Effectuer un achat au CNRS Réunion - Formation du 21/01/2011 1

Sommaire Comment définir son besoin Evaluation financière de son besoin Définir la procédure Quand effectuer une mise en concurrence Objectifs de l’outil PUMA Comment accéder à l’outil PUMA Effectuer une publicité dans l’outil PUMA Autres possibilités de l’outil PUMA Réception des offres Analyse des offres Forme de la contractualisation Information des candidats non retenus Avis d’attribution Risques encourus par la PRM Informations utiles Quoi Qui Comment Questions à la fin de la présentation

1. Comment définir son besoin Connaître son besoin La bonne définition du besoin conduira à la satisfaction complète du besoin. Elle doit être claire, précise et complète en fonction de ses exigences pour permettre une véritable mise en concurrence. Etudier le marché fournisseur (internet, congrès, test de matériels…) Rencontrer des fournisseurs pour étudier les différentes solutions techniques Recueil d’information en interne ou auprès d’autres laboratoires, partenaires… Prise en compte de son enveloppe financière Fiches d’aide à la définition des besoins disponibles sur l’intranet achats rubrique « Les bonnes pratiques d'achat » Les services Hygiène Sécurité et Patrimoine Logistique de la délégation doivent être sollicités pour certains achats d’équipements ou de prestations de travaux !

2. Evaluation financière de son besoin Prestation récurrente : achats effectués de manière récurrente ou habituelle Achats effectués en N-1 (montant pour un code famille) Prise en compte des prévisions en N (accueil nouvelle équipe, nouveau contrat…) Budget alloué pour l’année à venir

2. Evaluation financière de son besoin (suite) Prestation ponctuelle : survient à un moment donné ou qui répond à une même finalité Fonction de l’utilisation, ce qui est nécessaire (utilisation de COUGAR par exemple) => pas de sur-qualité ni de sous-qualité Accessoires Intégration de prestations complémentaires en options (extensions, des accessoires…) Seule la PRM (Personne Responsable des Marchés) décide ou non, au moment de la signature du marché, de les retenir. Découpage en tranches (raisons techniques, financières) En cas de mutualisation avec plusieurs unités, l’évaluation doit prendre en compte les besoins de chaque unité.

3. Définir la procédure Besoin inférieur à 125 K€ Procédure adaptée Besoin supérieur à 125 K€ Procédure formalisée => contact Délégation Régionale Recours aux accords-cadres nationaux (RECA) ou aux marchés nationaux (informatique, abonnements) ou locaux Procédure dérogatoire notion de fournisseur unique produit non substituable commande complémentaire compatibilité

4. Obligations de mise en concurrence et publicité (au sein du laboratoire) Besoin non couvert par un marché local ou un accord-cadre national ou un marché national Besoin ponctuel ou régulier compris entre 20 K€ et 125 K€ L’utilisation de l’outil PUMA est recommandée et même pour des achats inférieurs à 20 K€

5. Objectifs de l’outil PUMA Respect des principes fondamentaux de l’achat public Egalité de traitement des candidats Transparence des procédures Accès à la commande publique Faire connaître son besoin Elargir la concurrence (large diffusion des avis de publicité) L’outil PUMA ne doit pas être utilisé pour effectuer un avis de régularisation ! !

6. Comment accéder à l’outil PUMA (PUblicité pour les Marchés à procédure Adaptées) Connexion initiale : http://www.dgdr.cnrs.fr/achats/

6. Comment accéder à l’outil PUMA (suite) Accès restreint, par mot de passe Identifiant : achatcnrs Mot de passe : !@ch@tcnrs!

6. Comment accéder à l’outil PUMA (suite) Nomenclature et OUtils pour les Besoins d’Achats

6. Comment accéder à l’outil PUMA (suite) IMPORTANT : Pour des raisons de sécurité, l'accès au portail se fait par une authentification basée sur : * un identifiant fourni par l’administrateur de profil Nouba désigné par le directeur de votre structure (Ex. : Pour un agent nommé Martin appartenant à l’unité UMR9999, nommer le login de la façon suivante : UMR9999_MARTIN) ; * et un mot de passe que vous, utilisateur final, allez déterminer lors de la création de votre compte d’accès.

7. Effectuer une publicité dans l’outil PUMA Onglet 1 : Généralités La désignation doit être succincte claire et précise pour un fournisseur A compléter uniquement si la typologie « récurrent » a été sélectionnée. L’avis de publicité peut être passé pour une durée d’approvisionnement de 1, 2 ou 3 ans en fonction de la prestation. Le montant global découle de l’évaluation de l’achat faite au préalable . Lorsque l’on sait que peu de sociétés seront en mesure de répondre à l’intégralité de l’achat ou de la prestation, il est préconisé d’avoir recours à l’allotissement, toujours dans un but d’élargir la concurrence. Effectuer une publicité dans l’outil PUMA Si vous cochez uniquement « dossier de candidature », les candidats remettront un dossier de candidature. Le dossier technique sera ensuite adressé aux candidats sélectionnés, après analyse de leur candidature. Cette solution est à utiliser lorsque l’on sait que la publicité va engendrer un grand nombre de réponse ou lorsque le cahier des charges est confidentiel et que l’on souhaite en limiter la diffusion. Délai laissé aux fournisseurs pour assurer la prestation ou la livraison Date à laquelle on envisage le début d’exécution.

7. Effectuer une publicité dans l’outil PUMA Onglet 2 : Besoin Vous précisez si le matériel doit être neuf ou d’occasion/exposition ou indifférent. La sélection «d’occasion/exposition » ne doit pas limiter la concurrence. La description technique doit être qualitative ou quantitative, claire et précise et porter sur ses exigences fonctionnelles et/ou techniques. Le descriptif ne doit pas être discriminatoire, la citation de marques est à proscrire. Principe : tous les fournisseurs doivent avoir le même niveau d’information. Vous pouvez indiquer s’il s’agit d’un marché à bons de commande, les modalités de versement des avances, acomptes , les reconductions, les clauses d’évolution des prix, de pénalités. Propositions d’autres solutions techniques par les sociétés, modifications substantielles des spécifications techniques La variante ne doit pas modifier le cahier des charges. Des clauses peuvent être intégrées dans la définition des besoins (références, normes, Écolabels) ou dans l’exécution de la prestation (livraison, transport)

7. Effectuer une publicité dans l’outil PUMA Onglet 3 : Candidature Les documents permettront d’avoir des renseignements sur les capacités financières, techniques et professionnelles. Il est possible de limiter le nombre de candidats auprès desquels le cahier des charges sera adressé. Cette rubrique est à utiliser avec prudence.

7. Effectuer une publicité dans l’outil PUMA Onglet 4 : Offres Il est recommandé que les sociétés prennent connaissance et valident nos conditions générales d’achat. Délai pendant lequel l’offre est valable (délai pour l’analyse). En cas de dépassement, il convient de demander à la société validation du maintien de son offre. Prévoir un délai cohérent avec la nature de la prestation.

7. Effectuer une publicité dans l’outil PUMA Onglet 4 : offres L’analyse au regard de critères pondérés ou hiérarchisés est différente. Il est recommandé d’analyser les offres dans leur ensemble et par conséquent de choisir la pondération Il est possible d’analyser les offres sur ce critère uniquement si vous n’avez pas imposé le délai d’exécution dans le descriptif technique. L’ensemble des critères sélectionnés servira à analyser les offres conformes au cahier des charges. La procédure adaptée offre la possibilité de négocier. Il est possible de fixer un nombre maximum de sociétés avec lesquelles vous engagerez les négociation.

7. Effectuer une publicité dans l’outil PUMA Onglet 5 : Contacts En cas de contact des sociétés, si vous communiquez des informations que vous jugez nécessaires de communiquer à toutes les sociétés, je vous recommande d’effectuer un avis de rectification dans l’outil PUMA.

7. Effectuer une publicité dans l’outil PUMA Onglet 6 : Infos complémentaires Vous pouvez indiquer toute autre information jugée utile au bon déroulement de la procédure : visite des installations, spécificité du laboratoire, phase de tests… A utiliser si vous souhaitez joindre certains documents nécessaires à la consultation.

8. Autres possibilités de l’outil PUMA La modification est possible tant que la publicité n’est pas publiée. Sélectionner la publicité sur laquelle vous souhaitez intervenir

8. Autres possibilités de l’outil PUMA La recherche d’un avis de publicité peut se faire selon plusieurs critères

9. Réception des offres Plusieurs possibilités de réception (fax, mèl, sur l’outil PUMA…) Les offres doivent parvenir dans les délais indiqués dans l’avis de publicité Seules les offres reçues dans les délais sont acceptées => égalité de traitement des candidats

10. Analyse de l’offre 1 – Analyse Vérification de la conformité des offres reçues dans les délais Possibilité de contacter les sociétés si des éléments sont absents ou manquent de clarté dans l’offre Etude et comparaison des offres conformes selon les critères de sélection des offres définis dans l’avis de publicité et de leur pondération Objective Traçabilité de l’analyse dans un rapport

10. Analyse de l’offre (suite) 2 – Négociation Avec toutes les sociétés dont l’offre est conforme Ou fonction du nombre fixé dans la PUMA Entretien avec les sociétés sur place, par téléphone ou par mèl Objectifs : Améliorer la qualité de l’offre des sociétés La négociation doit être conduite de manière équitable (même temps de parole, informations identiques communiquées). Les offres sont confidentielles et aucune information ne doit être divulguée lors des échanges. !

10. Analyse de l’offre (suite) Après négociation demande nouvelle offre Nouvelle analyse sur les mêmes critères de sélection Méthode : Publicité -> Réception des offres -> Analyse -> Négociation -> Demande de remise de la dernière offre -> Classement des offres -> Choix de la meilleure offre Proposition d’une méthode : notation de chaque critère sur 10 et application du coefficient (Exemple : si 30 % application du coefficient 3) Formaliser, valoriser et tracer la négociation dans un rapport d’analyse des offres

9. Choix de l’offre 10. Analyse de l’offre (suite) 3 - Sur quoi peut porter la négociation La qualité technique La quantité Le délai de livraison, la garantie, le SAV Les accessoires Le prix…. Pour vous aider, le guide de la négociation est disponible sur l’intranet achats rubrique « Les bonnes pratiques d'achat » point 4.

4 – Sélection de l’offre 10. Analyse de l’offre (suite) Retenir l’offre la mieux-disante, c’est-à-dire qui prend en compte tous les critères de sélection fixés dans la PUMA Transmission de l’analyse effectuée par l’acheteur à la PRM (Personne Responsable des Marchés) accompagnée du formulaire d’accompagnement d’une offre économiquement la plus avantageuse (FACOA) complétée Validation du choix par la PRM et engagement financier

11. Forme de la contractualisation Apprécier en fonction de l’objet et du risque Pour les procédures à faible enjeu bon de commande + conditions générales d’achat Pour les procédures à enjeu moyen bon de commande + conditions générales d’achat + annexe au bon de commande Pour les procédures à enjeu élevé contrat simple Les grilles d’évaluation ainsi que les documents sont disponibles sur l’intranet achats rubrique « base documentaire »

12. Information des candidats non retenus Obligation => Transparence des procédures Respect du travail fourni Traçabilité Communiquer les avantages de l’offre retenue aux sociétés qui en font la demande Ne pas adresser le rapport d’analyse aux fournisseurs évincés ainsi que des éléments susceptibles de révéler les offres des autres candidats comme, les secrets commerciaux, les brevets et les savoir-faire. !

13. Avis d’attribution Principe : Création d’un avis pour déclarer le nom du fournisseur retenu ainsi que le montant Ou création d’un avis pour déclarer soit la procédure infructueuse ou soit sans suite Transparence des procédures

13. Avis d’attribution (suite) 2 possibilités : Soit en sélectionnant l’avis de publicité concerné Soit en indiquant le n° de l’avis Vous obtenez uniquement les avis de votre unité.

13. Avis d’attribution (suite) La modification est possible tant que l’avis d’attribution n’est pas publié. L’avis peut être également supprimé. Sélectionner la publicité sur laquelle vous souhaitez intervenir

14. Risques encourus par la PRM en cas de violation des principes de la commande publiques Annulation de la procédure ou du contrat Pénaux Délit de favoritisme Corruption et trafic d’influence Prise illégale d’intérêt

15. Informations utiles Accès intranet achats Guide de l’achat au CNRS Identifiant : achatcnrs Mot de passe : !@ch@tcnrs! Guide de l’achat au CNRS http://www.dgdr.cnrs.fr/intranetachats/guide-outils/guide/pdf/Guide_DU_2010.pdf Guide de la négociation http://www.dgdr.cnrs.fr/intranetachats/guide-outils/guide/pdf/Guide-nego.pdf Fiches d’aide à la définition des besoins http://www.dgdr.cnrs.fr/intranetachats/guide-outils/guide/bpa.htm Plateforme des achats durables http://www.acheteurdurable.com/pages/accueil-0 Grille d’évaluation pour les contrats http://www.dgdr.cnrs.fr/intranetachats/guide-outils/outils/docs_types.htm

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