Diffusion électronique des thèses et édition numérique Etat des lieux et conseils pratiques

La diffusion des thèses et la loi Les thèses de doctorat sont soumises au Dépôt légal: leur diffusion au plus grand nombre est obligatoire. Thèses papier (avant mars 2014): Diffusion dans l’enceinte de l’établissement (consultation sur place) Emprunt soumis à conditions Prêt entre bibliothèques (PEB) Microfichage par l’Atelier National de Reproduction des Thèses 2006: le passage au dépôt électronique des thèses SCD de l'Université Paris Ouest Nanterre La Défense

L’arrêté du 7 août 2006 Relatif aux modalités de dépôt, de signalement, de reproduction, de diffusion et de conservation des thèses ou des travaux présentés en soutenance en vue du doctorat Institue la possibilité de déposer sa thèse sous forme électronique L’établissement de soutenance choisit le support de dépôt (électronique seul à Nanterre depuis mars 2014) Dépôt en deux temps, auprès de la Direction de la Recherche et des Etudes Doctorales (DRED), puis de la BU Corrections éventuelles après soutenance (fond ou forme) Art. 11: « Sauf dans le cas d’une clause de confidentialité, l’établissement assure en son sein l’accès à la thèse. La mise en ligne de la thèse sur la toile est subordonnée à l’autorisation du nouveau docteur sous réserve de l’absence de clauses de confidentialité. » SCD de l'Université Paris Ouest Nanterre La Défense

Le signalement des thèses L’exhaustivité dans le signalement des thèses est indispensable pour connaître l’état de la recherche dans différents domaines: le signalement des thèses de doctorat est obligatoire (arrêté du 7 août 2006) Thèses en préparation et thèses soutenues Des outils nationaux: Le portail national des thèses: www.theses.fr STEP (interface doctorant et interface professionnelle) et STAR (interface professionnelle uniquement) Le Sudoc Des outils internationaux: DART Europe E-theses portal (515 thèses de Paris Ouest) Importance fondamentale des métadonnées (informations de catalogage) SCD de l'Université Paris Ouest Nanterre La Défense

Diffusion des thèses électroniques: intranet ou internet ? Diffusion Intranet obligatoire au sein de l’établissement de soutenance, dans la version soumise au jury (version intégrale): Consultation à la BU pour tous les lecteurs (y compris extérieurs) Consultation externe réservée aux membres de l’université Paris- Ouest (accès sur authentification uniquement) Diffusion sur Internet fortement recommandée mais facultative: Dans la version de soutenance (version intégrale annexes comprises) Dans une version de diffusion (si la thèse comprend des œuvres sous droits ou des éléments sensibles – données personnelles, secret industriel etc.) Après signature d’un contrat de diffusion adapté (date de mise en ligne, version de diffusion différente de la version de soutenance…) SCD de l'Université Paris Ouest Nanterre La Défense

Pourquoi diffuser sa thèse sur Internet? Impact bien plus large sur le nombre de lecteurs, et donc, sur la renommée du docteur, le taux de citation de la thèse et sa reprise dans les travaux ultérieurs Meilleure détection du plagiat Valorisation plus facile pour l’université et le chercheur En accord avec la politique générale de l’université Paris Ouest, ainsi qu’avec les recommandations de la Commission européenne sur le libre accès aux travaux issus de la recherche scientifique publique Répond à une demande croissante, puisqu’une thèse mieux signalée est plus facilement repérée, notamment à l’étranger Evite le problème majeur du passage au dépôt électronique: l’impossibilité de prêter des fichiers numériques SCD de l'Université Paris Ouest Nanterre La Défense

Puis-je diffuser intégralement ma thèse sur Internet ? Certains des éléments que vous citez dans votre thèse sont-ils protégés par le droit d’auteur? Oui : demandez aux ayants-droit l’autorisation de les réutiliser Vous avez obtenu leur autorisation: vous pouvez diffuser votre thèse telle quelle Vous n’avez pas obtenu d’autorisation: préparez une version « censurée » de votre thèse pour sa diffusion sur internet (en retirant des pages ou en apposant des caches) Attention: absence de réponse ≠ accord Non : vous pouvez diffuser la thèse telle quelle Le droit de courte citation, une exception au droit d’auteur strictement encadrée (art. L122-5 du Code de la Propriété Intellectuelle) Votre thèse contient-elle des données sensibles (études de cas sur des personnes réelles dont les noms sont cités, bilans financiers, etc.)? Oui: préparez une version de diffusion « censurée » de la thèse Non: vous pouvez diffuser la thèse telle quelle Si vous constituez une version de diffusion de votre thèse, vous devez tout de même fournir à la BU la version intégrale (version de soutenance) pour des raisons de conservation à long terme. SCD de l'Université Paris Ouest Nanterre La Défense

Peut-on s’opposer à la diffusion d’une thèse? Il est impossible de s’opposer à la diffusion intégrale d’une thèse dans l’établissement de soutenance (intranet): seules les thèses déclarées confidentielles par le président de l’Université sur proposition du jury de soutenance ne peuvent être diffusées. Ces thèses confidentielles restent signalées dans les portails dédiés. Il est en revanche possible de demander un délai d’embargo pour les thèses diffusées sur Internet: diffusion seulement à partir d’une certaine date, fixée par contrat. Il est également possible à tout moment de renoncer à la diffusion d’une thèse sur Internet, par la signature d’un avenant au contrat de diffusion. SCD de l'Université Paris Ouest Nanterre La Défense

Récapitulatif: le circuit de diffusion des thèses (1) Dépôt des fichiers électroniques nécessaires au moins 6 semaines avant la soutenance. La BU clôture le compte STEP du doctorant en entrant la date prévisionnelle de soutenance. Au moment de la soutenance, la thèse passe en statut « soutenu - le document qui a justifié la délivrance du diplôme est en cours de traitement… » dans Theses.fr. Après réception du procès-verbal de soutenance, la BU catalogue la thèse au moyen des fichiers et informations transmises (environ 2 à 3 mois après la soutenance). Les informations bibliographiques relatives à la thèse sont ensuite envoyées sur plusieurs sites et portails (Sudoc, theses.fr etc.). Il est possible de transmettre à la BU des fichiers corrigés (à la demande impérative du jury dans certains cas) dans un délai de 3 mois après soutenance, et avec l’autorisation expresse du directeur de thèse. SCD de l'Université Paris Ouest Nanterre La Défense

Récapitulatif: le circuit de diffusion des thèses (2) Les fichiers intégraux de la thèse sont envoyés au Centre informatique national de l’enseignement supérieur pour une conservation à long terme (archivage pérenne) Les fichiers de diffusion de la thèse (version intégrale pour une diffusion intranet, version intégrale ou abrégée pour une diffusion Internet) sont chargés sur les serveurs de l’université, vers lesquels renvoient les notices de signalement des autres sites. En cas d’embargo sur la diffusion Internet, les fichiers sont accessibles uniquement sur intranet en attendant la fin du délai La thèse passe en statut « Soutenu – Accéder sur intranet » ou « Soutenu – Accéder en ligne » dans Theses.fr SCD de l'Université Paris Ouest Nanterre La Défense