Master 2 MIAGE spécialité ACSI Céline BONNEFOY Alexandre GEAY Aline GRAEFFLY Cendrine MARTIN Le 24/11/2006 Audit interne Master 2 MIAGE spécialité ACSI

Sommaire Notre Mission Présentation de l’existant Forces identifiées Faiblesses Conclusion

Notre Mission Présentation de l’existant Forces identifiées Faiblesses Conclusion Notre mission Audit du contrôle interne de la procédure de paiement des factures d’une Caisse Régional d’Assurance Maladie Périmètre : De la réception de la marchandise Au paiement effectif de la facture Objectifs : Identifier les forces et les faiblesses de l’organisation S’assurer des forces et des faiblesses identifiées par des tests Déterminer les axes d’amélioration

Présentation de l’existant Notre Mission Présentation de l’existant Forces identifiées Faiblesses Conclusion Présentation de l’existant Le service Réception s’occupe de la réception des marchandises Le service Achats s’occupe de l’émission de la commande et de la réception de la facture Le service Comptabilité s’occupe du paiement effectif de la facture ; il est décomposé en trois parties : Responsable comptable Agent comptable Technicien La direction s’occupe de la signature de la facture Le fournisseur n’est pas un service interne

Forces identifiées Contrôle des marchandises service de réception : Notre Mission Présentation de l’existant Forces identifiées Faiblesses Conclusion Forces identifiées Contrôle des marchandises service de réception : contrôle la qualité et la quantité des marchandises reçues service achat : Vérification correspondance marchandises livrées - bon de commande

Forces identifiées Archivage Papiers importants archivés : Notre Mission Présentation de l’existant Forces identifiées Faiblesses Conclusion Forces identifiées Archivage Papiers importants archivés : bon de livraison, bon réception daté et signé et l’ordre de paiement agrafé à la facture Rapidité de recherche L’archivage et la bonne organisation de ces documents permettent de les retrouver rapidement si besoin. De plus, comme les documents sont archivés à chaque étape, le département garde une trace écrite de toutes les étapes ce qui facilite une vérification prochaine

Forces identifiées Contrôles faits par les responsables Notre Mission Présentation de l’existant Forces identifiées Faiblesses Conclusion Forces identifiées Contrôles faits par les responsables Contrôles les plus importants (comptabilité) Bonne supervision des tâches Engagement de leur responsabilité

Forces identifiées Gestion des chèques, factures et ordres de paiement Notre Mission Présentation de l’existant Forces identifiées Faiblesses Conclusion Forces identifiées Gestion des chèques, factures et ordres de paiement Respect des données de la facture et de l’ordre de paiement Respect des lois lors de la conservation des justificatifs Originaux conservés

Forces identifiées Bonne organisation comptable Notre Mission Présentation de l’existant Forces identifiées Faiblesses Conclusion Forces identifiées Bonne organisation comptable Archivage facture et ordre de paiement Numéro du chèque sur la facture Classement par fournisseur Bonne séparation des tâches

Tests confirmant les forces Notre Mission Présentation de l’existant Forces identifiées Faiblesses Conclusion Tests confirmant les forces Vérifier le respect du contrôle interne au début de la procédure de paiement des factures Observation physique : observer la réception des marchandises et le contrôle de la qualité et de la quantité Vérifier la cohérence des pièces justificatives afin de voir si la conservation des pièces justificatives est conforme à la réglementation Sondage : sélection d’un ensemble de factures archivées et vérifier les pièces justificatives les accompagnant

Faiblesses Fait : Recommandation(s) : Notre Mission Présentation de l’existant Forces identifiées Faiblesses Conclusion Faiblesses Fait : Numéro de chèque pas toujours sur la facture Recommandation(s) : Définir une procédure (tampon) Informer les employés (note de service) Former Cause(s) : Pas de procédure et/ou agents non informés Conséquence(s) : Non uniformité dans les pièces justificatives. Pointage + difficile

Faiblesses Fait : Recommandation(s) : Problème de traçabilité Notre Mission Présentation de l’existant Forces identifiées Faiblesses Conclusion Faiblesses Fait : Problème de traçabilité Recommandation(s) : Établir une liste des personnes autorisées en spécifiant leur nom ou leur grade. Mettre en place système d’identification Cause(s) : Pas d’identification Pas de liste de personnes autorisées Conséquence(s) : Pb de suivi. Qui a effectué quelle tâche?

Faiblesses Fait : Recommandation(s) : Notre Mission Présentation de l’existant Forces identifiées Faiblesses Conclusion Faiblesses Fait : Bon de réception inexploité à la comptabilité Recommandation(s) : Editer un bon de réception en moins Améliorer la communication inter services Diffuser une note de service Cause(s) : Manque de communication inter services Conséquence(s) : Perte de temps – papier supplémentaire

Faiblesses Fait : Recommandation(s) : Notre Mission Présentation de l’existant Forces identifiées Faiblesses Conclusion Faiblesses Fait : Flou en cas de non correspondance entre documents Recommandation(s) : Établir une procédure pour chaque contrôle Cause(s) : Pas de procédure Conséquence(s) : quoi faire? Chacun comme il veut?

Faiblesses Fait : Recommandation(s) : Notre Mission Présentation de l’existant Forces identifiées Faiblesses Conclusion Faiblesses Fait : Duplicata enregistrés au service comptable Recommandation(s) : Différencier par un tampon « DUPLICATA » Si duplicata, vérifier non règlement Créer une procédure d’enregistrement des factures Cause(s) : Pas de différentiation entre original et duplicata Conséquence(s) : Double enregistrement de facture -> payée 2 fois

Faiblesses Fait : Recommandation(s) : Notre Mission Présentation de l’existant Forces identifiées Faiblesses Conclusion Faiblesses Fait : Contrôles multiples sur les justificatifs Recommandation(s) : Ne pas vérifier les documents par le responsable ou par l’agent Cause(s) : Mauvaise communication Conséquence(s) : Double contrôle au sein du même service -> perte de temps

Tests relevant les faiblesses Notre Mission Présentation de l’existant Forces identifiées Faiblesses Conclusion Tests relevant les faiblesses Mesurer le nombre de factures ayant un duplicata et un original bien distinct Sondage : sélection d’un certain nombre de factures et vérifier le nombre de factures ayant un duplicata et un original bien distinct Evaluer le nombre de factures sans numéro de chèque associé Sondage : sélection d’un certain nombre de factures archivées et vérifier le nombre de factures sans numéro de chèque associé Contrôle de l’authentification Circularisation : voir auprès d’un responsable s’il peut retrouver en cas de problème (non respect de la procédure : par exemple accepte de la marchandise alors qu’elle est de mauvaise qualité, manque de contrôle dans la comparaison de bons,…) quel employé a réalisé une tâche Evaluation de la communication inter services Sondage : demander aux employés d’un service ce que fait un autre service au niveau du paiement afin de voir s’il existe un manque de communication

Conclusion Bilan mitigé Suivi Bonne gestion globale Notre Mission Présentation de l’existant Forces identifiées Faiblesses Conclusion Conclusion Bilan mitigé Bonne gestion globale Manque de procédures Suivi Réunion dans 1 semaine avec les responsables de chaque service pour mise en place des recommandations Réunion dans 2 mois pour vérifier la bonne mise en œuvre de ces recommandations

Merci de nous avoir écouté Céline BONNEFOY Alexandre GEAY Aline GRAEFFLY Cendrine MARTIN Le 24/11/2006 Merci de nous avoir écouté