ATELIER REGIONAL DU FIDA SUR LEXECUTION DES PROJETS EN AFRIQUE DE L OUEST ET DU CENTRE Douala, Cameroun, du 27 au 30 janvier 2009

MISSION FAIRE DES PROPOSITIONS POUR LAMELIORATION DE LEXECUTION DES PROGRAMMES FIDA EN AOC

EQUIPE 3 24 membres – Benin – Cote dIvoire – Niger – Tchad – 4 CPMs (H. Boirard, M. Tounessi, Carlo Bravi Annabelle Lhommeau – Responsable prêt FIDA Cameron Virginia – Assistant Programme Betty Retta

Bureau – Président : M. TOUNESSI – Facilitateur : M. Mgar DOUMRI – Rapporteurs : KOUAKOU Cécile, Seydou Mariama

RESULTATS ATTENDUS Accroître l`impact et la durabilité Améliorer lexecution et lapprentissage Examen des fiches Pays et Projets Elaborer le Programme de supervision 2009

TRAVAIL A FAIRE Lexamen du portefeuille des prêts et dons et du COSOP Gestion des prêts et des supports à lexécution des projets Proposition daxes damélioration du suivi et lévaluation, de limpact, du SYGRI et de la durabilité Analyse des partenariats, de la gestion des savoir- faire et des innovations Proposition sur le rôle des équipes locales et régionales Examen de lapproche dévaluation des projets FIDA

1. portefeuille des prêts et dons et du COSOP (1) Portefeuille des prets et dons qui seront soumis au CA du FIDA – 2009 DSF 50% – Beninen Avril – Sierra Léoneen Décembre DSF 100% – Cote d Ivoire Decembre – Tchad – Liberia Septembre – 2010 DSF 50% – Benin en Avril DSF 100% – Liberia en Septembre

1. portefeuille des prêts et dons et du COSOP (2) Pour ce qui est du cadre stratégique dinterventions du FIDA (COSOP) la planification prévoit : – 2009 Tchad Septembre – 2010 Côte d Ivoire Décembre

RECOMMANDATIONS COSOP Le COSOP doit : – saligner sur les politiques et stratégies nationales; – être en harmonie avec les stratégies des autres Bailleurs – Être élaboré par le CPMT composé de coordonateurs des projets FIDA et des Directeurs techniques recommandations: -Officialisation du CPMT et de son mandat -Partage du planning et processus de préparation et de conception de programmes, avec les différents pays concernés -évaluation conjointe (Gouvernement/FIDA et révision périodique du COSOP -Définition des indicateurs des performances,

RECOMMMANDATIONS PREPARATION PROGRAMME Coordonnateurs membres de la mission de formulation des programmes pour capitaliser les expériences et les acquis en terme dexécution des programmes. termes de référence seront préparés avec la production dun document de travail sur les modalités dexécution et les outils de gestion du programme Organiser la composition et le rôle du CPMT pour sa contribution à la préparation de programme et les associer au contrôle de qualité mis en place par le FIDA

RECOMMMANDATIONS PREPARATION PROGRAMME MISSION DU CPMT CPMT a pour rôle de couvrir lensemble des étapes du cycle de programme qui inclut le COSOP, la conception de programme, lexécution les supervisions et les évaluations y compris le contrôle de la qualité instaure par le FIDA (QE et QA) participation à la pre approbation au niveau national et aux négociations des prêts et dons entre FIDA et Pays.

Recommandations pour négociation des prêts et dons Etape devrait servir comme moyen ultime pour le gouvernement dapporter des amendements mineurs Implication du CPMT pour appuyer léquipe gouvernementale dans les négociations

Recommandations pour accélérer la mise en vigueur des prêts et dons Simplifier les conditions de mise en vigueur Mettre en place un Don FIDA pour le financement de l`ensemble des activités préliminaires avant lentrée en vigueur du prêt :(recrutement de léquipe projet, plan dopération, situation de référence, finalisation du cadre logique axé sur les résultats, élaboration du manuel de gestion et dopérations, identification des prestataires, élaboration du PPM et lélaboration du PTBA année zéro) Assurer la mise en œuvre des activités préliminaires par un facilitateur (coordonateur programme en cours) ; Celui-ci doit gérer le don sur un compte ouvert dans le projet en cours. ;

2. Recommandations pour la gestion des prêts et supports à lexécution des projets 4 points principaux identifiés – Le PTBA – Le plan de passation des marches – Les DRF – Les Audits

. Recommandations Gestion des prêts et des supports à lexécution des projets Le PTBA Dici 2010, supervision directe de tous les projets par le FIDA qui mettra a disposition les outils standards nécessaires pour la gestion des programmes. Recommandations PTBA doit être axé sur les résultats du programme, en harmonie et en synergie avec les autres programmes FIDA. Mettre à disposition un modèle de PTBA axé sur les résultats Former les acteurs sur les outils de gestion Diffuser les réalisations de tous les projets à travers FIDAFRIQUE Respecter les délais de préparation et dapprobation des PTBAs (31 décembre au plus tard) ;

. Recommandations Gestion des prêts et des supports à lexécution des projets Le plan de passation des marches Recommandations : Recruter un responsable en passation des marchés pour lélaboration du plan de passation et le suivi de lexecution du plan; Révision semestrielle des plans de passation des marchés

Recommandations Gestion des prêts et des supports à lexécution des projets les DRF Recommandations ; Pour le passage à la supervision directe, le FIDA doit sassurer que la lettre a l emprunteur sont communiquée au gouvernement avant toute transaction sur les comptes et la préparation des DRFs; Assurer une formation des cadres de programme sur ladministration des prêts, préparation, suivi des DRFs et la préparation des plans de passation de marches et son suivi; En attendant,les projets concernés en 2009, devront se rapprocher du programme déjà en supervision directe pour acquérir les compétences nécessaires dans la préparation et le traitement des DRFs

Recommandations Gestion des prêts et des supports à lexécution des projets Les Audits Recommandations ; Assurer la formation sur les aspects financiers, comptable, contrôle de gestion interne Réaliser des audits régulièrement et soumettre les rapports au plus tard le 30 juin de lannée suivante

Recommandations pour les projets à risque Assurer la stabilité du personnel du projet, par des mécanismes institutionnels clairement définis dans laccord de prêt Procéder à une évaluation permanente des risques et établir un Plan d Action Prioritaire Assurer le suivi rapproché, Programme d`action durgence, évaluation Réaliser des appui échange entre projet FIDA dun même pays Audit intermédiaire et préparatoire aux audits périodiques

3. Amélioration du suivi et lévaluation, de limpact, du SYGRI et de la durabilité Recommandations : Harmonisation et partage de manuels entre projet FIDA intégrant les indicateurs SYGRI, les indicateurs des programme-pays et indicateurs projets Formation par rapport au manuel, mise a niveau/visite inter projet ; Stratégie de désengagement En faveur de la tutelle, des acteurs locaux de développement et révision du mode opératoire ; Cohérence du suivi évaluation entre programmes, secteur et DCRP; Ne pas sous traiter le suivi évaluation 15 indicateurs de performance maximum

4. Analyse des partenariats, de la gestion des savoir-faire et des innovations (1) Pour laction – FIDAFRIQUE fournira des informations sur ses actions potentielles dans le cadre du FIDAFRIQUE 3, a tous les projets financés par le FIDA ; – rendre l``information sur FIDAFRIQUE (banque de données) avec échanges terrain (UGP prestataires, Ministère, bénéficiaires) – les fora thématiques sur internet – formation en ligne/outils/traduction – site WEB thématique (Assistance technique du FIDAFRIQUE) – TV, RADIO

Analyse des partenariats, de la gestion des savoir-faire et des innovations (2) Pour le dialogue politique – le HUB – Production de documents méthodologique sur le savoir-faire de chaque projet pour partage Pour échange dans le cadre de partenariat – Identifier les Partenariats stratégiques, créer des réseaux à mettre en œuvre dans le cadre de conventions avec d`autres projets

Proposition sur le rôle des équipes locales et régionales Equipe FIDA et équipes locaux Le Directeur – Rencontre annuelle de tous les projets – Assurer la Mobilisation des ressources et le suivi du plan d`actions Le chargé de portefeuilleEvaluation a 360 des CPM par les coordonnateurs et la tutelle GouvernementSuivi rapproché et appui a la mise en œuvre des recommandations des missions de supervision et d``audits (y compris pour les projets a risque) » Respecter des procédures de passation des marches Assistante au programme Contact direct en cas d`absence du CPM

Rôle des équipes locales et régionales (1) OL/FS Participation aux missions de supervision Contact direct éventuel avec le service financier du FIDA et le Coordonnateur, en cas d`absence du CPM Appui a l``exécution (Perin, Zoumana, Régional economist Regional communication officer Accès direct M. Perin, son Associée Stefania ou son assistante Daniella – Le projet peut entrer en contact avec le responsable, en cas d`absence du CPM – KM officer (M. ZOUMANA Bamba) – Accès direct

Rôle des équipes locales et régionales (2) Dons régionaux pour la recherche IFPRI, IITA, WARDA, ICRAF/ACT, M&E, IFDC, SG2000, MANAGEMENT, FIDAFRIQUE, HUB, CASSAVA, CREPA COALI, ICRESAT diffuser les informations sur les objectifs des dons identifiés auprès des projets du cluster 3 ; Assurer une interaction effective entre les dons et les programmes en cours pour améliorer l`efficacité ; Organiser un atelier pour l`ensemble des dons et des projets.

Evaluation des projets FIDA Le groupe prend note de la méthodologie d`actualisation des fiches dévaluation pays et programmes au cours des missions de supervisions recommandations Les termes de référence des misions de supervision 2009 seront basés sur les constats et difficultés relevés lors des missions de supervision 2008.

plan de supervision directe des programmes pour 2009

MERCI POUR VOTRE AIMABLE ATTENTION