FORMATION DES OFFICIELS DE CLUB 2009/2010 Secrétaire de club: un poste-clé Commission Développement et Vitalité des Clubs Formation . Février 2009 xxxxxx

1 - LES RESPONSABILITÉS DU SECRÉTAIRE 2 - GUIDE DU TRAVAIL SUR UNE ANNÉE 3 - R.M.E (Rapport Mensuel d’Effectif) par internet Février 2009 xxxxxx

1 - LES RESPONSABILITÉS DU SECRÉTAIRE Février 2009 xxxxxx

organisation ponctualité communication 4 Février 2009 Février 2009

Le Secrétaire est le conseiller et le soutien du Président Il effectue les tâches sous la responsabilité du Président et en collaboration avec le Trésorier Son rôle essentiel est de veiller à la bonne marche administrative du club Février 2009 xxxxxx

Conseiller et soutien du Président Le Secrétaire aide le Président dans la conception et la réalisation du calendrier-dépliant du club. Le Secrétaire participe à l’élaboration de l’ordre du jour des réunions, en liaison avec le Président et, si possible, le diffuse avant la réunion. Février 2009 xxxxxx

Conseiller et soutien du Président Le Secrétaire aide le Président à élaborer le DOCUMENT PRÉPARATOIRE A LA VISITE DU GOUVERNEUR (doc téléchargeable sur le site du District) Le Secrétaire aide le Président à la rédaction le LIVRE BLANC et le LIVRE BLANC INTERNATIONAL (FORMULAIRE A1) (également téléchargeable sur le site du District) Février 2009 xxxxxx

Calendrier dépliant du Club Février 2009 xxxxxx

Calendrier dépliant du Club Le Secrétaire établit ou met à jour un fichier individuel complet des membres du club. Ce fichier débute par le formulaire ME6, proposition d’affiliation. Il comprend également : adresse exacte, n° de téléphone, date de naissance, e-mail, situation professionnelle et familiale numéros de membre Oak Brook et France (D M) les fonctions assurées dans le Lionisme Février 2009 xxxxxx

ME 6 Document restant au Club Février 2009 xxxxxx

Calendrier dépliant du Club Le Secrétaire collabore à l’élaboration du calendrier : dates des actions nationales, visite du Gouverneur, du Président de Zone, du Président de Région et dates des Comités Consultatifs de Zone dates des Congrès, Conventions Nationale et Internationale dates des actions et manifestations du club dates de formation des nouveaux Bureaux dates des réunions statutaires, Assemblées Générales et Conseils d’Administration Février 2009 xxxxxx

Ordre du Jour des Réunions Le Secrétaire, en liaison avec le Président, établit l’ordre du jour des réunions Il envoie les convocations pour les réunions de club, de Bureau, de Conseil d’administration Il envoie les convocations aux 2 (ou plus) Assemblées Générales, établit les feuilles d’émargement L’envoi peut se faire par courrier ou par e-mail, par l’intermédiaire du Bulletin de club ou le CR de réunion. Février 2009 xxxxxx

Quelles réunions ? Réunions du BUREAU Réunions du CONSEIL D’ADMINISTRATION Réunions des MEMBRES en ASSEMBLEES GENERALES Réunions des MEMBRES en REUNIONS STATUTAIRES Comités consultatifs de Zone (CCZ) Congrès Février 2009 xxxxxx

Exécution des tâches sous la responsabilité du Président Février 2009 xxxxxx

Veiller à la bonne marche administrative du Club LE SECRÉTAIRE DOIT VEILLER A CE QUE LE RÈGLEMENT INTÉRIEUR SOIT SIGNÉ PAR TOUS LES MEMBRES ET MIS A JOUR (si nécessaire) IL DOIT DÉTENIR LES STATUTS DU CLUB ET EFFECTUER LES MISES A JOUR (si nécessaire) En 2004-2005 les clubs ont du adopter les « nouveaux » statuts et règlement intérieur (statuts-types sur le site du District). Février 2009 xxxxxx

Veiller à la bonne marche administrative du Club LE SECRÉTAIRE DOIT REMPLIR TOUS LES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS EN RESPECTANT LES DÉLAIS Ce n’est pas parce qu’il n’y a pas de mouvement dans le mois qu’il ne faut pas effectuer le RME. Février 2009 xxxxxx

Structure administrative du Lions Clubs POURQUOI ACCOMPLIR CES TÂCHES ? Février 2009 xxxxxx

Le club fait partie d’une association internationale, dont le siège social est à Oak Brook aux USA. Le club fait partie du District Multiple 103, dont le siège social est rue Saint-Jacques, à Paris. Février 2009 xxxxxx

Le club fait partie du District Centre-Sud dont le siège est 26 rue Smith LYON (2°) derrière la gare de Perrache 15 Districts en France Le club est soumis à la loi française : Loi 1901 sur les associations Le club doit, pour toute manifestation présentant un risque, faire une déclaration d’assurance Février 2009 xxxxxx

ZONE REGION L.C.I. Oak-Brook 7 Régions Pdt internal + Board PR 200 pays, 42.000 clubs 1.350.000 membres 7 Régions PR 10 à 20 Clubs REGION D.M. 103 France Rue St Jacques, Paris Conseil des Gouveurs 15 Districts, 1.250 clubs 30.000 membres 19 Zones PZ 4 à 8 Clubs ZONE Club Pdt + Bureau 10 à 60 membres District Centre-Sud Rue Smith, Lyon Gouverneur + Cabinet 103 clubs, 2.900membres Février 2009 xxxxxx

A- Lions Clubs International 1- Oak Brook doit avoir connaissance des membres du Bureau. Après l’A.G. de Printemps, le nouveau Bureau doit être porté dans la base de données du site internet du D.M. La liaison D.M. Oak-Brook s’éffectue automatiquement chaque nuit. Février 2009 xxxxxx

A- Lions Clubs International 2- Oak Brook tient un fichier des membres de chaque club. Le RME est envoyé, via internet, au Secrétariat Général du DM qui le retransmet, via internet, à Oak Brook. Il doit comprendre toutes les informations demandées. Février 2009 xxxxxx

B- District Multiple 103 France 1- Le DM tient un fichier des membres Lions de France. Le RME est envoyé rue St Jacques, par internet. Le Formulaire Unique de Mise à Jour (FUMJ) n’est plus à remplir lors de l’arrivée d’un nouveau membre. Février 2009 xxxxxx

B- District Multiple 103 France 2- La mise à jour de l’annuaire se fait maintenant par internet. Il n’est plus nécessaire d’envoyer le BDS3 en avril. Par contre il faut indiquer le nouveau Bureau dès qu’il est connu après l’AG de printemps. Chaque membre a la possibilité de tenir à jour les informations le concernant, sur le site du D.M. Février 2009 xxxxxx

C- Secrétariat du District Le District tient un fichier de ses membres à partir le la base de données du D.M. Il appartient au Secrétaire de vérifier la liste et les coordonnées des membres du club dans la base de données du D.M. Février 2009 xxxxxx

D- Le Club est une association Loi 1901 Le nouveau Bureau est à déclarer à la Préfecture du siège social du club, et au service du protocole de la ville, dès tenue de l’Assemblée Générale de printemps et avant le 30 juin. La Préfecture délivre une déclaration de conformité, document à produire lors de la visite du Gouverneur dans le club. Elle permet d'obtenir chéquiers + signatures à la banque pour le Trésorier et le Président. Février 2009 xxxxxx

D- Le Club est une association Loi 1901 En cours d’année, dans les trois mois, toute modification des statuts (extrait du PV de l’AG) et tout changement de siège. Ces modifications sont à déclarer en Préfecture également et la déclaration est alors payante du fait de la parution dans un Journal Officiel d’annonces Février 2009 xxxxxx

PDT EXTENSION-EFFECTIFS Rappel Bureau et Conseil Administration PRESIDENT SECRETAIRE BUREAU TRESORIER CHEF DU PROTOCOLE PDT EXTENSION-EFFECTIFS VICE - PRESIDENTS 4 ADMINISTRATEURS ANCIENS GOUVERNEURS GOUVERNEUR PRESIDENT FONDATEUR Les ADMINISTRATEURS sont ELUS, au cours d ’une ASSEMBLEE GENERALE, selon les MODALITES du REGLEMENT INTERIEUR (Club) Février 2009 xxxxxx

Déclaration pour assurer les manifestations Le DM103 France a souscrit, pour tous les clubs Lions, un contrat comportant 3 garanties la responsabilité civile générale des indemnités contractuelles en cas d’accident la protection juridique (auprès du groupe Montcalm Assurances) Documents sur le site du District, page de la Commission « Statuts – Assurances » Février 2009 xxxxxx

2 – GUIDE DU TRAVAIL SUR UNE ANNEE Février 2009 xxxxxx

Guide du travail sur une année Les tâches selon leur périodicité Comment transmettre ou recevoir les informations ou documents ? Les principaux documents Février 2009 xxxxxx

Les tâches à accomplir pendant une année 2 fois par mois : Les réunions statutaires du club Convoquer les participants Les informer de l’ordre du jour Février 2009 xxxxxx

Les tâches à accomplir pendant une année Les réunions de club : établir le compte-rendu (avec le relevé des présents, absents, excusés) à envoyer à chaque membre (courrier ou mail) à envoyer au Président de Zone (courrier ou mail) à archiver (papier sur l’année, puis informatique) Ne pas oublier d’établir également le compte-rendu des Conseils d’Administration (1 par trimestre) Il n’est pas utile d’adresser copie des CR de réunions aux Gouverneur, Secrétaire de District, Maison des Lions. Février 2009 xxxxxx

Les tâches à accomplir pendant une année 1 fois par mois, établir le R M E par internet en renseignant toutes les cases …….. 2 fois par an (minimum), établir le compte-rendu des Assemblées Générales Les archiver dans le « Registre de l’Association » 2 fois par an, établir le Tableau de bord des effectifs : ventilation des membres du club selon l’âge et les catégories socio-professionnelles, au 31 décembre 2009 et au 30 juin 2010. Février 2009 xxxxxx

Réunions en ASSEMBLEE GENERALE Les tâches à accomplir pendant une année Réunions en ASSEMBLEE GENERALE Assemblées Générales Ordinaires = 2 par an Assemblées Générales Extraordinaires Février 2009 xxxxxx

les Assemblées Générales AG d’automne, avant le 30 septembre 2009 approuve le rapport d’activité de l’année écoulée décide de l’affectation de l’excédent des fonds du compte de fonctionnement approuve les comptes de l’exercice écoulé donne le quitus au Président sortant renouvelle ou change le contrôleur aux comptes. Février 2009 xxxxxx

les Assemblées Générales AG de printemps, avant le 15 mars 2010 élit les membres du Conseil d’Administration de l’année suivante élit le nouveau membre à la Commission Extension des effectifs vote le budget de l’année suivante, ce qui permet de fixer le montant de la cotisation à recouvrer le 1er juillet Février 2009 xxxxxx

Commission extension des Effectifs (pour info) Très important Elle est composée de 3 membres élus à bulletin secret Le membre élu : 1ère année : membre de la Commission 2ème année : vice-Président 3ème année : Président Le Président de la Commission fait, de droit, partie du Conseil d’Administration Février 2009 xxxxxx

Les tâches à accomplir pendant une année 1 fois par an, établir La déclaration à la Préfecture du nouveau Bureau. La déclaration du nouveau Bureau sur le site internet du D.M. Le formulaire PU101, destiné à Oak Brook, indiquant le nouveau Bureau, n’est plus nécessaire. Février 2009 xxxxxx

Les tâches à accomplir pendant une année 1 fois par an, établir Le Livre Blanc de l’année écoulée, avant le 30 juin : synthèse de la vie sociale du club Il est conseillé de remplir Le Livre Blanc, au cours de l’année, régulièrement pour en simplifier sa rédaction annuelle. Créez une Fiche Action Sociale à remplir à chaque AS, la rédaction du Livre Blanc sera très rapide. Le Rapport Annuel d’activités : ce formulaire A1, destiné à Oak Brook, est une synthèse du Livre Blanc Février 2009 xxxxxx

Exemple de Fiche Action Sociale à remplir pour chaque action Février 2009 xxxxxx

Les tâches à accomplir pendant une année Livre blanc Au niveau de chaque District, au Niveau National et International, une synthèse de tous les Livres Blancs est faite. Elle permet de présenter un bilan (financier et heures de don de soi) des actions réalisées par l ’ensemble des Lions. Outil de communication Février 2009 xxxxxx

Les tâches à accomplir pendant une année 1 fois par an, demander La récompense 100% Président La demande de récompense, décidée par Oak Brook, est à envoyer au District Les récompenses 100% Secrétaire et 100% Trésorier sont demandées par le Président. La demande est à envoyer au Président de Zone qui transmet au District. Février 2009 xxxxxx

Les tâches à accomplir pendant une année de manière ponctuelle Demander les chevrons d’ancienneté (au DM) les clés de parrainage, les distinctions Melvin Jones adresser un courrier d'information aux clubs de la Zone (minimum), 30 jours avant l'intronisation d'un nouveau membre Commander les fournitures nécessaires au club Février 2009 xxxxxx

Sous peine de sanctions pénales et de dissolution de l’association Garder les Archives Quels registres ? REGISTRE SPECIAL Modifications apportées aux statuts Changements de bureau Changement de siège social Récépissés des déclarations en préfecture OBLIGATOIRE Sous peine de sanctions pénales et de dissolution de l’association Février 2009 xxxxxx

Garder les Archives Procès-verbaux de réunions de bureau AUTRES REGISTRES Procès-verbaux de réunions de bureau Procès-verbaux de réunions du Conseil d’administration Procès-verbaux de réunion des Assemblées Générales Procès-verbaux des réunions statutaires Liste des officiels Liste des responsables des commissions Fichier des membres (par poste), etc… Février 2009 xxxxxx

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Comment transmettre ou recevoir les informations et documents ? Février 2009 xxxxxx

Comment transmettre ou recevoir les informations et documents ? Par Internet Sur papier imprimé, en utilisant les services de la poste, ou la remise de la main à la main Février 2009 xxxxxx

Que permet facilement internet ? Envoyer des informations, recevoir des informations, Communiquer PR, PZ, District, DM, autre Lion Le Lion Février 2009 xxxxxx

Une précaution et une nécessité administrative et juridique Les documents Une précaution et une nécessité administrative et juridique Original envoyé Double à conserver dans les archives Février 2009 xxxxxx

Quels avantages offre internet ? Gain de temps Diminution du coût Fiabilité des informations transmises Février 2009 xxxxxx

Comment communiquer ? avec le District Multiple Courriel : maisondeslions@lions-france.org Site Web : www.lions-france.org avec le District Centre-Sud Courriel : lions-centre-sud@wanadoo.fr Site Web : www.lions103cs.org On espère que le site du District s’intègrera prochainement dans celui du D.M. Février 2009 xxxxxx

Liste des documents pouvant être téléchargés sur le site du District Les documents Liste des documents pouvant être téléchargés sur le site du District Situation administrative : Statuts et Règlement intérieur (types) Document préparatoire à la visite du Gouverneur Calendrier du Gouverneur Procédure pour la mise à jour du fichier du DM, par Internet (remplace le BDS3 par papier) Février 2009 xxxxxx

Liste des documents pouvant être téléchargés sur le site du District Les documents Liste des documents pouvant être téléchargés sur le site du District Communication : Charte graphique, Dossier de Presse, Guides d’utilisation, matériel disponible… Centre-Sud Infos En direct des clubs Bulletins de club En direct de Saint Jacques, sur le site du D.M. The Lion en français, sur un site dédié Février 2009 xxxxxx

Liste des documents pouvant être téléchargés sur le site du District Les documents Liste des documents pouvant être téléchargés sur le site du District Effectifs : Tableau de bord des effectifs R M E: mode d’emploi Demandes de récompense 100% président, secrétaire, trésorier Formulaires compagnon Melvin Jones et membre à vie Imprimé pour la réintégration d’un Lion Formulaire d’affiliation M 6 Février 2009 xxxxxx

Liste des documents pouvant être téléchargés sur le site du District Les documents Liste des documents pouvant être téléchargés sur le site du District Actions du club : Livre Blanc Formulaire A1 (livre blanc international, destiné à Oak Brook) Formulaire d’assurance au groupe Montcalm Février 2009 xxxxxx

Où trouver sur le site du District ? Février 2009

3- RAPPORT MENSUEL DES EFFECTIFS R.M.E. Pour la bonne marche du Lionisme Permet de définir le montant des cotisations Pour éviter que le Gouverneur ne reçoive des rappels du Siège international Février 2009 xxxxxx

se fait désormais uniquement par INTERNET Informer le District sur l’Effectif du Club se fait désormais uniquement par INTERNET  RME tous les mois Pour l’effectif global du Club Systématiquement, même s’il n’y a pas de modification Février 2009 xxxxxx

Attention ! On n’a plus jusqu’au 5 du mois suivant. RME sur Internet A faire tous les mois, impérativement avant la fin du mois ! Aller sur le site du District Multiple : www.lions-france.org Voir le diaporama « comment effectuer le RME ? » Février 2009 xxxxxx

RME sur Internet Il n’est plus nécessaire de diffuser de copies - Votre intervention a mis à jour la base de données du D.M. Le Secrétariat de notre District a accès à cette base de données. - Un transfert de données est réalisé, chaque nuit, du D.M. vers Oak-Brook. Février 2009 xxxxxx

Pour mémoire Février 2009 xxxxxx

1ère réunion du Club en SEPTEMBRE 2009 Bien Débuter l’année FIN JUIN 2009 Etablir le RME de Juin avec le Secrétaire sortant et le communiquer au Trésorier JUILLET 2009 Faire la déclaration en Préfecture, si pas déjà fait 1ère réunion du Club en SEPTEMBRE 2009 Présenter le calendrier-programme de l’année Février 2009 xxxxxx

Au cours de l’année TOUS LES MOIS Réunions de BUREAU Envoyer les comptes rendus au PZ Envoyer le RME au plus tard le dernier jour du mois le mieux c’est de l’envoyer après la dernière réunion Tenir à jour la liste des membres du Club Février 2009 xxxxxx

Convoquer, Faire le compte rendu, le Diffuser et l’Archiver Au cours de l’année OCTOBRE 2009 Assemblée Générale d’ AUTOMNE du Club MARS 2010 Assemblée Générale de PRINTEMPS du Club Convoquer, Faire le compte rendu, le Diffuser et l’Archiver Février 2009 xxxxxx

Fin d’année AVANT LA FIN MAI 2010 Vérifier les coordonnées des membres et indiquer le nouveau Bureau sur la base de données du DM pour la mise à jour de l’ ANNUAIRE NATIONAL AVANT LA FIN JUIN 2010 Envoyer le LIVRE BLANC et le rapport annuel des actions (A-1) pour quantifier NOS ACTIONS Février 2009 xxxxxx

PASSATION DE POUVOIRS en juin 2010 Terminer l'année et préparer la suivante AG DE PRINTEMPS en mars 2010 Proposer le budget prévisionnel 2010/2011 Présenter le Bureau PASSATION DE POUVOIRS en juin 2010 Communiquer au Club les orientations Distribuer la LISTE DES MEMBRES DU CLUB à jour et la nouvelle pyramide téléphonique Février 2009 xxxxxx

Et à l’extérieur du Club Le Secrétaire de Club, courroie de transmission Au sein du Club envers tous les membres, pour le Président Organise les réunions Garde les archives Tient à jour l’effectif du Club Et à l’extérieur du Club Avec la société civile, en liaison avec le Délégué Communication du club Avec les autres structures du Lions Clubs Février 2009 xxxxxx

Tenir à jour l’ Effectif du Club Quand ? La liste des membres du Club est modifiée quand : Changement de statut d’un membre, démission, radiation, exclusion Arrivée d’un nouveau membre Le secrétaire va inscrire ces changements sur la liste interne au club Le faire savoir aux membres du Club mais aussi à l’extérieur du club au moyen du RME par internet Février 2009 xxxxxx

ZONES (Régions) = (4 à 8 Clubs) = les Lions Clubs voisins Quel interlocuteur ? Que faire dans votre Zone ? PRESIDENT DE ZONE ( = le PZ ) Organiser des Comités Consultatifs de Zone (= les CCZ ) Participer aux Comités Consultatifs de Zone (3 + 1 par an) Diffuser les informations recueillies lors des réunions de Zone, aux membres de votre Club Février 2009 xxxxxx

Quizz ? A-1 C.C.Z D.M P.R P.Z R.M.E C Q F D Février 2009 xxxxxx

FUTURS SECRETAIRES DE CLUB               BON COURAGE ET BONNE ANNEE 2009/2010 ! Février 2009 xxxxxx

Et n’oubliez pas: organisation ponctualité communication Février 2009