Programmation Mutualisation Régis ROHR 24 novembre 2016

Les acteurs de l’achat à l’université de Strasbourg Introduction Département des Contrats Immobiliers (DCI) rattaché à la direction du patrimoine immobilier Contrats immobilier (>25K€HT) (travaux publics, prestations intellectuelles (AMO-MOE), services et fournitures maintenance secondaire de bâtiment) Suivi des contrats immobiliers sous l’autorité hiérarchique du Directeur du Patrimoine Immobilier Département Achats et Marchés (DAM) rattaché à la direction des finances Marchés fournitures et services (>90K€HT) Animation, coordination du réseau des acheteurs de l’UNISTRA Information, formations, outils d’accompagnement : à destination des acheteurs Suivi de l’exécution des marchés transversaux Accompagnement des acheteurs dans la passation - exécution de leurs contrats (<90K€)

L’organisation interne des achats 1/2 Introduction Procédure à appliquer Seuils Signataire Achat libre < 25 000 € HT Directeur de composante ou directeur d’unité Site des achats de l'université (AchatsWeb) obligatoire, voire Achatpublic.com A partir de 25 000 € HT et < 90 000 € HT Procédure mise en œuvre par le DAM ou le DCI A partir de 90 000 € HT Président de l’université

L’organisation interne des achats 2/2 Introduction Services prescripteurs Composantes-unités de recherche Besoin spécifique Marché transversal Achats transversaux et suivi de l’exécution Experts Services support DAM – DCI (Contrôle des disponibles financiers) Accompagnement à l’expression du besoin + Rencontres de fournisseurs Apporter des solutions adaptées à la réalité du secteur économique Statistiques achats en lien étroit avec le contrôle de gestion financier Animation de groupes experts Suivi spécifique de certains marchés (ex: nettoyage – informatique – déplacements…) Pilote de projets (ex: mutualisation sites repro – marché déchets)

L’activité en chiffres – 2015 Introduction Montant des achats 2015 Non soumis Achats hors recherche Achats recherche Travaux TOTAL Montant marché HT 2015   26 581 224,01 € 4 253 437,95 € 18 610 211,75 € 49 444 873,71 € Montant total HT 2015 4 749 404,35 € 43 152 606,14 € 9 731 589,61 € 19 379 080,67 € 77 012 680,77 € Taux de couverture par des marchés 0% 62% 44% 96% 64% 27,5 millions d’euros d’achats réalisés par les composantes, laboratoires et services dont 40 procédures < 90 K € HT pour 1,5 M € HT DAM: 58 procédures > 90 K € HT (24 services – 34 fournitures) Bilan des achats compte financier 2015

Vers une programmation pluriannuelle Programmation Mutualisation Régis ROHR – 24 novembre 2016 repose sur l’anticipation prévoir le renouvellement ou la mise en place d’un marché appréhender les possibilités de mutualisation en amont anticiper la charge de travail et bien gérer le niveau d’activité du service : fixer des priorités (avec sa direction) mettre en œuvre des moyens particuliers (ex. Idex -> fiches de procédures + guide de définition du besoin) investir de nouveaux segments donne de la visibilité sur les besoins à satisfaire : éviter le coup par coup prévision des ressources à mobiliser (groupes de travail, enquêtes/sondages, rencontres fournisseurs pour le recensement des besoins…)

Vers une programmation pluriannuelle Programmation Mutualisation Régis ROHR – 24 novembre 2016 à l’interne pour prioriser les achats à enjeux (financiers, organisationnels, stratégiques pour l’établissement): marchés transversaux de niveau 1 marchés de niveau 2 (exemple: anticiper l’information vers la Recherche – vers la MIA) pour bénéficier du soutien politique exemple CICF GT Achats (schéma processus achat – charte pour un achat public raisonné) intégrer les gains dans les rapports commission des achats -> VP achats? lien avec le service du budget (GBCP) et les principales directions prescriptrices à l’externe réflexion en amont sur l’intégration des axes de la politique achat de l’Etat réalisation de gains d'achat développement durable développement social soutien aux PME soutien à l'innovation prévision des compétences à mobiliser besoin de formation ? appui du réseau des acheteurs communiquer sur les marchés susceptibles d’être lancés exemple site UGAP avis de pré-information

Vers une programmation pluriannuelle Programmation Mutualisation Régis ROHR – 24 novembre 2016 Exemple de PAA 2015-21016

Pour une mutualisation…raisonnée Programmation Mutualisation Régis ROHR – 24 novembre 2016 Cartographie Programmation Mutualisation à l’interne mutualiser les achats récurrents des structures rationnaliser les achats, le nombre de fournisseurs faciliter les actes de gestion (bons de commandes à la place des devis, factures) homogénéiser pour mieux contrôler les achats des services et améliorer le suivi fournisseur RDV de l’achat – Info-achats – Dépêche Achat – (In)formation achats hors établissement mutualiser avec des établissements partenaires gains par la massification faciliter les actes de gestion pour les labos UMR (ex. marchés communs avec CNRS, l’INSERM) mutualisation systématique? souplesse des petits établissements… soutien à l’économie locale… facilités, négociation… mutualisation raisonnée?

Pour une mutualisation…raisonnée Programmation Mutualisation Régis ROHR – 24 novembre 2016 les facteurs de la mutualisation rencontre de volontés: réseau des acheteurs repose sur des opportunités permises grâce à sa programmation et sa cartographie définir les besoins communs connaître ses fournisseurs connaître ses échéances optimiser les coûts (de publication…) l’investissement humain repose sur des choix politiques exemple Contrat pluriannuel de site alsacien (2013-2017) préparer une fusion liste de mutualisations

Programmation Mutualisation Régis ROHR – 24 novembre 2016 Questions Programmation Mutualisation Régis ROHR – 24 novembre 2016 Merci pour votre attention! rrohr@unistra.fr