Un intranet documentaire : concepts, outils et avantages Journée WebÉducation Martin Sévigny / Irosoft / 14 mai 2009 sevigny@irosoft.com http://www.irosoft.com

Rappel du programme L'intranet devient rapidement le principal outil de travail dans une organisation. De nombreux outils de création et de gestion de ces intranets sont maintenant disponibles. Au cours de cette conférence, nous allons montrer comment un outil de gestion documentaire peut devenir le noyau central d'un intranet, et quels sont les avantages d'une telle approche.

Plan de la présentation Intranet Définitions Gestion Intranet documentaire Outils Gestion de contenu Démonstrations SharePoint Docuthèque

Intranet : définitions Selon le grand dictionnaire terminologique « Réseau informatique privé, à l'intérieur d'une organisation, qui utilise les protocoles de communication et les technologies du réseau Internet » Une définition centrée sur les technologies Mais que fait-on sur un intranet? Wikipedia précise « Les grands chantiers d’un intranet: L'accessibilité des contenus et services L'intégration des ressources La rationalisation des infrastructures »

Intranet : définitions Wikipedia précise (suite) « Pour répondre aux besoins des utilisateurs dans leurs situations de travail professionnelles, l'intranet doit être conçu selon trois principes fondamentaux Toutes les ressources informatiques doivent être référencées et rendues accessibles aux ayants-droit à partir d'un serveur Web ; chaque ressource doit être associée à un groupe d'utilisateurs habilités d'une part et à un profil d'intérêt d'autre part Tout utilisateur doit être identifié et authentifié dans un seul référentiel pour l'accès à l'ensemble des ressources ; dès l'authentification assurée, l'intranet doit être en mesure de propager la session de l'utilisateur pendant toute son activité sans qu'il ait besoin de s'identifier à nouveau Des mécanismes de mises en avant et d'alertes doivent être mises en place pour pousser l'information pertinente vers l'utilisateur et rendre ainsi plus efficace l'utilisation des ressources »

Intranet : définitions Conclusions sur ces définitions générales Les technologies sont relativement bien définies Les objets qu’on y trouve sont vagues mais universels Ressources Utilisateurs Services C’est un outil de travail

Intranet : gestion L’évolution des outils de gestion des intranets Dans le « passé » Pages statiques individuelles Pages statiques avec outil de gestion Site(s) dynamique(s) maison Outil(s) de gestion de sites Internet / intranet « Maintenant » « Extension » aux environnements serveurs et client Exemple : Microsoft Office SharePoint Server Gestion de contenu (ECM) Enterprise Content Management Exemples : OpenText LiveLink; ECM Documentum

Un intranet documentaire Concept fondamental Un intranet conçu autour des documents et des opérations effectuées sur ces documents ou avec ces documents Une approche simpliste? Oui si… On prend une définition trop stricte des documents On se limite réellement aux documents Non si… On considère (conformément au CRGGID) que les documents font partie intrinsèque des processus d’affaires On utilise des outils assez souples pour s’étendre à d’autres objets ou fonctions

Un intranet documentaire Comment y arriver? Stratégie 1 : la gestion documentaire dans un environnement intranet Exemple : SharePoint Avantage : une gestion facilitée de l’intranet dans son ensemble Inconvénient : une gestion documentaire peu structurée, peu intégrée Stratégie 2 : un outil de gestion documentaire en environnement intranet Exemple : Docuthèque Avantage : une solide gestion documentaire Inconvénient : des fonctionnalités autres que documentaire absentes et/ou difficiles à intégrer

Un intranet documentaire Comment y arriver? Stratégie 3 : un outil de gestion contenu (voir la suite) Exemple : Livelink Avantage : une gestion documentaire solide dans un bon environnement intranet Inconvénient : coût (acquisition, implantation)

Gestion de contenu (ECM) Définition récente de l’AIIM: “Enterprise Content Management (ECM) is the strategies, methods and tools used to capture, manage, store, preserve, and deliver content and documents related to organizational processes. ECM tools and strategies allow the management of an organization's unstructured information, wherever that information exists.” Une définition qui a évolué avec le temps En 2001 : « create, manage, customize, deliver, and preserve » En 2001 : « technologies » seulement

Gestion de contenu (ECM) Analyse de la définition de l’AIIM Trois niveaux d’intervention Stratégies Méthodes Outils Cinq actions Acquérir Gérer Stocker Conserver Diffuser

Gestion de contenu (ECM) Analyse de la définition de l’AIIM (suite) Deux objets Contenus Documents Un contexte Processus d’affaires Un objectif Permettre la gestion de l’information non structurée, peu importe d’où elle provient

Gestion de contenu (ECM) Les grandes fonctions de la gestion de contenu Gestion électronique des documents (GED) ou document management (DM) Gestion intégrée des documents (GID) ou records management (RM) Gestion de contenu Web ou web content management (WCM) Gestion des ressources numériques ou digital assets management (DAM) Gestion des courriels ou email management Gestion des processus d’affaires (workflow) ou business process management (BPM) Collaboration Acquisition de données (numérisation) Rapports Recherche

Démonstrations Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS) Docuthèque