Le rôle de l’audit interne dans le contexte d’organisations gouvernementales québécoises : point de vue des membres de comités d’audit Par Mélanie Roussy, professeure assistante École de comptabilité Faculté des sciences de l’administration Université Laval

L’audit interne et le comité d’audit dans l’administration publique québécoise Scandales financiers du début des années 2000 Nouveau management public Lois refondues du Québec, chapitre A-6.01: Loi sur l'administration publique Lois refondues du Québec, chapitre G-1.02: Loi sur la gouvernance des sociétés d'État Recueil des politiques de gestion, Orientations concernant la vérification interne (C.T. 204419).

Audit interne et comité d’audit Davantage de recherches sont nécessaires Sur les rôles de l’audit interne et du comité d’audit (Davies, 2009, p. 61) Sur l’attitude des membres de comités d’audit au regard des rôles qu’ils doivent jouer en matière de gouvernance et au regard de leurs relations avec les autres acteurs de la gouvernance dont l’audit interne (Zain & Subramaniam, 2007, p. 906 Nous devons en savoir plus sur les relations entre le comité d’audit et l’audit interne du point de vue des personnes qui les vivent (Turley & Zaman, 2004; 2007; Gendron & Bédard, 2006; Zain & Subramaniam, 2007) Notamment dans le secteur public (Davies, 2009)

Questions de recherche Quelles sont les attentes des membres de comités d’audit à l’égard du rôle que doit jouer l’audit interne? Comment les membres de comités d’audit en arrivent à développer ces attentes concernant l’audit interne?

Cadre théorique Théorie des rôles (Katz & Kahn, 1978) Organisation: un système social Concept central: l’ensemble de rôles (role set) Rôle est conjugué au pluriel Chaque ensemble de rôles est particulier à un contexte donné et plusieurs contextes se côtoient dans une même organisation Une même personne peut jouer plusieurs rôles à la fois dans plusieurs ensembles de rôles différents

MCA sont les receveurs de rôles Ensemble de rôles du comité d’audit MCA sont les lanceurs de rôles Ensemble de rôles de l’audit interne

Quelques éléments méthodologiques Étude qualitative Collecte de données par entrevues individuelles De mai à septembre 2010 14 membres (présidents) de comités d’audit d’organisations de l’administration publique provinciale (21 demandes) 2/3 des répondants sont des experts-comptables 28 ans d’expérience (en moyenne) 6 ans d’expérience (en moyenne) en tant que membre de comités d’audit dans l’administration publique provinciale 50% des répondants siègent à plus d’un comité d’audit

Expérience comité d’audit Profil des répondants # Expert comptable Expérience totale (années) Expérience AGQ Expérience comité d’audit Président ou membre Plusieurs comités 1 O 28 20 2 P N 35 30 15 M 3 6 4 P/M 32 5 25 18 21 7 8 29 9 17 10 19 11 12 40 13 14

Résultats Question de recherche # 1 Attentes au regard de la fonction d’audit interne Actions basées sur les risques Aider et supporter le plus haut dirigeant de l’organisation Attentes envers le directeur de la FAI Travailler en étroite collaboration avec le plus haut dirigeant de l’organisation Attentes envers les auditeurs internes Courage Intégrité Esprit de synthèse et esprit critique Habiletés relationnelles et communi-cationnelles

Attentes au regard de la fonction d’audit interne Je m’attends à ce qu’un vérificateur interne soit suffisamment courageux pour dire les vraies affaires. Cela fait partie de ses responsabilités. Le dirigeant et l’organisation sont très exposés s’il ne le fait pas. Cela nécessite beaucoup d’habiletés relationnelles, car c’est comme ça qu’on va chercher l’information. […] C’est important, car les vérificateurs internes, le directeur en tête, doivent travailler avec la haute direction comme les vice-présidents aux opérations, avec des gens qui en ont six pieds par-dessus la tête, qui ont des grosses responsabilités et la vérification interne est quelque chose qui s’ajoute. Le directeur et son équipe doivent arriver à faire entrer les gestionnaires dans une relation « gagnant-gagnant » lors des mandats de vérification. Répondant 4 Fondamentalement, un vérificateur interne ne doit pas être effrayé de dire ce qu’il pense vraiment et d’adresser les zones grises. […] Un bon vérificateur interne doit démontrer un solide esprit de synthèse et pouvoir s’exprimer clairement. Il doit être capable d’aller directement au cœur du problème et de démontrer l’impact de ses recommandations à l’aide d’exemples. Il doit pouvoir dire quelles sont les ressources nécessaires pour mettre en œuvre ses recommandations. Il doit aussi pouvoir dire si le gestionnaire vérifié accepte ses recommandations. Répondant 8 Attentes au regard de la fonction d’audit interne Actions basées sur les risques Aider et supporter le plus haut dirigeant de l’organisation Attentes envers le directeur de la FAI Travailler en étroite collaboration avec le plus haut dirigeant de l’organisation Attentes envers les auditeurs internes Courage Intégrité Esprit de synthèse et esprit critique Habiletés relationnelles et communi-cationnelles

Attentes au regard de la fonction d’audit interne Un vérificateur interne doit savoir gérer les relations humaines.[…] Sinon, il n’obtient pas la collaboration nécessaire des membres de l’organisation et la vérification interne ne peut pas jouer son rôle. Répondant 2 Nous avons besoin de quelqu’un qui a de l’écoute, qui est attentif et qui comprend ce qui se passe. Les qualités fondamentales sont le jugement et l’esprit critique. Un vérificateur interne qui n’a pas de jugement met son dirigeant dans le trouble sans bon sang. Cela ne se trouve pas à tous les coins de rue une personne comme ça. Répondant 4 Un vérificateur interne doit démontrer de l’intégrité, de la rigueur et être ouvert aux débats et à la discussion. Répondant 5   Attentes au regard de la fonction d’audit interne Actions basées sur les risques Aider et supporter le plus haut dirigeant de l’organisation Attentes envers le directeur de la FAI Travailler en étroite collaboration avec le plus haut dirigeant de l’organisation Attentes envers les auditeurs internes Courage Intégrité Esprit de synthèse et esprit critique Habiletés relationnelles et communi-cationnelles

Attentes au regard de la fonction d’audit interne Il doit y avoir une grande complicité entre le haut dirigeant et le directeur de la vérification interne. Il (le directeur de la vérification interne) doit bien connaître ses préoccupations. Répondant 4 Je pense que le directeur de la vérification interne doit parler à son haut dirigeant. Je considère que le directeur de la vérification interne doit être là pour lui. Répondant 6 En pratique, le directeur de la vérification interne doit parler à son haut dirigeant. Il doit s’entendre avec lui avant de venir au comité de vérif. Les gens en arrivent à une entente (sur les rapports ou sur la planification)… avec le haut dirigeant avant de déposer le tout au comité de vérification. Au fil des années, ils (le directeur de la vérification interne et le haut dirigeant) développent une relation de confiance. Répondant 8 Attentes au regard de la fonction d’audit interne Actions basées sur les risques Aider et supporter le plus haut dirigeant de l’organisation Attentes envers le directeur de la FAI Travailler en étroite collaboration avec le plus haut dirigeant de l’organisation Attentes envers les auditeurs internes Courage Intégrité Esprit de synthèse et esprit critique Habiletés relationnelles et communi-cationnelles

Attentes au regard de la fonction d’audit interne Actions basées sur les risques Aider et supporter le plus haut dirigeant de l’organisation Attentes envers le directeur de la FAI Travailler en étroite collaboration avec le plus haut dirigeant de l’organisation Attentes envers les auditeurs internes Courage Intégrité Esprit de synthèse et esprit critique Habiletés relationnelles et communi-cationnelles Le rôle de la fonction de vérification interne est de contribuer à la réalisation de la mission de l’organisation. En conséquence, cette fonction doit considérer les risques qui menacent l’organisation et contribuer à la gestion intégrée des risques. […] Pour que cela marche à long terme, la vérification interne doit apporter de la valeur ajoutée […] en aidant l’organisation à réaliser sa mission (sa raison d’être). Si la fonction est là pour cocher « oui » à la présence de la vérification interne, cela ne sert à rien. Le rôle de la fonction est donc étroitement lié à la gestion des risques… sinon on manque la cible que constitue la raison d’être de l’organisation. (Répondant 1)

Attentes au regard de la fonction d’audit interne C’est (la fonction de vérification interne) l’assurance que le dirigeant est en contrôle de l’organisation et que les processus sont efficients et efficaces en fonction des risques de l’organisation. Aussi, la vérification interne doit s’éloigner de l’attitude punitive et nuisible pour s’orienter plutôt vers une attitude aidante pour les dirigeants de l’organisation. (Répondant 5)   Mes préoccupations sont étroitement liées à l’analyse de risques. Les risques stratégiques sont au cœur de la planification de la vérification interne en lien avec la planification stratégique. Une de mes attentes est que la vérification interne s’intéresse aux risques opérationnels et politiques. Étant donné les ressources limitées, il faut se concentrer sur les risques les plus significatifs. (Répondant 3) Attentes au regard de la fonction d’audit interne Actions basées sur les risques Aider et supporter le plus haut dirigeant de l’organisation Attentes envers le directeur de la FAI Travailler en étroite collaboration avec le plus haut dirigeant de l’organisation Attentes envers les auditeurs internes Courage Intégrité Esprit de synthèse et esprit critique Habiletés relationnelles et communi-cationnelles

Résultats Question de recherche #2 Rôles reçus par les membres de comités d’audit Devoir d’assumer des responsabilités à l’égard de la gestion des risques Devoir de supporter le plus haut dirigeant afin de permettre à l’organisation d’atteindre ses objectifs Ensemble de rôles du comité d’audit

Ensemble de rôles du comité d’audit Mes préoccupations sont étroitement liées à l’analyse de risques. Les risques stratégiques en relation avec la planification stratégique sont des aspects clés de mon travail en tant que membre d’un comité de vérification. (Répondant 3) (En consultant la politique du comité de vérification) nous avons inscrit des attentes spécifiques à l’égard de la gestion des risques dans notre politique. Il est de notre devoir […] d’examiner régulièrement le portrait des risques de l’organisation et la pertinence des contrôles en place et de soumettre des recommandations pertinentes au dirigeant de l’organisation. (Répondant 1) Rôles reçus par les membres de comités d’audit Devoir d’assumer des responsabilités à l’égard de la gestion des risques Devoir de supporter le plus haut dirigeant afin de permettre à l’organisation d’atteindre ses objectifs Ensemble de rôles du comité d’audit

Ensemble de rôles du comité d’audit Normalement, le comité de vérification soit supporter le conseil d’administration dans son rôle de surveillance. [...] Mais, dans la situation où nous n’avons pas de conseil d’administration, nous n’avons pas cette base naturelle. J’ai donc eu une réunion avec le haut dirigeant. Nous avons convenu que le haut dirigeant allait assumer les fonctions normalement dévolues au président du conseil. C’est la base de notre travail. Il apparait qu’il s’agit d’une pratique répandue dans la fonction publique au Québec. Notre comité est donc là pour fournir du support au haut dirigeant et pour lui proposer de nouvelles mesures. (Répondant 1) Dans la fonction publique du Québec, le rôle du comité de vérification est de s’assurer que les mécanismes nécessaires sont en place pour promouvoir la saine gestion et pour s’assurer que la mission de l’organisation, telle que définie dans une loi, soit atteinte. […] Le comité de vérification et la vérification interne sont des outils pour supporter le haut dirigeant à la poursuite de ces objectifs. (Répondant 4) Dans notre organisation, le comité de vérification joue un rôle consultatif auprès du haut dirigeant de l’organisation. (Répondant 8) Rôles reçus par les membres de comités d’audit Devoir d’assumer des responsabilités à l’égard de la gestion des risques Devoir de supporter le plus haut dirigeant afin de permettre à l’organisation d’atteindre ses objectifs Ensemble de rôles du comité d’audit

Discussion et conclusion Rôles reçus par les MCA Gestion des risques Support au haut dirigeant Ensemble de rôles du comité d’audit Attentes des MCA à trois niveaux Fonction Directeur de la fonction Auditeur interne Ensemble de rôles de l’audit interne