GBENOUTIN BADE F. JEAN DE DIEU Ministère de l’Economie et des Finances République du Bénin CMOSPI Présentation avancement projet PESI CT-A8 : Mise en œuvre d'un EAI et d'un entrepôt de données (data warehouse) GBENOUTIN BADE F. JEAN DE DIEU Cotonou, 19-20 juin 2013 1 1

Sommaire Rappels de la fiche projet Activités réalisées Difficultés rencontrées Arbitrages et décisions à prendre en COPIL 2 2

Projet CT-A8 – Mise en œuvre d'un EAI et d'un entrepôt de données (data warehouse) Etat Bénéficiaires Toutes les structures du MEF Contraintes (date limite, etc.) Chef projet utilisateur OLOU Job (RGF/DGTCP) Chef projet informaticien GBENOUTIN BADE F. Jean de Dieu C. Faciliter l'échange de données entre les applications informatiques de gestion des finances publiques à travers un EAI - EAI qui remplacera toutes les interfaces point à point existant entre applications - , puis mettre en œuvre des outils d'aide à la décision (data warehouse), de façon à produire des informations statistiques, des tableaux de bord, des états financiers (BGCT, TOFE,...) Objectif 3 3

Ligne budgétaire Budget alloué Expert Source Etat Etude préalable 56j Transtec En cours Licence EAI 10.000.000 fcfa UE-ES Fourniture DAO 1 à préparer Appui mise en œuvre EAI 35j TDR à rédiger Formation équipe EAI PM 20j À déterminer Etude préalable data warehouse 47j Licence data warehouse Appui mise en œuvre DWH 40j Formation des utilisateurs DWH 20.000.000 fcfa UE-Régie-DP3 TDR non rédigée TOTAL 40.000.000 fcfa 198j 4 4

Activités réalisées à ce jour Etat des lieux (applications, interfaces, réseaux) : - recueil de toutes les applications informatiques du MEF et chantiers en cours (noms, structure, description, SGBD, outils IHM) ;  - recueil des interfaces en service et des projets d'interfaces ; - délimitation du périmètre fonctionnel de l'EAI ; - analyse du périmètre fonctionnel de l'EAI (parties prenantes, apports métiers, risques) - recueil des besoins en termes d’états financiers, tableaux de bord, indicateurs de performance et exigences associées (fréquence ou calendrier de production, acteurs, rôles, difficultés de production) -recueil et analyse des études antérieures effectuées dans le cadre de l'amélioration des finances publiques 5 5

Activités réalisées à ce jour Rédaction du rapport de démarrage (description de l'existant, description des besoins exprimés, méthodologie de déploiement, planning détaillé des activités de la mission) Désignation des points focaux par structure du MEF Constitution de l'équipe Technique Rédaction du cahier des charges technique et fonctionnel de l'EAI et benchmarking des solutions EAI Rédaction du cahier des charges du Data warehouse et identifications des outils data warehouse adaptés aux contraintes du ministère Choix de la solution technique data warehouse Choix de la solution technique EAI (en cours) 6 6

Difficultés rencontrées Le Métier est en chantier (internalisation des directives, BGCT, etc.) ce qui complique le travail d’analyse des besoins, impacts et opportunités Plusieurs projets parallèles qui, pourtant, traitent du même problème. Difficultés de faire converger les deux projets (mission GIZ sur l’élaboration du TOFE base BGCT et projets PESI A8 d’automatisation de la BGCT et du TOFE) pour maximiser les résultats. Difficultés d’obtention d’information et d’échanges des recommandations entre les deux projets (GIZ et PESI A8) du fait qu’ils ne sont pas bien coordonnés afin de viser le même objectif Les projets informatiques des directions Métiers sont individuels (DGDDI; DGID; DGTCP; DOIP; etc.) alors qu’ils devraient être coordonnés et complémentaires pour prendre toute leur place dans une architecture d’ensemble (notion de trajectoire, paliers informatiques, mutualisation des socles, économies d’échelle, …) 7 7

Difficultés rencontrées (suite) Sur le projet Décisionnel, difficultés de réajustement pour assurer la prise en compte, préconisée par l’UGR, des résultats du projet Métier (GIZ) Retards et lenteur des processus d’acquisition d’outils et matériel par le FED Problèmes d’infrastructure non encore résolus (Problèmes réseaux, Energie-Electricité, Matériel Informatique, …) Le budget alloué pourrait être insuffisant. Il faut se rappeler que le projet prend en compte l'étendue des besoins métier. 8 8

Propositions de solutions Un pôle de compétence métier & informatique Mettre en place formellement une équipe mixte Métier-Informatique forte qui travaille ensemble et se consacre au projet à 100% afin de définir la meilleure tactique pour harmoniser les solutions aux besoins réels et répondre aux enjeux stratégiques : Sur l’architecture applicative du système de GFP (applications et échanges) pour maximiser la valeur qu’apporte chaque direction au SI de GFP dans son ensemble Sur la mise en place de l’architecture décisionnelle (TbF, indicateurs) Dans cette équipe ainsi formée, chaque direction métier est représentée (Recettes, Budget, Trésor, CF, CSPEF, etc.) Prioriser, harmoniser et ajuster les calendriers des missions sur les sujets: mission GIZ sous la responsabilité de la CSPEF et projet PESI A8 sous la responsabilité de l’UGR Définition des priorités de mise en place des flux EAI sur la chaine des dépenses et de recettes 9 9

Propositions de solutions (suite) Accélérer le processus d’acquisition des outils par le FED et assurer la gouvernance et le financement du projet dans son ensemble Avoir l’appui des autorités durant toute la durée du projet Adopter formellement : le programme d’industrialisation des échanges applicatifs (EAI) pour répondre aux enjeux stratégiques du MEF ; le projet Décisionnel et son programme afin de mettre à disposition les ressources nécessaires Travailler en étroite collaboration avec le Métier afin d’anticiper les avancés en matière de réformes des finances publiques Assurer et maintenir l’alignement stratégique du projet Décisionnel sur les enjeux métiers (niveaux d’architecture synchronisés) 10 10

Propositions de solutions (suite et fin) En synthèse, adopter un plan d’harmonisation des projets Métiers <-> projets DOIP afin d’avancer ensemble et maximiser les résultats des projets PESI A8 & mission GIZ qui demandent la collaboration des parties prenantes Métiers & Informatiques Réviser le budget alloué aux projets afin de les caler aux dépenses qui découleront des solutions proposées. 11 11

Proposition de décision à prendre COPIL Mettre en place un Comité de Pilotage Formel au niveau ministériel chargé de gérer les relations/échanges entre les directions métiers productrices de données en charge d’alimenter le DWH et l’équipe DWH en charge de gestion du Décisionnel. Le comité doit être guidé par les « Service Level Agreements » ou Contrats qui régissent le niveau de services attendu les directions informatiques métier productrices de données opérationnelles (EAI) pour alimenter les applications au fil de l’eau. Des contrats d’interface pourront également être établis. Le comité doit être sous l’autorité du Cabinet : Nommer officiellement les membres du Comité. Collaboration étroite entre la CSPEF, la DGTCP, la DOIP et l’UGR sur le projet PESI A8 et les services informatiques métier 12 12

Proposition de décision à prendre COPIL (suite) Officiellement, joindre les deux projets décisionnels (GIZ et FED) sur le TOFE : BGCT/TOFE et le DWH/Décisionnel pour créer un projet mixte « Métier –Informatique » afin d’assurer une coordination efficace Officiellement, créer une équipe mixte services informatiques métier et DOIP pour prioriser et coordonner les projets de flux EAI avec les projets applicatifs Adoption formelle des deux systèmes bien distincts : système Décisionnel et système d’Intégration et d’Echanges du MEF Adopter le principe de cloisonnement / séparation des activités du Décisionnel des activités de GFP Adopter formellement le calendrier d’implémentation des projets et en assurer le financement jusqu’à la fin (bilan & vulgarisation) 13 13

Proposition de décision à prendre COPIL (suite et fin) Adopter officiellement les plans de renforcement des capacités proposé sur les projets Décisionnels et EAI afin de les rendre pérennes Accélérer le processus d’acquisition par le FED et assurer le financement du projet dans son ensemble 14 14

Fin de la présentation 15 15