La dématérialisation des marchés publics Le 26 septembre 2018 – 9h30 CCI DU CHER

Les 3 temps forts de la matinée Le cadre réglementaire de la dématérialisation des marchés et la pratique au sein de l’Office, par Emilie LARAINE Les projets de l’Office, par Benoit LEMAIGRE Présentation de la plate-forme de l’Office, par CertEurope

La dématérialisation des marchés : une obligation légale Article 41 du décret 2016-360 prévoit : Toutes les communications et tous les échanges d’informations sont effectués par des moyens de communication électronique quand une consultation est engagée à compter du 1er octobre 2018 pour les marchés supérieurs à 25 000€ DATE A RETENIR 1er octobre 2018 : lancement de la consultation MARCHES CONCERNES Les consultations supérieures à 25 000 € HT (attention on parle en consultation et non pas en montant par lot) OBLIGATION Pour ces marchés, tous les échanges seront dématérialisés En cas de doute sur l’application de cette nouvelle obligation, vérifier dans le règlement de consultation les modalités de remise des offres.

La dématérialisation : un processus déjà bien engagé Aujourd’hui, à l’Office, sont déjà dématérialisés via la plate-forme : Le dépôt et le retrait des DCE se font en ligne pour toutes les consultations supérieures à 25 000 € Les questions posées par les entreprises pendant la consultation et les réponses apportées par l’Office La phase de demande de précision et de négociation Demain, devront également être dématérialisés: Le dépôt des candidatures et des offres via la plate-forme La transmission des informations et des décisions de l’acheteur (lettre de rejet, notification…) 1er octobre 2018

La transmission des plis via le profil acheteur Attention il ne s’agit plus de mesures incitatives : les acheteurs ne pourront plus accepter de pli papier. Les offres déposées en papier, clef USB, CD, mail seront déclarées irrégulières. Les acheteurs pourront demander aux candidats ayant remis hors profil acheteur de régulariser leur offre. Il ne s’agit que d’une possibilité. Les acheteurs n’ont aucune obligation en la matière. En outre, la régularisation de l’offre par le candidat consistera à déposer son pli via le profil acheteur. Il n’y a donc aucun intérêt pour l’entreprise de remettre un pli hors du profil acheteur. L’offre dématérialisée doit arriver dans les délais !!! Ce n’est pas l’heure du début du dépôt du dépôt à prendre en compte mais l’heure de la fin de la transmission de l’offre. Il est recommandé aux entreprises d’envoyer une copie de sauvegarde de leur offre, notamment pour les premières expériences de dématérialisation

Le profil acheteur : un espace d’échange sécurisé Chaque acheteur à son propre profil Le profil acheteur (ou plate-forme) est un espace : • accessible à tous (authentification nécessaire). Pour créer un compte, vous devrez avoir une adresse mail générique. • gratuit pour les entreprises ; • qui garantit l’intégrité, la confidentialité et la sécurité des transmissions sur un réseau informatique accessible de façon non discriminatoire ; • qui empêche l’ouverture de la réponse électronique jusqu’à l’expiration du délai prévu ; • qui horodate les plis et leur attribue un numéro d’ordre d’arrivée.

La signature électronique Au stade de la candidature et du dépôt des offres La loi n’impose pas de signature de l’offre à ce stade. Cependant, les entreprises doivent être vigilantes car les acheteurs peuvent imposer une signature électronique des offres. L’absence de signature ne signifie pas que l’entreprise n’est pas engagée. En répondant à la consultation, elle a accepté les conditions de celles-ci. Au stade de l’attribution du marché L’entreprise attributaire d’un marché devra signer électroniquement son offre, pour que celle-ci lui soit notifiée. Il est conseillé aux entreprises de se doter dès aujourd’hui d’une signature électronique valable pour 3 ans.

Les engagements de l’Office pour accompagner les entreprises L’office ne demandera pas de signature électronique au moment du dépôt des offres. 2. Pendant 6 mois, l’office s’engage à augmenter de 2 jours le délai de remise des offres pour toutes les consultations afin de tenir compte des difficultés liées au dépôt électronique. En contrepartie, il est demandé aux entreprises d’effectuer le dépôt de leur offre, au moins 2 jours avant le délai de remise des offres. 3. En cas de difficulté, après avoir contacté le profil acheteur, les entreprises pourront prendre rdv avec le service marché. Un PC sera mis à la disposition des entreprises au siège de l’Office pour le dépôt de l’offre. 4. L’équipe marché de l’Office , Carole DUBOIS, Laurence TILLEMONT et Emilie LARAINE, se tient à votre disposition pour vous accompagner dans la dématérialisation.

Le DUME : un outil de simplification DUME = Document Unique de Marché Européen C’est un formulaire européen permettant de candidater à un marché public. Il a vocation à remplacer les DC1, DC2 et MPS Il va devenir le seul document de candidature utilisable au niveau européen d’où une simplification pour les entreprises. Actuellement le DUME est accessible sur le site CHORUS. En remplissant le numéro SIRET de l’entreprise, le site fait remonter plusieurs informations. https://dume.chorus-pro.gouv.fr Aujourd’hui très peu d’entreprises l’utilise mais le DUME devrait prochainement être accessible via les profils acheteur et simplifier plus la tâche des entreprises.

La facture électronique : soyez prêts ! L’obligation d’émettre une facture électronique a été échelonnée dans le temps. Depuis le 1er janvier 2017, les grandes entreprises et les personnes publiques y sont soumis. Pour rappel, à compter du 1er janvier 2020, toutes les entreprises devront émettre leur facture de façon électronique via la solution nationale CHORUS PRO.

Récapitulatif des étapes vers la dématérialisation 1. Créer une boite mail générique type « marchépublicBTP@orange.fr » 2. S’inscrire sur le profil acheteur de l’Office https://sourcing.safetender.com 3. Acquérir une signature électronique 4. Faire des tests de dépôt sur le bac à sable du profil acheteur 5. Prévoir un délai suffisant pour le dépôt des offres

Documentation sur la dématérialisation