Guide d’intervention rapide Juillet 2018 USAID | Global Health Supply Chain - Technical Assistance Francophone Task Order

GUIDE D'INTERVENTION RAPIDE ACTEURS ET PROCESSUS GUIDE D'INTERVENTION RAPIDE ACTION RESPONSABLE DELAI Convoquer des réunions initiales avec le COU pour recueillir des informations sur la crise GOUVERNANCE/ORGANISATION Coordinateur d’EOC Jour 1 Convoquer l'équipe de l'ESC pour élaborer un plan d'intervention initial ESC Lead Jour 1 Identifier les acteurs clés du réseau de soutien ESC à impliquer dans la réponse ESC Lead, avec le soutien de l'équipe ESC Jour 1, En cours Établir des mécanismes de liaison avec les points focaux pertinents du réseau de soutien du CES (sectoriel, régional, partenaires), pour partager des informations concernant la situation sur le terrain et les domaines de soutien de chaque partie prenante ESC Lead Semaine 1, En cours Planifier et mettre à jour la réponse de la chaîne d'approvisionnement d'urgence avec tous les points focaux pertinents du réseau de soutien ESC ESC Lead Semaine 1, En cours Contacter, par l'intermédiaire des points focaux régionaux du CES concernés, tout le personnel technique régional et local impliqué dans la chaîne d'approvisionnement pour communiquer le plan de réponse et coordonner la logistique sur le terrain ESC Lead En cours Coordonner la démobilisation des ressources qui ont été déployées sur le terrain ESC Lead Après le confinement de l'urgence Effectuer un examen après action avec le COU, l'équipe de base de l'ESC et tout le réseau de soutien du CES afin de déterminer les changements clés à apporter aux activités de préparation, d'intervention et de formation. ESC Lead Fin de l'urgence

GUIDE D'INTERVENTION RAPIDE ACTEURS ET PROCESSUS GUIDE D'INTERVENTION RAPIDE ACTION RESPONSABLE DELAI FACTEURS DECLENCHEURS Activer le EOC, nommer le gestionnaire d'incidents et activer le mode de réponse de l'équipe ESC dès que le seuil d'alerte est atteint Coordinateur d’EOC Jour 1 Alerter les ministères concernés et les partenaires internationaux Officier de liaison Jour 1 Élaborer un modèle de rapport de situation à utiliser quotidiennement pour le débriefing de la situation épidémiologique La Section Planification d’EOC Jour 1, En cours Passer en revue l'analyse des risques avec l'apport de l'évolution de l'épidémie, afin de mettre à jour l'estimation des cas potentiels et des zones géographiques à haut risque Les Sections de Planification et d’opérations d’EOC Jour 1, En cours Gestionnaire d'incidents Fin de l'urgence Déclarer la fin de la crise sanitaire Mettre à jour le tracker "Priorisation des maladies" du Playbook avec de nouvelles informations concernant les profils de la maladie et réévaluer l'évaluation des risques La Section de planification d’EOC et le ESC Lead Fin de l'urgence

GUIDE D'INTERVENTION RAPIDE ACTEURS ET PROCESSUS GUIDE D'INTERVENTION RAPIDE ACTION RESPONSABLE DELAI FINANCE EOC Finance et Admin. ESC Lead Semaine 1 Estimer les fonds requis pour répondre à l'urgence en fonction de l'évaluation des risques mise à jour EOC Finance et Admin, ESC Lead, EOC Commande Semaine 1 Accès aux mécanismes de financement internes (MINSANTE) et externes en soumettant les demandes nécessaires Semaine 1, En cours Activer les protocoles de documentation répertoriés pour l'accès au mécanisme de financement et enregistrer toutes les dépenses conformément aux exigences du mécanisme de financement EOC Finance et Admin, ESC Lead Travailler avec l'équipe Achats de la fonction Logistique des COE pour activer les processus d'urgence afin de suspendre les exigences relatives aux devis multiples et aux appels d'offres publics Semaine 1, En cours EOC Finance et Admin, Équipe d'approvisionnement Traitez immédiatement les paiements dus aux fournisseurs, car tout retard dans les paiements pourrait entraver la livraison des marchandises Semaine 1, En cours EOC Finance et Admin, Équipe d'approvisionnement Documenter et mettre à jour le tracker «Mécanismes de financement de la réponse» dans le Playbook, avec les leçons tirées de la crise Fin de l'urgence EOC Finance et Admin

GUIDE D'INTERVENTION RAPIDE ACTEURS ET PROCESSUS GUIDE D'INTERVENTION RAPIDE ACTION RESPONSABLE DELAI Identifier les principaux jeux de données à suivre et à mettre à jour quotidiennement et / ou hebdomadairement: niveaux de stock des produits indicateurs identifiés, taux de consommation, commandes d'approvisionnement, besoins de réapprovisionnement VISIBILITÉ DES DONNÉES ESC Lead Jour 1 Tenir des appels bihebdomadaires de national à régional, régional à local pour recueillir les niveaux de stocks de produits «indicateurs» identifiés ESC Lead En cours S'assurer que le taux de consommation des principaux produits «tracker» est mis à jour aux deux semaines ESC Lead En cours S'assurer que les données sur la consommation sont partagées avec le responsable de l'approvisionnement pour informer le réapprovisionnement ESC Lead En cours Reconstituer et suivre l'équipe de l'ESC afin de s'assurer que toutes les bases de données, les protocoles de réponse et les rapports ont été documentés et mis à jour en fonction des leçons tirées de l'urgence et accessibles aux autres parties prenantes. ESC Lead Fin de l’urgence

GUIDE D'INTERVENTION RAPIDE PLANIFICATION DES PRODUITS GUIDE D'INTERVENTION RAPIDE ACTION RESPONSABLE DELAI Identifier les produits nécessaires en fonction des spécifications de la maladie et de la base de données sur les produits, confirmer avec les experts et déterminer les produits «indicateurs» PREVISION DES BESOINS DE PRODUITS Section d’opérations d’EOC Jour 1 Utilisez le tracker "Scénario de réponse" pour prévoir les quantités initiales requises en fonction du type de foyer (maladie, nombre de cas projetés) Section d’opérations d’EOC Jour 1 Convoquer la section des opérations des COE pour valider les quantités prévues et procéder à tout ajustement, si nécessaire Section d’opérations d’EOC Jour 2, En cours Communiquer les quantités au responsable de la logistique pour qu'il (i) informe l'équipe de Stockpile de la quantité à partir de laquelle il doit se mobiliser et (ii) permette à l'équipe logistique et transport de préparer correctement les options immobilières et de transport Section d’opérations d’EOC Semaine 1 Si nécessaire, ajuster les quantités prévues en modifiant le suivi du «scénario de réponse», avec l'apport des responsables médicaux chargés du suivi de l'évolution de la situation sanitaire Section d’opérations d’EOC Semaine 1, En cours Mettre à jour les fiches d’aide mémoire des maladies et les bases de données des produits nécessaires pour la gestion celles-ci, Section quantification ESC Fin de l’urgence

GUIDE D'INTERVENTION RAPIDE PLANIFICATION DES PRODUITS GUIDE D'INTERVENTION RAPIDE ACTION RESPONSABLE DELAI ACHATS ET APPROVISION-NEMENT Obtenir la liste quantifiée des besoins en commodités de la part de la section Planification de l’EOC Équipe d'approvisionnement Jour 1 Contacter l'équipe Stockpiling pour connaître les quantités de produits disponibles et mobilisable en stocks Équipe d'approvisionnement Jour 1 Identifier les besoins en approvisionnement, en fonction de l'écart entre les quantités des produits demandés et les quantités disponibles Équipe d'approvisionnement Jour 1 Contacter tous les fournisseurs identifiés dans "Base de données des fournisseurs" pour activer les accords et commander les quantités adéquates Équipe d'approvisionnement Jour 1 Travailler avec les fournisseurs pour identifier les éventuelles lacunes ou goulots d'étranglement, en termes de quantités disponibles et de délais de livraison Équipe d'approvisionnement Jour 2, En cours Faire recours à la «Base de données d'approvisionnement des partenaires internationaux» pour mobiliser les produits restants en cas de manque de capacité avec les fournisseurs Équipe d'approvisionnement Jour 2 Équipe d'approvisionnement Mettre à la disposition des fournisseurs les protocoles douaniers nécessaires Semaine 1 Archiver la documentation de toutes les étapes du processus d'approvisionnement, y compris l'inspection et la documentation des marchandises reçues Équipe d'approvisionnement Semaine 1, En cours Augmenter les limites d'approbation et d'autorisation et vérifier les limites de signature pour les achats Équipe d'approvisionnement Semaine 1, En cours Suspendre les procédures de passation de marché publiques pour activer les procédures d’approvisionnement d’urgence en autorisant l'achat par un fournisseur Équipe d'approvisionnement Semaine 1, En cours Mettez à jour le tracker "Base de données des achats" dans le manuel, pour documenter toute information supplémentaire que vous avez recueillie sur les fournisseurs Équipe d'approvisionnement Fin de l’urgence

GUIDE D'INTERVENTION RAPIDE PLANIFICATION DES PRODUITS GUIDE D'INTERVENTION RAPIDE ACTION RESPONSABLE DELAI RÉSERVE DE STOCK/ STOCKPILING Contacter les gestionnaires des stocks pour qu’ils approuvent les sorties du stocks des produits nécessaires ESC Lead, Équipe de réserve de stock Jour 1 Calculer combien de temps le stock sera suffisant pour déterminer les besoins en réapprovisionnement Équipe de réserve de stock Semaine 1 Équipe de réserve de stock, Équipe logistique et transport Jour 1 Transférer les stocks de la réserve au site de pré-positionnement Mettre à jour les niveaux de stock du système de gestion de l'information Équipe logistique et transport En cours Équipe d'approvisionnement Réapprovisionner le stock selon la stratégie de réserve de stock Fin de l’urgence Mettre à jour la stratégie de stockage du Cameroun si nécessaire (par exemple, modifier le nombre de mois de stockage, les niveaux de stockage) Équipe d'approvisionnement Fin de l’urgence

GUIDE D'INTERVENTION RAPIDE Logistique et transport GUIDE D'INTERVENTION RAPIDE ACTION RESPONSABLE DELAI ENTREPOSAGE ET STOCKAGE Identifier le stockage et les entrepôts permanents et temporaires pertinents pour utiliser, en fonction de leur situation géographique, leurs caractéristiques de capacité (par exemple, la chaîne du froid) Équipe logistique et transport Jour 1, En cours Appeler les contacts d'entreposage et de stockage permanents et temporaires identifiés pour partager le plan d'intervention d'urgence et s'assurer qu'ils préparent correctement la capacité (par exemple, nettoyer les déchets et désigner un espace de stockage d'urgence) et obtenir leur capacité disponible Équipe logistique et transport Jour 1, En cours Référencez le stockage et les entrepôts utilisables ainsi que leur capacité disponible dans la 'Base de données de stockage permanente' et dans la 'Base de données de stockage temporaire' Équipe logistique et transport Jour 1, En cours Avec l'aide de la section Planification des COE, estimez les besoins de capacité de stockage et l'écart de capacité de stockage à l'aide du 'Calculateur de volume requis' Équipe logistique et transport Jour 1, En cours ESC Lead Semaine 1, En cours Si nécessaire, contacter le Gouverneur pour réquisitionner tout autre entreposage et stockage dans sa région Équipe logistique et transport, ESC Lead Semaine 1, En cours Mobiliser le personnel d'entreposage supplémentaire en contactant les contacts dans la base de données Entreposage et stockage Si nécessaire, mettre en place un stockage temporaire dans des sites pré-identifiés Équipe logistique et transport En cours Instituer la sécurité sur tous les sites de stockage, en particulier pour l'entreposage temporaire, sous la coordination du MINATD Équipe logistique et transport, ESC Lead En cours Suivi sur notification de la réception de la réponse - par tous les moyens de communication (téléphone, email, WhatsApp, etc.) Équipe logistique et transport En cours Mettre à jour la base de données des emplacements de stockage temporaires en ajoutant ou en supprimant des emplacements conformément à l'efficacité et à la conformité, en tant que leçons tirées de l'urgence Équipe logistique et transport Fin de l’urgence

GUIDE D'INTERVENTION RAPIDE Logistique et transport GUIDE D'INTERVENTION RAPIDE ACTION RESPONSABLE DELAI TRANSPORT ET GESTION DES DÉCHETS Préparer le plan de distribution en fonction des besoins exprimés par la section de planification et les responsables de l'approvisionnement Équipe logistique et transport Jour 1, En cours Contactez le bureau de douane pour activer les accords pour les marchandises expédiées Équipe logistique et transport Jour 1 Activer des mécanismes de coordination avec d'autres secteurs pertinents (par exemple le Ministère des transports, le Ministère de la défense, etc.) pour aider à décharger les marchandises dans les aéroports / ports maritimes Équipe logistique et transport Jour 1 Activer des contrats avec des contacts de transport identifiés (par exemple, transitaires, fournisseur de logistique tiers) Équipe logistique et transport En cours Partager le plan de distribution avec tous les transporteurs, y compris les indicateurs de performance clés et les objectifs Équipe logistique et transport En cours Instituer des protocoles de sécurité spécifiques à la maladie pour le transport et la gestion des déchets (avec la contribution médicale de la section médicale) Équipe logistique et transport, Agent de sécurité d’EOC En cours Instituer des protocoles de sécurité, en coordination avec le MINADT, pour sécuriser les transports en fonction des risques de sécurité de la région ESC Lead En cours Équipe logistique et transport En cours Suivi de la notification de la livraison ou de tout retard de distribution - par tous les moyens de communication Conduire la démobilisation et la gestion des déchets en coordination avec MINEDPED, selon les procédures et les considérations basées sur la catégorisation des déchets et les meilleures pratiques d'élimination Équipe logistique et transport Après l'endiguement de la maladie Mettre à jour la base de données des options de transport et des sites d'élimination des déchets en ajoutant ou en supprimant des informations ou des emplacements conformément aux enseignements tirés de l'urgence Équipe logistique et transport Fin de l’urgence