Répertoire Opérationnel des Ressources Formation au Module Hôpital en Tension Syn@pse - Répertoire Opérationnel des Ressources

Cas pratiques du module HET Sommaire Généralités Programme Synapse Cadre Général Programme ROR Module HET Fonctionnement général du module Contenu des actions du plan HET Gestion des rôles et des droits Cas pratiques du module HET Syn@pse - Répertoire Opérationnel des Ressources

Généralités - Programme Synapse Créé par l’ARS Nord - Pas-de-Calais en juin 2015. L’objectif du programme SYNAPSE (« système numérique d’appui au parcours de santé efficient »), est de mettre en cohérence les projets de systèmes d’information de la région (espace numérique régional en santé). Porté par l’ARS, maîtrise d’ouvrage et l’équipe SYNAPSE, pour le déploiement Le périmètre actuel concerne les outils suivants : Observatoire régional des urgences (ORU) Répertoire opérationnel des ressources (ROR) « Via Trajectoire » Syn@pse - Répertoire Opérationnel des Ressources

Généralités - Contexte réglementaire du ROR Circulaire DHOS du 13 février 2007 relative à la prise en charge des urgences En application de l’instruction n° DGOS/PF5/2015/114 du 7 Avril 2015 Syn@pse - Répertoire Opérationnel des Ressources 4

Généralités – Le programme ROR au niveau National Lettre de mission DGOS 2014 Délègue la maitrise d’ouvrage opérationnelle à l’ASIP Santé DGOS ASIP Groupes de Travail Nationaux ASIP Objectifs de l’ASIP = Accompagner l’évolution et le déploiement du ROR dans les régions et structurer les services consommateurs autour de ce répertoire en définissant des flux d’échange interopérables. Syn@pse - Répertoire Opérationnel des Ressources

Généralités – Le Programme ROR en Hauts-de-France Instruction DGOS 2015 Délègue le pilotage du ROR en région aux ARS ARS Programme Synapse Groupes de Travail Régionaux COPIL se réunit 2 fois par an, acte la stratégie du Programme Synapse COMOP se réunit plus régulièrement pour suivre l’avancement du projet Syn@pse - Répertoire Opérationnel des Ressources

Généralités - Rappel objectifs du ROR Le ROR est un service en ligne, son objectif est de permettre aux professionnels de santé l’accès à un répertoire complet, simple et fiable de l’offre de santé d’une région. Le ROR est le référentiel de description de l’offre de santé. C’est le socle sur lequel un ensemble d'outils métiers (notamment de parcours) peuvent s'appuyer. Des modules s’appuyant sur ce socle sont en cours de déploiement : Le module « Disponibilités des lits » Le module « Hôpital en Tension » en expérimentation Syn@pse - Répertoire Opérationnel des Ressources 7

Module HET – Objectif du module HET Objectifs : Au directeur de l’établissement (ou directeur de garde) de déclarer une tension au sein de son établissement et de décrire les mesures mises en œuvre pour la gestion de celle-ci. Lorsque le Directeur déclare son établissement en Tension, une notification est envoyée automatiquement au Point Focal Régional de l’ARS Hauts-de-France. Aux professionnels Médecins, Cadres de Santé ou Cadres Supérieurs de Santé de demander le déclenchement d’un plan HET au sein de leurs établissements. La déclaration du plan HET est composé de deux phases : La « phase précoce » consiste à identifier la tension. La phase « tension en cours » consiste à décrire les actions mises en place. Il s’agit d’un outil d’aide à la décision Syn@pse – Répertoire Opérationnel des Ressources

Module HET - Fonctionnement général Veille interne Cellule de veille Demander le déclenchement du plan HET Professionnels Mettre à jour la demande Clôture de la demande Directeur / Directeur de garde Déclencher le plan HET Mettre en place des actions HET Cellule de Veille Veiller et informer Professionnels Etab. Agents ARS Directeur / Dir. de Garde Clôture de la tension Syn@pse – Répertoire Opérationnel des Ressources

Module HET – Envoi des notifications Veille interne Demander le déclenchement du plan HET Mail « Alerte Etablissement » Mail « Direction » CC. Mail « Chef service Urgences » Mettre à jour la demande Clôture de la demande Déclencher le plan HET Mail Point Focal Régional Mail « Alerte Etablissement » Mail « Chef de service Urgences » Mail « Alerte SAMU du dép. » CC. Mail « Direction » Mettre en place des actions HET L’enregistrement d’une action dans le ROR génère l’envoi d’un mail Veiller et informer Clôture de la tension Syn@pse – Répertoire Opérationnel des Ressources

Module HET – Contenu des actions du plan HET Phase précoce : Préciser les pathologies prépondérantes en rapport avec la tension : Traumatiques / Médicales / Réanimatoires / Gériatriques / Pédiatriques Identifier les indicateurs HET : Augmentation du nombre total de passages de plus de 20% pdt 3 jours consécutifs ? Taux d'occupation ponctuel en Unité d'Hospitalisation de Courte Durée (UHCD) et aux urgences à 9h> (nombre de lits d'UHCD+ nombre de box au Service d'accueil des urgences : SAU) ? Absence totale de lits disponibles pour les patients des urgences et les patients en soins critiques ? Mettre en place la cellule de crise de l'établissement et décrire sa composition. Informer et communiquer : Informer les services d'aval. Un mail sera envoyé automatiquement au Centre 15 lors de la validation de votre déclaration. Syn@pse – Répertoire Opérationnel des Ressources

Module HET – Contenu des actions du plan HET Tension en cours : Contrôler l'affluence patients. Exemple : Informer les patients en salle d'attente des épisodes de tension. Mettre en place un renfort d'effectif sur le tri à l'admission aux urgences. Exemple : Décrit les modalités de mise en place d'un renfort d'effectif sur le tri. Renforcer le personnel des services d'urgence et des services d'aval. Repérer les lits disponibles plus facilement. Exemple : Faire l'inventaire des lits disponibles en hospitalisation conventionnelle, en Réanimation, SI et SC. des lits en maternité et en pédiatrie. Adapter l'offre à la demande. Exemple : Augmenter le nombre de lits d'hospitalisation conventionnelle de manière temporaire. Syn@pse – Répertoire Opérationnel des Ressources

Module HET – Contenu des actions du plan HET Tension en cours (suite) : Adapter et gérer les hospitalisations programmées. Exemple : Organiser une déprogrammation des admissions en cas de plan HET. Lisser les taux d'hospitalisation de chaque service de l'établissement (part de l'admission par les urgences). Mobiliser les ES MCO et SSR de proximité. Détecter les journées d’hospitalisation inutiles, les difficultés de sortie et les sorties retardées. Exemple : Détecter les patients présentant une forte probabilité de difficultés de sortie du fait de raison non médicales (patients "bloquants").  Adapter l'organisation des sorties à la tension. Exemple : Mettre en œuvre des salons de sortie pour libérer les lits plus précocement. Syn@pse – Répertoire Opérationnel des Ressources

Module HET - Gestion des rôles et des droits Les rôles sont un ensemble de droits d’accès informatiques accordés aux utilisateurs. Créés pour des raisons de sécurité, ils permettent de gérer et limiter l’accès à la saisie et à la modification des données dans le ROR. Par défaut, un professionnel voit les informations de l’annuaire, les synthèses régionales de la disponibilité des lits et de la permanence des soins et les historiques et tensions en cours. La gestion de l’attribution des rôles s’effectue par l’établissement Syn@pse - Répertoire Opérationnel des Ressources

Module HET – Boite à outils Un ensemble de fiches explicatives ont été rédigées pour vous accompagner dans l’utilisation du module HET Fiche explicative n° 8 « Alerter » Fiche explicative n° 9 « Déclarer un plan HET » Fiche explicative n° 10 « Contenu des notifications envoyées » Fiche explicative n° 11 « Modèle du plan HET » Elles sont disponibles en téléchargement sur le site http://www.synapse-hdf.fr Rubrique ROR – Expérimentation Hôpital en Tension Syn@pse - Répertoire Opérationnel des Ressources

Cas pratiques : Usages du module HET Se connecter au ROR ? Naviguer sur le ROR Veiller les indicateurs Alerter d’une tension Modifier ou clôturer l’alerte Déclarer un plan HET Modifier ou clôturer un plan HET Syn@pse - Répertoire Opérationnel des Ressources 16

1. Se connecter au ROR https://ror.sante-hdf.fr/ Sommaire des cas pratiques 1. Se connecter au ROR https://ror.sante-hdf.fr/ Saisir votre Identifiant / Mot de passe Syn@pse - Répertoire Opérationnel des Ressources 17

2. Naviguer sur le site du ROR Sommaire des cas pratiques 2. Naviguer sur le site du ROR Accéder à votre compte utilisateur / Se déconnecter / Lire vos notifications Accéder rapidement à vos dernières pages consultées Accéder aux différents menus en cliquant sur le « Widget » correspondant ou avec les onglets situés en haut de l’écran Accéder aux différents menus en cliquant sur le « Widget » correspondant ou avec les onglets situés en haut de l’écran Syn@pse - Répertoire Opérationnel des Ressources 18

3. Veiller les indicateurs Sommaire des cas pratiques 3. Veiller les indicateurs Dans l’outil Historique de veille Suivi synthèse des lits disponibles Syn@pse – Répertoire Opérationnel des Ressources

4. Alerter d’une tension Dans l’outil Sommaire des cas pratiques 4. Alerter d’une tension Dans l’outil En suivant le chemin d’accès : Mon établissement / Hôpital en Tension / Alerter d’une tension ou en cliquant sur le bouton dédié disponible sur la page d’accueil. Syn@pse – Répertoire Opérationnel des Ressources

4. Alerter d’une tension Renseigner les champs à compléter. Sommaire des cas pratiques 4. Alerter d’une tension Renseigner les champs à compléter. Choisir parmi la liste suivante : Climatique Epidémique Structurelle Autre ou Multifactorielle Saisie de l’argumentaire de la demande Cliquer ensuite sur le bouton Enregistrer afin de valider votre demande. Une notification est alors envoyée par mail aux personnes ou institutions suivantes : Directeur / Mail d’alerte de l’établissement/ Chef de service des Urgences / SAMU du département Syn@pse - Répertoire Opérationnel des Ressources 21

5. Modifier ou clôturer l’alerte Sommaire des cas pratiques 5. Modifier ou clôturer l’alerte En suivant le chemin d’accès : Mon établissement / Hôpital en Tension cliquer sur Veille HET. L’écran suivant apparait.  Cliquer ensuite sur le bouton Modifier, il s’affiche le formulaire de la demande, afin de modifier celle-ci.  Pour clôturer la demander, cliquer sur le bouton Clôturer. Modifier Seul le directeur peut clôturer l’alerte Syn@pse - Répertoire Opérationnel des Ressources 22

6. Déclarer un plan HET 2 Possibilités Une alerte a été effectuée Sommaire des cas pratiques 6. Déclarer un plan HET 2 Possibilités Une alerte a été effectuée Chemin d’accès : Mon établissement / Hôpital en Tension cliquer sur Veiller HET. Cliquer sur le bouton « Nouvelle Action » puis « Déclenchement Plan HET » Aucune alerte n’a été effectuée Chemin d’accès : Mon établissement / Hôpital en Tension cliquer sur Déclarer un plan HET ou en cliquant sur le bouton dédié disponible sur la page d’accueil.

Compléter le formulaire Sommaire des cas pratiques 6. Déclarer un plan HET Compléter le formulaire Sélectionner la discipline et le plan à déclencher. Une fois ces deux sélections effectuées, cliquer sur Valider pour passer à la communication des actions mises en œuvre. Choisir la discipline concernée par la tension Choisir le plan à déclencher parmi la liste suivante : Syn@pse - Répertoire Opérationnel des Ressources Valider Climatique Epidémique Structurelle Autre ou Multifactorielle 24

Sommaire des cas pratiques 6. Déclarer un plan HET Le directeur choisit ou non de mettre en place les actions recommandées Si action choisie, possibilité de rajouter des commentaires 25

Adaptation du module de disponibilité des lits Sommaire des cas pratiques Dans l’outil Lits libérables : patient qui ne nécessite plus de soins relevant de la spécialité Lits bloquants : patient qui nécessite toujours la poursuite de soins, sans structure d’aval adaptée ou disponible Lits HET : lits supplémentaires (brancards, chambres dédoublables, lits rajoutables…), et places transformables en lits (ambulatoire, HDJ, HDS) Données saisies manuellement. Syn@pse – Répertoire Opérationnel des Ressources

6. Modifier ou clôturer un plan HET Sommaire des cas pratiques Dans l’outil En suivant le chemin d’accès : Mon établissement / Hôpital en Tension cliquer sur Veille HET. L’écran suivant apparait.  Cliquer ensuite sur le bouton Mettre à jour, il s’affiche le formulaire des actions, afin de modifier celui-ci.  Pour clôturer le plan, cliquer sur le bouton Nouvelle action / Clôturer. Sans mise à jour (modifications) pendant 48h, la tension est automatiquement clôturée. Syn@pse – Répertoire Opérationnel des Ressources

Pour nous contacter : Contact Par mail : ror@synapse-hdf.fr Par téléphone : 03.20.44.55.88 ou 03.23.06.71.61 Syn@pse - Répertoire Opérationnel des Ressources 28