مقياس نظام المعلومات Système d’information كلية العلوم الاقتصادية و علوم التسيير قسم علوم التسيير السنة الأولى ماجستير / علوم التسيير مقياس نظام المعلومات Système d’information الأستاذ : بن حسين ناجي جانفي2010

المقاربة النظمية Approche systémique تستمد هذه المقاربة اسمها من مصطلح النظام الذي تم تعريفه في سنة 1937 من طرف الباحث <<Bertalanfy >> و قد استمرت النظرية العامة للأنظمة - منذ هذا التاريخ – في التطور و في التطبيق في ميادين متعددة ، إذ ترى هذه النظرية أن المنظمة يجب أن تدرس ككل مع الأخذ بعين الاعتبار العلاقات المتداخلة بين أجزائها و علاقة المنظمة مع بيئتها .

تعريف النظام النظام هو مجموعة عناصر في تفاعل ديناميكي منتظم لتحقيق هدف محدد . كل نظام هو عبارة عن نظام فرعي من نظام أكبر منه. مفهوم النظام المفتوح : إن المقصود به ليس فقط تفاعله مع البيئة المحيطة ، فكل النظم تتفاعل مع البيئة بشكل أو بآخر ، وإنما المقصود منه أن هذا التفاعل مع البيئة يمثل الأساس في تغيير معالم النظام وتحديد مساراته و ديناميكيته حيث يتوجب على النظام التكيف المستمر مع تغيرات المحيط .

خصائص الأنظمة المفتوحة استيراد الطاقة ـ التحويل ـ الناتج ـ النظم كحلقات من الأحداث ـ الأنتروبيا السالبة (المحافضة على الطاقة ) ـ التـزود بالمعلومات ، حيث أن كل المدخلات ليست عبارة عن طاقة فقط بل يمكن أن تكون في شكل معلومات تأتي من البيئة لكي تساعد المنظمة على تعديل اتجاهها وفقا لتغيرات البيئة ، و توفر المعلومات للمنظمة الجهاز التصحيحي الذي يجعلها تسير في الاتجاه السليم ، ويتم تحقيق هذا الهدف عندما يسمح بتدفق المعلومات المناسبة .‎

التغذية العكسية التغذية العكسية (Feed back ) يمكن أن تكون إما داخلية بمعنى مدى القدرة الذاتية للنظام على تحقيق العوائد المطلوبة بالكفاية والكفاءة اللازمتين ، أو خارجية وتتمثل بقدرته على التحكم في العوامل البيئية المحيطة لزيادة هذه العوائد . إن عمليات التغذية العكسية التي تتم داخل كل نظام فرعي في إطار النظام الكلي هي عبارة عن عمليات رقابية ، وتستخدم لغة التنظيم مفهوم التحكم الذاتي أو التلقائي (Cybernétique) للدلالة على هذه الوظيفة الرقابية التي يمارسها كل نظام فرعي على نفسه و التي تشكل عمليات التغذية العكسية جزء منها .

المقاربة النظمية لفهم منشأة ما باعتبارها نظاما ، انطلاقا من المقاربة النظمية ، يتعين علينا فهم أجزائها (التحليل) و كذا طبيعة العلاقات بين هذه الأجزاء (التركيب) . السؤال المطروح اليوم ،هو لماذا يجب اعتماد المقاربة النظمية (النسقية) للمؤسسة ؟ يتم اعتماد المقاربة النظمية من أجل فهم أحسن للحقيقة المعقدة التي تحيط بنا و ذلك قصد التأثير عليها بفعالية حيث تمتلك هذه المقاربة " علبة أدوات " فكرية تكون أكثر تكيفا مع الأنظمة المعقدة وحركتها .

خصائص الأنظمة الأكثر تعقيدا SHC الأنظمة الأكثر تعقيدا هي بالضرورة مفتوحة : لكي تحافظ على هيكلها عليها أن تتبادل بصفة مستمرة كل من الطاقة ، المواد ، المعلومات ..الخ ، مع محيطها الخارجي . الأنظمة الأكثر تعقيدا هي ترابطية (relationnel) :لكي نفهم الحقيقة المعقدة لابدّ أن نفهم العلاقة التي تربط الأجزاء بعضها بالبعض الآخر . الأنظمة الأكثر تعقيدا هرمية : كل مستوى تنظيمي يضم أولويات جد يدة و خاصة . الأنظمة الأكثر تعقيدا هادفة : لا يمكن العمل قبل تحديد الهدف المشترك أو الغاية التي تجمع مختلف أعضاء المؤسسة . الأنظمة الأكثر تعقيدا في حاجة إلى التنوع : لكي تتكيف باستمرار مع تغيرات المحيط يجب عليها أن تكون مرنة و لامركزية في التسيير و اتخاذ القرار . الأنظمة الأكثر تعقيدا لها قابلية التعديل الذاتي :ككل الأنظمة الحية لها القدرة على تعديل وضعيتها مع تغيرات البيئة المحيطة ، وهي نقطة التقاء بين التنوع والغاية .

خصائص الأنظمة الفرعية النظم التنظيمية باعتبارها نظما فرعية رأسية يتكون المستوى الأعلى فيها من المديرين الذين توكل لهم مهمة التخطيط طويل المدى و وضع السياسات وإدارة بيئة المنظمة ، أما وظيفة المستوى الإداري المتوسط فهي تقوم على تنسيق النشاطات الداخلية للمنظمة و تنهمك القاعدة الفنية في محاولة تحقيق الأهداف القصيرة الأجل . وبينما تكون القاعدة الفنية أكثر عزلة عن البيئة ، يتعين على المستوى الأعلى أن يكون مفتوحا على البيئة حتى يضمن النجاح

الفعالية و الكفاءة ويقصد بالكفاءة عمل الأشياء بطريقة صحيحة ، أي أنها تشير إلى الطريقة الاقتصادية التي يتم بها إنجاز العمليات المتعلقة بالأهداف وتتحدد عادة بنسبة : المدخلات / المخرجات فالعمل الكفء هو الذي يحقق مخرجات أو إنتاج يفوق المدخلات (العمل ، المواد الوقت ..) التي استخدمت في تحقيقها وبالتالي فإنّ المدير الكفء هو الذي يستطيع تخفيض تكلفة المواد التي يستخدمها لتحقيق أهدافه . أما الفعّالية فتعني عمل الأشياء الصحيحة ، أو هي الدرجة التي تحقق بها الأهداف المحددة سلفا ، أي هي القدرة على اختيار أهداف مناسبة فالمدير الفعال هو الذي يختار الأعمال المناسبة لإنجازها .

أهداف المدير (المسيّر) تتمثل أهداف المدير في تحقيق كل من الفعّالية والكفاءة على حد سواء ، فلا يستطيع أي قدر من الكفاءة أن يعوض القصور أو الانخفاض في الفعّالية ،وتتطلب مسؤوليات المدير أداء يتسم بالفعّالية والكفاءة ، علما بـأن الكفاءة إن كانت مهمة تكون الفعّالية حاسمة ، و تعتبر الفعّالية من وجهة نظر Drucker الأساس في نجاح المنظمات فحاجة المدير إلى استغلال الفرص بأقصى درجة تعني بأن الفعّالية هي الضرورية .

مراحل تحقيق الفعّالية الكلية في المؤسسة الفعّالية عن طريق التنظيم : تايلور – فايول ..... الفعالية الإستراتيجية: المحيط – الإستراتيجية - التنظيم الفعالية عن طريق الأفراد: النموذج الياباني: التحفيز، الكفاءة، الثقافة الداخلية للمؤسسة. الفعالية الشاملة (دور المعلومات): العولمة NTIC

أهداف المؤسسة ـ المستوى التنظيمي و هو في قاعدة هرم الأهداف التي تسعى إليها المؤسسة ،حيث يهدف الحفاظ على السير العادي للنظام في حدود مختلف المتغيرات المحيطة. ـ المستوى التكتيكي و هو يحقق للمؤسسة التحكم في المتغيرات المؤثرة وذلك بقيامه بالإجراءات التصحيحية في حالة وجود انحرافات في سير المؤسسة مقارنة بالأهداف المسطرة. ـ المستوى الإستراتيجي : يحدد الاتجاهات العامة للمؤسسة باعتبار أنه يقع في قمة هرم المؤسسة ، حيث يتم تحديد الأهداف طويلة الأجل و يبين للمستوى التكتيكي التوجهات اللازمة فيما يخص مميزات العمل لتحقيق الأهداف .

الإدارة بالأهداف DPO يعتبر تحديد الأهداف التي تسعى المؤسسة لتحقيقها من بين أهم الأسس التي يقوم عليها التسيير الحديث ، فلم تعد طريقة التسيير بالأهداف فكرة مهمة فقط، بل إنها أصبحت ضرورية للإدارة لتحقيق الفعّالية ،شرط أن تكون هذه الأهداف: دقيقة واقعية قابلة للقياس تقبل الأفراد المكلفين بتحقيقها

أنواع الأهداف تطوير نشاط المؤسسة و توسيعه . الفعّالية : يتم تجسيدها من خلال المردودية و الإنتاجية التي تحققها الوظيفة التقنية . البقاء :لعله يعتبر من أبرز الأهداف التي تسعى إليها المؤسسات خاصة في ظروف تشتد فيها المنافسة إرضاء الأفراد داخل المؤسسة :لم يعد تحقيق الربح هو الهدف الوحيد الذي تسعى إليه المؤسسات ، بل إن هناك أهدافا غير مادية ، أهـمها خلق جو من الثقة و التفاهـم بين أعـضاء المؤسسة .

الأنظمة الفرعية للمؤسسة النظام الإنتاجي يتمثل هـدف نظام الإنتاج في إنجاز هدف المنظمة ذلك بإدارته لمختلف الموارد المتوفرة داخل المؤسسة . و يتعلق بالمستوى التنظيمي. النظام الإداري: يشمل هذا النظام مجموع العناصر التي تسمح بتوجيه و مراقبة أو تسيير نظام الإنتاج،أي أن لانهتم بدورة الإنتاج الحالية فقط و لكن المستقبلية ،و يتم إعداد هذه الأخيرة انطلاقا من النتائج و المعطيات التي نستنتجها من التجربة أي من خلال سير النظام الإنتاجي السابق .و يتعلق النظام الإداري بكل من المستوى التكتيكي و الإستراتيجي حيث يهتم بالمستويين المتوسط و البعيد المدى ، أي وضع السياسات العامة وتحديد الأهداف و متابعة إنجازها .

نظام المعلومات يعمل على ربط الصلة بين النظامين السابقين حيث يتوفر على مجموع العناصر الإعلامية حول سلوك المؤسسة ، و تأتي هذه المعلومات من:محيط المؤسسة ، نظام الإنتاج، النظام الإداري ونظام المعلومات في حدّ ذاته باعتباره أحد عناصر المؤسسة. و يمكن توضيح العلاقة بين هذه الأنظمة الفرعية من خلال الشكل التالي :

الأنظمة الفرعية في المؤسسة

دور المسير و عناصر المحيط يتمثل الدور الأساسي للمسير في اتخاذ مختلف القرارات التي توجه نشاط المؤسسة نحو تنفيذ البرامج و السياسة التي تم تحديدها ، و يقوم كذلك بتحفيز الآخرين على اتخاذ القرارات أي أخذ مسؤولياتهم تجاه موظفيهم أو باقي شركاء المحيط الذين تكون المؤسسة في اتصال دائم معهم ،حيث يمثلون أربعة أنواع من الأسواق هي : الأسواق التجارية : تقوم المؤسسة بدراستها لتحدد زبائنها . أسواق السلع و الخدمات و المواد الأولية والطاقة و السلع تامة الصنع .. أسواق العمل :تسمح للمؤسسة بتوظيف الأفراد اللازمين لتشغيلها . الأسواق المالية :البورصات ، البنوك التي تدعم حاجيات المؤسسة المالية .

لا يوجد نظام معلومات مثالي في ظل عدم تأكد المحيط يرى Galbraith أنّ الإجراءات التنظيمية اللازمة لمجابهة التطور في حالة عدم التأكد التي يتسم بها محيط المؤسسة تتمثل فيما يلي: مضاعفة قدرة المنظمة في معالجة المعلومات وذلك قصد الرد بسرعة على تغيرات المحيط. تشجيع و تطوير العلاقات بين الأفراد المنتمين إلى وحدات مختلفة داخل المؤسسة بين القسم التجاري مثلا و القسم الإنتاجي لتشجيع تكيف المنتجات مع طلبات الزبائن . تشجيع الاتصال بين مختلف أعضاء المؤسسة و في جميع الاتجاهات الممكنة و بشتى الوسائل التي من شأنها تدعيم وصول مختلف الرسائل .

تعريف نظام المعلومات يعرّف نظام المعلومات بأنه الطريقة المنظمة التي تعمل على تأمين المعلومات المتعلقة بالنواحي التشغيلية الداخلية و المعلومات الخارجية المستمدة من ماضي المنظمة وحاضرها و توقعات المستقبل بالنسبة لها و يساعد هذا النظام الإدارة على القيام بوظيفة التخطيط و الرقابة و التشغيل عن طريق تأمين المعلومات الموجودة في الإطار الزمني المناسب للقيام بعملية اتخاذ القرار .

تعريف نظام المعلومات حسب J.Louis Lemoigneفنظام المعلومات هو نظام الربط بين نظام الإنتاج système opérant Le و نظام القيادة Le système de pilotage يقصد هنا بنظام الإنتاج ذلك النظام الذي يتم فيه تحويل المدخلات المادية و غير المادية بهدف إنتاج مخرجات ذات قيمة ، هذه المخرجات هي بصفة عامة الأموال و المواد و التجهيزات و الموارد البشرية و المعلومات . أما نظام القيادة فهو مركز القرارات التي يتم اتخاذها بناءا على الأهداف المسّطرة لنظام الإنتاج و ذلك بتوفير كل الموارد التي يكون بحاجة إليها و مراقبة النتائج المتحصل عليها و تصحيحها إن لزم الأمر ذلك .

Concepts de systémique Système Système de pilotage (ou de décision) Informations traitées Décisions Système d ’informations Informations externes vers l’extérieur collectées Ordres, consignes Système opérant Flux sortants Flux entrants

تعريف المعلومة الاختلاف بين المعلومات و المعطيات البيانات أو المعطيات : هي الأعداد و الأحرف الأبجدية والرموز التي تمثل مفاهيم أو حقائق لا تشكل بحّد ذاتها معنى كاملا إلا إذا تمت معالجتها. المعلومات فهي البيانات التي تمت معالجتها لتعطي معنى كاملا يمكّن من إستخدامها .

إنتاج المعلومة

Exemple : une compagnie de transport (SNTF) Flux Physiques : Flux d’information : Système de décision : Les trains, les wagons, les voyageurs, les billets, les réservations, les départs et les arrivées, les trajets (par exemple : Alger – Constantine), le paiement d’un billet,… Le trajet : n° de trajet, nom ville de départ et nom ville d’arrivée, fréquence, heure de départ et heure d’arrivée, n° billet, n° réservation, n° siège réservé, heure effective d’un départ et heure effective d’une arrivée… CA d’une ligne, fréquentation d’une ligne selon période de l’année…. Définition de la grille tarifaire, définition des trajets pour une période donnée, ouverture de nouveaux trajets, achat de nouveaux équipements (TGV)…..

المعلومة

النموذج التفسيري (فاتورة هاتف)

الفاتورة 2 معلومات أكثر قيمة

Dématérialisation de l’information Information analogique : papier, photo - video….. Information numérique Formes d’information Son Image Video Fichiers de simulation (3D) la copie et la diffusion sont très faciles la modification est aisée retrouver est souvent difficile la « lecture » ne peut être rapide la redondance est fréquente car les supports sont nombreux

قيمة المعلومة المعلومة هي وسيلة لتقليص حالة عدم التأكد ، و لذلك فإنّ مفهومها لا يتجزأ عن تكلفة الحصول عليها و وضعها حيز الإستعمال بهدف الإستفادة منها ، فالمعلومة يجب اعتبارها موردا كغيره من الموارد التي تستعملها أو تسيرها المؤسسة مثل : الموارد المالية و المواد والتجهيزات ...الخ

المعلومات هي معطيات لها معنى و تأثير على المستقبل قيمة المعلومة تتناسب مع درجة تأثيرها في المتلقي المعلومة هي مورد كغيره من الموارد (المادية، المالية أو البشرية)

من الصعوبة تحديد قيمة المعلومة، لأن هذه القيمة تتوقف على العديد من العوامل : الوقت ، معلومة حديثة لها قيمة أكبر من معلومة قديمة (منتهية الصلاحية) قيمة المعلومة =الربح المحقق بتوفرنا على المعلومة - الربح الإجمالي دون المعلومة و يتم مقارنة هذه القيمة النسبية و غير المباشرة مع تكلفة المعلومة (تكلفة الجمع ـ المعالجة ـ النشر )

عناصر دراسة المعلومة أـ إنتقاء المعلومة المعلومة لا تمثل فائدة إلا إذا تم إنتقاؤها ، نعتبر عادة أن المعلومة تصبح لها فائدة كبيرة إذا كانت لا تتوافق مع المعلومات المتوفرة لدينا مسبقا، و بالعكس فإن فائدتها تتناقص إذا جاءت لتؤكد المعلومات السابقة ،و لذلك يجب أن ندرس مدى مصداقية هذه المعلومة في حالة ما إذا أعطتنا بيانات تخالف ما تم الحصول عليه مسبقا.

تابع ب ـ تمثيل المعلومة فائدة المعلومة تتوقف على كيفية وضعها أو تمثيلها ، فمعرفة رقم الأعمال الإجمالي لأحد المنافسين لا يمثل إلا فائدة محدودة ، و لكي يتم الإستفادة والاستغلال الأمثل من طرف متخذي القرار فيجب هيكلة المعلومة بكيفية جيدة مثل تحديد :حصة السوق المحلي ـ حصة السوق للتصدير ـ حصة السوق حسب المنتجات ..الخ . ج- دقة المعلومة : معلومة غير دقيقة لا قيمة لها

تابع نظام المعلومات يجب أن يسمح بتقييم العلاقة : التكلفة / الفعّالية للمعلومة ، فتكلفة المعلومة لايمكن تحليلها بعيدا عن قيمتها ، غير أنّ قيمة المعلومة لا يمكن قياسها كميا و لكن يمكن ترتيبها حسب أهميتها. فلدراسة مشكل ما يجب المرور بعدة مراحل : في المرحلة الأولى يتم تعريف المشكل المدروس و البحث على المعلومات الخاصة به خلال مجال زمني معين، مع توفير الميزانية و الوقت الكافي للحصول على المعلومات المرغوبة المرحلة الثانية ، أي بعد تحديد قيمة المعلومة على أساس تكلفتها يتم اتخاذ القرار إذا كان الفرق بين القيمة المقدّرة للمعلومة و التكلفة المقدّرة لها قد بلغت حدّها الأقصى ، و قبل الوصول إلى هذه النقطة تزداد قيمة المعلومة بسرعة أكبر من زيادة تكلفة الحصول عليها ، أما بعد هذه النقطة فستزداد تكلفة المعلومة اكثر من زيادة قيمتها وعليه نؤكد على ضرورة توقيف الدراسة كما يتبين ذلك في الشكل التالي :

القاعدة المعلومة ليست لها أية قيمة إلا إذا تم توفيرها للشخص المناسب و في الوقت المناسب ليتخذ القرار بشكل جيد

خصائص المعلومات الجيدة الدقة و الصحة : تكون المعلومة دقيقة إذا وفرت و بكيفية كاملة الحقيقة التي تصورها. الخلو من الخطأ في التعامل مع مجموعة أو أحجام كبيرة من البيانات ، عادة ما يطرأ نوعين من الأخطاء ( أخطاء في النقل – أخطاء في الحساب ) . و كثيرا من مفاهيم الصحة يمكن قياسها كميا ، مثلا يمكن التعرف على معدل الخطأ في كل 1000 فاتورة تعد في نظام يدوي مقابل هذا العدد في نظام يعد باستخدام الاعلام الآلي . السرعة : فهي الفترة بين الوقت الذي يتم فيه حدث ما و وقت تصبح فيه المعلومة المتعلقة به مستعملة أي أنه تم تحصيلها و معالجتها و تخزينها ، فالسرعة هدف عام لكل المعلومات التي ينشرها نظام المعلومات ، لكن في بعض الأحيان فإن هذا الهدف يصبح قيدا إذا لم تصل المعلومة إلى المستعمل في تاريخ محدد ، حيث لا يصبح لها أي قيمة لأن قرارا ما كان يجب اتخاذه في حينه .

تابع الملاءمة : يشير هذا الشرط إلى مدى ملاءمة المعلومات لطلب المستخدم ، بحيث يجب أن تكون المعلومات ملائمة للموضوع محل البحث . الوضوح : يشير هذا الشرط إلى الدرجة التي يجب أن تكون فيها المعلومات خالية من الغموض ، ويمكن تحديد قيمة الوضوح إذا كان زيادة الوضوح يؤدي إلى تخفيض تكلفة مراجعة المخرجات . المرونة : تعني قابلية المعلومات على التكيف للاستخدام بأكثر من مستخدم . عدم التحيز : يشير هذا الشرط إلى غياب القصد في تحريف أو تغيير المعلومات لغرض التأثير على المستخدم للوصول إلى نتيجة معينة .

شـــــكــرا لكم