Concerto.Enf / Complique Concerto (PC)

au programme consulter les inscriptions focus boutons & listes gérer les groupes dossier famille créer une inscription vérifier les pointages corriger les pointages gérer les modèles

Concerto est utilisé dans l’ensemble des établissements scolaires et périscolaires. Les pointages sur le terrain s’effectuent sur les tablettes Généralités

menus 2 1 4 items de menus suffisent à exploiter Concerto : Menu Famille Familles (dossiers familles) Inscriptions (listes d’inscrits) Documents (vérifications des pointages) Menu Pointage Saisie Unités (corrections des pointages) 1 2

sélectionner Maj + clic sélectionne d’un item à un autre Crtl + clic Pour sélectionner dans les listes… Maj + Clic sélectionne d'1 point à 1 autre permet de sélectionner plusieurs éléments qui se suivent exemple : sélectionner du 4ème au 12ème nom d’une liste Ctrl + Clic permet de sélectionner plusieurs éléments distincts exemple : sélectionner le 4ème ,le 8ème et le 12ème nom Maj + clic sélectionne d’un item à un autre Crtl + clic Sélectionne des items séparés

Les Bases

ADL-FORMATION / FORMATION connexion lancer Concerto 6.8.2.0.2 via icône bureau ou Menu démarrer dans l'écran de connexion saisir son Nom d'utilisateur (login, identifiant…) saisir son Mot de passe attention : le mot de passe est sensible aux majuscules Info : Le login est constitué d'un CODE lié à la fonction/structure (ENF, ADL, PE, etc.), suivi d'un tiret " – "(tiret du 6) et d'un NOM ADL-FORMATION / FORMATION

Consulter les listes d’inscrits

liste d’inscrits Rechercher Retrouver dans Concerto tous les enfants inscrits en ADL, Resto, Aide Leçons sur un accueil de Loisirs ou une école utilisez le Menu Famille / inscriptions cliquez sur le bouton Rechercher dans la fenêtre qui s’ouvre ne remplissez que : - Activité - Dates ( - Lieux - Classe/groupe les autres possibilité de l'écran de recherche ne sont pas ou peu exploitées Rechercher

liste d’inscrits (détail) sélectionner une Activité sélectionner une Date utiliser le bouton Menu pour accéder à des présélections de périodes… sélectionner un Lieu ou ctrl + clic pour plusieurs lieux… sélectionner de préférence toutes les Classes/Groupes* pensez à la case à cocher ! *Classes/Groupes ne représente pas le vrai niveau de l'enfant, il ne s'agit que de simples "boites de rangement" Ce sont ces Classes/Groupes qui sont utilisées dans les tablettes pour gérer les listes d'enfants. … ATTENTION : la bascule Scolaire a eu lieu récemment ! Dans ce cas, entrez les dates vous même

listes Concerto Concerto affiche les résultats en listes une Barre de boutons permet de nombreuses opérations Survolez un bouton pour connaître son utilité  1 clic sur un Nom de colonne trie la liste (une flèche apparaît) les Boutons Données affichées offrent plus de possibilités (voir focus pages suivantes) le Bouton Famille bascule à tout moment vers le Dossier Familles de la ligne sélectionnée

Boutons données affichées

colonnes (données affichées) les Boutons Données affichées permettent de personnaliser les listes pour s’adapter aux habitudes et logiques d’organisation de chacun Colonnes permet d'ajouter ou supprimer les colonnes de son choix, ou simplement de choisir leur ordre Bouton Colonnes (choisir, ajouter / supprimer) Ex. : la date de naissance, c'est bien, mais l'âge, c'est mieux Recherchez votre colonne exemple : Age inscrit… (colonne Gauche) 2 clics pour utiliser 1 colonne… (colonne Droite) 2 clics pour supprimer une colonne… gérez l'ordre des colonnes avec les boutons Monter/Descendre Colonnes pratiques : "Nom, prénom de l'inscrit", "Niveau de l'inscrit", "Classes/groupe", "Age de l'inscrit". survolez un bouton pour afficher l'aide

groupes (données affichées) fabriquez des Groupes pour organiser facilement vos listes Grouper créez des sous groupes dans vos listes Rechercher votre colonne (Age inscrit) (colonne Gauche) 2 clics pour choisir la colonne à utiliser (colonne Droite : 2 clics pour la supprimer) Valider la colonne devient un menu escamotable… 1 clic sur le bouton pour Ouvrir/fermer le groupe créé survolez un bouton pour afficher l'aide

recherche (données affichées) dans de longues listes, on utilisera efficacement la Recherche pour retrouver rapidement ses petits… Recherche cliquer sur Recherche un champ apparait en bas à gauche… saisir votre texte et cliquer sur une flèche utiliser la touche Entrée pour passer d'1 occurrence à l'autre La séquence s'exécute efficacement avec : 1 clic, puis le reste au clavier : saisie (effacer), Entrée… Entrée…

gérer les CLASSES/GrOUPEs (listes tablettes)

gestion des Classes/Groupes les Classes/Groupes correspondent aux listes de vos tablettes. chaque structure y "range" librement les enfants qu'elle souhaite changer un enfant de classe groupe est sans incidence sur la réalité des informations que stocke Concerto. Pour gérer plusieurs enfants, utilisez le bouton Opération… utilisez menu Famille / Inscription pour accéder à vos inscrits dans la liste des enfants inscrits dans votre structure effectuez 2 clics sur une ligne choisir Lieux (1) dans les boutons à gauche cocher le groupe (2) , puis terminez par Valider Info : les Classes/Groupes sont crées par l'administrateur fonctionnel, sur demande des directeurs de structures Pratique : 2 clics sur une inscription du Dossier Famille permet aussi de changer un enfant de liste 

le Dossier Famille

accès Dossier Familles le Dossier Familles est créé par le guichet unique. Il est composé de Représentants et de leurs Enfants. demandez le Menu Famille / Familles cliquez sur Rechercher et remplir le(s) champ(s) sur lequel porte la recherche. * (étoile) remplace 1 ou plusieurs caractères - DELARUE (exact) trouve DELARUE Pierre, DELARUE Yasmine, etc. - DELA* (fin) trouve DELAT, DELARUE, DELAROUILLE, etc. - *DELA (début) trouve ODELA, MANDELA, etc. - *DEL* trouve VANDELA, KANDELSKI, etc. en cas de doute sur l'orthographe cocher Rech. Phonétique - BABAR trouve BABAR, BABART ou BABBAR… ATTENTION : * et Rech Phonétique ne fonctionnent PAS ensemble  Astuces : - plusieurs domaines de recherche sont utilisables (menu en haut) - pensez à la date de naissance ou au matricule - remplir trop de champs limite les résultats ! Rechercher

listes Dossier Familles la liste affichée propose les informations essentielles 2 clics sur une ligne ouvre le Dossier famille (ou Bouton Famille) le Post-It Détails dévoile les informations des contact

consultation Dossier Familles de nombreuses informations sont accessibles dans le Dossier Famille… Il est aussi possible de : d'inscrire un enfant (Accueil de loisirs, Aide aux leçon ou Restauration) gérer des Classes/groupes cliquer sur un Membre (1) , pour afficher dans les onglets les informations disponibles sur un représentant pour voir le QF… sur un enfant pour voir les Inscriptions (2) modifiables via les boutons ou 2 clics (voir plus loin) Le Post-It Détails affiche les informations de base d'un enfants ou de son représentant 1 2 c'est le Guichet unique qui gère le Dossier Famille… (pour tout changement d'Etat Civil, renvoyez les familles vers le Guichet Unique)

(via Dossier Familles) créer une inscription

créer une Inscription un enfant n'est pas inscrit en ADL ? vous pouvez l'inscrire vous même… (indiquer 1er jour du mois) en revanche, si un enfant n'est pas inscrit dans Concerto => guichet unique ! dans le dossier famille, cliquer sur le Bouton Inscription faire 2 clics sur Accueil de loisirs (ou Aide au leçon ou Restauration) indiquez un début d'inscription au 1er du mois puis cliquer sur Créer l'inscription cliquer sur Lieu (1) , cocher son Classe/groupe, puis Valider (2)

créer une inscription ADL si lieux non proposé Si la liste des Accueil de loisirs ne propose PAS votre structure, (problème de sectorisation) Il faut au préalable créer une inscription périscolaire  Créer une Inscription choisir PériScolaire Hors Secteur (puis 2 clics ou bouton information générales) Indiquer un début d'inscription au 1er du mois, puis cliquer sur Créer l'inscription choisir Dérogation Périscolaire puis Valider vous pouvez maintenant créer l'inscription en Accueil de loisirs sur la structure de votre choix (voir diapo précédente)

VERIFICATION DES PointageS

vérification(s) Concerto vous aide à repérer les erreurs de pointage (notamment celles menant à une double facturation) QUOTIDIEN : vérifier systématiquement les pointages sur les tablettes avant la synchronisation (via Menu … / Totalisation / unités). vérifier est plus rapide que corriger dans Concerto  HEBDOMADAIRE : surveiller le volume des erreurs de pointages en lançant les Rapports d'anomalies Concerto repère les erreurs via Menus Famille / Documents grâce aux Rapports d'anomalies (par type d'activité : Vacances, Soirées, Restauration)

vérification (Documents) 1 il convient de vérifier régulièrement pour repérer d'éventuelles anomalies (doubles pointages…) et les corriger avant l'envoi à sos.pointage demandez Menu Famille / Documents. plusieurs rapports (états) vous aident dans la vérification : 4 rapports ANOMALIES - Pointage xxxxxx dans ces 4 rapports CONCERTO vous indique les erreurs  Liste Mensuelle des Présences – Unité (statistique) Contrôle saisie tous secteurs 1-9 dans la fenêtre qui s'ouvre, choisissez un rapport, veillez à sélectionner Aperçu avant impression (Validez + Validez la fenêtre suivante) Secteurs : très utile pour repérer problématiques de dates (grèves, curiosités) et de fréquentation

vérification (Documents) 2 Choisir l'Activité (1) , le Lieu (bouton (2) pour passer à droite), la Période, terminez avec OK Mensuelle des Présences – Unité Dans les rapports d'Anomalie, c'est CONCERTO qui repère pour vous les erreurs 

Correction DES PointageS

accès Pointages Critères Sauver l'écran des pointages permet de vérifier/corriger les pointages utiliser le Menu Pointage / Saisie unité puis choisir un Modèle de présentation (dossier "Libre – Accueil de loisirs" => "Correction Pointage (Toutes Lignes)" ) cliquer sur Critères dans la fenêtre qui s’ouvre sélectionnez : - Activité - Date - Lieux - Classe/Groupe repérer et supprimer les erreurs ou anomalies en effaçant les 1 puis Critères Sauver Utiliser MOD Toute Unité pour faciliter correction (sinon présentation)

accès Pointages (critères) sélectionnez : une Activité une Date choisir un mois ou une plage de dates un Lieu ctrl+clic pour plusieurs toutes les Classes/Groupes utilisez de préférence la case à cocher pour n'oublier personne Valider bien sûr…

astuces correction Pensez à cliquer sur après vos corrections pour aller + vite : déplacez-vous avec les Touches de direction et utilisez le touche Suppr du clavier UTILISEZ LES FILTRES D'UNITES - cliquez sur la Loupe pour cocher/décocher les Unités à afficher pour supprimer 1 pointage sur TOUS les enfants : 1) 1 clic sur la Loupe (cf filtres ci-dessus ) et ne gardez QUE l'unité à effacer (utilisez ) 2) 1 clic sur la Date (haut colonne) 3) touche Suppr ATTENTION : Assurez vous d'avoir conservé une impression de vos rapports d'anomalie en cas d'erreur :-)

correction (via Dossier famille) il est possible d'accéder aux Pointages par le Dossier Famille cette méthode n'est pratique et efficace (les pointages s'affichent vite) que si vous avez peu d'enfants à corriger sélectionner l'enfant, choisir une ligne d'inscription cliquer sur Bouton Pointage ("horloge")… … choisir Pointages de l'Inscription …l'écran Pointages de l'enfant s'ouvre dans un nouvel onglet

Les MoDELES

créer SON modèle les réglages de présentation des listes et pointages sont stockés dans des Modèles. Concerto propose des modèles standards, mais chacun peut enregistrer son propre Modèle. Dans Concerto, les modèles (présentation des listes) ne sont pas protégés, ils peuvent donc êtres "déréglés" par d'autres utilisateurs dans Pointage / Saisie Unité choisir un modèle et avant toute modification, cliquer sur Enregistrer entrez un Nom (avec nom du centre en début) - cocher Créer une copie de… (n'impacte PAS tout le monde !) - décocher Sauvegarde des critères (pour ne PAS figer vos critères) - cocher Sauvegarder la présentation choisir le Dossier nommé Libre – Accueil de Loisir choisir la Classe de modèle Accueil de Loisir via le bouton Présentation (voir page suivante), paramétrez l'option Ligne vide et enregistrez de nouveau SANS cocher Créer copie  Vous retrouverez maintenant votre Modèle dans le dossier sélectionné  1 2 3

En cas de difficultés, reproduisez ces réglages… bouton Présentation lors de la Correction des pointages, on préconise l'utilisation des modèles (déjà paramétrés) les boutons Données affichés restent cependant utilisables pour afficher/masquer certaines informations le Bouton Présentation (le 5ème bouton) permet de faire apparaitre/disparaitre différentes informations de la liste affichée décocher Prévisions pour réduire la liste (les lignes P –prévisions- ne seront plus affichées) décocher la case Avec ligne vide pour ne laisser affichées QUE les lignes pointées cocher Totaux par Ligne si l'option vous aide En cas de difficultés, reproduisez ces réglages…

filtrer les Unités (Loupe !) lors de la Correction des pointages, on préconise l'utilisation des modèles (déjà paramétrés) les boutons Données affichés restent cependant utilisables pour afficher/masquer certaines informations Filtres d'unité permet de choisir les unités à afficher, vous permettant ainsi de ne conserver à l'écran que les unités nécessaires … Cliquer sur la Loupe et cocher/décocher  (cliquer sur Tout cocher / Tout Décocher pour aller + vite) Le Bouton Unités (le 4ème ) effectue sensiblement le même travail, mais en plus lentement 

autres boutons modèles Quelques bouton seulement sont indispensables… Créer un Dossier : sélectionner au préalable le dossier qui accueillera votre dossier, cliquer sur le bouton Dossier nommer le dossier avec le nom de votre centre Enregistrer un Modèle : (page précédente) pour être sûr de ne pas impacter les autres utilisateur, Enregistrer d'abord votre modèle, avant de le personnaliser . NOTE : Sauver n'enregistre que vos corrections de pointage pas la présentation Renommer : sélectionner d'abord un dossier ou un modèle, puis cliquer sur Renommer ne PAS renommer des modèles ou dossiers partagés par tous ! Que dans Libre – Accueil de Loisir Supprimer : Attention prudence  (sélectionner, puis supprimer !) Modèle par défaut : Utiliser ce bouton pour définir le modèle en cours comme modèle par défaut 

bouton colonne & groupe Les boutons habituels de Données affichées restent bien sûr à votre disposition pour personnaliser vos modèles Choisissez les Colonnes à afficher (ou supprimer) dans votre modèle Grouper (ou dégrouper) comme vous le souhaitez…

Bonus

fiche périscolaire vous ne retrouvez plus 1 fiche ? Concerto contient toutes les informations qui la composent, il permet de la consulter ou le réimprimer ATTENTION : la fiche périscolaire dans Concerto mais ne se substitue pas à l'obligation légale de la fiche papier signée des parents dans l'établissement ! demandez Menu Famille / Familles (sélectionner un enfant) dans l'onglet Inscription, sélectionner une des inscription cliquer sur Imprimer (pensez à Aperçu avant impression…)

personnaliser Concerto Concerto vous permet de : - pré saisir votre identifiant (login) - personnaliser votre mot de passe demandez Menu Concerto / Préférences Changer le mot de passe saisir mot de passe actuel saisir nouveau mot de passe (x2) Valider Définir l'Utilisateur par défaut repérez votre identifiant dans la liste

vers XL les listes Concerto peuvent êtres exportées pour une exploitation dans Excel … afficher la liste des inscrits selon vos critères (ex. Menu Famille / Inscription => Rechercher (activité, date, lieu, classe/groupe) cliquer sur l'export Excel… Conseil : sélectionnez tout (Ctrl+A) et exploitez "mettre sous forme de tableau" dans le ruban Accueil l'export Word génère des fiches scolaires en nombre…

gestion des Classes/Groupes en NOMBRE En début d'année, pour gérer les listes d'enfants dans les tablettes, ranger les enfants inscrits dans les bonnes Classes/Groupes Pour ne modifier qu'1 seul enfant, préférez la procédure habituelle Via menu Famille / Inscription, recherchez les enfants inscrits dans la structure (triez les par date de naissance) sélectionnez les lignes à modifier (Ctrl+clic ou Maj+clic) et cliquer sur le bouton Modifier les Inscriptions (€uros) cocher 1er choix Modifier état et la classe sélectionnez de nouveau les lignes à modifier (seules les lignes en jaune seront modifiées) modifier la Classe/Groupe d'une seule d'entre elles… terminez avec Valider Note : les enfants modifiés ne seront plus visible dans la liste affichée ATTENTION : cette fonctionnalité est à utiliser avec précaution, sous peine de désorganiser plus que d'organiser !

synchro tablettes que l'on parle de "vider les tablettes", ou "d'envoyer vers Concerto", la Synchronisation est indispensable synchroniser régulièrement… c'est bien… toujours vérifier avant … c'est mieux ! Les Tablettes doivent être synchronisées (nécessite du réseau) pour que les pointages s’intègrent à Concerto. il est donc important de synchroniser régulièrement les tablettes pour travailler avec des données fiables et à jour RAPPEL : il est tout aussi important de toujours vérifier les pointages AVANT de synchroniser () derrière chaque pointage se cache une facturation vérifier sur tablette est moins long que corriger sur Concerto  la mise à jours des informations dans Concerto s’effectue 3 fois par jour 7h 11h 15h Note : des informations de pointage synchronisées à 15h15 n’apparaitront que le lendemain après 7h dans Concerto

AIDE

aide Sos Pointage : adressez toujours vos communications à sospointage@ville-saint-denis.fr car votre interlocuteur ayant droit à des vacances… votre question urgente pourrait attendre son retour pour trouver réponse  le Support de Formation est disponible sur le lecteur réseau identifié W: Eugénio Puente & Olivier Depaule