06/11/2018 Mise en œuvre de la maîtrise des risques comptables et financiers en EPLE (MRCF) Plan national 2017-2020 Ce support vise le déploiement en EPLE. Il peut être utilisé par exemple par un agent comptable lors d’une réunion de groupement comptable en vue d’initier l’objectif de déploiement généralisé à la méthode de MRCF jhrtyut

Rappel du plan d’action ministériel 06/11/2018 Le MEN a engagé un plan de déploiement de la démarche de maîtrise des risques comptable et financiers (MRCF) en EPLE sur 3 ans Réalisation dans tous les EPLE du diagnostic des risques (outil ODICE) Rédaction dans tous les EPLE des organigrammes fonctionnels nominatifs Elaboration dans tous les EPLE du plan d’action 2017-2018 2018-19 Note du MEN adressés à tous les rectorats 2019-20 jhrtyut

Définition de la maîtrise des risques QUOI? La maîtrise des risques comptables et financiers est une démarche de contrôle interne qui vise à atteindre un objectif de qualité comptable à travers la sécurisation des processus financiers et comptables. Cette démarche se définit par « l’ensemble des dispositifs formalisés et permanents choisis par le chef d’établissement et l’agent comptable . QUI? Elle est mise en œuvre par tous les acteurs de la chaîne financière et comptable, du fait générateur jusqu’au dénouement comptable et positionne l’agent comptable comme son référent naturel.

LE CADRE NORMATIF La qualité comptable est : une obligation constitutionnelle: Article 47-2 de la constitution , Une obligation légale: article 27 de la loi organique sur les lois de finances » Une obligation réglementaire: Le décret n°2011-775 du 28 juin 2011 relatif à l’audit interne dans l’administration Le décret n°2012-1246 (GBCP)

Le cadre normatif Loi constitutionnelle du 23 juillet 2008 Art 47-2 : «les comptes des administrations publiques sont réguliers et sincères. Ils donnent une image fidèle du résultat de la gestion, de leur patrimoine et de leur situation financière » Loi constitutionnelle du 23 juillet 2008 Art 27: «  les comptes de l’Etat doivent être réguliers, sincères et donner une image fidèle de son patrimoine et de sa situation financière. Art 58-5: «  La cour des comptes certifie la régularité, la sincérité et la fidélité des comptes de l’Etat. » Loi 2001-692 du 1er août 2001 relative aux lois de finances (LOLF) Art 1 : « Dans chaque ministère, un dispositif de contrôle et d'audit internes, adapté aux missions et à la structure des services et visant à assurer la maîtrise des risques liés à la gestion des politiques publiques dont ces services ont la charge, est mis en œuvre. » Décret n° 2011-775 du 28 juin 2011 relatif à l'audit interne dans l'administration

Décret 12-1246 du 7 novembre 2012 (GBCP) Le cadre normatif Art 53 : « la comptabilité publique est un système d'organisation de l'information financière permettant [...]de présenter des états financiers reflétant une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat à la date de clôture de l'exercice. » Art 57: fonde juridiquement les 10 critères de la qualité comptable permettant de concrétiser l’objectif général de la qualité comptable Décret 12-1246 du 7 novembre 2012 (GBCP)

Le CADRE NORMATIF Réalité : les éléments d’actif et de passif, les engagements, ainsi que les charges et produits, existent réellement et sont bien rattachés à l’État. Justification : les éléments comptabilisés sont correctement justifiés par une pièce probante ou un inventaire. Présentation et bonne information : les éléments comptabilisés sont décrits de manière claire, intelligible et lisible, appuyés par des documents et pièces archivés et accessibles. Sincérité : les normes comptables sont appliquées afin de traduire la connaissance que les ordonnateurs et les comptables ont de la réalité et de l’importance relative des éléments comptabilisés, dans le cadre du respect des lois et règlements. Exactitude : les éléments comptabilisés sont correctement évalués et chiffrés. Totalité : tous les biens, droits et obligations, charges et produits, de l’État sont comptabilisés. Non-compensation : les biens, droits et obligations, charges et produits, de l’État sont comptabilisés sans contraction entre eux Imputation : les biens, droits et obligations, charges et produits, de l’État sont comptabilisés à la subdivision adéquate du plan de comptes ou de l’annexe. Rattachement à la bonne période : les biens, droits et obligations, charges et produits, de l’État se rattachant à une période comptable donnée, sont comptabilisés dans les plus brefs délais au cours de l’exercice. Rattachement au bon exercice : les biens, droits et obligations, charges et produits, de l’État se rattachant à un exercice donné, sont rattachés à cet exercice.

Les méthodes et les étapes de mise en œuvre de la mrcf - Cartographie des processus - Indicateurs - Rapports d’audit - Priorités (interministérielles, ministérielles…) - Intelligence opérationnelle - Prise en compte des actualités … Un échange sur les « risques »… … aboutissant à une « cartographie des risques » et un plan d’action CIC associé… … et intégré dans un système piloté (mode projet). Cartographie des risques CIC Plan d'action CIC Objectif général de qualité comptable et plus largement de maîtrise des risques et des processus financiers Analyse et hiérarchisation des risques Plan d’action CIC Echanges Actualité générale Dispositif dédié de pilotage

Les méthodes et les étapes de mise en œuvre de la mrcf En tant que démarche de maîtrise des risques comptables et financiers, le Contrôle Interne Comptable et Financier(CICF) ne se limite pas à une liste de contrôles, mais concerne: l’organisation des services, la séparation des acteurs et des tâches, la documentation des procédures de travail, la sécurisation des procédures financières et comptables, La sécurisation des accès informatiques aux applications, la formation des personnels, la traçabilité des opérations et des acteurs.

Les méthodes et les étapes de mise en œuvre de la mrcf Le CICF constitue le levier majeur pour atteindre l’objectif de qualité des comptes et implique: De garantir le principe de continuité par une attribution claire des tâches, une gestion suivie des habilitations informatiques et des délégations de signatures, De garantir le principe de séparation des tâches, De rédiger un Organigramme Fonctionnel Nominatif (qui répondra à la question, qui fait quoi? qui remplace qui?) D’élaborer de fiches de procédures facilitant la polyvalence et la suppléance, De formaliser et tracer les points de contrôles, De former et informer les acteurs, De mettre en œuvre une veille réglementaire.

LES ACTEURS DE LA DEMARCHE Le chef d’établissement - En tant que responsable RH de l’EPLE, il a la charge du positionnement de chaque agent dans l’organisation - En tant qu’ordonnateur, il dirige les services budgétaires et engage sa responsabilité sur les opérations réalisées (civile, pénale…) L’Agent comptable - Les modes d’organisation et de contrôle des services financiers de l’EPLE peuvent engager directement sa responsabilité personnelle et pécuniaire - Il organise le service comptable et conseille l’ordonnateur dans un objectif de qualité comptable L’adjoint gestionnaire - Organise et réalise, sous l’autorité du chef d’établissement, les opérations budgétaires - En tant que régisseur, sa responsabilité peut être engagée Les équipes de gestion et comptabilité - Chaque acteur financier doit connaître son périmètre d’intervention - Chaque acteur doit identifier les actions réalisées sous l’autorité de l’ordonnateur et sous l’autorité du comptable

ETAPE 1 : établir le diagnostic de risques 06/11/2018 ETAPE 1 : établir le diagnostic de risques Année scolaire 2017-2018 Ce support vise le déploiement en EPLE. Il peut être utilisé par exemple par un agent comptable lors d’une réunion de groupement comptable en vue d’initier l’objectif de déploiement généralisé à la méthode de MRCF jhrtyut

1. réaliser le diagnostic RISQUES Objectif : établir un diagnostic complet des processus financiers et comptables réalisés dans l’EPLE et évaluer le niveau de risques (outil de Diagnostic Interne Comptable en EPLE) est un document sous format tableur qui permet la réalisation de ce diagnostic et la détermination d’un niveau de risques à partir d’un questionnaire pondéré pour un EPLE. présente deux volets distincts : un volet ordonnateur et un volet comptable. Le volet ordonnateur doit être complété par l’équipe en charge de la gestion budgétaire (dont le chef d’établissement et l’adjoint gestionnaire) Le volet comptable doit être complété par l’agent comptable et l’équipe en charge de la comptabilité.

1. réaliser le diagnostic RISQUES Le diagnostic doit être fait : de manière sincère et véritable pour objectiver les risques  en concertation avec tous les acteurs pour les sensibiliser à cette démarche de qualité Le diagnostic ne qualifie pas le niveau de compétence des acteurs mais établit les points de fragilité d’une organisation

1. réaliser le diagnostic RISQUES Plusieurs domaines sous forme d’onglet doivent être complétés pour le volet ordonnateur : Organisation Budget Dépenses Recettes Opérations spéciales Patrimoine Aides financières Objets confectionnés Régie Voyages scolaires EPLE employeur

1. réaliser le diagnostic RISQUES Les réponses OUI/NON aux questions par thématiques permettent d’établir le niveau d’avancement du diagnostic et le niveau de risque. Le diagnostic sur le domaine Dépenses est complet = toutes les réponses ont été données. Cet indicateur doit être le plus proche possible de 100% pour que la cotation du risque soit pertinente. Le niveau de risque sur ce domaine dépense est élevé (75,51%). Le domaine Objets confectionnés n’a pas été complété entièrement. Il indique 33,33% de taux de réponse. Le niveau de risque associé est nécessairement peu pertinent.

1. réaliser le diagnostic RISQUES est la première étape de la maîtrise des risques comptables et financiers (MRCF). Pour toute réponse négative, l’ordonnateur et l’adjoint gestionnaire, pour la partie Ordo, et l’agent comptable, pour la partie comptable, décide la mise en place d’un plan d’action.

Ou trouver ODICé ? L’outil est disponible sur l’Intranet ministériel Pléaide / rubrique EPLE : https://www.pleiade.education.fr/StructuresMetiers/GBFC/000018/000014/Pages/default.aspx Ou sur la page de la DAJ-3 : http://cria.ac-amiens.fr/daj

ETAPE 2 : rédiger l’organigramme fonctionnel nominatif 06/11/2018 ETAPE 2 : rédiger l’organigramme fonctionnel nominatif Année scolaire 2018-2019 Ce support vise le déploiement en EPLE. Il peut être utilisé par exemple par un agent comptable lors d’une réunion de groupement comptable en vue d’initier l’objectif de déploiement généralisé à la méthode de MRCF Le contenu de cette partie sera enrichi en septembre 2018 jhrtyut

2. l’organigramme fonctionnel nominatif Définition : L’organigramme fonctionnel nominatif (OFN) est une représentation schématique des liens fonctionnels au sein d’une structure administrative et financière L’OFN doit lister l’ensemble des tâches budgétaires et de gestion et identifier par quel acteur de l’organisation ces tâches sont réalisées. Il doit prévoir les absences dans le traitement des tâches L’OFN n’est pas réservé aux seules agences comptables L’OFN est validé par le chef d’établissement L’OFN est un outil de management et de pilotage

2. l’organigramme fonctionnel nominatif Objectif 1 : sécuriser son organisation Assurer la traçabilité des opérations Organiser et prioriser les points de contrôle Justifier le fonctionnement de son organisation (en cas d’audit notamment) Objectif 2 : piloter son organisation Identifier et partager le positionnement de chaque acteur dans l’organisation et les points d’articulation Cibler les manques, les failles de l’organisation Modifier et adapter son organisation en fonction des compétences et de la structure

2. l’organigramme fonctionnel nominatif Des exemple d’organigrammes fonctionnels sont disponibles dans la mallette MRCF à télécharger sur le site de Pléiade / rubrique EPLE: https://www.pleiade.education.fr/StructuresMetiers/GBFC/000018/000000/000004/Pages/La-mallette-de-la-Maitrise-des-Risques-Comptables-et-Financiers-MRCF-en-EPLE.aspx

Organigramme fonctionnel Un choix plus large d’exemples d’organigrammes fonctionnels est également disponible sur la page de la DAJ-3 : http://cria.ac-amiens.fr/daj

ETAPE 3 : élaborer le plan d’actions 06/11/2018 ETAPE 3 : élaborer le plan d’actions Année scolaire 2019-2020 Ce support vise le déploiement en EPLE. Il peut être utilisé par exemple par un agent comptable lors d’une réunion de groupement comptable en vue d’initier l’objectif de déploiement généralisé à la méthode de MRCF Le contenu de cette partie sera enrichi en septembre 2019 jhrtyut

ORGANIGRAMME FONCTIONNEL NOMINATIF 3. LE PLAN D’ACTIONS DIAGNOSTIC ODICE ORGANIGRAMME FONCTIONNEL NOMINATIF PLANS D’ACTIONS

3. LE PLAN D’ACTIONS Définition : A partir d’une approche par les risques mise en évidence par Odicé et l’OFN, le plan d’actions identifie les tâches prioritaires à mener pour maîtriser ces risques. Le plan d’actions est établi en partenariat entre l’ordonnateur et le comptable à partir d’une cartographie des risques qui doit tenir compte de leur gravité (enjeux financiers, humains, image…) et de leur probabilité ou fréquence. le plan d’actions est validé par le chef d’établissement

3. LE PLAN D’ACTIONS Un modèle de plan d’actions est disponible dans la mallette MRCF à télécharger sur le site de Pléiade / rubrique EPLE: https://www.pleiade.education.fr/StructuresMetiers/GBFC/000018/000000/000004/Pages/La-mallette-de-la-Maitrise-des-Risques-Comptables-et-Financiers-MRCF-en-EPLE.aspx

rAPPELS Une adresse courriel unique pour toute question relative au CIC et la remontée des outils complétés : cic-eple@ac-amiens.fr