des candidatures éligibles en élection et des modalités pour exercer son droit de vote. 15 à 2 jours avant l’AGA : Vote par anticipation. Lors de l’AGA : Vote sur place + dévoilement des résultats

6. L’élection des officiers Les éléments centraux des R.G. 6. L’élection des officiers Première vice-présidence + deuxième vice-présidence Vice-présidence des Laurentides + vice-présidence de Lanaudière Secrétaire + Trésorier Responsable de l’Éducation médicale continue (EMC) Tous élus par le C.A. / Mandat d’un an

MERCI DE VOTRE ATTENTION! Période d’échanges Michel Nadeau Directeur général Institut sur la gouvernance d’organisations privées et publiques 514-439-9301 mnadeau@igopp.org