SpeC LOG CHAINE D’APPRO III GESTION DES STOCKS Présentation Outils Bonnes pratiques en terme de stockage Gestion de la pharmacie Se référer au chapitre: 3. Chaine d’appro\ 3.5 Stockage

Les points de passage obligé: la notion de risque financier  Outils correspondants: Un risque financier apparait lorsque nous ne sommes pas capables de documenter auprès d’un bailleur que nous avons fait bon usage des fonds confiés. Dans ce cas, le bailleur peut exiger le remboursement des sommes concernées. Preuve de réception par les bénéficiaires Justification technique de la demande 1 3 Preuve de réception Consultation des fournisseurs garantissant l’accès au meilleur service 2 Facture 4 Bonne gestion des articles stockés 5 SS Bon de Reception Liste d’équipement … SA DSS 3

GESTION DE LA CHAINE D’APPROVISIONNEMENT Planning des Achats par Projet (PAP) Planning des Approvisionnements (PA) GESTION DE LA CHAINE D’APPROVISIONNEMENT PLANNING Demande d’Achat (Base) STOCK DSS (Base) Intégration dans le SA Intégration dans le SS* Achat Local ? NON Demande d’Achat (Base Supérieure) ou DA régionale ou DA Siège OUI Stock Local ? NON DSS (Base Supérieure) SA Création de la référence du Dossier d’Achat OUI Dossier d’Achat APPROVISIONNEMENT Livraison Direct au demandeur ? NON Livraison à la zone de Transit ? NON Bon de Réception ou Bon de Livraison OUI OUI Bon de Réception ou Bon de Livraison Bon de Réception ou Bon de Livraison Fiche de Stock ENTRANT SORTANT Bon de Livraison Consolidation du Transport Bon de Livraison * le SS est optionnel Mise à jour du DSS Mise à jour du SA Mise à jour du SS*

2. Les outils

Stockage = lieux et durées multiples

2. Les outils 2.1 Formats standards Bon de réception Fiche de stock Fiche de pile Demande de sortie de Stock (DSS) Bon de livraison Rapport de perte Rapport de Stock

2. Les outils 2.2 les responsabilités En cas d’erreur, mauvaise gestion ou fraude, la personne qui signe est considérée comme responsable. Une signature peut être déléguée; dans ce cas, cela devra être mentionné sur le tableau des signataires autorisés. Chaque document doit contenir le nom de la personne, son poste, la date, et sa signature Section Stockage Demande de Sortie de Stock (DSS) Le Demandeur Toutes les pages (1,2&3) Pour valider sa demande. Le Logisticien Pour confirmer la réception de la demande avec les informations mentionnées correctement et pour autoriser le Magasinier à préparer la demande. Le Magasinier page 2 page 3 Pour confirmer la réception de la demande. Pour confirmer la préparation de la demande. Fiche de Stock Toutes les pages Pour confirmer que les quantitées et informations mentionnées sur la fiche de stock sont correctes et que le document mentionné a été créé ou reçu. Bon de Livraison (BL) L'Expéditeur (Le Logisticien, l'Acheteur ou le Magasinier) Pour confirmer que les informations mentionnées sont correctes. Le Transporteur pages 2 & 3 Pour confirmer que les informations mentionnées sont correctes. A partir du moment ou le Transporteur signe, il devient responsable du matériel transporté. Le Destinataire Pour confirmer que les informations mentionnées sont correctes. A partir du moment ou le Destinataire signe, il devient responsable du matériel reçu. Rapport de Stock Pour valider le rapport de stock (uniquement suite à un inventaire)

2. Les outils 2.3 La Demande de Sortie de Stock (DSS) Objectif principal: Une DSS est faite par un demandeur (se basant sur le rapport de stock ou le SA) Pour faire sortir ses articles gardés en stock par la logistique

2. Les outils 2.3 La Demande de Sortie de Stock (DSS) Méthodologie: Pour préparer une DSS, le demandeur doit avoir accès au rapport de stock et au Suivi des Achats La DSS doit comporter la référence de la ligne d’achat pour identifier correctement le produit demandé La DSS est validée par le logisticien durant la réu se déroulant avec le demandeur Une fois approuvée, la DSS est envoyée au magasinier pour traitement

Le processus de demande de sortie de stock Phases Demandeur Log Magasinier 1 2 3 4 5 Phase Action Description Créer une DSS PA + Suivi des Achats Suivi des Stock e t / ou Rapport de Stock DA DSS valid ? NO N OUI Mettre à jour le SS * et le Rapport Procé d er à la DSS : pré parer les produits Remplir le BL Mettre à jour la fiche de stock et la DSS Archiver la DSS Livraison L e S S est optionne l Print the 2d page with all explanation for youself and do them orally based on on this slide

2. Les outils 2.3 La Demande de Sortie de Stock (DSS) DEMANDE DE SORTIE DE STOCK (Base) Date (*) : Mission (*) : Référence de la Demande de Sortie de Stock (*) : Base (*) : Demande de (*): Demande à (*): Code Pays Code Base Code du Dpt Demandeur N° de Demande d'Achat N° de ligne de la Demande Code Projet (*) Cat. (*) Description (*) Date de livraison demandée (*) Lieu de livraison (*) Quantité sortie (*) Unité (*) Entrepôt Date de mouvement (**) Référence du Bon de Livraison (**) Informations obligatoires : (*) = Demandeur; (**) = Magasinier Copie numérique : transmise systématiquement au dpt log avant impression 1ère feuille: 2nd feuille: Magasinier 3ème feuille : Le magasinier renvoie au dept logistique après mise à jour Référence de la ligne d'Achat (*) Remarques: Date, Nom, Poste et Signature Demandeur: Logistique: Magasinier: Magasinier seulement : Procurement line ref

2. Les outils 2.4 La Fiche de Stock

2. Les outils 2.5 Le bon de Réception / Livraison Signatures Procurement line ref + transfert de responsabilité

Exercice de groupe(30 min) Le 2 février 2011 1. Vérifiez le bon de réception et intégrer le ciment dans une nouvelle fiche de stock Le 15 février 2011 Aujourd’hui a lieu votre réunion hebdomadaire avec le PM Wash. Il apporte parmi les documents à valider une demande de sortie de stock pour du ciment. Le PM Wash vous explique qu’il lui faut : 37 sacs de ciment à livrer au village 2 pour la construction d’un réservoir (WASH02) 80 sacs de ciment à livrer au village 5 pour la construction d’un réservoir (WASH02) 50 sacs de ciment à livrer au village 3 (WASH01) et 50 sacs au village 5 (WASH01). La livraison que vous attendiez au 15 février a du retard, le fournisseur vous a confirmé ce matin qu’il livrerait au plus tard le 19 février (WASH01) Selon le PM Wash, le village 5 ne peut pas attendre. Il faut envoyer ce qui est disponible au plus vite. 2. Comme vous pouvez le voir, qq ajustements sont nécessaires. Faites-les sur la version papier de la DSS 3. Mettez à jour la fiche de stock en tenant compte de la livraison que vous ferez au programme

Restitution / Correction Si vous utilisez la version manuelle du rapport de stock, il faut absolument séparer les produits par référence de ligne d’achat dans le stock et avoir une fiche de stock par référence de ligne d’achat. Il est impossible de grouper sur une même ligne de DSS des produits venant de différentes références de ligne d’achat, afin de garantir le tracking. Donc, la 1° chose à faire et de séparer la 1° ligne de ciment pour le village 5 en 2: une ligne pour WASH1 (réf de ligne d’achat: LE-LM-WASH-52-1) et une ligne pour WASH2 (ref de ligne d’achat LE-LM-WASH-52-2)

Messages Clés sur la DSS: 2. Les outils Messages Clés sur la DSS: Une ligne par référence de ligne d’achat et par lieu de livraison La logistique doit systématiquement vérifier la référence assurant la traçabilité (référence de ligne d’achat) Une DSS se vérifie avec les documents ci dessous: Le dernier rapport de stock Des DSS récentes sur la même référence de ligne d’achat, afin de s’assurer qu’il reste la quantité suffisante en stock Le SA Une fois le matériel sorti du stock, la DSS est retournée à la logistique, et archivée par le logisticien

3. Règles et Bonnes pratiques de stockage

Du bureau à l’entrepôt

Organisation de l’entrepôt Questions : Quel critères doit-on considérer pour choisir le lieu d’implantation d’un entrepôt? Comment l’intérieur de l’entrepôt doit-il être organisé? Quel petit matériel est nécessaire dans un entrepôt ? Questions/réponses?

Organisation d’un entrepôt Le logisticien doit d’abord réfléchir à l’organisation des produits par zones de stockage . L’organisation des zones dépendra de: La nature et le volume des produits stockés  Du taux de rotation des produits: les rotations élevées devront facilement accessibles La compatibilité des produits entre eux: de la nourriture ne peut pas être stockées à coté de produits chimiques (ni du ciment)

Quelques photos, à vous de commenter ! Bonnes pratiques Quelques photos, à vous de commenter !

Fléches: 1/ trop prêt du mur? 2/ Pas de palette? 3/ Espace de circulation? Général: Comptage des sacs pour inventaire?

Pile qui penche fortement sur un côté.

Flèches: 1/ Produits nut + 2/ carburant? 3/ gravier: inventaire possible? Général: pas de ventilation, aspect plutôt sale

Flèches: 1/ et 2/ Cartons ouverts: possibilité de vol? 3/ Fuite? Général: rangement chaotique, inventaire difficile

Général: Aspect propre et bien rangé. Flèche 1/: attention à la séparation des périmés (ex: daily worker qui vont charger un camion et se tromper de pile)

Général: Bon rangement car facile à inventorier. Attention au nettoyage 1/ pas de palette

Cartons abimés, qui peuvent tomber sur quelqu’un

1/ et 2/: attention aux objets qui dépassent à hauteur d’hommes 3/ Caisse avec kit WASH? La caisse est ouverte: attention à ne pas désolidariser un kit Sinon plutôt bien rangé

RAS

Possibilité de stockage en extérieur: ici stock de carburant

RAS

Exemple de stockage d’archive.

Stockage de kit WASH. Flèches 1/ et 2/: packing list?

RAS

Stockage par pile Des pratiques simples mais efficaces: Le magasinier doit mettre en place les règles suivantes: Toujours stocker sur palette ou étagère Une pile de produit par packaging, par date d’expiration, par référence de ligne d’achat Des piles régulières afin de faciliter le comptage lors des inventaires A chaque nouvelle couche, alternez le sens des boites afin d’empêcher les piles de tomber Laissez 70 cm d’espace libre entre les piles et le mur Ne stockez pas plus d’une tonne par m² Que pensez-vous de cette pile?

La gestion de la Pharmacie Les médicaments sont des produits spécifiques, soumis à une réglementation spécifique, afin de garantir leur protection et leur efficacité Connaitre les règles en vigueur localement: Avons-nous le droit d’importer tout type de médicament? Y a-t-il une liste de produits autorisés (ex: le Soudan) Y a-t-il des règles particulières concernant les dates d'expiration des médicaments importés? (Ex: l’Ethiopie) Est-ce que le pays impose des fournisseurs? Est-ce que nos bailleurs valident ces fournisseurs? Y a-t-il des obligations quant au profil du responsable de la pharmacie? Des protocoles nationaux doivent-ils être respectés (ex: le traitement de la Malaria) Une inspection rigoureuse à la livraison: référence des produits, quantités, qualité et aspect (vérification de chaque produit), étiquette et date d’expiration

A garder en mémoire Lieu de stockage Conditions de stockage (temperature, humidité, lumière, …) Date d’expiration N° de lot

Rôles des Med/Nut et des Logs Med / Nut/ CMN Recruter le pharmacien, si besoin Définir les besoins et les spécifications techniques Préparer les DA et DSS à soumettre au logisticien Validation des demandes d’achat: DA (mission) : CMN HQPR (achat au siège): Nut advisor Consommation et utilisation Bonnes pratiques de stockage au niveau du centre de santé Logistique Validation des DA/DSS (information claire et suffisante) Approvisionnement (national et international) Contrôle qualité à la réception Gestion des procédures douanières Organisation physique et bonne condition du stock Procédure de gestion des stocks et inventaires Connaissance des règles locales et bailleurs Rapport de stock bailleur Lors de l’écriture du proposal, le CMN doit calculer la quantité totale des besoins sur le projet, et la logistique doit vérifier les règles bailleur spécifiques.

Si vous avez le moindre doute sur la qualité des produits: Notez des commentaires sur le bon de livraison Contactez l’advisor médical sur la mission

CONCLUSION La gestion de la pharmacie nécessite la mise en place de règles particulières. Il est de votre responsabilité de former vos collaborateurs afin qu’elles soient appliquées correctement.