Points d'attention du reporting qualitatif Saskia Bollu 7 février 2011

Table des matières I. Généralités II. Tips & Tricks III. Nouveautés IV. Points d'attention

généralités

GÉNÉRALITÉS Notion : plateforme sécurisée (certificat électronique ou eID nécessaire) de communication entre IRP et CBFA (https://portal.cbfa.be/ecorporate) Utilité : téléchargement direct et sécurisé de documents Buts : Dossier permanent (documents essentiels) Vue d'ensemble des obligations de reporting Présentation de l'info descriptive de la CBFA Hypothèses de travail : tous les documents sont exacts et up-to-date tous les documents existants y sont insérés

GÉNÉRALITÉS Il reste encore du chemin à faire ! Company administrator : 150 Utilisateurs : 256 (uniquement les actifs - 721) Documents téléchargés : 4.117 238 IRP 142 statuts 120 règlements de pension et plans de financement 119 SIP 112 conventions de gestion Il reste encore du chemin à faire !

GÉNÉRALITÉS Rappels : Conseils : Présent : uniquement pour les documents relatifs à l'information annuelle Futur : également pour les documents de base Conseils : profiter de l'AG annuelle de 2011 pour approuver les derniers documents-clés ne pas oublier de les insérer dans eCorporate une mission du compliance officer pourrait être la vérification de l'insertion des documents

TIPS & TRICKS

TIPS & TRICKS Téléchargement de plusieurs documents : Quoi ? Comment ? Formulaires pour les membres des organes opérationnels, règlements de pension, conventions de gestion, ... Comment ? Un document principal avec intitulé et nombre d'annexes En annexe les documents Pourquoi ? Permettre un contrôle efficace et un rejet éventuel des documents non-conformes

TIPS & TRICKS CORRECT

TIPS & TRICKS FAUX

TIPS & TRICKS Document à plusieurs utilités renvoi ou télécharger aux différents endroits ex. : rapport annuel du CA et rapport de transparence ex. : charte de gouvernance Document inexistant ne pas mettre un document vide ou sans rapport csq : rejeté - indice Document au mauvais endroit possibilité de le rejeter Rappel : aucun document ne peut être effacé

TIPS & TRICKS Recherche de documents importance de la date de début automatiquement mise sur 12/2010 toujours correspondre avec la date de fin d'un exercice ex. 12/2009

nouveautés

NOUVEAUTÉS liste des actifs en contrepartie de la solidarité réviseurs comme le bilan et le compte de résultats en application des AR LPC et AR LPCI réviseurs possibilité d'être considéré comme une entreprise possibilité de désignation d'un company administrator possibilité de désigner plusieurs utilisateurs Séance d'information ultérieure (avec IRE)

POINTS D'ATTENTION

POINTS D'ATTENTION 1. Rapport annuel du CA 2. Suivi des plans de redressement 3. Désignation des commissaires 4. Transformation en OFP

1. Rapport annuel du CA Contenu (art. 81 LIRP - art. 55 à 58 AR comptes annuels) commentaire sur les comptes en vue d'exposer de manière fidèle l'évolution des activités et de la situation financière Ex. : gestion d’un nouveau régime de retraite, explication des comptes, le rendement des placements, … commentaire sur les événements importants survenus après la clôture de l'exercice Ex. : départ d’une entreprise d’affiliation avec transfert des réserves, faillite d'un employeur,... mesures prises ou à prendre en cas de perte reportée Ex. : plan de redressement, suivi, versements complémentaires,…

1. Rapport annuel du CA commentaire sur le plan de financement Ex. : taux de couverture, modifications nécessaires ou envisagées (adaptations des hypothèses de calcul, …), … commentaire sur la politique d'investissement - hypothèses de rendement du plan de financement Ex. : examen de l'allocation effective, comparaison avec la SIP et avec le rendement attendu, révision éventuelle commentaire sur les principaux risques et incertitudes auxquels l'IRP est confrontée Ex. : situation difficile d'une entreprise d'affiliation, des marchés financiers, inflation, ... commentaire sur la gouvernance Ex. : état des lieux, questionnaire d'auto-évaluation, mesures déjà prises et restant à prendre, timing, ...

1. Rapport annuel du CA Comment ? Pas nécessaire de tout détailler dans le rapport annuel mais documentation doit exister et être à disposition (vérification) Pourquoi ? Connaissance du CA et AG et discussion réelle Quoi ? Pour comptes annuels globaux + patrimoines distincts + régime de pension légale Qui ? le CA ou le(s) liquidateur(s) pour IRP en liquidation

1. Rapport annuel du CA Rapport annuel Rapport de transparence Base légale Art. 81 LIRP Art. 42LPC et 53LPCI Destinataire Assemblée générale Affiliés Obtention Publié avec les comptes Sur simple demande Objet Gestion de l'IRP Gestion de l'engagement de pension Contenu 4. Plan de financement Pour LPC : mode de financement 5. Politique d'investissement Stratégie d'investissement Aspects sociaux, éthiques et environnementaux 1. Situation financière Rendement des placements Structure de frais Participations bénéficiaires

2. Suivi des plans de redressement Plus de communication spécifique - incorporé à la circulaire reporting CBFA_2011_04 du 1er février 2011 www.cbfa.be/fr/bpv/circ/pdf/cbfa_2011_04.pdf Même formulaire que l'année dernière www.cbfa.be/fr/bpv/circ/pdf/cbfa_2011_04-10.pdf Transmis via eCorporate pour le 28 février 2011 Même demande d'être proactif en cas d'indice d'insuffisance

2. Suivi des plans de redressement Rappel : Transmission des documents demandés dans la lettre d'approbation de la CBFA pour le 28 février 2011 au plus tard ex. : PV AG, plan de redressement, de financement , SIP ou règlement de pension adapté,... Rappel : Le suivi du plan de redressement doit être examiné par AG (PV), CA (rapport annuel), commissaire (rapport) ex. : comparaison chiffres de l'exercice avec prévisions

3. Désignation commissaire agréé Mandat commissaire agréé = 3 ans 2011 : ± 90 IRP doivent (re)nommer un commissaire agréé En janvier, une lettre de rappel a été adressée aux IRP L'IRP doit demander à temps l’accord préalable de la CBFA via eCorporate (V.01. Proposition désignation/renouvellement commissaire agréé) pas de formulaire type : tout document est accepté, mentionnant : le nom du commissaire agréé : ou désignation d'un commissaire agréé comme personne physique ou désignation d'une société de réviseurs agréée + son représentant la rémunération les exercices pour lesquels la désignation est faite (2011 - 2012 -2013) pas simplement télécharger le PV de l'AG (l’accord préalable de la CBFA est exigé)

3. Désignation commissaire agréé Si pas d'accord préalable de la CBFA : décision de l'AG "sous réserve de l'approbation de la CBFA" Publication de la nomination dans le Moniteur belge Aussi pour les IRP en liquidation : le commissaire agréé doit exercer ses tâches jusqu'à ce que la liquidation de l'IRP soit complètement clôturée et doit établir un rapport sur la comptabilité de clôture

4. Transformation en OFP Qui ? IRP sous forme d'ASBL ou AAM Quand ? 1er janvier 2012 au plus tard Comment ? Décision AG Csq : Maintien personnalité juridique Utilisation de l'appelation "OFP" Eventuellement adaptation des statuts (LIRP) Sanctions : administratives, pénales voire même retrait de l'agrément (éventuellement conséquences fiscales)

Questions Pour toute question technique (ex. : problème d'accès), consulter le Manuel d'utilisation (en haut à gauche de l'écran sous Help) et si nécessaire Helpdesk : Banque Nationale de Belgique Téléphone : +32(0)2.221.40.60 E-mail:   servicedesk@nbb.be Pour toute autre question (ex : modification dans la fiche d'identification), ecorporate.pva.pp@cbfa.be