Gestion et rendu des opérations FSE - Rencontre avec les CFA Jeudi 17 janvier 2013

La conduite de l’opération: les étapes Dépenses déclarées fondées sur les coûts réels justifiés et liés à l’opération (pas de coûts forfaitaires) Traçabilité des dépenses et des ressources Actions d’information et de publicité de l’intervention communautaire et sur tous les supports Rendu systématique financier et opérationnel des actions Soumission aux contrôles éventuels et participation aux travaux d’évaluation du programme. Suivi des participants Obligation d’archivage et de conservation de toutes pièces justificatives juridiques, financières et physiques de l’opération jusqu’au 31/12/2021.

La remise du bilan Transmission du compte-rendu à la Région dans les dates conventionnelles et validées par la personne habilitée. Dépenses en rapport avec la durée de l’action et acquittement avant la date de transmission du bilan. Pièces annexes jointes au compte-rendu. Utilisation obligatoire du compte rendu type. 1 – les principes généraux Conformément aux règles de gestion mentionnées précédemment, il convient de formaliser le déroulement de l’opération (décrire le déroulement de l’action, préciser le rôle et les fonctions de chaque intervenants) par un compte rendu d’exécution. Si les conditions mentionnées auparavant sont réalisées, ce travail se résumera à une compilation de données et en sera donc d’autant plus facilité. Le compte-rendu doit être transmis à la Région dans les dates conventionnelles et validé par la personne habilitée. Les dépenses doivent se rapporter à la durée de l’action et avoir été acquittées avant la date de transmission du bilan. Il doit être accompagné des pièces annexes. Le compte-rendu type est à utiliser de façon obligatoire.

Rappels et éléments nouveaux Le contenu du bilan de l’opération FSE : Rappels et éléments nouveaux

Bilan des réalisations Description des réalisations physiques : compte rendu d’activité Les annexes du compte rendu = supports de la description de l’opération : Description des réalisations effectuées quels que soient leur nature, les moyens humains et matériels mis en œuvre, le nombre de bénéficiaires (éviter les copier/coller avec le dossier de demande de subvention ou de solde de l’année précédente). Nécessité d’expliquer les écarts entre les éléments prévisionnels et réalisés ainsi que les résultats de l’action (évolution du nombre des abandons, efficacité des dispositifs de soutien, etc.). Lors de la vérification, il vous sera demandé des échantillons de pièces (listes de bénéficiaires, dossiers individuel de suivi, etc.). L’objet de ces demandes est de s’assurer de la cohérence des éléments déclarés avec les preuves d’exécution de l’action. 2 – description des réalisations physiques Les annexes du compte rendu (annexe B) sont les supports de la description de l’opération. Ces annexes décriront les réalisations effectuées quels que soient leurs nature, les moyens humains et matériels mis en œuvre, le nombre de bénéficiaires. Il devra également expliquer les écarts entre les éléments prévisionnels et réalisés ainsi que les résultats de l’action (évolution du nombre des abandons, efficacité des dispositifs de soutien, etc.). Il sera demandé lors de la vérification des échantillons de pièces (listes de bénéficiaires, dossiers individuels de suivi, etc.). L’objet de ces demandes est de s’assurer de la cohérence des éléments déclarés avec les preuves d’exécution de l’action.

Bilan des réalisations Description des réalisations physiques : le recensement des participants Le recensement des participants consiste à : Conserver les éléments de preuve de la participation des bénéficiaires aux sessions collectives de formation ou dans les dispositifs de suivi individuel. Collecter les caractéristiques individuelles des participants pour renseigner les indicateurs qualitatifs et quantitatifs D1 et D2. Il faut systématiquement la liste des participants aux actions (problème d’individualisation pour certaines actions). Lors de la vérification, il vous sera demandé des échantillons de pièces (listes de bénéficiaires, dossiers individuels de suivi, etc.). L’objet de ces demandes est de s’assurer de la cohérence des éléments déclarés avec les preuves d’exécution de l’action. 2 – description des réalisations physiques Les annexes du compte rendu (annexe B) sont les supports de la description de l’opération. Ces annexes décriront les réalisations effectuées quels que soient leurs nature, les moyens humains et matériels mis en œuvre, le nombre de bénéficiaires. Il devra également expliquer les écarts entre les éléments prévisionnels et réalisés ainsi que les résultats de l’action (évolution du nombre des abandons, efficacité des dispositifs de soutien, etc.). Il sera demandé lors de la vérification des échantillons de pièces (listes de bénéficiaires, dossiers individuels de suivi, etc.). L’objet de ces demandes est de s’assurer de la cohérence des éléments déclarés avec les preuves d’exécution de l’action.

Bilan des dépenses directes : Personnel Indiquer l’identité des personnes intervenant, le temps de travail sur l’opération, le coût horaire en fonction du type d’intervention, le nombre d’heures total travaillées. Faire figurer le salaire brut et les charges patronales figurant sur les bulletins de salaires de décembre de l’année. Transmettre la DADS, l’accord de temps de travail applicable dans le CFA et y joindre un note explicative détaillant le mode de calcul des coûts horaires valorisés dans le bilan selon la typologie des actions (face-à-face pédagogique, heures conventionnelles) Joindre la totalité des bulletins de paie du mois de décembre ou du dernier bulletin de paie (départ en cours d’année). Déterminer le temps total d’activités sur la base de toutes les heures effectuées dans l’année (y compris les heures supplémentaires) 3 – description des réalisations financières : les dépenses Annexe D « bilan financier de l’opération » et action par action sur les tableaux « bilan financier ». Un poste non prévu à la convention ne pourra être accepté au bilan sans avenant à la convention de subvention. A – Dépenses de personnels : Compte tenu des modes de calcul du temps de travail dans les CFA (selon qu’il s’agisse de face-à-face pédagogique, ou de « coûts conventionnels »), une attention particulière devra être portée à la qualité du renseignement de cette annexe pour faciliter le travail de lecture et d’interprétation du vérificateur et la validation par les autorités de paiement et de contrôle. Le CFA devra, sur le tableau financier : Indiquer l’identité des personnes intervenant, le temps de travail sur l’opération, le coût horaire en fonction du type d’intervention, le nombre d’heures total travaillées. Faire figurer le salaire brut et les charges salariales figurant sur les bulletins de salaires de décembre de l’année. Dans l’hypothèse ou le porteur souhaite valoriser des charges annexes (transport, effort construction, CE, médecine du travail, etc.) il devra faire figurer pour chaque personne la nature, le montant de ces charges et faire valider ce tableau par le commissaire aux comptes. A noter que les primes de licenciement, de retraite et celles ne figurant pas dans la convention collective sont inéligibles et ne doivent en aucun cas apparaître dans le bilan. Transmettre la DADS, l’accord de temps de travail applicable dans le CFA et y joindre une note explicative détaillant le mode de calcul des coût horaires valorisées dans le bilan selon la typologie des actions (face à face pédagogique, heures conventionnelles). Joindre les bulletins de paie du mois de décembre qui vous seront demandés par le service vérificateur. Sur la base de ces pièces, le service vérificateur recoupera les informations et s’assurera de la validité des calculs des dépenses de personnels.

Bilan des dépenses directes : Personnel ELEMENTS NOUVEAUX A FOURNIR (circulaire DGEFP du 29 juin 2012) Tenir à disposition, pour toutes les activités d’enseignement, les preuves du temps passé par les formateurs, par les moyens suivants : - L’extrait de logiciels de suivi de temps détaillant par jour, les heures affectées au projet (extraction des emplois du temps) Ou Les feuilles d’émargements L’état récapitulatif par jour ou demi-journée pour la durée de l’opération, daté et signé de façon hebdomadaire ou à défaut mensuellement par la personne intervenant et son supérieur hiérarchique. Ces pièces seront demandées sur la base d’un échantillon a minima de 20 % des heures effectuées. 3 – description des réalisations financières : les dépenses Annexe D « bilan financier de l’opération » et action par action sur les tableaux « bilan financier ». Un poste non prévu à la convention ne pourra être accepté au bilan sans avenant à la convention de subvention. A – Dépenses de personnels : Compte tenu des modes de calcul du temps de travail dans les CFA (selon qu’il s’agisse de face-à-face pédagogique, ou de « coûts conventionnels »), une attention particulière devra être portée à la qualité du renseignement de cette annexe pour faciliter le travail de lecture et d’interprétation du vérificateur et la validation par les autorités de paiement et de contrôle. Le CFA devra, sur le tableau financier : Indiquer l’identité des personnes intervenant, le temps de travail sur l’opération, le coût horaire en fonction du type d’intervention, le nombre d’heures total travaillées. Faire figurer le salaire brut et les charges salariales figurant sur les bulletins de salaires de décembre de l’année. Dans l’hypothèse ou le porteur souhaite valoriser des charges annexes (transport, effort construction, CE, médecine du travail, etc.) il devra faire figurer pour chaque personne la nature, le montant de ces charges et faire valider ce tableau par le commissaire aux comptes. A noter que les primes de licenciement, de retraite et celles ne figurant pas dans la convention collective sont inéligibles et ne doivent en aucun cas apparaître dans le bilan. Transmettre la DADS, l’accord de temps de travail applicable dans le CFA et y joindre une note explicative détaillant le mode de calcul des coût horaires valorisées dans le bilan selon la typologie des actions (face à face pédagogique, heures conventionnelles). Joindre les bulletins de paie du mois de décembre qui vous seront demandés par le service vérificateur. Sur la base de ces pièces, le service vérificateur recoupera les informations et s’assurera de la validité des calculs des dépenses de personnels.

Bilan des dépenses directes : Personnel ELEMENTS NOUVEAUX A FOURNIR (circulaire DGEFP du 29 juin 2012) Dépenses des personnels liées aux autres activités (médiation, TIC) déterminées sur la base d’un pourcentage La justification des temps doit être réalisée selon les principes suivants: - Pour les personnes affectées en totalité sur l’opération : - le temps d’activité est justifié sur la base d’une fiche de poste ou lettre de mission - un bilan d’activité de l’action permettant de faire le lien entre la fiche de poste et l’opération. Pour les personnes affectées partiellement sur l’opération, les éléments de preuve sont identiques à ceux des personnels enseignants (voir paragraphe A1). La compilation des heures doit permettre de justifier le pourcentage inscrit dans les bilans. Ces justificatifs sont à transmettre avec le bilan d’exécution. 3 – description des réalisations financières : les dépenses Annexe D « bilan financier de l’opération » et action par action sur les tableaux « bilan financier ». Un poste non prévu à la convention ne pourra être accepté au bilan sans avenant à la convention de subvention. A – Dépenses de personnels : Compte tenu des modes de calcul du temps de travail dans les CFA (selon qu’il s’agisse de face-à-face pédagogique, ou de « coûts conventionnels »), une attention particulière devra être portée à la qualité du renseignement de cette annexe pour faciliter le travail de lecture et d’interprétation du vérificateur et la validation par les autorités de paiement et de contrôle. Le CFA devra, sur le tableau financier : Indiquer l’identité des personnes intervenant, le temps de travail sur l’opération, le coût horaire en fonction du type d’intervention, le nombre d’heures total travaillées. Faire figurer le salaire brut et les charges salariales figurant sur les bulletins de salaires de décembre de l’année. Dans l’hypothèse ou le porteur souhaite valoriser des charges annexes (transport, effort construction, CE, médecine du travail, etc.) il devra faire figurer pour chaque personne la nature, le montant de ces charges et faire valider ce tableau par le commissaire aux comptes. A noter que les primes de licenciement, de retraite et celles ne figurant pas dans la convention collective sont inéligibles et ne doivent en aucun cas apparaître dans le bilan. Transmettre la DADS, l’accord de temps de travail applicable dans le CFA et y joindre une note explicative détaillant le mode de calcul des coût horaires valorisées dans le bilan selon la typologie des actions (face à face pédagogique, heures conventionnelles). Joindre les bulletins de paie du mois de décembre qui vous seront demandés par le service vérificateur. Sur la base de ces pièces, le service vérificateur recoupera les informations et s’assurera de la validité des calculs des dépenses de personnels.

Bilan des dépenses directes : frais de déplacement Défraiement direct des formateurs : Il faut conserver : Tous les ordres de missions nominatifs, précisant l’objet du déplacement et le lieu ainsi que les états de frais le tout dûment signé et classé par formateur, Tous les justificatifs (tickets, factures) à attacher à chaque état de frais, Les preuves validant le calcul des indemnités kilométriques (copie de la carte grise des véhicules et du barème appliqué), Extrait de la comptabilité retraçant précisément ce type de frais de déplacements des agents, - Preuve de l’acquittement des dépenses.

Bilan des dépenses directes : frais de déplacement Valorisation des coûts des véhicules des CFA : Il faut conserver Copie des factures de location, de carburants et d’entretien des véhicules valorisés au bilan, Les carnets de bords sur lesquels doivent a minima figurer : l’identité des personnes qui réalisent le déplacement, les distances effectuées, la date et son objet, Pour les véhicules affectés en totalité aux déplacements, la copie des notes de services ou tout autre document précisant l’affectation spécifique du véhicule aux visites, Pour les véhicules non affectés spécifiquement aux visites, décrire les clefs de répartition utilisées pour déterminer le coût valorisé. -Extrait de la comptabilité retraçant ce type de frais de déplacements Les justificatifs de frais de déplacement seront sollicités sur la base d’un échantillon.

Bilan des dépenses directes : Les visites en entreprises Enliasser par formateur, les comptes rendus de visite ou à défaut, mettre en place un système permettant de les repérer aisément, N’inscrire dans les visites réalisées que celles ayant fait l’objet d’un compte rendu complet, dûment signé du formateur et de l’entreprise, - Transmettre, systématiquement, la liste des visites effectuées et valorisées (nom apprenti, section, formateur ayant réalisé la visite, date de la visite, les nom et adresse de l’entreprise visitée (département et hors département), - Déterminer le coût des visites sur la base des heures conventionnelles, 2 heures visite départementale et 3 heures visite hors département.

Bilan : La publicité du financement communautaire Les opérateurs sont astreints d’assurer l’information de l’intervention financière du FSE : auprès des bénéficiaires (courriers, feuilles d’émargements, dossiers individuels de suivi, etc.) du grand public (article de presse, support électronique – site internet, blog, plaquette d’information, etc.). Plus d’infos sur : www.europe-centre.eu/fr rubrique « ressources »

Bilan : La publicité du financement communautaire Exemple d’utilisation de logo pour les opérateurs Insérer une phrase explicative dans les documents ou support de communication relatif à la mise en œuvre du projet et à destination du public et bénéficiaire du projet : « Ce projet, « Descriptif/dénomination du projet », va être OU est cofinancé par l’Union européenne. L’Europe s’engage en Région Centre avec le Fonds social européen (FSE) au titre de l’Objectif « Compétitivité Régionale et Emploi » – 2007-2013 ».

Archivage Stockage de l’ensemble des pièces du dossier pour faciliter le contrôle et assurer la vérification. Les documents suivants doivent être archivés et regroupés dans un dossier unique: Demande de subvention et ses annexes, les courriers ou mail de demandes de compléments, la convention et ses annexes, les lettres de notification. Demande de solde et ses annexes. Les documents de réalisation physique de l’opération. Les documents de justification des dépenses dont ceux communiqués aux services de la Région.