ASTUCES ASAP POUR LE PROFESSIONNEL DES RH Partie 3 : réservez un accueil chaleureux à votre nouveau collaborateur

L’importance d’un bon accueil des nouveaux collaborateurs Avec une feuille de route bien pratique

3 RAISONS DE BIEN PRÉPARER L’ACCUEIL DE VOS NOUVEAUX COLLABORATEURS 1 Si vous lui réservez un bon accueil, le nouveau collaborateur se sent le bienvenu. Vous jetez ainsi les bases d’une relation solide. 2 Votre nouveau collaborateur se familiarise avec votre entreprise (valeurs, cultures, conventions, etc.) et s’intègre plus rapidement. 3 Une période d’intégration fluide a un impact positif sur toute votre entreprise : votre nouveau collaborateur est plus efficace et devient rapidement productif ; elle diminue la rotation ; vous instaurez une relation de qualité avec votre nouveau collaborateur dès le 1er jour.

COMMENT RÉSERVER UN BON ACCUEIL ? Feuille de route 1 Veillez préalablement à ce que tout soit en ordre sur le lieu de travail. Votre nouveau collaborateur aura-t-il un bureau comme poste de travail ? Prévoyez alors un ordinateur et les outils nécessaires. Le nécessaire de bureau (papier, stylos, perforatrice…) est-il disponible en suffisance ? Les noms d’utilisateur et mots de passe sont-ils fonctionnels ? Votre nouveau collaborateur sera-t-il amené à travailler dans un entrepôt ou à l’extérieur ? Devra-t-il porter des vêtements de travail spécifiques ? Assurez-vous de disposer des tailles correctes. Remettez les vêtements de travail à votre collaborateur avant son premier jour. Les chaussures de sécurité sont-elles opérationnelles ? N’oubliez pas le casque, les lunettes, les chaussures et les autres équipements.

COMMENT RÉSERVER UN BON ACCUEIL ? Feuille de route 2 Annoncez l’arrivée de votre nouveau collaborateur en interne Informez-en tous les membres de votre entreprise. Expliquez-leur qui est le nouvel arrivant, dans quel département il travaillera, donnez-leur la date à laquelle il commencera, dites-leur si vous viendrez le présenter personnellement à chaque équipe et quand, etc.

COMMENT RÉSERVER UN BON ACCUEIL ? Feuille de route 3 Composez un pack de bienvenue pour son premier jour Remettez-lui une brochure d’accueil qui condense toutes les informations essentielles (heures de travail, détails du salaire, frais de déplacement, démarches en cas d’absence ou de maladie, etc.). Rédigez un petit message de bienvenue dans lequel vous faites comprendre à votre nouveau collaborateur que vous vous réjouissez de son arrivée. Une petite attention fait toujours plaisir.

COMMENT RÉSERVER UN BON ACCUEIL ? Feuille de route 4 Prévoyez un accompagnement adéquat Les premiers jours sont décisifs pour la bonne intégration de votre nouveau collaborateur. Il doit, en effet, assimiler un grand nombre d’informations et il découvre pas mal de nouveaux visages. Attribuez-lui un parrain ou une marraine (c’est-à-dire un collègue qui assumera volontairement ce rôle) à qui votre nouveau collaborateur pourra s’adresser pour toute question ou aide.

COMMENT RÉSERVER UN BON ACCUEIL ? Feuille de route 5 Le début de la première journée de travail Souhaitez la bienvenue à votre nouveau collègue, remettez-lui le pack de bienvenue, présentez-le à son parrain/sa marraine et à l’équipe qui l’accueillera. Allez-y progressivement, pour qu’il puisse s’habituer à son nouvel environnement.

COMMENT RÉSERVER UN BON ACCUEIL ? Feuille de route 6 Donnez-lui toutes les informations pratiques nécessaires Cette mission peut aussi être confiée au parrain/à la marraine. Répondez à toutes les questions du type : que défend l’entreprise (valeurs, normes, culture) ? Que faire en cas de maladie ou d’accident ? Quand le salaire est-il versé ? Comment les pauses sont-elles organisées ? Comment faire pour introduire une demande de congé ? Où se garer ? Etc.

COMMENT RÉSERVER UN BON ACCUEIL ? Feuille de route 7 Détaillez l’éventail des tâches Demandez aux membres de la nouvelle équipe de se réunir pour détailler l’éventail des tâches du nouveau collaborateur. Qu’attend-on précisément du nouveau collègue ? Quelles sont ses tâches ? Y a-t-il déjà des missions dont le nouveau collaborateur peut s’occuper ? Expliquez également le fonctionnement des différents outils que le nouveau collaborateur sera amené à utiliser. Fournissez à votre nouveau collaborateur toutes les informations nécessaires pour qu’il puisse commencer et terminer sa première journée de travail sur une note positive.

COMMENT RÉSERVER UN BON ACCUEIL ? Feuille de route 8 Place à la visite guidée ! Demandez au parrain/à la marraine de faire visiter l’entreprise au nouveau collègue. Où se trouve le réfectoire ? Où sont les toilettes ? Où trouver tel ou tel département ? À quel département s’adresser pour telle ou telle question ? Passez aussi auprès de chaque équipe pour faire les présentations, histoire de briser la glace.

COMMENT RÉSERVER UN BON ACCUEIL ? Feuille de route Faites la connaissance de vos autres collègues Votre nouveau collaborateur est confronté à de nombreux visages inconnus. Or il est toujours utile de pouvoir mettre un nom sur un visage. Avez-vous un intranet où figurent tous les collègues (et leur photo) ? Mais il existe d’autres façons pour que votre collaborateur s’y retrouve parmi tous ces nouveaux visages : créez, par exemple, un tableau (secret) sur Pinterest, reprenant tous les collègues et leur nom. Vous pourrez ainsi remettre le lien vers ce tableau à votre nouveau collaborateur avant son premier jour de travail. 9

COMMENT RÉSERVER UN BON ACCUEIL ? Feuille de route 10 N’oubliez pas les petits détails Ne perdez jamais de vue que ce qui semble évident pour vos collaborateurs ne l’est pas forcément pour un nouveau venu. Comment entrer dans l’entreprise le matin ? Comment fonctionne la photocopieuse ? Et la machine à café ? Comment transférer un appel ? Faut-il amener son lunch ou peut-on commander à manger ? Y a-t-il un code vestimentaire à respecter ? Comment aborder quelqu’un ? L’entreprise se charge-t-elle de laver les vêtements de travail ou faut-il le faire à domicile ? Y a-t-il des règles spécifiques à respecter pour le tri et le rangement ? Etc.

PETIT CONSEIL EN PLUS : LE PARRAINAGE L’intégration de nouveaux collaborateurs est plus facile quand ils peuvent poser leurs questions à un parrain ou une marraine : un collaborateur expérimenté, quelqu’un qui connaît tous les rouages de l’entreprise et qui aidera donc le nouveau collaborateur à s’y retrouver facilement. - ASTUCE - - ASTUCE - Pas de volontaire désigné ! Laissez vos collaborateurs expérimentés décider librement d’assumer le rôle de parrain ou de marraine. Vous avez des parrains ou marraines qui se chargent d’accueillir les nouveaux collaborateurs ? Prévoyez des formations spécifiques.

ENVIE D’EN SAVOIR PLUS SUR NOTRE APPROCHE PROFESSIONNELLE ? Contactez nos spécialistes au 089 20 14 00 ou sur www.asap.be La fois dernière : Partie 2 : cartographier les compétences, la motivation et les attitudes La prochaine fois : Partie 4 : 3 conseils pour doper la motivation et le sentiment « Enjoy your Job » de vos collaborateurs.