Retour d’expérience SIFAC Démat Octobre 2016

Sommaire Présentation générale Flux de la dépense Mails d’alerte et workflow Points d’attention Consultation des factures Conclusion Echanges Annexe : Mode opératoire ZRM05

Présentation générale Périmètre de la dématérialisation à ce jour Toutes les composantes de l’université UPMC et SAIC (à compter des BC créés au 1er septembre 2016) Toutes les factures fournisseurs reçues sous format papier * Déploiements à venir en 2017 Les gratifications de stage et les dépenses au comptant : ajout d’un identifiant (IBAN) sur les formulaires actuels pour permettre la reconnaissance du fournisseur agent lors du passage en démat Situation de travaux (états Ediflex) * Hors gratifications de stage, missions, bourses, aides sociales, situations de travaux

Présentation générale Volumétrie des factures scannées au 30 sept 2016

Présentation générale Volumétrie des factures scannées au 30 sept 2016

Sommaire Présentation générale Flux de la dépense Mails d’alerte et workflow Points d’attention Consultation des factures Conclusion Echanges Annexe : Mode opératoire ZRM05

Flux de la dépense Le processus n’est pas modifié en amont de la réception de la facture Devis Commande Prestation fournisseur Service fait Archivage des pièces liées à la commande Réception facture Une seule adresse de facturation : Agence comptable Comptabilité fournisseurs BC 500 Le processus suite à la dématérialisation des factures Tri des factures Numérisation des lots Emission du bordereau Archivage des lots Vidéo-codage Liquidation

Flux de la dépense – Intégration dans SIFAC Module d’intégration des factures qui hérite des règles de gestion paramétrées dans SIFAC

Flux de la dépense - Présentation du videocodage Le vidéocodage se décompose en trois étapes : Validation identification Validation des champs d’entête (N° de document, date du document, montants, BC…), de pied de facture(Montants de TVA, coûts additionnels…) et de l’affacturage le cas échéant Validation du corps de la facture Les lignes sont récupérées à partir des postes de la commande d’achat SIFAC pour pouvoir être comparées avec la facture Si le poste de la commande = ligne de facture, la facture peut passer directement dans Sifac sans intervention manuelle (easymatch)

Flux de la dépense – Intégration dans SIFAC Le module « Balance For Sifac » est utilisé pour intégrer et suivre les factures dans SIFAC. Différents modes d’intégration dans SIFAC sont en place en fonction des cas rencontrés : Facture comptabilisée, bonne à payer Facture avec un workflow en cours sans n° de pièce 51* Facture préenregistrée, certains éléments peuvent encore être modifiés avant la comptabilisation dans SIFAC

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Mails d’alerte ou Workflow 2 Types de communication avec les gestionnaires financiers Le mail d’alerte : émis lors du vidéocodage lorsque la facture ne peut pas être intégrée dans SIFAC (la facture ne peut pas être consultée en ZRM03 ou ZRM05) Nom du gestionnaire comptable fournisseur et le fichier de la facture joint au mail Faire répondre à tous pour inclure le gestionnaire à l’origine du mail Cas identifiés : Absence de n° de bon de commande Commande passée sur un mauvais fournisseur Erreur du code de TVA dans la commande Cas particulier des nouveaux affactureurs  

Mails d’alerte ou Workflow Le Workflow : toujours accompagné d’un mail automatique généré par « sifacdemat ». Il informe le gestionnaire financier des raisons du blocage de la liquidation. Ce mail quotidien est envoyé automatiquement à 20h. Vous ne devez pas y répondre mais le traiter via la transaction ZRM05. Il concerne une ou plusieurs factures qui ne peuvent pas être liquidée(s). Il existe différents types de workflows : Workflow de service fait manquant Workflow d’écart Workflow d’ information Les workflow se gèrent dans la transaction : ZRM05 (ITESOFT.Balance : Afficher workflows en cours)

Mails d’alerte ou Workflow Le mail automatique signalant un worflow est adressé au valideur de la commande puis après x relances sans action à un manager En cas d’absence significative du valideur, il est nécessaire de désigner un délégué, c’est-à-dire un gestionnaire financier qui a les autorisations sur le CF et va être en capacité de traiter les demandes.

ZRM05 Cliquer sur IMAGE pour afficher la copie de la facture

Mails d’alerte ou Workflow Pour quelle raison? Sous quelle forme? Adressé à qui ? Action attendue Mail d’alerte @mail manuel + copie de la facture en pièce jointe du mail Valideur de la commande Réponse par @mail après traitement Worflow Absence de SF @mail automatique + copie de la facture en ZRM05 via ZRM05 Worflow d’écart via MIGO / ME22N Worflow d’information Réponse au WF via ZRM05+ ME22N / MIGO

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catégorie assistance Sifac Démat Points d’attention Synchronisation du statut des pièces Le gestionnaire a saisi son SF mais il continue à recevoir les mails de WF automatiques Envoi d’une demande d’assistance à l’AMUE pour régler le problème en masse. Mise en place d’un batch toutes les heures Signaler vos WF bloqués via un ticket via hotline.upmc.fr catégorie assistance Sifac Démat Tant que le statut n’est pas mis à jour, la pièce n’est pas comptabilisée et le fournisseur n’est pas payé

Toujours utiliser la note utilisateur pour préciser le motif du refus Points d’attention Refus du Workflow Le gestionnaire ne peut pas traiter le workflow pour les raisons suivantes : Litige avec le fournisseur et le gestionnaire financier demande un avoir au fournisseur Facture saisie sur un poste de commande incorrect ou sur un n° de commande incorrect. Indiquer en note utilisateur les références correctes du poste ou de la commande à rattacher à la facture Doublon de facture Toujours utiliser la note utilisateur pour préciser le motif du refus

Fournisseurs avec plus de 5 RIB Points d’attention Fournisseurs avec plus de 5 RIB Le fichier des Tiers dans Sifac est recopié dans une table Demat pour les besoins du vidéocodage. Cette table ne reprend que les 5 premiers RIB de la fiche fournisseurs Création de fiches supplémentaires notamment pour les affactureurs qui ont autant de RIB que de fournisseurs Création de plusieurs fiches pour certains fournisseurs notamment des fournisseurs avec plusieurs rôles partenaires (ex: CNRS) Mise en place d’un tableau sur « Espace des personnels » pour informer de la création de ces codes fournisseurs supplémentaires

Points d’attention Traitement des avoirs WF d’information A réception de l’avoir, la comptabilité fournisseurs contacte le gestionnaire financier pour saisir le SFV nécessaire à la saisie de la facture. Puis saisie de l’avoir pour annuler la facture et le SF WF d’information Peu de réponse de la part des gestionnaires financiers. Penser à répondre aux WF d’information en ZRM05.

catégorie assistance Sifac Points d’attention Autorisations Les demandes sont à adresser au CCS par un ticket hotline.upmc.fr catégorie assistance Sifac Délégation En cas d’absence significative d’un gestionnaire, prévenir le CCS pour mise à jour des autorisations (réception des WF) Manager Après x relances sans action du gestionnaire, les mails de WF automatiques sont dirigés vers un manager. Le paramétrage des managers est en cours

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Consultation des factures Vous pouvez consulter vos factures avec plusieurs transactions ZRM03 : uniquement les factures traitées en dématérialisation ME23N : toutes les factures (copie de la facture en service objet si celle-ci a été traitée en dématérialisation) FBL1N : toutes les factures par fournisseur avec la date de paiement

Consultation des factures Transaction ZRM03 Possibilité de Filtrer par : Société (obligatoire) Division Fournisseur Date N° de lot… Sélection rapide via statut des documents Type de document: INVO = facture CRME = avoir SUBC = déchargement ultérieur SUBD = chargement ultérieur N° de facture = n° de pièce SIFAC 510xxxx N° de référence = n° de facture du frs Identifiant ITESOFT = n° de lot Le gestionnaire financier doit indiquer son : Centre financier Fonds ÉOTP Centre de coûts… Variante d’affichage

Consultation des factures Transaction ZRM03

Consultation des factures Transaction ZRM03

Consultation des factures Transaction ME23N

Consultation des factures Transaction ME23N Copie de la facture

Consultation des factures Transaction ME23N Copie de la facture

Sommaire Présentation générale Flux de la dépense Mails d’alerte et workflow Points d’attention Consultation des factures Conclusion Echanges Annexe : Mode opératoire ZRM05

Dématérialisation native Conclusion Dématérialisation native L’ordonnance n°2014-697 du 26 juin 2014 prévoit : L’obligation progressive pour les fournisseurs de dématérialiser les factures à destination des établissements publics, l’Etat et les collectivités publiques : au 1er janvier 2017 : pour les grandes entreprises (+ de 5000 salariés) et les personnes publiques au 1er janvier 2018 : pour les entreprises de taille intermédiaire (250 à 5000 salariés) au 1er janvier 2019 : pour les petites et moyennes entreprises (10 à 250 salariés) au 1er janvier 2020 : pour les micros entreprises (-10 salariés) L’utilisation de «Chorus Portail Pro» pour le dépôt, la transmission et la récupération des factures dématérialisées. Chorus Portail Pro est une solution mutualisée développée par l’AIFE et la DGFiP.

Dématérialisation native Conclusion Dématérialisation native Emetteurs (fournisseurs) : Les entreprises privées en contrat avec l’État, les collectivités territoriales et les établissements publics. Les fournisseurs publics : structures publiques en tant qu’émetteurs de factures intra sphère publique Gestion des factures : Les factures et avoirs fournisseurs Demandes de paiements des cotraitants et des sous-traitants (états Ediflex)

Dématérialisation native Conclusion Dématérialisation native Chaque émetteur et chaque destinataire de factures est identifié de manière unique dans CPP L’identification des émetteurs de factures repose sur 3 éléments (le code pays, le type d’identifiant et l’identifiant) Le SIRET est l’identifiant unique de l’entité publique destinataire Rendre obligatoire le n° de BC lors du dépôt de la facture Le n° de BC doit être systématiquement transmis aux fournisseurs CPP contrôlera que la zone est bien remplie mais ne contrôlera pas la cohérence de la zone.

Comptabilité fournisseurs Interlocuteurs Comptabilité fournisseurs Chef de service : Salim Bouadi Adjointe au chef de service : Magali Librizzi Répartition des CF Pôle 1 - Olivier Lawson : 04,18, 26, 27, 29, 37, 38, 39, 67 + pour tous les CF (hors SAIC) : gratifications de stage/Dépenses au comptant/Etats liquidatifs Pôle 2 - Sylvie Manteau : 01, 03, 05, 06, 07, 09,19, 25, 33, 34, 36,40 SAIC – Salim Bouadi : CF 55 Pôle support - Armelle Lecoeur : courriers et relances Relance.Fournisseurs@upmc.fr

catégorie assistance Sifac Démat Pour tout problème rencontré dans l’utilisation de la transaction ZRM05 et / ou dans la gestion des Workflows vous devez ouvrir un ticket sur : hotline.upmc.fr catégorie assistance Sifac Démat

Sommaire Présentation générale Flux de la dépense Mails d’alerte et workflow Points d’attention Consultation des factures Conclusion Echanges Annexe : Mode opératoire ZRM05

Sommaire Présentation générale Flux de la dépense Mails d’alerte et workflow Points d’attention Consultation des factures Echanges Conclusion Annexe : Mode opératoire ZRM05

Workflow de service fait manquant Lors de l’intégration de la facture dans SIFAC, l’outil a détecté une ou des ligne(s) de poste de commande facturée non réceptionnée(s) Un workflow automatique « Livraison manquante » est adressé par mail au valideur de la commande La description tâche dans la ZRM05 affiche : Réception manquante

Workflow de service fait manquant Le SF peut être saisi (= livraison/réalisation de la prestation effectuée) Vous devez passer par cette transaction (ne pas utiliser directement la MIGO). Sélectionner la ligne concernée si plusieurs lignes. Sélectionner le bouton : « Réceptionner » qui ouvrira automatiquement l’écran MIGO classique.

Workflow de service fait manquant Refus de saisie du SFV manquant Pour les cas de litige, vous devez préciser les motifs empêchant la saisie du SFV au Service Facturier via le bouton « Ajouter une note utilisateur »

Workflow de service fait manquant Puis vous devez refuser la facture en sélectionnant le bouton : « refuser » En cas de litige, il vous appartient de demander au fournisseur l’envoi d’un avoir

Workflow de service fait manquant Le SF ne peut pas être saisi pour l’instant (= pas de livraison/pas de réalisation de la prestation) Vous devez préciser les motifs empêchant la saisie du SFV au Service Facturier Sélectionner le bouton : « Ajouter une note utilisateur »

Workflow d’écart Lors de l’intégration de la facture, l’outil a détecté un écart entre ce qui a été réceptionné et ce qui est facturé sur une ou des ligne(s) de poste de commande. Il peut s’agir d’un écart de quantité ou d’un écart de prix. Un workflow automatique « Workflow d’écart » est adressé par mail au valideur de la commande. Pour information, la description tâche dans la ZRM05 affiche : Workflow d’écart

Workflow d’écart Vous validez l’écart constaté Si SFV insuffisant : le service fait doit être complété (si livraison effective/réalisation de prestation) = procéder à la saisie du SFV dans la transaction MIGO Si commande insuffisante : le montant de la commande doit être actualisé via la ME22N et le SFV via la MIGO. A tout moment, vous avez la possibilité de communiquer avec le Service Facturier via la note utilisateur.

Workflow d’écart Après avoir procédé aux modifications du SFV et/ou du bon de commande, vous devez valider le Workflow d’écart en cliquant sur écart corrigé dans la ZRM05. Le statut de la pièce sera mis à jour et la facture pourra être payée.

Workflow d’écart Refus de validation de l’écart constaté Pour les cas de litige, vous devez préciser les motifs empêchant la validation de l’écart constaté au Service Facturier via le bouton « Ajouter une note utilisateur »

Workflow d’écart Puis il faut refuser la facture en sélectionnant le bouton : « refuser » Cette action met fin au workflow. En cas de litige, il vous appartient de demander au fournisseur l’envoi d’un avoir.

Workflow d’ information Le workflow d’information est un workflow déclenché manuellement par le Service Facturier. Il est utilisé essentiellement pour les : Erreur de TVA Coûts supplémentaires (exemple : frais de port non prévus dans la commande) Autres cas identifiés par le Service Facturier, question libre Pour information, la description tâche dans la ZRM05 affiche : Workflow d’info.

Workflow d’ information

Workflow d’ information L’objet du Workflow d’information est indiqué dans le message du service facturier. Vous devez répondre également par message en retour. Si vous n’êtes pas d’accord avec la correction demandée vous devez l’indiquer et le justifier dans le message renvoyé.

Workflow d’ information Workflow d’information pour erreur de code TVA Afin de corriger le code TVA, vous devez annuler le SFV dans la transaction MIGO, puis modifier le code TVA dans la transaction ME22N et saisir de nouveau votre SFV dans la MIGO. Puis vous devez informer le Service Facturier du traitement de la modification via la transaction ZRM05 en indiquant par message l’action entreprise puis cliquer sur

Workflow d’ information Workflow d’information pour Coûts supplémentaires Vous devez créer une ligne de poste supplémentaire sur votre bon de commande via la ME22N puis procéder à la saisie du SFV correspondant dans la transaction MIGO Puis vous devez informer le Service Facturier du traitement de la modification via la transaction ZRM05 en indiquant par message l’action entreprise puis cliquer sur

Merci de votre attention FIN Merci de votre attention