Formation des VP Atelier – VP Ressources humaines 15 novembre 2012, UQTR Par Maude Paquette-Normandin, Société canadienne du cancer

Horaire de latelier o Présentation du formateur o Présentation des entrepreneurs o Le conseil de direction o Rôles et responsabilités du VP RH o Lordre du jour et le procès verbal o Le registre des membres o Le registre des actionnaires o Le registre des présences o Les rapports o Période de question o Évaluation de latelier

Le conseil de direction o Prendre les décisions qui simposent pour assurer lefficacité et le succès des activités quotidiennes de lentreprise étudiante; o Respecter les règlements fixés dans les statuts de lentreprise étudiante et assurer le respect du calendrier; o Faire des recommandations qui seront présentées au conseil dadministration pour approbation lors des assemblées; o Après discussion avec le CA et avec lapprobation des conseillers, le comité de direction a le pouvoir de congédier un membre de lentreprise étudiante pour des raisons jugées valables ou tout simplement de lorienter vers un autre secteur de la compagnie. Dans le cas dun congédiement, le professeur responsable ou la direction de lécole doit en être avisé ainsi que le bureau JE ! o Dans le but dassumer ces responsabilités, le comité de direction doit se rencontrer avant chaque assemblée du conseil dadministration et en dautres temps lorsque nécessaire. o Il est important de prendre note que les conseillers ne sont pas membres du comité de direction.

Rôles et responsabilités du VP RH o Le VP RH doit sassurer: o Que tout le monde, employés comme dirigeants, soit à la bonne place o Que tout le monde comprend ce qu'ils ont à faire dans l'entreprise, donc qu'ils comprennent leurs responsabilités et les attentes de l'entreprise à leur égard. o Que les employés soient motivés et prêts à donner leur meilleur effort; o Que le niveau de productivité, de créativité et d'innovation soit élevé o De soutenir le leadership des dirigeants o Du bon fonctionnement de la communication intra organisationnelle o Rédiger les procès-verbaux des réunions o Le v-p ressources humaines a la responsabilité de rédiger les procès-verbaux qui font état des décisions prises lors des réunions de dirigeants et cela suite à chaque réunion du comité de direction. o Fournir au bureau des JE le registre des membres et le tenir à jour o Fournir au bureau des JE le registre des actionnaires et le tenir à jour o Fournir au bureau des JE le registre des présences et le tenir à jour sur une base hebdomadaire

Lordre du jour et le procès verbal o Le but de lordre du jour est de: o Fournir une liste des points à discuter; o Informer les membres des documents et/ou rapports quils devront présenter; o Il doit, préférablement, être envoyé à lavance à tous; o Le but du procès-verbal est de : o Fournir un registre permanent des débats d'une assemblée; o Suivre les progrès; o Informer les absents; o Aider les nouveaux participants à comprendre le fonctionnement de l'organisation et/ou de mettre les nouveaux membres rapidement au courant; o Offrir un guide utile pour évaluer le travail d'un comité ou d'une organisation o Voir exemple!

Le registre des membres o Le registre des membres est en fait la liste des membres de lentreprise-étudiante avec leurs coordonnées Prénom et nom du membre Numéro de Téléphone Adresse électronique Important ! Code permanent 1. 2.

Le registre des actionnaires o Le registre des membres est la liste et les coordonnées de tous les actionnaires de lentreprise-étudiante # de l action (ordre numérique) Vendu par (membre de lentreprise-étudiante) Argent reçu Nom de lactionnaire Numéro de téléphone de lactionnaire DateInitiales

Le registre des présences o Le registre des présences est un document qui prend en note toutes les rencontres de lentreprise-étudiante et la participation de chaque membre de léquipe # de la semaine (selon calendrier JE) Date de la réunion Entrepreneurs

À noter que tous ces documents, se retrouvent sur le site Internet entrepriseetudiante.org et que le VP-TI est responsable de faire parvenir les documents par courriel et/ou papier au bureau des JE o Le plan daffaires Formation CJE Guide de rédaction de plan daffaires Grille dévaluation o Le rapport de mi-année Guide de rédaction du rapport o Rapport aux actionnaires Guide de rédaction du rapport aux actionnaires Grille dévaluation Les rapports