VirtuaConsortium / rbnj, Virtua Consortium Présentation succincte décembre 2008 GROUPE PRÊT ET OPAC DU RBNJ Complétée pour le catalogage ATC

2 Table des matières Avertissement 2 Généralités sur la version consortiale 3 Prêt à domicile11 Prêt entre bibliothèques20 OPAC: nouveaux accès22 Catalogage ATC: - Nouveautés31 - Rappel Dual model50 Le mot de la fin57 VirtuaConsortium / rbnj,

3 Avertissement Ce document présente les nouveautés avec Virtua Consortium telles quelles sont connues le vendredi 19 décembre Il nest pas exclu que des aménagement soient apportés dici au 5 janvier L'accent et mis sur le prêt et prêt entre bibliothèques, les accès et l'opac et sur le catalogage ATC. VirtuaConsortium / rbnj,

4 Il y a du changement dans lair … VirtuaConsortium / rbnj,

5VirtuaConsortium / rbnj, Le 5 janvier, le « client » Virtua aura changé, un tout petit peu Il y a des changements profonds dans « larchitecture » de RERO Mais, par exemple, les manières de se connecter restent les mêmes : vous utilisez vos login et mot de passe locaux (3XXX, 4XXX ou 5XXX et nenomp) ; il ny a plus quune seule connexion à faire

6VirtuaConsortium / rbnj, POUR SE CONNECTER: AVANT (situation actuelle) APRES (avec Virtua Consortium)

7 VirtuaConsortium / rbnj, Pour faire un test il faut que la version du logiciel Virtua Consortium soit déjà installée sur votre poste de travail, ce qui est très facile (sauf sil y a des problèmes de firewall) ! Virtua.test.rero.ch

8VirtuaConsortium / rbnj, Les notices ont toujours la même apparence … Mais tous les exemplaires dun même ouvrage qui se trouvent dans le Réseau romand des bibliothèques sont visibles, rattachés à une seule notice

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10VirtuaConsortium / rbnj, Avec des adaptations régionales : Si vous êtes connecté avec un login vaudois par exemple, les exemplaires vaudois apparaissent en premier Et on ne peut pas faire de dégâts ailleurs:

11 Il ny a plus quun fichier de lecteurs-trices Les dossiers des personnes inscrites dans plusieurs institutions avec un numéro de carte identique sont fusionnés dans le cadre de la migration. Les données uniques, communes (le nom, le prénom, la date de naissance, ladresse, le courriel) seront récupérées depuis le dossier où aura été effectuée la transaction la plus récente. VirtuaConsortium / rbnj,

12 Fichier de lecteurs-trices Les autres données, comme par exemple le type de lecteur ou les notes, seront dédoublées avec un suffixe $5 sigle de linstitution ($5 nj pour nous) Les dossiers des personnes inscrites dans plusieurs institutions avec des numéros de carte différents sont aussi fusionnés. On ne sait pas encore si tous les numéros seront conservés dans le dossier fusionné. VirtuaConsortium / rbnj,

13 Fichier des lecteurs-trices Les dossiers de lecteurs-trices qui nauront pas été fusionnés automatiquement le seront a posteriori manuellement, et ceux à double tendront à disparaître Il faut toujours vérifier, dans le cas dinscription dune nouvelle personne, si elle nest pas déjà présente « ailleurs », en cherchant avec ses nom et prénom VirtuaConsortium / rbnj,

14 Changement de mot de passe Le mot de passe nest plus visible dans la version Consortium. Si une personne a oublié son mot de passe, il faudra effacer en zone 015 le $c et le mot de passe codé se trouvant à la suite du numéro du lecteur et ajouter un $b avec un mot de passe bidon que le lecteur changera dès sa prochaine connexion. VirtuaConsortium / rbnj,

15 On voit les dates de naissance pour différencier les personnes VirtuaConsortium / rbnj,

16 Pour une nouvelle notice de lecteur-trice, cest comme avant, sauf que … Les types de lecteurs sécrivent désormais 030 nj-ba ; 030 nj- ca ; 030 nj-ui ; 030 nj-la ; 030 nj-la (etc., cf. la liste dans le manuel en ligne sur le site du RBNJ) La zone 247 (mention de la bibliothèque qui fait la nouvelle carte = bibl. dattache) doit être «signée à la main»: 247 bpun $5 nj ; ou: 247 bvcf $5 nj (cf. le manuel cité ci-dessus) Une éventuelle note 500 aussi : $5 nj Les autres zones nécessitant un $5 nj lobtiennent automatiquement (015, 042 par exemple) VirtuaConsortium / rbnj,

17 Un lecteur dune institution de réro est par défaut … … un lecteur bibliopass dans une autre institution de réro (une lectrice aussi, bien entendu) il ny a donc même pas besoin sil vient dans votre bibliothèque, de compléter sa carte avec une zone 030 nj-bo mais on peut le faire si on le veut ; on vérifiera éventuellement les données communes VirtuaConsortium / rbnj,

18 Mutualisation des amendes On peut encaisser des amendes dautres institutions Les amendes sont à considérer au sens strict : pas dencaissement de caution, de frais, de frais pour ouvrage perdu, de frais administratifs, etc. Noter les cas problématiques afin quon puisse adapter les pratiques VirtuaConsortium / rbnj,

19 Blocage dune carte On ne sait pas trop si les blocages ou quels blocages sont répercutés sur lensemble des institutions : un blocage valaisan empêcher-t-il un prêt dans linstitution neuchâteloise ? (à vérifier, cela dépend peut-être de la « sorte » de blocage, il y a des blocages forts et des blocages plus faibles) Noter les cas problématiques afin quon puisse signaler ce qui ne va peut-être pas VirtuaConsortium / rbnj,

20 Prêt entre bibliothèques (peb) Les demandes se font toujours à travers ill-réro La bibliothèque propriétaire (A) du document le prête à la bibliothèque (B) qui fait la demande A réception du document, la bibliothèque B avise la personne qui a fait la demande et lui prête le document La date de retour est celle fixée par A sur le bon de commande ill-réro Pour les prêts on utilise le code barres du document VirtuaConsortium / rbnj, correction

21 Prêt entre bibliothèques (peb) Dans ill-réro, la demande reste avec le statut: lecteur avisé Le document peut être rendu dans de nombreuses bibliothèques du rbnj, notamment les principaux lieux participant à la navette, ainsi quailleurs dans réro (sera précisé plus tard) Le prêt du document peut être prolongé à travers le dossier de lecteur-trice VirtuaConsortium / rbnj, correction

22VirtuaConsortium / rbnj, Changement pour le public: Le Vocabulaire RERO Devient pleinement un outil de recherche et permet désormais de lancer directement une recherche à partir dun terme:

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25VirtuaConsortium / rbnj, Il y a des accès supplémentaires ou différents dans les menus: – Le Vocabulaire RERO est désormais disponible à partir de la liste déroulante «autres catalogues RERO» – Il y a un nouvel onglet « ressources électroniques », dont le contenu est différent selon quon se trouve au catalogue collectif ou bien dans la page dune institution locale – Longlet « Autres ressources » varie aussi dune institution à lautre

26 Longlet ressources électroniques Au catalogue collectifDans le RBNJ VirtuaConsortium / rbnj,

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28VirtuaConsortium / rbnj, Le catalogue public en ligne naffiche plus de bibliothèque précise, mais seulement le réseau qui possède le document :-/ affiche les zones sujets avant les zones de notes dans le dossier lecteur, la case « Prolonger » saffiche même si on ne peut pas prolonger le document. La prolongation sera refusée, mais la case saffiche néanmoins

29VirtuaConsortium / rbnj,

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31 Catalogage ATC Ce qui ne change pas: le client: la version consortiale présente toujours les mêmes fonctionnalités que lancienne les règles de catalogage récaro les localisations (mais à terme RERO prévoit de les éliminer) les items, holdings (mais attention aux localisations des holdings !) les listages etc. VirtuaConsortium / rbnj, Cat. ATC 1

32 Catalogage ATC Ce qui change: a)le CL nexiste plus b)toutes les notices locales ont été remontées au catalogue consortial … c)… de même les notices dexemplaire, détat de collection … d)… et les champs de gestion locaux (9xx etc.) qui subissent, en plus, un changement détiquette e)il faudra masquer les ouvrages non disponibles dans RERO f)nouveaux codes de localisation (important pour les holdings) VirtuaConsortium / rbnj, Cat. ATC 2

33 a) le CL nexiste plus On ne se connecte plus quau catalogue consortial mais en utilisant le log- in de lancien CL On ne bascule plus la notice dans la base locale Il na y plus dEDIS hebdomadaire; les corrections sont immédiates Cat. ATC 3 VirtuaConsortium / rbnj, CC CL Notice EDIS CC Notices et données locales récupérées

34 b) Toutes les notices locales ont été remontées au catalogue consortial VirtuaConsortium / rbnj, Cat. ATC 4 Il sagit notamment de notices « bidon » pour le prêt, de notices « poubelle » pour les états dacquisition inutiles … mais aussi des notices GEAC de la BPUN et des notices de BD de la BVCF et de la BPUN.

35 c-1) Les notices dexemplaire et détat de collection (holdings) ont été remontées au catalogue consortial VirtuaConsortium / rbnj, Cat. ATC 5

36 c-2) Préfixes et ordre d'affichage des notices dexemplaire et d'état de collection Les dépôts sont regroupées par des préfixes correspondant aux "institutions" (= sites): FR…; GE…; IF… (« Instiution fédérale », par ex. lISDC); NE… (désolé pour le Jura …); VD…; VS… Les exemplaires ou holdings correspondant au login de chaque opérateur sont affichées en premier. Opérateur vaudois Opérateur neuchâtelois VirtuaConsortium / rbnj, Cat. ATC 6

37 c-3) Les notices dexemplaire et d'état de collection des autres "institutions" (= sites) sont protégées VirtuaConsortium / rbnj, Cat. ATC 7 Affichage possible Modification impossible

38 d-1) Les champs locaux de gestion ont été remontés au catalogue consortial VirtuaConsortium / rbnj, Cat. ATC 8

39 d-2) Les champs locaux de gestion en affichage Marc et dans l'éditeur Dans laffichage Marc, tous les champs sont visibles. Une notice éditée naffiche par contre que les champs qui concernent l'"institution" VirtuaConsortium / rbnj, Cat. ATC 9

40 d-3) Champs de gestion: 019 et 9xx : changements des étiquettes Il s'agit de lun des deux seuls changements du format ! Le principe est simple: les étiquettes des champs contenant des données de valeur générale se terminent par le chiffre 0. les étiquettes des champs contenant des données d'importance locale se terminent toujours pas le même chiffre, propre à l'"institution" concernée. Pour le RBNJ, il sagit du 4. FR: XX1 GE: XX2 IF: XX3 RBNJ: XX4 VD: XX5 VS: XX6 VirtuaConsortium / rbnj, Cat. ATC 10

41 ChampFonctionAvantNouveau 019Note interne CC019 __ CL019 1_ 909Code de sélection CC909 __ 900 __ CL909 1_ 904 __ 995 Données pour produits CC995 __ 900 __ CC995 _7 900 _7 CL995 1_ 904 __ d-4) Champs de gestion locale: 019 et 9xx : changements des étiquettes VirtuaConsortium / rbnj, Cat. ATC 11 N.B.: les anciens codes 909 et 995 ont été fusionnés en 90x !

42 d-5) Champs de gestion: 019 et 9xx : changements des étiquettes 980Classification CC980 __ CL980 1_ 984 __ CL980 2_ 990 Données de gestion CL990 __ 994 __ CL Localisations CC (JU)960 __ inchangé CC (NE)962 __ N.B.: les localisations sont désormais en principe superflues, étant donné qu'il y a les exemplaires et les notices d'état de collection. Mais pour le moment, il faut toujours les saisir puisqu'elles servent encore à des fins statistiques de RERO. VirtuaConsortium / rbnj, Cat. ATC 12 ChampFonctionAvantNouveau

43 d-6) Champs de gestion: 019 et 9xx : changements des étiquettes ChampFonctionAvantNouveau 983Traitement PAC CC __ CL983 __ Cat. ATC 13 Le second changement du format concerne la zone 983 Les champs suivants ne font donc plus partie du format RERO: 019 1_ 909 __995 __980 1_990 __983 __ 909 1_995 _7980 2_ _ VirtuaConsortium / rbnj,

44 d-5) Champs de gestion: 019 et 9xx : changements des étiquettes ATTENTION: Si une notice contient une erreur dans un champ local appartenant à une autre « institution » que RBNJ, il est possible que VERICAT détecte cette erreur sans quon puisse la corriger (déjà parce quil ne saffiche pas dans la grille !). Signalez de tels cas à votre responsable du catalogage ATC. Par contre, il ny a aucun avertissement lorsquon se trompe en créant un champ local appartenant à une autre « institution »! Par exemple, il ne faudra plus créer des 995: ce nest plus un code de sélection pour des listes dacquisitions récentes, mais un champ contenant les données de gestion vaudois ! Cat. ATC 14 VirtuaConsortium / rbnj,

45 e-1) Masquer les ouvrages non disponibles dans RERO Lors de la création de la base consortiale, certaines notices ont été « masquées » pour éviter quelles napparaissent dans lOPAC. Il sagit des notices 979 $a zzzzzz (« CE DOCUMENT NEST PLUS DANS RERO ») notices « de gestion » pour le prêt et les notices « poubelles ». Lors de la destruction du dernier exemplaire au CC et du remplacement de la dernière localisation par un champ 978 $a zzzzzz ou lorsquon crée des notices de gestion pour le prêt ou des notices « poubelles », il ne faudra donc désormais pas oublier de cocher la case réservée à cet effet. Cat. ATC 14 VirtuaConsortium / rbnj,

46 e-2) Masquer les ouvrages non disponibles dans RERO Cat. ATC 15 VirtuaConsortium / rbnj, N.B.: Il est possible de masquer aussi des notices qui ne devraient pas lêtre. Il faudra donc faire très attention lors de lutilisation de cette nouvelle fonction ! Bien entendu, pour réactiver une notice avec 979 $a zzzzzz, il ne faudra pas seulement supprimer ce champ, mais aussi décocher la case de masquage. N.B.: Dans lOPAC local, les notices sans exemplaires et sans notices cétat de collection ne sont de toute manière pas visibles !

47 f) Nouveaux codes de localisation Lors de la création des notices détat de collection (holdings), il faut désormais utiliser les nouveaux codes de localisation à 9 ou 10 chiffres. Ils se composent de lancien code complété dun « préfixe consortial » qui est, suivant les bibliothèques, 3100 ou 310 (exception: cest 313 pour le Glossaire). Exemples:Avant:Nouveau: NE BPUN FE Magasins NE BVCF Salle de lecture NE SES: salle lecture JU BiCJ: Libre-accès NE SFM: Bibliothèque NE Glossaire des patois La liste complète de ces codes se trouve sur RBNJPRO VirtuaConsortium / rbnj, Cat. ATC 16

48 Quelques problèmes résolus par rapport à la version : Le tri des cotes avec numérus currens est amélioré: Avant:Nouveau: Dans les grilles, il ny a plus le phénomène étrange décrasement involontaire de caractères. La saisie du dépôt et du dépôt temporaire se font maintenant sans problèmes. VirtuaConsortium / rbnj, Cat. ATC 17 Client version consortial ( )

49... et un nouveau problème qui concerne les exemplaires à rattacher à une notice détat de collection: (RTS 1408): Si on essaye de rattacher un exemplaire qui contient une première et une seconde cote, mais que le holdings ne contient que la première cote, il y a un message derreur : Pour contourner le problème: soit saisir un « blanc » à la fin de la première cote, soit créer lexemplaire sur la notice bibliographique, puis le détacher et le rattacher à la holdings. A signaler aussi dans ce contexte: si on saisit dans une holdings un champ 852 $h …, tous les exemplaires sans cote rattachés à cette holdings « héritent » de la cote de la holdings (ce qui peut surprendre, mais en soi, cest logique). VirtuaConsortium / rbnj, Cat. ATC 18 Client version consortial ( )

50 Nouvelles grilles de catalogage RERO 8 nouvelles grilles spécifiques à RERO ont été créées et ajoutées aux grilles existantes. Elles concernent les supports suivants : Carte imprimée Carte postale ou affiche CD de musique DVD-vidéo Ensemble multi-supports Partition Périodique électronique Texte sur CD-ROM VirtuaConsortium / rbnj, Cat ATC 19

51 Rappel: « Dual model » des périodiques Exemplaire A 3 Exemplaire A 4 Exemplaire B 2 Exemplaire B 3 Exemplaire A 2 Exemplaire B/p Exceptionnellement, un "exemplaire de gestion de pério- dique" peut être rattaché à la notice bibliographique VirtuaConsortium / rbnj, Cat. ATC 20 Résultat de la migration de septembre 2008: les exemplaires sont rattachés aux notices détat de collection (holdings)

52 Rappel: « Dual model » des périodiques Exceptionnellement, des « exemplaires de gestion de périodique » peuvent cohabiter avec des notices détat de collection: ils sont utilisés par certaines bibliothèques et permettent d'utiliser la cotation automatique, de faire des recherches sur la 2 e cote, etc.) Dans le RBNJ, cela concerne les Bibliothèques de Droit et des Sciences économiques et sociales. Caractéristiques: cotes suivies de … /p ou précédées dun Y supplémentaire. VirtuaConsortium / rbnj, Cat. ATC 21

53 Rappel: « Dual model » des périodiques Exemplaire A 3 Exemplaire A 4 Exemplaire B 2 Exemplaire B 3 Exemplaire A 2 Exemplaire A 5 Exemplaire B/p Exemplaire C 1 Attention: rattacher un exemplaire supplémentaire à sa holdings, pas à la notice bibliographique ! Un exemplaire d'une nouvelle série nécessite la création d'une notice d'état de collection VirtuaConsortium / rbnj, Cat. ATC 22 Faux ! Holdings C Faux ! Rattachement de nouveaux exemplaires:

54 Rappel: « Dual model » des périodiques Attention: lors de lajout des exemplaires à une holdings, il faut d'abord afficher la holdings ! Sélectionner Afficher NON !!! VirtuaConsortium / rbnj, Cat. ATC 23

55 Si la holdings est affichée, on peut ajouter le ou les exemplaires ! Ajouter exemplaires VirtuaConsortium / rbnj, Cat. ATC 24 Rappel: « Dual model » des périodiques

56 Rappel: « Dual model » des périodiques Voici le résultat si on se trompe … Faux ! VirtuaConsortium / rbnj, Cat. ATC 25

57 Attention Rattacher un exemplaire – Le système permet laction de rattacher (relink) un exemplaire attaché à un état de collection sur un état de collection appartenant à une autre institution, ce qui nest pas souhaitable. Il faut être très prudent lors des opérations de « relink ». Imprimer la liste des exemplaires – Il est possible dimprimer la liste des exemplaires attachés à une notice bibliographique, par contre – le système ne le permet pas quand les exemplaires sont attachés à un état de collection. VirtuaConsortium / rbnj, Cat. ATC 26 Rappel: « Dual model » des périodiques

58VirtuaConsortium / rbnj, En bref et/ou en gros Pas de quoi saffoler, on peut voir venir tranquille Ni nos collègues, ni le public nauront dimmenses changements à affronter

Alors joyeux noël et bonne année Et on se réjouit de Virtua 49, qui nous amènera peut-être des nuages de mots, des affichages à facettes, des recherches lancées à partir des chaînes matières, plein de réels changements!!! VirtuaConsortium / rbnj,