FORMATION XLAB V6 Compléments d’informations DR15 - 14 novembre 2006 Délégation Aquitaine Limousin

14 novembre 2006 – Formateurs XLAB DR 15 Cette formation s’inscrit dans le cadre des actions menées auprès des gestionnaires d’Unités dans le but d’appréhender au mieux les changements induits par la BFC. 10 octobre 2006 - SFC DR 15 Formation métier : modernisation de la gestion administrative, comptable et financière : les principaux changements fonctionnels BFC : présentation 24 octobre 2006 - Formateurs XLAB DR 15 Formation outil Xlab V6 Consignes fin d’exercice 14 novembre 2006 – Formateurs XLAB DR 15 Formation outil Xlab V6 (suite) Préparation fin d’exercice et ouverture 2007 Questions/réponses – Etudes de cas

Sommaire des compléments d'information Chaîne des achats (document ACP) Carte achat – Codes famille Evolution des sauvegardes et du paramètrage Dernier retour de la GCF, Installation de la V6 Premier retour de BFC - Les premiers transferts avec la délégation Intervenant DSI

L’engagement (ou la commande) Toutes les commandes sont initiées dans XLAB à l’exception des dépenses de personnel NB1 initiées dans BFC puis intégrées dans XLAB Les commandes ne peuvent être modifiées que dans XLAB Contrairement à ce qui se passe en GCF aucune commande ne pourra être saisie dans BFC . Toutes les commandes sont saisies et modifiées dans XLAB et transférées à BFC.

Le détail de la commande Chaque ligne de commande porte des informations qui vont permettre de dériver dans BFCE l’imputation dans les trois comptabilités Dans BFC, la commande XLAB devient un document logistique « commande » et retrace l’engagement. Ce document est porteur de la valorisation du SF il doit être détaillé la ligne commande porte le code famille , le caractère de l’achat (UF/OT), le n° de contrat-cadre, le code famille….

Les éléments d’imputation déduits de la ligne commande Compte général comptabilité générale Code famille + nature de la commande Centre de coûts ou éléments d’OTP comptabilité analytique - fonds (SE / RP) - nature budg : A B C - domaine fonctionnel - programme consolidé (n° de l’OIP) comptabilité budgétaire Origine de crédits Centre financier Code unité BFCE XLAB Dans XLAB, les objets porteurs de crédits sont les origines de crédits qui sont caractérisées par 2 codes de gestion qui servent à établir des liens avec les organismes de tutelle - Code de gestion 2 -> adresse budgétaire - Code de gestion 1 -> adresse analytique Une adresse budgétaire est dérivée automatiquement des composantes amont soit au traverse du code unité, soit dans l ’origine de crédit De même l ’origine de crédit permet de dérivée l ’imputation en comptabilité analytique Pour la dérivation automatique du compte de comptabilité générale, le code famille et la nature de dépense sont utilisés RAPPEL : la nature de dépense est dans l ’en tête d ’une commande XLAB Code famille = groupe de marchandises dans SAP ==> à chaque code est affecté un (ou deux 6.. 2..) compte de comptabilité général

Zoom sur les commandes prévisionnelles Elles concernent les commandes dont la valorisation du service fait ne peut être effectué qu’à la réception de la facture Exemples : commandes estimatives (= réservation de crédits) d’achats de fluides, d’abonnements, etc. carte achat : commande estimative par fournisseur carte logée : commande réelle des frais engagés La notion de commande prévisionnelle doit être interprétée restrictivement Les commandes prévisionnelles ne sont pas gérées en quantités mais en valeur. Elles sont en principe estimatives dans leur montant. Pour les besoins de gestion de la carte logée, les commandes des frais engagés doivent être considérées comme prévisionnelles. Une utilisation abusive de commandes prévisionnelles a pour conséquence : * la non consommation des crédits de paiement * la non constatation des droits dans la comptabilité générale

Les éléments portés par la commande Chaque engagement doit : comporter a minima « un code famille » (par ligne) indiquer les différents types de commande (commandes classiques / commandes prévisionnelles) éventuellement, faire référence à un marché ( contrat -cadre) et mentionner le fournisseur concerné Les modifications principales sur les codes familles sont : 1 - suppression : Z99 - B871 - D251 2 - création de codes dont les dépenses ne relèvent pas du CMP : numération commence par P 3 - subdivision de codes pour les cas suivants : pour 1 code famille sur lequel s ’effectue le cumul des achats à l ’engagement et concernant des dépenses d ’achats, de location et maintenance ==> création de 3 codes familles en modifiant la 3eme position en L M ….

Le service fait Le service fait (ou constatation des droits) est une notion essentielle dans une comptabilité patrimoniale. Le SF correspond à la livraison d’un bien ou l’acceptation d’une prestation Le SF est renseigné par l’unité dans le module « livraison » d’XLAB renommé « service fait » Aucun service fait ne peut être créé directement dans BFC (même en cas de service facturier) Pour les commandes classiques, le SF doit être valorisé (en quantité) sur chaque ligne Pour les commandes prévisionnelles, le SF n’apparaît qu'au moment de la liquidation de la facture.

Zoom sur le service fait XLAB et BFC contrôlent automatiquement que « Q réceptionnées  ≤ Q commandées » Comptabilisation automatique des charges à payer au fil de l’eau à l’intégration du SF Consommation des CP à hauteur de la valeur HT de la quantité réceptionnée le service fait met à jour : La compta générale : D6xx ou 2xx1 par crédit 4081 La compta analytique sur le centre de coûts ou l’OTP La compta budgétaire : MAJ du budget d’engagement + consommation du budget de paiement Les imputations des postes de commande avec service fait ne sont pas modifiables au moment du service fait

La facture la facture est créée dans BFC : soit par intégration des données issues d’XLAB soit par saisie directe en DR en cas de service facturier La facture issue d’Xlab peut être modifiée ou complétée par le SFC Le pré-enregistrement de pièces permet de conserver des pièces incomplètes dans SAP sans effectuer de longues opérations de vérification de saisie ; ultérieurement on peut compléter, supprimer, vérifier et finalement enregistrer les pièces. des données de l’achat et de la nature de la commande XLAB sera dérivée l’imputation comptable lors de la valorisation du service fait (générée sans modification possible lors de l’entrée de marchandises) La modification de l’imputation comptable est possible lors de l’entrée de factures, sans pour autant modifier le code famille ni dans XLAB, ni dans BFC.

La gestion des écarts entre le SF et la facture Motifs : cas non individualisés (frais de port, d’assurance...) ou distorsion de prix (remise oubliée, évolution du prix unitaire…), etc Le principe : traitement des « surcoûts » par l’unité modifier la commande depuis XLAB, saisir le SF… Exception : traitement automatique des écarts inférieurs à un certain seuil ( mise à jour de la consommation des crédits) tolérance supérieure : 30 % et 2000 € contrôle bloquant tolérance inférieure : 20 % et 2000 € contrôle d’avertissement comparaison ligne de facture HT/ligne de commande Ces données d’écarts de tolérance seront fixées nationalement Au-delà du seuil supérieur de tolérance : message bloquant interdisant la prise en charge En deçà, message d’avertissement qui n’empêche pas la prise en charge mais levée du code blocage pour autoriser le paiement

Principes généraux de prise en charge des factures classiques dans BFC Comptabilité budgétaire Pièce budgétaire : les AE sont mis à jour à l ’engagement et les CP consommés lors du service fait Comptabilité analytique Pièce analytique : la consommation réelle est enregistrée lors du service fait Comptabilité générale Pièce comptable : constatation de la dette vis-à-vis du fournisseur et de la TVA Principes généraux de prise en charge des factures classiques ayant fait l’objet d’une Entrée de marchandises Pour les factures sur commandes prévisionnelles les écritures seront faites sur le total HT puisqu’il n’y aura pas eu de valorisation du SF

Rappel traitement de la facture dans BFC Calcul du montant de la TVA rémanente par BFC Les capacités d’engagement et les CP correspondants à la TVA rémanente sont positionnés au niveau des DR pour les dépenses des trois agrégats La part de TVA rémanente s’attachant à une dépense est imputée sur le même compte de comptabilité générale et la même imputation budgétaire (sauf fonds = SE) que le montant HT, avec une indication dite « statistique » afin de ne pas transmettre cette dépense de TVA rémanente vers Xlab Déclenchement des écritures de prise en charge Pour 2007 la TVA rémanente (non déductible) est imputée sur un centre financier spécifique géré à la DR Les autres données de l’adresse budgétaire à part le fonds qui est toujours SE sont celles de l’unité qui supportent le HT La DFI étudie la possibilité en 2008 de mettre en place sur les unités des budgets incluant la TVA rémanente

Impacts de BFC sur XLAB BFC - E QUALITE DES DONNEES QUALITE DE BFC = N C B C Comptabilité patrimoniale UR DR Point d’entrée BFC - E Certification Indicateurs de gestion Reporting (…)

CODES FAMILLE Les codes familles A partir du code famille et de la nature de la dépense sera déduit, dans BFC, le compte d’imputation comptable Les codes familles ne sont plus modifiables si la commande est transmise De nouveaux codes familles seront créés et seront envoyés par GCF lors du dernier retour

Documentation en cours ==> après validation publication s/WEB CLASSE 6 - CHARGES Les charges correspondent à des dépenses destinées à l'exploitation normale et courante de l'établissement, à sa gestion financière et à ses opérations exceptionnelles. Contrairement aux immobilisations, elles correspondent à des opérations non durables, et sont rattachées à un seul exercice, GROUPE HOMOGENE DE DEPENSE CATEGORIE DE DEPENSES NATURE DES DEPENSES LIBELLE DES COMPTES COMPTES CODES FAMILLE ASSOCIES ACHATS STOCKES ACHATS STOCKES Réservés aux achats de matières stockées, ces comptes sont utilisés pour décrire, notamment, les marchandises ou matériels en magasin. L'utilisation de ces comptes nécessite un suivi de stock et, donc, la constatation en fin d'exercice final et de dépréciation éventuelle (voir compte 6032) Combustible Attention, si non stocké, utilisé le compte 60612 COMBUSTIBLES 60221000 A3-05 Produits d'entretien Attention, si non stocké, utilisé le compte 6063 PRODUITS D'ENTRETIEN 60222000 B3-01; B3-02;B5-03 Fournitures d'ateliers Attention, si non stocké, utilisé le compte 6063 FOURNITURES D'ATELIERS 60223000 A0-00 Fournitures de bureau Attention, si non stocké, utilisé le compte 6064 FOURNITURES DE BUREAU 60225000 A1-01 Produits de laboratoires, fluides et assimilés Attention, si non stocké, utilisé le compte 6063 PRODUITS DE LABORATOIRES, FLUIDES ET ASSIMILES 60226000 A0-03 Autres matières et fournitures consommables Attention, si non stocké, utilisé le compte 6063 Ce compte est principalement réservé les animaux de laboratoires et leurs nourritures. AUTRES MATIERES ET FOURNITURES CONSOMMABLES 60228000 A2-02;A2-03 B3-03; B3-04   VARIATION DES STOCKS Permet de constater la variation entre le stock initial et le stock final des matières et fournitures comptabilisées aux comptes 602 VARIATION DES STOCKS DES MATIERES ET FOURNITURES CONSOMMABLES 60320000 21/09/2018

Exemple de code familles subdivisés APPROVISIONNEMENTS GENERAUX compte général A0 ATELIER (hors entretien des véhicules)   A0.00 FOURNITURES, CONSOMMABLES ET PETITS EQUIPEMENTS D'ATELIER A0.01 Fournitures électriques et composants électroniques pour atelier (hors équipement des bâtiments) 60670000;23150001 condensateurs de puissance condensateurs fixes de faible puissance …………/……………… A0.03 Produits (solvants, …) et gaz d'ateliers (soudure, y compris bouteilles) 60670000 A0.L3 bouteilles de solvants et de gaz d'ateliers 61350000 gaz industriels simples pour l'atelier : oxygène Azote …………/……………… A2 HYGIENE, SECURITE ET MEDECINE DU TRAVAIL A2.10 MATERIEL, MOBILIER ET EQUIPEMENTS D'HYGIENE ET SECURITE DU TRAVAIL A2.11 Matériel et équipement de cabinet médical (achat) 21540001;60630000 A2.M1 Matériel et équipement de cabinet médical (entretien, réparation, maintenance) 61550000 dispositifs médicaux de blocs opératoires : tables, supports patients, éclairage opératoire, dispotifs médicaux de techniques opératoires : instrumentation chirurgicale réutilisable A2.12 Mobilier et équipements sanitaires (achat) A2.L2 Mobilier et équipements sanitaires (location) A2.M2 Mobilier et équipements sanitaires (maintenance) articles sanitaires en matières plastiques générateurs et distributeurs d'air chaud location entretien d'appareil d'hygiène. 21/09/2018

Commande AVEC CARTE ACHAT N° carte achat Les utilisateurs et le numéro de leur carte achat seront stockés dans l'écran contact et pourront ainsi être appelés par une liste d'aide (?+TAB) dans la fenêtre commande. Titulaire de carte Numéro de carte

Evolution des sauvegardes Dans Xlab il est possible de programmer des sauvegardes automatiques de la base dont la périodicité est définie par le laboratoire (en jours) La sauvegarde est lancée lors de la déconnexion du dernier utilisateur Dans le nom du fichier apparaît la date du jour : cela permet de cumuler les sauvegardes Pour une base, la sauvegarde peut être faite soit en local (gestionnaire de fichier) soit par FTP sur le serveur d'échange de la délégation, soit sur les deux La sauvegarde sur la machine de communication de la délégation est une sécurité supplémentaire mais n'est pas obligatoire. Le laboratoire reste responsable de la mise en place des choix de sauvegarde de ses données.

Paramétrage des sauvegardes

Paramétrage des sauvegardes

Evolutions des sauvegardes Le format utilisé pour la sauvegarde sur le serveur de la délégation est un format compressé (compression Xlab). Les bases seront déposées dans un sous-répertoire dédié dans le répertoire du laboratoire de la machine de com Le format utilisé pour la sauvegarde en local peut être compressé ou non Pour les laboratoires utilisant à la fois Mac et Windows, il faut renseigner le chemin de la sauvegarde locale avec les deux formats (Menu Administration/Paramétrage/Application) A l'ouverture de l'application la date et le lieu de la dernière sauvegarde locale et de la dernière sauvegarde sur le serveur de la délégation sont affichés Intervenant DSI

Derniers retour de la GCF La GCF, en fin d'année et avant l'arrêt des échanges, effectuera les actions suivantes afin de préparer le démarrage : Solder les commandes de nature "Vacation" Solder les commandes de nature "Mission" portant sur les types suivants : décision forfaitaire, frais matériel sur terrain et cas particuliers Solder les commandes "Mission" hors labo Détruire les factures non mandatées Invalider les codes familles D2.51, B8.71 et Z9.99 et retour des nouveaux codes familles

Installation de la V6 Au premier lancement, les actions suivantes se feront automatiquement : UF/OT : le statut est mis à jour pour l’envoi vers BFC Agent : le numéro de matricule saisi en V 5.1 devient l'ancien numéro de matricule dans la V6 ; le statut des agents passe à 'enregistré' pour qu’il soit envoyé avec leur prochaine mission Fournisseur : contrôle de la cohérence du n° SIRET Marchés : tous les marchés CNRS présents sont typés « repris » Commandes : les commandes CNRS de fonctionnement, gros équipement et équipement sont initialisées à 'non prévisionnelle' ; les commandes au statut "transmise" repassent au statut "complète" Service fait : seules les lignes de service fait faisant référence à une ligne commande sont reprises Factures 2007 : les factures 2007 sont supprimées Missions : le statut des demandes de mission repasse à 'complète' Code pour l'organisme : initialisé à "XXXX" Journal des transferts : les numéros de session sont réinitialisés Sauvegarde de la base

Premier retour de BFC Dans le premier retour, les constantes sont initialisées et envoyées par BFC : Les agents SIRHUS Codes rejets Codes pays, devises …

Les premiers transferts avec la délégation Le premier échange avec la V6 d'Xlab doit être un retour depuis la délégation Suite à ce retour, des constantes sont mises à jour dans la base. La délégation valide la nouvelle arborescence du laboratoire et donne le feu vert pour la première transmission à la délégation Les échanges reprennent, le laboratoire peut déposer ou récupérer les fichiers sur machine de com de la délégation comme il le faisait précédemment