Formation Microsoft® Office SharePoint® 2007 [Nom de votre société] présente : Formation Microsoft® Office SharePoint® 2007 Avant de commencer : Les stagiaires qui suivent cette formation doivent savoir ce que sont les flux de travail et connaître les notions de base qui les sous-tendent. Sinon, ils peuvent suivre la présentation de formation Microsoft Office Online intitulée « Flux de travail I : Tout ce que vous devez savoir ». [Notes pour le formateur : Pour une aide détaillée sur la personnalisation de ce modèle, reportez-vous à la toute dernière diapositive. En outre, le volet des notes de certaines diapositives comporte du texte pédagogique complémentaire. Animations Adobe Flash : ce modèle contient des animations Flash. Celles-ci s’exécutent dans Microsoft Office® PowerPoint® versions 2000 et ultérieures. Toutefois, si vous souhaitez enregistrer ce modèle dans PowerPoint 2007, enregistrez-le dans le format de fichier PowerPoint antérieur : Présentation PowerPoint 97-2003 (*.ppt) ou Modèle PowerPoint 97-2003 (*.pot). (Les types de fichiers apparaissent dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, en regard de Type de fichier). Avertissement : si vous l’enregistrez dans un format de fichier PowerPoint 2007, tel que Présentation PowerPoint (*.pptx) ou Modèle PowerPoint (*.potx), les animations ne sont pas conservées dans le fichier enregistré. En outre, étant donné que cette présentation contient des animations Flash, l’enregistrement du modèle peut entraîner l’affichage d’un message d’avertissement relatif aux informations personnelles. Cet avertissement ne s’applique pas à cette présentation, sauf si vous ajoutez des informations aux propriétés du fichier Flash proprement dit. Cliquez sur OK dans la boîte du message.] Flux de travail II : Recueillir des commentaires pour un fichier

Contenu de la formation Vue d’ensemble : les commentaires sont essentiels Leçon : comment recueillir les commentaires La leçon se termine par quelques questions visant à tester votre compréhension du contenu de la formation. Flux de travail II: Recueillir des commentaires pour un fichier

Vue d’ensemble : les commentaires sont essentiels Votre organisation utilise-t-elle un site Microsoft Office SharePoint Server 2007 ? Utilisez-vous des bibliothèques de documents sur ce site pour partager des fichiers ? Si tel est le cas, il est essentiel que vous sachiez utiliser le flux de travail Recueillir les commentaires. Ce flux de travail vous permet de rassembler des commentaires pour un fichier de manière automatique et efficace. Flux de travail II: Recueillir des commentaires pour un fichier

Objectifs de la formation Comprendre l’intérêt de l’utilisation du flux de travail Recueillir les commentaires. Préparer un fichier pour le flux de travail Recueillir les commentaires. Découvrir comment les personnes ajoutent des commentaires à un fichier. Découvrir comment les choses prennent forme une fois le flux de travail achevé. Flux de travail II: Recueillir des commentaires pour un fichier

Comment recueillir les commentaires Leçon Comment recueillir les commentaires

Comment recueillir les commentaires La collecte de commentaires pour un fichier peut s’avérer délicate. Toutefois, si vous enregistrez un fichier dans une bibliothèque de documents sur un site SharePoint Server 2007, vous pouvez utiliser le flux de travail Recueillir les commentaires. Le flux de travail envoie automatiquement le courrier électronique sans utilisation de pièces jointes et indique les modifications de chaque personne dans la même copie du fichier, ce qui est très pratique. Scénario : imaginons que vous souhaitiez envoyer un nouveau document de stratégie afin qu’il soit commenté. Vous envoyez à chaque personne un message électronique comportant une pièce jointe du fichier, mais, ensuite, elles vous répondent au moyen d’autant de pièces jointes contenant leurs commentaires. Cette situation peut s’avérer gênante. Flux de travail II: Recueillir des commentaires pour un fichier

Flux de travail II: Recueillir des commentaires pour un fichier Fonctionnement Vous démarrez le flux de travail Recueillir les commentaires à partir de la bibliothèque de documents qui contient votre fichier. Ensuite, le flux de travail envoie à chaque réviseur un message électronique, appelé tâche dans SharePoint Server 2007. Le message fournit un lien vers le fichier. Après que les réviseurs ont cliqué sur le lien, le fichier s’ouvre et ils peuvent faire part de leurs commentaires. Mais comment vous font-elles part de leurs commentaires ? La page suivante l’explique. Flux de travail II: Recueillir des commentaires pour un fichier

Indication des commentaires Lorsqu’une personne ouvre le fichier qui doit être commenté, elle dispose de deux boutons : Bouton Modifier le document. Les personnes doivent cliquer sur ce bouton pour apporter des modifications au fichier proprement dit (si des modifications sont requises). Flux de travail II: Recueillir des commentaires pour un fichier

Indication des commentaires Lorsqu’une personne ouvre le fichier qui doit être commenté, elle dispose de deux boutons : Bouton Modifier cette tâche. Il s’agit de la dernière opération que chaque personne doit effectuer. Lorsqu’elle clique sur ce bouton, une boîte de dialogue apparaît, qui lui permet de taper un commentaire succinct et général sur le fichier. Cette procédure est pratiquement identique à celle du flux de travail Approbation. Flux de travail II: Recueillir des commentaires pour un fichier

Indication des commentaires Lorsqu’une personne ouvre le fichier qui doit être commenté, elle dispose de deux boutons : Important : les réviseurs doivent cliquer sur Modifier cette tâche, puis sur Envoyer des commentaires pour achever leur tâche. Si les réviseurs ignorent cette étape, le flux de travail considère la tâche comme étant inachevée. Les réviseurs peuvent être amenés à recevoir des instructions spéciales sur ces étapes afin qu’elles soient correctement suivies. Flux de travail II: Recueillir des commentaires pour un fichier

Flux de travail II: Recueillir des commentaires pour un fichier Avant de commencer Si vous souhaitez effectuer le suivi des modifications dans un document Word, vous pouvez mettre en place ce suivi avant de démarrer le flux de travail Recueillir les commentaires. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Suivi des modifications dans l’onglet Révision de Word, comme illustré ici. Ensuite, enregistrez le document, puis démarrez le flux de travail. Ultérieurement, lors de la collecte de tous les commentaires, vous pourrez accepter ou refuser les modifications apportées par chaque personne. Flux de travail II: Recueillir des commentaires pour un fichier

Flux de travail II: Recueillir des commentaires pour un fichier Fonctionnement Comment démarrez-vous le flux de travail Recueillir les commentaires et comment les personnes indiquent-elles leurs commentaires ? Observons le scénario de Frank. Animation : cliquez avec le bouton droit, puis cliquez sur Lecture. L’animation montre la totalité du processus. Remarque : l’animation montre le processus pour Microsoft® Office Word 2007. Le processus est identique pour PowerPoint 2007 et Microsoft® Office Excel® 2007, à la différence que ces programmes ne possèdent pas la fonctionnalité Suivi des modifications. [Note pour le formateur : pour lire l’animation lorsque vous visualisez le diaporama, cliquez avec le bouton droit sur l’animation, puis cliquez sur Lecture. Après avoir lu le fichier une fois, vous devrez peut-être cliquer sur Rembobiner (après avoir cliqué avec le bouton droit), puis cliquer sur Lecture. Si vous cliquez sur la diapositive pour y entrer du texte ou pour accéder à la diapositive suivante, mais que rien ne se produit, cliquez en dehors de l’animation. Il est parfois nécessaire de cliquer deux fois. Si vous rencontrez des problèmes lors de la visualisation de l’animation, reportez-vous aux notes de la dernière diapositive de cette présentation relatives à la lecture d’une animation Adobe Flash. Si les problèmes persistent, la diapositive qui suit celle-ci est un duplicata de diapositive constitué d’éléments graphiques statiques. Supprimez la diapositive actuelle ou la diapositive suivante avant de montrer la présentation.] Frank a écrit ce document de stratégie commerciale, stocké dans une bibliothèque de documents, et il doit recueillir les commentaires d’Amy, de Bernard et d’Ariane. Avant de commencer, il active la fonctionnalité Suivi des modifications de Word. Maintenant, il peut démarrer le flux de travail. Flux de travail II: Recueillir des commentaires pour un fichier

Flux de travail II: Recueillir des commentaires pour un fichier Fonctionnement Comment démarrez- vous le flux de travail Recueillir les commentaires et comment les personnes indiquent- elles leurs commentaires ? Supposons que vous possédiez, dans une bibliothèque de documents, un document que vos collaborateurs doivent commenter. Dans la page Flux de travail, cliquez sur le lien Recueillir les commentaires, illustré ici. Ensuite, spécifiez les adresses de messagerie de chaque destinataire, ajoutez des instructions, puis cliquez sur Démarrer. Chaque réviseur reçoit un message électronique comportant des instructions et un lien vers le fichier. Une fois que chacun a apporté des modifications, il revient au message électronique et clique sur Envoyer des commentaires. Au sein de la bibliothèque de documents, la colonne Recueillir les commentaires indique Terminé. Avant de commencer, veillez à activer la fonctionnalité Suivi des modifications dans Microsoft Office Word 2007. Remarque : ce scénario suppose l’utilisation de Microsoft ® Office Word 2007. Le processus est identique pour PowerPoint 2007 et Microsoft ® Office Excel® 2007, à la différence que ces programmes ne possèdent pas la fonctionnalité Suivi des modifications. [Note pour le formateur : cette diapositive est comparable à la diapositive précédente, sauf qu’elle comporte des éléments graphiques statiques à la place d’une animation. Utilisez cette diapositive si vous ne parvenez pas à visualiser l’animation. Supprimez la diapositive actuelle ou la diapositive précédente avant de montrer la présentation.] Flux de travail II: Recueillir des commentaires pour un fichier

Page État du flux de travail Si vous êtes déjà familiarisé avec les flux de travail, vous vous rappellerez de la page État du flux de travail. Il est important de l’utiliser lors de l’exécution du flux de travail Recueillir les commentaires. C’est à cet endroit que vous pouvez voir qui a achevé sa révision. En outre, en bas de cette page, vous pouvez consulter les commentaires généraux de chaque réviseur. Flux de travail II: Recueillir des commentaires pour un fichier

Tâches envoyées toutes en même temps Point à retenir : le flux de travail Recueillir les commentaires fonctionne un peu différemment du flux de travail Approbation. Le flux de travail Recueillir les commentaires envoie toutes les tâches en même temps, alors que le flux de travail Approbation les envoie à une personne à la fois. Cela signifie que dans le flux de travail Recueillir les commentaires, il n’y a aucun ordre séquentiel indiquant qui doit réviser le fichier en premier, en second, et ainsi de suite. Peut-être vous demandez-vous si deux personnes peuvent apporter des modifications à un fichier en même temps ? La réponse est non. La diapositive suivante expliquera ce qui se produit lorsque deux personnes essaient d’apporter des modifications en même temps. Flux de travail II: Recueillir des commentaires pour un fichier

Message Fichier en cours d’utilisation Voici ce qui se produit lorsque deux personnes essaient de modifier un fichier en même temps. Amy a cliqué sur le bouton Modifier le document, puis Bernard a cliqué sur ce bouton sur son ordinateur une seconde après. Il obtient le message Fichier en cours d’utilisation et ne peut pas le modifier tant qu’Amy ne le ferme pas. Flux de travail II: Recueillir des commentaires pour un fichier

Message Fichier en cours d’utilisation Voici ce qui se produit lorsque deux personnes essaient de modifier un fichier en même temps. Toutefois, si Amy laisse le fichier ouvert au moment de partir déjeuner, Bernard peut y accéder dans un délai compris entre 15 minutes et une heure plus tard. La section suivante est davantage consacrée à ce qui se produit si les réviseurs ont besoin de davantage de temps. Si Amy souhaite davantage de temps pour travailler sur le fichier, elle doit d’abord l’extraire. Flux de travail II: Recueillir des commentaires pour un fichier

Si les réviseurs ont besoin de davantage de temps Parfois, les personnes ont besoin d’un peu plus de temps pour réviser. Dans ce cas, la stratégie recommandée pour les réviseurs consiste à extraire d’abord le fichier. Une fois qu’ils ont terminé, les réviseurs peuvent archiver le fichier afin que les autres personnes participant au flux de travail puissent indiquer leurs commentaires. Pour cela, elles doivent tout simplement fermer le fichier, puis l’archiver. Remarque: certaines bibliothèques de documents sont peut-être configurées de manière à exiger l’extraction avant que toute modification ne soit apportée. Si vous souhaitez configurer votre bibliothèque de la sorte, reportez-vous aux détails de l’Aide-mémoire, accessible à la fin de cette formation. Cliquez sur le bouton Microsoft Office, pointez sur Serveur, puis cliquez sur Extraire. Flux de travail II: Recueillir des commentaires pour un fichier

Lorsque l’extraction est requise Si votre bibliothèque est configurée de manière à exiger l’extraction, les réviseurs et vous- même verrez le bouton Extraire à la place du bouton Modifier le document. Lorsque vous cliquez sur Extraire, le fichier est réservé pour vous jusqu’à ce que vous l’archiviez. Flux de travail II: Recueillir des commentaires pour un fichier

Flux de travail II: Recueillir des commentaires pour un fichier Question de test 1 Le flux de travail Recueillir les commentaires envoie les tâches par courrier électronique dans un ordre spécifié par vos soins. Ainsi, une personne peut indiquer des commentaires et, lorsque elle a terminé, la personne suivante peut indiquer ses commentaires, et ainsi de suite. (Choisissez une réponse.) Vrai. Faux. Flux de travail II: Recueillir des commentaires pour un fichier

Question de test 1 : réponse Faux. Le flux de travail Recueillir les commentaires n’envoie les tâches dans aucun ordre. Elles sont toutes envoyées en même temps. Flux de travail II: Recueillir des commentaires pour un fichier

Flux de travail II: Recueillir des commentaires pour un fichier Question de test 2 Pour achever une tâche du flux de travail Recueillir les commentaires, quelle procédure un réviseur doit-il suivre ? (Choisissez une réponse.) Cliquer sur Modifier le document, puis enregistrer le fichier. Cliquer sur Modifier le document, enregistrer le fichier, puis fermer celui-ci afin que les autres personnes puissent l’ouvrir. Cliquer sur Modifier cette tâche, taper une instruction générale, puis cliquer sur Envoyer des commentaires. Cliquer sur Extraire, modifier le document, puis archiver le fichier. Flux de travail II: Recueillir des commentaires pour un fichier

Question de test 2 : réponse Cliquer sur Modifier cette tâche, taper une instruction générale, puis cliquer sur Envoyer des commentaires. Les réviseurs peuvent également omettre l’instruction générale. Ils doivent tout simplement cliquer sur le bouton Envoyer des commentaires, opération qui marque l’achèvement de la tâche. Flux de travail II: Recueillir des commentaires pour un fichier

Flux de travail II: Recueillir des commentaires pour un fichier Question de test 3 Quelle procédure un réviseur peut-il suivre afin de disposer de suffisamment de temps pour modifier un fichier ? (Choisissez une réponse.) Cliquer sur Modifier le document. Cliquer sur Modifier cette tâche. Cliquer sur Extraire. Cliquer sur le bouton Extraire pour modification. Flux de travail II: Recueillir des commentaires pour un fichier

Question de test 3 : réponse Cliquer sur Extraire. Cette opération fournit à un réviseur un temps illimité pour indiquer les commentaires. Flux de travail II: Recueillir des commentaires pour un fichier

Flux de travail II: Recueillir des commentaires pour un fichier Aide-mémoire Pour un résumé des tâches couvertes dans cette formation, voir l’Aide-mémoire.   Flux de travail II: Recueillir des commentaires pour un fichier