Session de formation OMS, Genève, Suisse 22 octobre 2009 Evaluation des Autorités Nationale de Réglementation (ANR) Session de formation OMS, Genève, Suisse 22 octobre 2009 Alain PRAT, Conseiller technique, MRS/TCM/HSS OMS - Genève

Plan de la session Le procédé d'évaluation Le contenu de l'outil Identifier les besoins Evaluer les forces, les faiblesses des ANR Développer un plan d'action Apporter une assistance ciblée Etude de cas pratiques

Le procédé / Les principales étapes 1 Expression du besoin Interne / Externe Définition du domaine d'intervention Finalité et Objectifs Composition de la mission Qualification, experience, disponibilité des membres Minimun 2 Membre de l'organisation visitée Préparation de la visite Demande d'informations Etude des informations disponivles Validation du domaine d'intervention Préparation du plan de la visite Validation du plan avec l'institution visitée

Assessment process / Main steps 2 Réunion d'ouverture e Conduite de la visite Réunion de clôture d Suite à donner

Assessment process / Main steps 1 Expression of a need Interne / Externe Définition du domaine d'intervention Finalité et Objectifs Assessment team Qualification, experience, disponibilité des membres Minimun 2 Membre de l'organisation visitée Preparation Demande d'informations Etude des informations disponivles Validation du domaine d'intervention Préparation du plan de la visite Validation du plan avec l'institution visitée

Assessment process / Main steps 2 Opening session e Conducting the visit Closing session d Follow up

Assessment / Useful tips Keep in mind your objectives Manage your time e Take adequate notes which will have to be usefull later on… Never forget to request what you have asked for… d Assessors has always a "happy hand"

Evaluation / Trucs et Astuces Garder toujours à l'esprit votre objectif Gérer votre temps Savoir bien questionner – Méthode en entonnoir Ecouter et respecter son interlocuteur Prendre des notes qui seront exploitables Ne pas interpréter, ne pas avoir d'a priori Ne jamais oublier de recueillir ce que vous avez demander Et ne pas oublier que l'évaluateur à toujours la main heureuse…..

Evaluation / Stratégies possibles Bottom up Top Down Top Down Bottom up MQ Legislation Processus Décret Procédures Circulaire, Note aux fabricants Modes opératoires Lignes directrices et autres référentiels Enregistrements Décisions, preuves,… Pyramide documentaire Pyramide réglementaire

Assessment methodology Not based on impressions, feelings or any subjective considerations Based on objective evidence Evidence collected through interviews should, whenever possible, be confirmed by more objective means Possible deficiencies or gaps should be thoroughly investigated and validated Consensus should be reached at the end with auditees 

Documented evidence Interviewing personnel Reviewing manuals Studying records Reading reports Scanning files Analyzing data Observing activities Examining conditions 

Documented evidence Investigations not only to check the presence or the absence of a document (law) But to pursue to find the evidence on the implementation And ideally the evidence that it provides the desire results….. Examples : Law has been issued and Regulation is missing Law and regulation are published but no guidance is provided to applicants Administratives procedures are established but no records are demonstrating its implementation Administratives decisions are published but without any legal framework

Cartographie des acteurs Related institutions Regulatory functions MoH Manufacturers, distribution channel licensing NRA Registration Inspectorate Regulatory Inspections NQCL Quality control laboratory National Vigilance center Safety monitoring of marketed products Institutional Review Boards Clinical trial Drug Information Center Control of drug promotion

Cartographie des processus Les "ressources" sont les données d’entrées du processus Les "résultats" sont les données de sortie du processus Les données de sortie du processus n sont les données d’entrée du processus n+1

Cartographie des processus Les processus de management de la vision-mission de l’entreprise, des stratégies, des priorités, des objectifs, des méthodes de communication dans l’entreprise, des méthodes de traitement de l’information, des méthodes de contrôle des opérations les activités de la direction, de la gestion ($), des service système d’information et communication.... Les processus de management des ressources : humaines et matérielles les activités des services de ressources humaines, des achats, d’approvisionnement, de réception marchandises... Les processus de management de la relation client, processus de détermination du besoin et de la satisfaction des clients les activités des services marketing, commercial, une partie des activités du service qualité... Les processus de réalisation des produits et/ou services les activités de production, conditionnement, livraison... Les processus de support à la réalisation les activités de contrôle, maintenance, ... Le processus d’amélioration continue ( audits, actions correctives et préventives, analyse des mesures faites)

Few business processes L'ARP est un processus Control Drug Promotion Quality Control Product Information Marketing authorization Regulatory Inspection Pharmaco vigilance Licensing Import Control Few business processes

Cartographie des processus Exemple: Siemens

Institutional structure/organization 1 Legal basis Governance structure Organization in place Quality management system Funding Management of human resources

Institutional structure/organization 2 Independence and impartiality Transparency and confidentiality Management of committees and external expertise Infrastructure and equipment Monitoring and accountability IT Management

Quelle type d'évaluation? Le choix d'une approche basée sur les "processus" liés aux principales fonctions réglementaires Données d'entrée Différentes étapes du procédé Données de sortie Effets Les objectifs sont préétablis et satisfaits Les activités sont planifiées et les plans respectés L'organisation et la structure de l'autorité sont adaptées Les ressources sont mises à disposition et adaptées

Planification et suivi délivrance des AMM Equipements et locaux adéquates Personnel qualifié Lignes directrices pertinentes Procédures mises en oeuvre Législation adaptée Enregistrements Réception Evaluation Inspection Pre-AMM Tests Comité Planification et suivi Dossier de demande Décision AMM + Ann. Procédé d'évaluation et de décision

Conception de l'outil d'évaluation Format identique pour tous les modules Base légale Lignes directrices et guides d'application Organisation et structure Planification des activités et procédures internes Ressources humaines et autres Enregistrements et autres données de sortie Disponibilité des information

Principaux changements effectués Basés sur les cycles de vie des activités de soutient aux pays Convaincre un politicien (Agence autonome..) Etablir une réglementation, amender une loi Développer une ligne directrice suivant un processus consulatif (BPD,..) Réorganiser ou rénover une structure (activités centralisées / décentralisées) Mettre en place un systéme qualité, développer et mettre en eouvre des procédures , planifier, Gérer les ressources (plan de formation continue, plan de carrière,..) Modifier des enregistrements Mettre en oeuvre un plan de communication

Différents chapitres de l'outil MODULE 1 INFORMATIONS GENERALES: MODULE 2 SYSTEME NATIONAL DE REGLEMENTATION PHARMACEUTIQUE MODULE 3 AUTORITE REGLEMENTATION PHARMACEUTIQUE (ARP) MODULE 4 AUTORISATION DE MISE SUR LE MARCHE (AMM) MODULE 5 AUTORISATION DES FABRICANTS MODULE 6 AUTORISATION DES IMPORTATEURS, EXPORTATEURS ET DISTRIBUTEURS MODULE 7 AUTORISATION DES PHARMACIES ET DES DETAILLANTS PHARMACEUTIQUES MODULE 8 ENREGISTREMENT DU PERSONNEL PHARMACEUTIQUE MODULE 9 SURVEILLANCE ET CONTROLES APRES LA MISE SUR LE MARCHE MODULE 10 CONTROLE DE LA PROMOTION ET DE LA PUBLICITE MODULE 11 PHARMACOVIGILANCE MODULE 12 CONTROLE DES ESSAIS CLINIQUES MODULE 13 INSPECTIONS REGLEMENTAIRES ET SES SUITES MODULE 14 LABORATOIRE DE CONTROLE DE LA QUALITE MODULE 15 SURVEILLANCE DES SUBSTANCES STUPEFIANTES, PSYCHOTROPES ET DE LEURS PRECURSEURS MODULE 16 COOPERATION INTERNATIONALE ET HARMONISATION

Guide d'application pour les utilisateurs Sur le procédé d'évaluation Description des différentes étapes Informations sur les différentes catégories d'évaluation Recommendations sur la durée de l'évaluation Conseils généraux sur l'évaluation Pour chaque fonction Une brève description de la fonction Des conseils pratqiues Des exemples d'indicateurs d'activité et/ou de performance La liste des documents à consulter (plan, procédure, rapport, fiche de fonction, etc) Les références dans la documentation OMS Annexes Formulaires

List of institutions to be visited and Personnel to be met 1 Ministry of Health / Ministry of industry, Representatives of the Regulatory authority and any other organizations involved in the regulatory functions, Staff of Regulatory authority or organization, Representatives of the Industry Association of manufacturers, distributors, importers and exporters, Representatives of the Professional Association of general practitioners, nurses and pharmacist, Professionals councils (medical practitioners council, pharmacists council)

List of institutions to be visited and Personnel to be met 2 Representatives of Consumers' associations, Journalists. Non-governmental associations Procurement agencies, National medicines stores Health research organizations Chairmen or representatives of Advisory committee Chairmen or representative of IRB / IEC Representative of university academician

Main source of documented evidence 1 Regulatory authority Act, Law, Decree or circular establishing the Regulatory authority Corporate, strategic and business plan of the NRA Mission, vision, objectives and indicators of the NRA, i Quality manual, List of Internal procedure List of internal forms and templates List of the fees applicable for licensing, registration or authorization Organigram/organization charts Code of conduct/code of ethics List of staff with their qualification List of external experts Annual report, self-assessment report

Main source of documented evidence 2 Regulatory functions (Registration, Licensing, Inspection, Clinical Trail, Pharmaco-vigilance, Market control, Import Control, Quality Control Laboratory, control of drug promotion Act, Law, Decree or circular establishing legal provisions for each regulatory functions Guidance published on this domain Internal procedure List of equipment Job descriptions Decision, Authorization and their annexes

Modélisation des ANR/1 Pas d'autorité Niveau de maturité Fonctions réglementaires Niveau 0 Niveau I Initial Niveau II Intermédiaire Niveau III Compétent Niveau IV Expert Autorité de réglementation Pas d'autorité Service identifié en charge du secteur du médicament ARP établie Ressources et capacités limitées, SOP initiés Autorités couvrant les fonctions réglementaires principales, ressources adéquates, QMS initié Autorités couvrant toutes les fonctions, virtuellemet ressources illimitées, QMS en place et opérationnel

Modélisation des ANR/2 Maturity level Regulatory functions Grade 0 Grade I Notification Grade II Limited assessment Grade III Full assessment Grade IV Expert Délivrance des AMM Pas de système en place Notification pour toutes les catégories de produit, Pas d'évaluation AMM basée sur: Informations fournies par les autres ANR -Certificat OMS Liste des produits sur le marché établie AMM des médicaments génériques basée sur une évaluation complète (qualité, stabilité & BE) AMM des médicaments génériques basée sur une évaluation complète AMM des médicaments génériques, des nouveaux PA basée sur une évaluation complète AMM pour nouveau PA basée sur Evaluation qualité AMM pour nouveau PA basée sur une évaluation complète AMM pour produit biologique complexe basée sur les informations fournies par les autres ANR AMM pour produit biologique complexe basée sur une évaluation complète

Modélisation :Exemple d'utilisation Fonctions Country A Country B Country C Country D Country E Etablissement Level 3 Level 4 AMM Level 2 Inspection Laboratoire Pharmaco-vigilance Level 1 Essais cliniques Promotion Harmonisation : Etablissement & Promotion Priorité: country A Suivi : country C sur essais cliniques et pharmacovigilance

Merci pour votre attention