La démarche d’appui en Archivage Programme d’Appui aux Collectivités Territoriales

Présentation du PACT Domaines d’intervention : Administration et gestion communale Gestion des ressources naturelles Gouvernance de l’économique locale Développement social La mission du PACT : renforcer les capacités des acteurs des CT dans l’accomplissement des fonctions issues de décentralisation

Présentation de la démarche Archivage Le constat : Absence ou défaillance du système de classement et des méthodes d’archivages Absence de local, d’équipement ou matériel adéquat Méconnaissance par les élus et le personnel des textes régissant l’archivage au Mali Difficultés à répondre aux demandes d’information des citoyens

Présentation de la démarche Archivage L’importance de l’archivage : Les archives communales font partie intégrante des archives du MATCL qui, elles aussi, appartiennent au patrimoine archivistique national La bonne tenue des archives à quelque niveau que ce soit constitue un devoir patriotique tant pour les administrés que pour les élus Une bonne gestion des archives est un des critères fondamentaux de l’appréciation et de l’évaluation des performances des Collectivités Territoriales La bonne tenue des archives est un gain de temps, d’argent et d’espace

Présentation de la démarche Archivage Objectifs : Rendre accessibles aux élus et aux agents communaux les données de base théoriques et pratiques leur permettant d’appliquer la loi Permettre aux collectivités territoriales de rendre des services de meilleure qualité à leurs administrés Contribuer à la sauvegarde des documents qui procèdent de leurs activités et qui sont imprescriptibles et inaliénables

Les étapes de la démarche dans la collectivité DÉMARRAGE PRÉPARATION OPÉRATIONS AUTONOMISATION > Identification du besoin > Demande d’appui > Information, responsabilisation, validation > Formation théorique > État des lieux > Formation pratique > Planification > Suivi > Bilan / restitution > Suivi > Recyclage > Mission de clôture

Identification d’un besoin Démarrage Identification d’un besoin Demande d’appui

Information, responsabilisation, validation Activité principale Acteurs concernés Objectif Présentation de la démarche suivie d’un débat en CLO puis d’un vote pour les CT qui souhaitent bénéficier de l’appui Élus Services techniques Tutelle Secrétaires généraux Susciter l’adhésion des CT à la démarche

Ateliers de formation théorique et pratique

Formations et état des lieux Activité principale Acteurs concernés Objectif Formation théorique Maires Services techniques Tutelle Secrétaires généraux Secrétaires administratifs Régisseurs (+ élu chargé de l'état civil) Donner aux agents les notions de base en archivage État des lieux Agents communaux Élus + tutelle Analyser la situation spécifique de la CT Formation pratique Appliquer les notions théoriques Suivi de la formation pratique S’assurer que les notions acquises ont été mises en pratique

Planification Quoi ? > les actions que l’on va faire Qui ? > les responsables des actions Comment ? > la méthode et les outils Quand ? > les dates et la durée

Validation et planification du processus Activité principale Acteurs concernés Objectif Bilan des formations Agents communaux Élus Dégager les forces et faiblesses de chaque commune Responsabiliser les communes pour l'archivage Validation des outils de suivi-évaluation Obtenir un consensus autour du système et des outils de suivi

Suivi / Recyclage > S’assurer de la dynamique du processus > Identifier les faiblesses pour faire des recommandations > Apporter des compléments de formation pour consolider les acquis > Renforcer les mécanismes de suivi par les acteurs locaux (maire, tutelle…)

Suivi Activité principale Acteurs concernés Objectif Suivi interne (par la commune) Comité de suivi interne Vérifier que le système d'archivage est fonctionnel Suivi de la tutelle Agents communaux Élus Sous-préfet Structure d'appui Inspecter le système d'archivage Suivi structure d'appui Consolider la pratique

Bilan / Restitution Au bout d’un an de mise en œuvre, un BILAN du processus est fait. Les résultats de ce bilan sont partagés publiquement lors de la RESTITUTION.

Bilan / Restitution Activité principale Acteurs concernés Objectif Bilan des suivis Agents communaux, bureau communal (+ tutelle) Susciter l’émulation des CT Faire le bilan des performances Restitution Agents communaux, bureau communal Tutelle Autorités régionales Structure d'appui Dégager des pistes de pérennisation du système

Autonomisation Suivi > la structure d’appui fait un dégressif Recyclage > en fonction des besoins (arrivée de nouveaux agents, problèmes récurrents…)

Autonomisation Activité principale Acteurs concernés Objectif Suivi / recyclage Agents communaux Élus Tutelle Assurer l’autonomisation des CT en matière d’archivage Mission de clôture Agents communaux, bureau communal Autorités régionales Structure d'appui Laisser les CT s’approprier le système

> Le système d’archivage est fonctionnel dans la commune Mission de clôture > Le système d’archivage est fonctionnel dans la commune

En résumé… Avant Après