Portail Achats Sourcing automatique Description des différentes étapes de création et d’envoi des commandes suite à traitement de sourcing automatique (V5)

1 Préambule On parle de sourcing automatique lorsque le système sélectionne lui-même, en fonction de certains critères, les lignes de demande à transformer en lignes de commande. Les critères pris en compte pour le traitement de sourcing automatique sont les suivants : la ligne de DA fait partie d’une DA approuvée la ligne de DA n’a pas encore été transformée en commande la ligne de DA fait référence à un contrat le contrat est repéré ‘sourcing automatique’ la ligne de DA concerne un article Le sourcing automatique sélectionne les lignes de DA et les transforme automatiquement en commande sans aucune intervention de l’acheteur

Transformation de la demande en commande 2 Transformation de la demande en commande Sourcing auto CDA créée selon critère de regroupements Worbench si anomalie CDA statut Approuvée CDA statut en cours si ano Action de l’acheteur Traitement d’envoi Acheteur corrige et approuve Mode envoi EDI. La CDA part chez le fournisseur Mode envoi EMAIL. La CDA part chez le fournisseur Mode envoi COURRIER. L’acheteur doit imprimer la CDA et l’envoyer au fournisseur

Transformation de la demande en commande 2 Transformation de la demande en commande Le traitement de sourcing automatique est lancé 4 fois pas jour : à 12h, 17h, 22h et minuit Lors de ce traitement, sont regroupées dans une même commande, les lignes de demandes pour lesquelles les données suivantes sont identiques : L’entité d’achat (le numéro de la BU) Le fournisseur Le site fournisseur Le groupe d’achat Le contrat Le site destinataire La notion RFF/ SNCF/ MIXTE

Transformation de la demande en commande 2 Transformation de la demande en commande A l’issue de ce traitement ces commandes sont créées au statut approuvé.  ces commandes ne feront pas l’objet d’un circuit d’approbation et ne nécessiteront pas la validation de l’acheteur. Néanmoins, il existe des exceptions à cette règle, dans les cas suivants : la date de livraison ne respecte pas le délai contractuel le contrat a un minimum de commande et le montant de la CDA générée n’atteint pas ce minimum le code distributeur est erroné  La Commande est alors créée à l’état « En-cours » et porte un indicateur de la cause du rejet (écran détail en-tête)  l’acheteur doit intervenir sur la commande et la finaliser.

Les statuts de la commande 2 Transformation de la demande en commande Les statuts de la commande En cours : la commande est en cours de saisie Approuvée : la commande a été approuvée Envoyée : la commande a été envoyée au fournisseur. Les données de commande sont enregistrées dans l’ERP afin de permettre la saisie des réceptions et le rapprochement de la facture sur cette commande

Envoi de la commande au fournisseur Rappel : le mode d’envoi 3 Envoi de la commande au fournisseur Rappel : le mode d’envoi Chaque contrat est affecté d’un mode d’envoi : celui-ci peut être EDI, MAIL ou COURRIER. Toutes les commandes sont elles aussi affectées d’un mode d’envoi. Lorsqu’une commande est issue d ‘un contrat  le mode d’envoi du contrat est affecté à la commande. Si le mode d’envoi du contrat est EDI  le mode d’envoi de la commande sera lui aussi EDI. Dans ce cas la commande sera transmise automatiquement au fournisseur. Si le mode d’envoi du contrat cadre est EMAIL  le mode d’envoi de la commande sera lui aussi EMAIL. Dans ce cas la commande sera transmise automatiquement au fournisseur. Si le mode d’envoi du contrat cadre est COURRIER  le mode d’envoi de la commande sera lui aussi COURRIER. Dans ce cas l’acheteur devra imprimer la commande et l’envoyer au fournisseur. Attention : les commandes issues de contrats typés ‘sourcing automatique’ et dont le mode d’envoi est courrier  ces commandes ne sont pas envoyées automatiquement au fournisseur. Si une commande ne fait pas suite à un contrat alors le mode d’envoi de la commande est COURRIER

Envoi de la commande au fournisseur Commandes en mode d’envoi Email 3 Envoi de la commande au fournisseur Commandes en mode d’envoi Email Trois fois par jour ( 12h, 17h, minuit) s’exécute un traitement batch. Ce traitement effectue les actions suivantes : Action 1 : Ce traitement passe au statut envoyé toutes les commandes qui sont au statut approuvé et dont le mode d’envoi est EMAIL. Action 2 : La commande est envoyée au fournisseur selon la procédure EMAIL. Dans ce cas la commande aura été envoyée au fournisseur sans intervention de l’acheteur. Pour imprimer un duplicata de cette commande, l’acheteur doit : ouvrir la commande dans l’écran ‘E procurement / gérer commandes d’achat’ lancer l’impression de celle-ci, par le lien imprimer duplicata ou en sélectionnant ‘Envoyer CDA ‘ dans la liste déroulante (voir document « Impression d’un duplicata ») A noter : il est impossible d’imprimer un original (la case imprimer original est grisée)

Envoi de la commande au fournisseur Commandes en mode d’envoi EDI 3 Envoi de la commande au fournisseur Commandes en mode d’envoi EDI Une fois par jour vers 17h, s’exécute un traitement batch. Ce traitement effectue les actions suivantes : Action 1 : Ce traitement passe au statut envoyé toutes les commandes qui sont au statut approuvé et dont le mode d’envoi est EDI. Action 2 : La commande est envoyée au fournisseur selon la procédure EDI. Dans ce cas la commande aura été envoyée au fournisseur sans intervention de l’acheteur. Pour imprimer un duplicata de cette commande, l’acheteur doit : ouvrir la commande dans l’écran ‘E procurement / gérer commandes d’achat’ lancer l’impression de celle-ci, par le lien imprimer duplicata ou en sélectionnant ‘Envoyer CDA ‘ dans la liste déroulante (voir document « Impression d’un duplicata ») A noter : il est impossible d’imprimer un original (la case imprimer original est grisée)

Envoi de la commande au fournisseur Commandes en mode d’envoi Courrier 3 Envoi de la commande au fournisseur Commandes en mode d’envoi Courrier Une fois par jour, vers minuit, s’exécute un traitement batch. Ce traitement effectue les actions suivantes : Action 1 Ce traitement passe au statut envoyé toutes les commandes qui sont au statut approuvé et dont le mode d’envoi est COURRIER. Action 2 Un fichier PDF est généré par groupe d’achat. Dans ce fichier figurent toutes les commandes du groupe d’achat qui viennent d’être passées au statut envoyé et dont le mode d’envoi est courrier. Dans ce fichier, figure un seul exemplaire par commande, portant la mention ORIGINAL (avec cet original, ne figure pas l’annexe comptable  il faut imprimer un duplicata). Le matin, l’acheteur récupère ce fichier par le menu : Outils de génération des états / gestionnaire des états / onglet administration, Il imprime le fichier et procède à l’envoi aux fournisseurs.