Refonte Dossier Unique DDRC Refonte Dossier Unique Synthèse de l’enquête portée auprès des agences témoins Point MAJ au 07 mars 2014

Enquête portée par DDRC inter région auprès de chaque agence témoin DSI

Analyse des réponses concernant l’information effectuée en agence et les difficultés rencontrées DDRC Avez-vous bénéficié d’une information sur la refonte du dossier unique livrée en version V13SI3-palier2 ? 100 % des agences interrogées ont répondu OUI Comment cette information a-t-elle été effectuée ? pendant la journée de fermeture liée à la démultiplication de la version pour 100 % des agences interrogées les supports power-point nationaux et/ou régionaux ont été vus par bon nombre d’agences les RRA ont été en appui sur ce sujet 3 agences précisent avoir eu des ateliers d’appropriations au poste de travail Rencontrez-vous des difficultés dans le traitement du nouveau dossier unique ? 89 % des agences interrogées ont répondu OUI 2 agences signalent aucune difficulté

Synthèse des difficultés énoncées (détails planches suivantes) DDRC Edition du DU : Les principales difficultés concernent les DE qui se présentent physiquement dans leur agence sans leur dossier . Impossible de rééditer le dossier unique (il faut procéder à une nouvelle pré-identification), zone de choix de l’édition reste grisée, et non accessible. Inscription WEB : Allongement du temps de l’EID dans le cas des inscriptions WEB si absence de DU Inscription 3949 : Suite aux inscriptions 3949, certains DE disent ne pas avoir reçu de dossier à remplir (mauvaise utilisation de l’applicatif par les conseillers plateformes ou dysfonctionnement informatique ?) Remplissage de la DAL : L’absence de différenciation entre indemnisation et recherche emploi rend moins claire et moins lisible le remplissage de la DAL Rééxamen : plus de dossier papier pré imprimé, obligation d’installer le dossier par fonction ME01, uniquement accessible aux agents GDD Archivage : Difficultés et lourdeurs pour l’archivage et le contrôle interne

Les difficultés rencontrées dans le cadre des inscriptions WEB DDRC Les principales difficultés concernent les DE qui se présentent physiquement dans leur agence dès lors qu’ils se sont inscrits par internet et qui n’ont pas imprimé (car pas d imprimante, cout trop élevé, etc…) ou ont oublié leur dossier. Dans cette situation, les DE sont orientés sur les bornes PILA ou doivent compléter un nouveau dossier. Allongement du temps de l’EID dans ce cas pour les conseillers. Parfois le conseiller se rend lui-même sur l’espace personnel du DE pour aller chercher la DAL et l’éditer. Certains primo DE se présentent sans DU et sans les identifiants provisoires pour imprimer sur une borne leur dossier Pas de dossier vierge à remettre au DE en cas de besoin Impossibilité de récupérer le dossier via l’outil de « restitution des données internet » mis à disposition du conseiller. Le dossier saisi sur internet est consultable par le conseiller mais le PDF édité est l’ancienne DAL

Les difficultés rencontrées dans le cadre des inscriptions 3949 DDRC La plupart du temps les DE viennent sans leur dossier car délais trop court entre appel 3949 et rendez-vous. Le dossier transmis par la poste n’a pas été réceptionné par le DE. Suite aux inscriptions 3949, les DE disent ne pas avoir reçu de dossier à remplir. La plateforme Web help est-elle bien au fait des pratiques et de la nécessité d’envoyer un dossier ? Plusieurs agences signalent que de plus en plus de demandeurs se présentent sans dossier en disant ne pas l’avoir reçu. Pas de population clairement identifiée Si un DE n’a pas reçu son dossier ou l’a oublié suite à une inscription via le 3949, difficultés rencontrées par les conseillers car il est nécessaire d’effectuer une manipulation spécifique pour créer le dossier. Confusions lorsqu’un demandeur créé une demande de préinscription sur Internet puis appelle ensuite le 3949, le processus lié à la demande d’édition du dossier est compliqué à appréhender.

Les difficultés rencontrées dans le remplissage du dossier DDRC La partie PPAE au milieu de la DAL désorganise la conduite de l’entretien, partie quasiment jamais remplie et renseignée par le DE. L’absence de différenciation entre indemnisation et recherche emploi rend moins claire et moins lisible le remplissage de la DAL . La présentation du document nécessiterait d’être plus aérée. Cadre 4 : comme il n’y a plus le choix de réponse oui ou non : lorsque ce cadre n’est pas renseigné on ne sait pas s’il s’agit d’un oubli ou si la personne n’est pas concernée par les questions. Question « êtes-vous en congé parental » , cette question se trouve au milieu d’affirmations à cocher, elle n’est donc pas vue par les DE et donc très souvent non complétée. La question OUI NON pour le complément libre choix d’activité de la PAJE n’est pas alimentée par le DE car il y a une case à cocher en début de question et qui fait double emploi. A noter que cette question est bloquante si non alimentée . En inscription EID, il manque sur la DAL les cases concernant l’emploi recherché (CDI, CDD, temporaire, temps plein ou temps partiel) La séparation du dernier emploi et des emplois précédents qui ne sont plus sur la même page. Les activités perdues et conservées sont à des endroits différents dans la DAL donc moins lisibles La signature du DE en dernière page est souvent non renseignée .

Les difficultés rencontrées lors de l’archivage du dossier DDRC Le document archivé avec le justificatif identité n’est pas adapté : précédemment archiver la demande d’inscription semblait plus judicieux Au démarrage de ce dossier : pas de consigne donnée sur l’archivage avec ce nouveau dossier unique : demande d’inscription rendue au DE, ou part en traitement et sera archivé en décalé avec l’inscription. Plus de possibilité d’archiver l’inscription seule si le dossier (DAL) est incomplet et rendu au DE. Difficultés et lourdeurs pour l’archivage et le contrôle interne

Les difficultés rencontrées lors des demandes de ré-examen DDRC Plus de dossier papier pré imprimé, obligation d’installer le dossier par fonction ME01, uniquement accessible aux agents GDD Plus de possibilité pour les demandes de réexamen de remettre le dossier à l’accueil de premier niveau , nécessite de faire recevoir le DE en ARC Difficile de différencier les dossiers de demande de réexamen, de celui suite à inscription La solution de contournement via MU64 dans le cadre des réexamens (édition ACDB vierge) n’est pas applicable à la DAJ456 (ACDA).

En synthèse, verbatim …… DDRC Globalement le dossier est ressenti moins lisible + compact et + compliqué La séparation des 3 parties (inscription, DAL, PPAE) est importante Difficultés d’appropriation des fonctions et processus informatiques. Tous les conseillers ne savent pas naviguer dans V2.Le temps de formation nécessaire s’est trouvé noyé au milieu d’une démultiplication conséquente. L’appropriation a été insuffisante. L’action n’ayant pas été générée à l’origine de la demande d’inscription, le processus pour le conseiller n’est pas logique et intuitif (le document n’est accessible qu’après un enchainement de grilles sous V2 et V4, et pas en un simple clic). Renforcer la communication aux DE via une alerte ou un message dès lors qu’ils utilisent internet (ex : N’oubliez pas d’imprimer votre dossier et de noter votre numéro de référence…). Cette livraison a remis en cause l' organisation de travail au sein de l' agence alors que la présentation qui avait été faite ne laissait pas apparaître cette difficulté. Les évolutions livrées en SI2 sont jugées trop tardives. Ces situations sont très pénibles à vivre au quotidien.

Les points positifs relevés au sein des remarques DDRC La demande de réexamen est mieux car accompagnée d’un courrier. Point positif : le rappel sur chaque page du n° identifiant et n° page