Certification ISO 9001

Les objectifs et avantages d’une certification ISO 9001 Conscience Répondre à l’évolution de la demande de garantie de qualité des consommateurs (acteurs) qui se manifeste de plus en plus fort Prendre conscience qu’à moyen terme les entreprises devront prouver qu’elles adhèrent à des normes de qualité reconnues. Outils de mesure et de certification disponibles Amélioration des procédés et système de management Attentes internes des employés de plus en plus fortes Amélioration du contrôle des coûts et de l’efficacité financière des opérations Exigence du marché Enjeux externes Pour Thierrens: La législation est de plus en plus contraignante ? Les patients sont de plus en plus exigeants: un sondage pour comprendre leurs attentes Enjeux internes 31.03.2017 the green team

Les phases du projet 31.03.2017 the green team

La planification pour arriver à la certification Phases du projet Durée (en mois) 1 2 3 4 5 6 Recueil d'informations   Objectifs de la Direction Liste des processus existants Identification des obligations légales Interviews des parties prenantes Identification des objectifs Evaluation par Okpilot Rapport sur l’état des lieux de l’entreprise Définition des processus Evaluation de la faisabilité des processus Rôles, coûts et ressources requis Sensibilisation des collaborateurs Mise en place des processus Mettre en place les processus Gérer les processus et les documenter Evaluation la répercussion des actions Préparer la certification Revue de direction Pré-audit Audit de certification Ce planning est indicatif et peut être ajusté par le client en fonction de ses disponibilités 31.03.2017 the green team

Les étapes d’une certification ISO 9001   Evaluation: Cette étape permet de visualiser l’état de la conformité et de souligner les manquements éventuels. Cette évaluation est facilitée par l’intégration de l’outil Okpilot. De cette évaluation il est possible de dériver les besoins en mesures et actions Gestion des documents: La certification est essentiellement basée sur la collection et la gestion de documents. L’outil Okpilot en fournit une partie alors que les documents internes sont gérés à l’aide d’une base de données MS Access. Mesures et actions: Les mesures et actions sont systématiquement définies et planifiées. Elles sont basées sur des critères identiques (difficulté de mise en place, urgence, coût, visibilité etc.) Pré-audit et audit : La certification ne peut être obtenue qu’à travers l’audit d’une société indépendante agréée par l’ISO. Nous utilisons les services de la Société Générale de Surveillance (SGS). Lors de l’obtention de la certification, il est recommandé de se soumettre à un pré-audit afin de lister les points qui pourraient être incomplets. Une fois la certification obtenue, un nouvel audit est requis après une période de douze mois puis, ensuite, une fois tous les deux ans, 31.03.2017 the green team

Les outils Afin de faciliter le processus de certification, il est recommandé d’intégrer certains outils informatiques disponibles et facilement utilisables. OKpilot est une solution web simple facilitant le pilotage de l’entreprise vers la conformité, la performance et la durabilité. L’outil offre de multiples référentiels et check-lists d’évaluation et d’un système de management qui permet le benchmarking des potentiels d’optimisation. L’auto-évaluation de l’entreprise à travers Okpilot est la pierre angulaire de l’audit de certification La suite de programmes MS Office est également utilisée pour les outils de reporting (tableaux Excel). De plus, une base de données intégrées (MS Access) permet de gérer l’ensemble des documents requis pour la certification. Nous mettons généralement à disposition de nos clients les squelettes des différents tableaux et la structure de la base de données. 31.03.2017 the green team

Evaluation Okpilot (saisie d’évaluation) Thème à évaluer Taux d’achèvement Aide fournie par OKpilot Justification du taux d’achèvement Lois et directives administratives 31.03.2017 the green team

Evaluation OKpilot (Synthèse de l’évaluation) 31.03.2017 the green team

Evaluation Okpilot (liste des actions) 31.03.2017 the green team

Gestion des documents La norme ISO à ce sujet La maxime "Je dis ce que je fait, et je l'écris, et je fais ce que j'ai dit donc ce que j'ai écrit " s’applique parfaitement ici. La gestion de la documentation est une partie importante de la norme ISO 9001. A ce sujet, la norme précise :  Tout document nécessaire et suffisant au bon fonctionnement des processus et de leurs interactions doit être géré. Il s’agit de mettre à disposition, aux acteurs concernés, l’information « juste » Tout enregistrement nécessaire et suffisant pour apporter la preuve de conformité d’un produit et service ou du fonctionnement des processus doit être géré. Il s’agit de régir les règles de conservation de ces informations, afin de pouvoir les récupérer, en cas de besoin   Afin de faciliter la gestion efficace du volume de documents requis, nous avons développé un système de gestion de documents. Ce système permet de gérer tous les documents entrant et sortant de l’entreprise et de retrouver ces enregistrements sur un simple clic de souris. 31.03.2017 the green team

Gestion des documents Structure de la documentation 31.03.2017 the green team

Gestion des documents Menu d’entrée du système 31.03.2017 the green team

Gestion des documents Détails d’un enregistrement 31.03.2017 the green team

Processus Quelques définitions et principes On peut généralement définir un processus comme "un regroupement cohérent d’activités, disposant de ressources, alimenté par des entrées, qui sont transformées en sorties en y apportant une valeur ajoutée pour le client". Il faut se mettre d’accord sur comment représenter un processus, à la fois verbalement et graphiquement. La façon la plus claire est de le faire à travers l’association de quatre éléments : un nom, qui doit être court et évocateur, pour être compris de tous : Commercial, Facturation, Assistance… une finalité, qui exprime quelle est la raison d’être, la valeur ajoutée du processus, et qui doit être exprimée avec une phrase courte avec un ou deux verbes d’action ; des entrées, qui indiquent sur quoi intervient le processus ; des sorties, qui indiquent ce que produit le processus. Il faut également introduire une typologie des processus. On peut retenir trois types de processus : les processus de réalisation, donc ceux qui interviennent dans la réalisation du produit ou de la prestation les processus support, donc ceux qui fournissent les ressources (humaines, matérielles, financières…) à tous les processus les processus de pilotage, donc ceux qui fournissent des directives aux autres processus (stratégie, organisation, niveaux de performance attendus…) à partir de l’analyse des différentes informations disponibles (missions assignées à l’entreprise, attentes et satisfaction des clients, indicateurs fournis par les processus…). Pour une entreprise mono-activité, on arrive généralement à modéliser ses activités avec une cartographie qui comporte entre cinq et dix processus de réalisation. Pour une entreprise de services, le nombre de ses processus est encore réduit. 31.03.2017 the green team

Organigramme d’un processus Gestion d’une commande 31.03.2017 the green team

Méthode d’application d’un processus Gestion des documents externes scannés – Méthode de classement Origine Classé sous Type de document Dénomination Date Lieu Examens de permis Examen   Date de la signature du médecin Interne Doc. de transmission Documents Correspondance hôpital de 'nom de l'hôpital'.doc de transmission Date en bas du document Externe Coloscopie Date de la coloscopie Echocardiographie Date de l'écho Avis d'admission De EHNV, avis d'admission Date d'admission Fax des CMS Correspondance Fax du CMS Pully Date inscrite sur le document rx, IRM, scanners, densito Imagerie Nom de l'examen Exemple: CT abdomino-pelvien (CINOV) Date de l'examen Résult. Proxilab Noter : HIV ou selles ou tests hépatiques et nom biologique ou autre Date du prélèvement Lettres de médecins Correspondance médecin Nom du médecin et spécialité Date du courrier et non de la consultation Protocoles opératoires Opération Mentionner le nom de l’hôpital Nom de l'intervention ou résumé si trop long Date de l'intervention 31.03.2017 the green team

Indicateurs et tableaux de bord Une fois les processus et les actions mis en place, et pour maintenir l’objectif d’amélioration continue, il est nécessaire d’évaluer constamment l’efficacité de ces mesures à l’aide d’indicateurs et de tableaux de bord. Comme chaque entreprise développe ses propres processus et définit ses objectifs par des actions spécifiques, les indicateurs et tableaux de bord permettant le ‘monitoring’ doivent également être spécifiques. Nous pouvons mettre à disposition de nos clients un certain nombre d’outils informatiques produisant les informations nécessaires à la direction et, le cas échéant, aux auditeurs. Nous avons également la possibilité d’aider nos clients soit à la conception soit en leur fournissant ces outils de ‘monitoring’. 31.03.2017 the green team

Tableau d’analyse de la consommation énergétique 31.03.2017 the green team

Tableau comparatif de l’évolution des économies énergétiques (électricité) 31.03.2017 the green team

Certification Rapport d’audit Rapport (partiel) d’audit EcoEntreprise et pré-audit ISO 9001 31.03.2017 the green team

Certificat 31.03.2017 the green team