Cours Organisation administrative Chapitre 10 La Réalisation des activités administratives 07/11/2018

Cours du lundi 24 Novembre Horaire : 13H45 à 17H15. Matériel nécessaire : Stylos de couleurs différentes. Crayon papier + gomme. Règle 30 cm. Cahier ou feuille avec quadrillage. Photocopies : Pages 137 à 140 et 145 à 148 (11 exemplaires). Contenu du cours sur le site Internet. Etudiant / AG OMA / … Plan du cours : Chapitre 10. Applications en fin de cours : 1- Gestion d’un agenda de groupe. 2- Gestion du planning mensuel d’un technicien. 3- Gestion d’un stock. 4- Gestion d’un contrat de maintenance. 07/11/2018

Chap 10 Situation professionnelle Lire le texte Info Concept page 137 à 140. Présentation de l’entreprise. Contexte. Mission. Réflexion : Quelles mesures correctives à court terme pouvez-vous proposer ? Quelle solution à moyen terme pouvez-vous préconiser ? 07/11/2018

Chap 10 Situation professionnelle Résolution : 1) Réorganiser les déplacements des techniciens. 2) Définir de nouvelles règles de collaboration entre techniciens. 3) Améliorer la gestion du stock des pièces détachées. 4) Suivre les commandes de pièces détachées. 5) Modifier la gestion des contrats « Plus ». 6) Organiser une réunion avec la société Micropole. 07/11/2018

Chap 10 Les repères du référentiel L’organisation de déplacements professionnels : C’est une charge pour l’entreprise. Amortissement du véhicule, carburant, titre de transport,… Il convient de les organiser au mieux pour ne pas gaspiller trop d’argent. Les déplacements habituels : Il faut organiser une tournée. Des logiciels permettent d’optimiser l’itinéraire. Chronovia de Claritas France. TourSolver pour Microsoft MapPoint (A étudier). Les déplacements occasionnels : Réservations, Date butoir. Transport, Hébergement personnel, hébergement professionnel. Les déplacements à l’étranger doivent inclure les formalités administratives. 07/11/2018

Chap 10 (1)Les repères du référentiel L’organisation d’une réunion : Les personnes à convoquer. En fonction du thème de la réunion. Selon la nature de l’information qui sera traitée. Les contraintes matérielles à prendre en compte. Les contraintes de temps. Disponibilité simultanée des personnes. Une gestion d’agenda de groupe peut être efficace. Les contraintes de lieu. Capacité de la salle. Equipement en matériel selon les moyens utilisés (rétroprojecteur, paperboard, vidéo projecteur, ordinateur, …). Les réunions virtuelles : les téléconférences. Utiliser pour des participants dispersés géographiquement. Audioconférence bon marché. Visioconférence cher. Web-conférence prix modéré. 07/11/2018

Chap 10 (2)Les repères du référentiel Le suivi des commandes, la gestion des stocks : Gestion de fournitures de bureau, … qui entrent dans les frais de fonctionnement. Le suivi des commandes. L’enregistrement de la commande chez le fournisseur grâce à un accusé de réception. Le respect du délai de livraison. Une relance prévisionnelle avant la livraison permet de savoir si le fournisseur peut honorer la commande en temps et en heure. A faire selon le sérieux du fournisseur. La conformité de la livraison. Comparaison du bon de commande et du bon de livraison. 07/11/2018

Chap 10 (3)Les repères du référentiel B. La gestion des stocks. Le principe de la gestion des stocks. Coût du stock selon des quantités disproportionnées (notion de stock maxi). Rupture de stock (notion de stock mini). Les mouvements de stock. Les entrées en stock. Fait lors de la réception de la commande au fournisseur. A quelle date faut-il commander (notion de stock d’alerte). Quantité à commander : Elle peut être liée à des statistiques de vente. Les sorties de stock. Nouveau stock = Ancien stock – Sorties + Entrées. Une fiche de stock papier peut être utilisée. Excel permet de faire ces calculs. Stock Manager 98 (shareware) permet de minimiser les stocks et de gérer en flux tendus. Principe du kanban l’étiquette est apportée quand le stock est vide. 07/11/2018

Chap 10 (4)Les repères du référentiel La gestion des contrats de garantie et de maintenance : Le matériel concerné. Photocopieurs, Ordinateurs et tous ses périphériques. Gestion efficace de ces contrats. Dossier physique classé par catégorie de matériel. Tenir à jour un planning prévisionnel des interventions programmées pour lancer éventuellement une relance. Fichier des fournisseurs contenant : Le nom du fournisseur (réparateur). Le numéro de série. Le type de matériel. Garantie ou facturation. Durée de la garantie. En général dans les PME-PMI. Gestion du parc informatique. Maintenance matérielle et logicielle faite par une SSII extérieure. Gestion des différentes versions avec mise à jour gratuite ou payante. Gestion des licences d’utilisation. Ex : logiciel Gparc de Logimot. 07/11/2018

Chap 10 Fiche ressource 1 La préparation d’un déplacement à l’étranger : Définition précise de l’objectif du déplacement. Choix d’une date favorable. Evaluation de la durée de séjour. Détermination du nombre et de l’identité des participants. Préparation de la négociation ou de la signature du contrat. Prise en charge des tâches relatives à la logistique du déplacement. 07/11/2018

Chap 10 (1) Fiche ressource 2 La fiche de stock : Définition. Enregistrement des mouvements (entrées ou sorties). Connaissance à tout moment de l’état du stock (quantité et valeur). 07/11/2018

Chap 10 Vos références Pôle gestion et organisation (60) : Pages à. Site Internet : http://www3.ac-clermont.fr/pedago/ecogest/pedaenslplt/COMM1STT/comm_organisation.htm Sur mon site Internet : http://alain.megret.free.fr 07/11/2018

Travail pendant le cours Chap 10 Applications (Page 147) Gestion d’un agenda de groupe. Gestion du planning mensuel d’un technicien. Gestion d’un stock. Gestion de contrats de maintenance. 07/11/2018