Etape préalable à la connexion à la SDM / la préparation des pièces Le Règlement de la consultation , à installer sous format libre ou pdf Le DCE comprenant les pièces contractuelles habituelles : L’acte d’engagement (AE) Les annexes financières (DPGF/BPU – DQE) Le cahier des clauses particulières (CCP) ou CCAP – CCTP Autres pièces jointes (plan, diagnostic accessibilité, bilan d’études…) Le DCE doit être zippé : Sélectionner le dossier puis faire un clique droit, cliquez sur « Envoyer vers » puis sur « dossier compressé ». Attention, le dossier devra être en « .ZIP », les dossiers en « .RAR » ne seront pas acceptés Eviter les pièces au format PDF sur la SDM. Indiquer dans votre RC : « quelque soit le mode de transmission de son offre, le candidat ne doit pas remettre en accompagnement de son offre le CCAP, le CCTP, le CCP ou le règlement de la consultation, seuls faisant foi ceux détenus par l’administration. Précisions : Attention, le nom donné au DCE zippé doit être court et sans caractère spécial : pas d'espace, pas d'accent, pas de ponctuation. Évitez de copier-coller un nom pris dans Word. Cette règle s'appliquera également si vous ajoutez une pièce au DCE par la suite. La passation de procédures dématérialisées sur la salle des marchés Mégalis page 1

Créer sa consultation et la mettre en ligne page 1

Créer et mettre en ligne une consultation La première étape consiste à créer le marché à partir de la page d’accueil Cinq onglets à compléter avec les informations issues de votre règlement de consultation Soyez vigilants à la cohérence des informations saisies sur la salle des marchés et votre règlement de consultation Consultez nos tutoriels N°MP1 ou MP2, dédiés à la mise en ligne d’un marché Soyez vigilant à ne pas cliquer sur « créer » dans la section « autres annonces », car cette fonctionnalité a pour objet de faire une annonce de pré-information ou d’attribution d’un marché/consultation La passation de procédures dématérialisées sur la salle des marchés Mégalis

S’assurer de la mise en ligne de son marché La première méthode consiste à se rendre sur la salle des marchés publics, côté entreprise où vous pouvez naviguer sans nécessairement vous authentifier sur le site de Mégalis. Sur la page d’accueil du site Mégalis : « Accéder aux services », « Vous êtes une entreprise » : site Cliquez sur « Voir toutes les consultations » Vous pourrez également télécharger les documents de la consultation (DCE & RC), de préférence de manière anonyme (afin de ne pas apparaitre dans votre registre de téléchargement) Précision : Les entreprises ont la faculté de télécharger anonymement et acceptent, en connaissance de cause, le fait ne pas recevoir les alertes mails, les modifications, les réponses aux questions posées, etc. La passation de procédures dématérialisées sur la salle des marchés Mégalis

S’assurer de la mise en ligne de son marché La seconde méthode consiste à rester sur le tableau de bord de votre consultation et à cliquer sur la loupe « voir le détail » En cliquant sur les signes « + », vous déroulerez les caractéristiques de la consultation et apercevrez la date de mise en ligne ainsi que les versions de DCE/RC téléchargeables par les entreprises. La passation de procédures dématérialisées sur la salle des marchés Mégalis

La publicité vers un JAL ou le BOAMP La salle des marchés vous permet d’adresser par mail une demande de publication d’un avis de marché à un ou plusieurs journaux d’annonces légales. Consultez notre tutoriel n°MP3. En liant votre compte BOAMP à la salle des marchés, vous avez également la possibilité de préparer votre publicité BOAMP. Tutoriel à venir sur ce sujet. Salles des marchés Mégalis- S’initier à la passation de procédures adaptées

La gestion des registres Retraits, questions, dépôts d’offres électroniques

La gestion des registres de retraits, questions, dépôts d’offres électroniques La salle des marchés tient des registres afin de recenser des informations dédiées à la phase de consultation/publicité, accessible à partir du tableau de bord. Trois registres sont accessibles sur l’outil, permettant le suivi Des retraits Des questions Des dépôts Chacun d’entre eux se compose d’un registre électronique (automatisé par la SDM) et d’un autre registre qui doit être renseigné par l’acheteur pour les retraits, questions posées et dépôts au format papier. Systématisez l’utilisation de ces registres et renseignez au fur et à mesure les échanges opérés entre le pouvoir adjudicateur et les entreprises à partir de cet outil. Précisions : La passation de procédures dématérialisées sur la salle des marchés Mégalis

Focus sur le registre des questions Il recense les questions posées par les opérateurs économiques via la messagerie de la salle des marchés. Il permet également de répondre à ces questions. Consultez notre tutoriel n° MP5 dédiée à la réponse à une question. Précision : Pour ne pas être sollicité par les entreprises « à la dernière minute » et répondre à des questions susceptibles d’intéresser tous les opérateurs, inscrivez une mention à votre RC, précisant que les opérateurs sont invités à poser leurs questions 9 jours ouvrés avant la DLRO et qu’une réponse leur sera apportée au plus tard 6 jours ouvrés précédant la DLRO (cf. art 57 III al.2 du CMP). La passation de procédures dématérialisées sur la salle des marchés Mégalis

Modification de la consultation en cours de publication / la date limite de remise des offres Pour répondre à un événement imprévisible, la SDM vous offre la possibilité de modifier la consultation. En cliquant sur l’icone depuis le tableau de bord ou en cliquant sur « Modifier le DCE », lors du traitement d’une question. La date de remise des offres Cochez la case et saisissez la nouvelle date (DLRO) Ne pas décocher la case activée par défaut « Envoi de l’information de modification aux entreprises par courrier électronique » Cliquez sur , vous accédez à la messagerie électronique Précision : La modification de la date limite de remise des plis s’accompagne systématiquement d’une modification du règlement de la consultation et donc des pièces de la consultation. La passation de procédures dématérialisées sur la salle des marchés Mégalis

Ouvrir et analyser les propositions Statut OA « Ouverture et analyse » page 1

L’accès aux réponses La phase d’ouverture et d’analyse, vous permet d’accéder aux réponses électroniques des entreprises et de demander des compléments lors de leurs analyse. Quand la date limite est atteinte, allez sur le tableau de bord de la consultation, cliquez sur « Accès aux réponses » pour visualiser et ouvrir les plis. Consultez notre tutoriel N°MP6 dédié à ces manipulations. La passation de procédures dématérialisées sur la salle des marchés Mégalis

Les échanges avec les opérateurs via la messagerie La salle des marchés publics vous permet d’adresser vos demandes de précision, de complément, d’invitation à négocier pendant toute la phase d’analyse des candidatures et des offres. Consultez notre tutoriel N°MP10 dédié à ces manipulations. Privilégiez cet outil pour l’ensemble de vos correspondances électroniques afin de les centraliser et d’assurer un suivi global. Pour les demandes de précisions / négociation, utilisez la 4ème option d’envoi de la messagerie « Courrier électronique avec réponse attendue », les entreprises pouvant ainsi vous répondre et renvoyer leurs offres de prix via la messagerie de la salle des marchés. Précisions : La passation de procédures dématérialisées sur la salle des marchés Mégalis

Créer une suite (dupliquer la consultation) La création d’une suite sur la salle des marchés est réservée aux procédures se déroulant en phases successives (de type AOR, dialogue compétitif, jury de concours, marché négocié) En matière de MAPA, cette fonctionnalité peut être utilisée, soit pour dupliquer un marché mis en ligne de façon insatisfaisante et que l’on souhaite supprimer, soit pour relancer un lot infructueux, soit encore, pour engager une deuxième phase. A partir du tableau de bord, cliquez sur la loupe Activez Précision : La création d’une suite peut intervenir à tout moment de la procédure, à tout statut d’avancement. La passation de procédures dématérialisées sur la salle des marchés Mégalis

Informer les candidats non retenus page 1

L’envoi des courriers de rejet La salle des marchés publics vous permet d’adresser vos courriers de rejet aux entreprises concernées et également de notifier le(s) attributaire(s). Consultez notre tutoriel N°MP10 dédié à ces manipulations. La passation de procédures dématérialisées sur la salle des marchés Mégalis

Solliciter l’attributaire pour la signature électronique du marché page 1

La sollicitation de l’attributaire pour la signature électronique du marché La salle des marchés publics vous permet d’adresser un message à l’attributaire du marché lui demandant de signer le marché. Consultez notre tutoriel N°MP10 dédié à ces manipulations. La passation de procédures dématérialisées sur la salle des marchés Mégalis

La signature électronique page 1

La signature électronique : Mode d’emploi Pour signer un document, il faut : Un certificat électronique Un outil de signature : Des outils comme le parapheur électronique, certaines solutions de lecteurs PDF La salle des marchés Atexo Sign4, outil libre et téléchargeable à partir de la salle des marchés Consultez notre support sur la signature électronique : lien Consultez nos tutoriels n°MP8 et MP9 : lien La passation de procédures dématérialisées sur la salle des marchés Mégalis page 1

Pour aller plus loin Modules annexes : Je mets en place la signature électronique Je mets en place un outil de signature électronique J'utilise la messagerie de la salle des marchés