مقياس نظام المعلومات Système d’information كلية العلوم الاقتصادية و علوم التسيير قسم علوم التسيير السنة الأولى ماجستير / علوم التسيير مقياس نظام المعلومات Système d’information الأستاذ : ناجـي بن حســــين N. BENHASSINE 2010

دور نظام المعلومات و وظائفه 04/03/1440 دور نظام المعلومات و وظائفه دور نظام المعلومات يجب أن يستجيب نظام المعلومات لحاجات المستعملين و يتكيف و يتطور مع تنظيم المؤسسة كما يجب أن يكون فعّالا (أي العلاقة بين درجة تحقيق الأهداف المسطّرة لنظام المعلومات والتكاليف الناشئة عن هذا النظام) ، و بالتالي فأهم ما يميز نظام المعلومات بصفة عامة عن تجمع لعدة عناصر هو البحث عن الغاية أو الهدف المشترك . Cours . Système d'information Nadji Benhassine 2007

هدف نظام المعلومات يتمثل هدف نظام المعلومات في السماح بالتحكم الجيد في التسيير ،أي تمكين المسيرين من اتخاذ القرارات التي تهدف إلى التحسين المستمر لأداء المنظمة ، وهذا بتقليص الخطر المرتبط بحالة عدم التأكد التي يتسم بها المحيط وعليه يمكن حصر المهام الأساسية لنظام المعلومات فيما يلي :

المهام الأساسية لنظام المعلومات تحقيق المعرفة حول العناصر الأساسية التي لها علاقة بالمؤسسة . السماح لمسيري المؤسسة التنبؤ بالأحداث المستقبلية واتخاذ القرارات المناسبة لمواجهتها. يجب أن يتسم نظام المعلومات بالسرعة في توفير المعلومات لمتخذي القرار . تبادل المعلومات داخل المنظمة يخلق جوا من التفاهم بين أعضائها ويزيد من فعّاليتها .

وظائف نظام المعلومات تتمثل أهم وظائف نظام المعلومات فيما يلي : جمع المعطيات التخزين المعالجة نشر أو توصيل المعلومات

Les technologies et systèmes d’information Les systèmes d’information peuvent être compris au sens de : « processus qui collectent des données structurées conformément aux besoins d’une organisation, qui stockent, traitent et distribuent les informations nécessaires au fonctionnement de cette organisation, notamment aux activités de management et de contrôle, et qui jouent de ce fait un rôle de support aux processus de décision organisationnels » (Andreu, Ricart et Valor, 1992)

Transmission et communication Fonctions d’un S.I. Système opérant Système de pilotage (ou de décision) Flux physique entrant Flux physique sortant Système de pilotage (ou de décision) Transmission et communication Restitution Système d ’informations Stockage Traitement Saisie Système opérant Flux sortants Flux entrants

1 . وظيفة الجمع جمع المعطيات ليست بالمهمة السهلة أو الغير أساسية ، بل يجب التساؤل أولا حول منفعة تجميع بيانات معينة ، وهذا يرجع إلى تركيبة نظام المعلومات ككل الذي نهتم به أي تناسق مجموع المعلومات التي نقوم بتجميعها . السؤال الثاني الذي نطرحه على وظيفة الجمع متعلق بتشفير (Codification) المعطيات ، أي كيف نحوّل حدثا معينا إلى إشارة أو "مجموعة إشارات " تكون مفهومة بفضل الشفرة (Code) التي يقوم نظام المعلومات بتعريفها من جهة ، و أن يكون هذا الفهم بالنسبة لجميع المستعملين المرتقبين من جهة أخرى . و هناك أيضا مجموعة أخرى من الأسئلة الإضافية يتطلب الإجابة عليها ، منها على الخصوص ما مدى صحة المعطيات ؟ و كذلك ما مدى دقتها و ملاءمتها من حيث وقت جمعها و وقت استعمالها ؟

la saisie (1) Reconnaissance vocale Reconnaissance écriture manuscrite Clavier + souris Lecteur code barre (bluetooth) Reconnaissance vocale Reconnaissance écriture manuscrite Reconnaissance de caractères Scanner

la saisie (2) Fonctions de localisation et de communication GPS + bluetooth GPS + GSMdata / GPRS

2 . وظيفة التخزين تعتبر وظيفة التخزين الوظيفة الأهم في نظام المعلومات وهي أيضا أكثر الوظائف تعقيدا من حيث تحليلها . التأملات الحالية حول أنظمة المعلومات في المنظمات تتجه نحو جعل هذه الوظيفة العنصر المحدد للنظام . الذاكرة هي الأداة التي بواسطتها يحفظ النظام بصفة دائمة رؤيته لظاهرة ما و يتم ذلك من خلال نشاطين متكاملين هما : ـ القدرة على تخزين هذه البيانات لوقت معين . ـ الإمكانية أو القدرة على إيجاد هذه البيانات حين نطلبها

وظيفة التخزين ( تابع( هذين النشاطين المتلازمين يقودنا الأول إلى مفهوم تخزين المعلومة ، أما الثاني فيقودنا إلى تنظيم المعطيات . البيانات أو المعطيات التي يتم إستقبالها تخزّن في ذاكرة النظام وتتم هذه العملية إمّا : ــ مباشرة : المعلومة الخام يتم حفظها في شكل مشفّر (Codifiée) ، ونفترض في هذه المرحلة أن لا تحدث إضطراب في محتوى المعلومة الموضوعة في الذاكرة . ــ غير مباشرة : تتعرض المعطيات الأولية المأخوذة من المحيط إلى بعض المعالجة والتغيير ، حيث يتم الإحتفاظ بالنتائج فقط داخل ذاكرة النظام ويكون هدف هذه العملية هو تقليص حجم المعلومات المخزنة وبالتالي تخفيض تكلفتها ، لكن التحفظ المسجل على هذه الطريقة هو أنّ المعلومة المخزّنة تحتوي على معرفة أقل من المعلومة الإبتدائية.

se trouve l’information. Stockage Archivage courte et longue durée Disque dur CD DVD Bande magnétique Logiciel de gestion de fichiers Logiciel de SGBD Savoir où se trouve l’information. sécurité L’archivage long terme nécessite de conserver toute la chaîne matérielle et logicielle

3 . وظيفة المعالجة يقصد بالمعالجة تجميع البيانات و تبويبها و تحليلها وتخزينها و إدخال التعديلات عليها حتى تصبح صالحة للإستخدام في عملية اتخاذ القرارات الإدارية، و تتضمن المعالجة القيام بتجميع المعطيات بعد تحديد مصادرها الداخلية و الخارجية ثم تبويبها على شكل مجموعات ذات صفات مشتركة بحيث تعطي معنى واضحا ودقيقا ، كما يتم تحليل المعطيات لتحديد نوع العلاقات التي تحويها المعلومات بحيث تساعد الإدارة على معرفة مقدار التغير في الظواهر الإدارية موضع الدراسة ، و تحليل العوامل التي تؤثر في ذلك قصد استخدامها لأغراض التنبؤ وإكتشاف الإتجاه العام لتلك الظاهرة، و هذا بعد إدخال التعديلات والتجديدات على المعلومات لضمان بقائها بصورة صحيحة . أي الحصول على المعطيات ـ امكانية وضعها في شكل معين ـ إستعمالها وتحويلها إلى معلومات نافعة و ذات قيمة إضافية بالنسبة للمشاكل التي تواجه المسير : كالقرار والتخطيط والرقابة والاتصال والتنشيط..الخ .

Le traitement Créer de nouvelles informations à partir de celles existantes avec des opérations de tri, de calculs, de regroupements …. Cette fonction utilise des ordinateurs, serveurs, systèmes d’exploitation, logiciels d’application ….. En 1944, le premier prototype des calculateurs électroniques, l'ENIAC (Electronic Numerical Integrator and Computer). 5.000 addition par seconde (calcule la trajectoire d'un obus avant qu'il n'arrive à destination). 1.000 fois plus rapide que les autres machines de son époque. Mais utilise 18.000 tubes électronique. L'aération nécessite des ventilateurs de 24 CV. La consommation électrique est de 150 kW (plusieurs rames de métro). 30 tonnes sur 1.000 mètres carrés. Multiplication en 3 millisecondes, fréquence d'horloge : 100kHz. Construit par Eckert et Mauchly, pour le compte de l'US army (calculateur balistique). Divulguée deux ans plus tard, avec un relookage de la machine pour le marketing (panneau lumineux).

المعلومات الناتجة عن المعالجة المعلومات الأولية : تربط المؤسسة بمحيطها ( أذونات الطلبيات ، الفواتير ، كشف المرتبات ..الخ ) ، هذه المعلومات تدخل إلى بنك المعطيات في المؤسسة لكي تستجيب للحاجات التنظيمية و أيضا لاتخاذ بعض القرارات . الصنف الثاني من المعلومات التي تتم معالجتها تتعلق بالعناصر ذات الطبيعة غير المستمرة و التي تأخذها المؤسسة من جهات خارجية للإستفادة منها في اتخاذ القرارات مثل : حصة السوق ، المنافسة ، نمو القطاع الصناعي تطور أسعار الفائدة في السوق المالي أسعار المواد الأولية ... الصنف الثالث من المعلومات يتعلق بالنشاط الداخلي للمنظمة و هو مرتبط بإرسال التعليمات و التغذية العكسية و تبادل المعلومات فيما بين الأقسام والمساهمة في حل المشاكل الداخلية للمنظمة .و تساهم معالجة هذه المعلومات في إنتاج أنواع أخرى من المعلومات مما يزيد من قيمتها بعد المعالجة.

4. وظيفة الاتصال أو نشر المعلومات المعلومة تعالج لكي ترسل و تنشر ، يجب أن يؤخذ هذا المبدأ بعين الاعتبار في بناء أنظمة المعلومات ، و يتم إرسال المعلومات نحو جهات محددة (داخل أو خارج المؤسسة) للإستجابة إلى ما نسميه هدف التسيير الذي يمكن التعبير عنه : كميا :حجم يجب ارساله ، آجال يجب إحترامها نوعيا : إرضاء أكثر للمستقبلين .

محددات نظام الارسال( تابع وظيفة الاتصال( طبيعة الجهة المستقبلة : هل هم متخذو القرارات ؟ يمكن أن يسألوا نظام المعلومات أو الاكتفاء بإنتظار الرسائل التي يوجهها إليهم . عدد المستقبلين يعتبر متغيرا أساسيا حيث يحدد حجم النظام . أماكن الإرسال المفضلة تحدد الوسائط المادية للإرسال . طلبات أو رغبات المستقبلين خاصة فيما يتعلق بآجال و حجم المعلومات . عن طريق الاتصال يتم ربط الصلة بين الأنظمة الفرعية للمؤسسة (نظام القيادة و نظام الإنتاج) و من الناحية التكنولوجية تتجه وظيفة الاتصال نحو تصميم أنظمة الإعلام الآلي والإرسال التي تسمح بالاتصالات ، حيث يتم التحدث عن << شبكات محلية >> أو << أنظمة التوزيع >> ، ونظرا لأن عملية الاتصال هي العملية التي تسمح بوصول و تدفق المعلومات من و إلى المؤسسة ، فدون وجود نظام جيد للاتصال تصبح عملية جمع و تخزين و معالجة المعلومات لا معنى لها .

Transmission communication Déplacer l’information d’un point à un autre réseaux hertziens transmission par satellites réseaux privés d’entreprises fibre optique connnexion infra-rouge messagerie électronique protocole « Bluetooth »

يتم تصنيف مصادر المعلومات إلى : مصادر رسمية مصادر غير رسمية مصادر داخلية مصادر خارجية مصادر أولية مصادر ثانوية

خصائص المصادر غير الرسمية توجد في مختلف المنظمات و تنتقل غالبا من شخص لآخر و في مختلف الإتجاهات . تقدم المعلومات الهامة التي يصعب الحصول عليها بطريقة رسمية مثل حصول الإدارة على معلومات تتعلق بردود فعل العاملين المتعلقة بالتغيير الذي حصل في التنظيم الإداري إلا أن لهذه المعلومات عدة محاذير منها : أن الإدارة لا تستطيع السيطرة عليها مما يؤدي إلى انتشار المعلومات السرية التي لا يرغب المسيّرون الإدلاء بها .

خصائص المصادر الرسمية تنظم بإتباع أساليب و إجراءات خاصة بها . تتبع الهيكل التنظيمي للمنظمة تعمل على جمعها و تسجيلها و معالجتها وتقديمها على شكل معلومات مفيدة للإدارة و الجهات العاملة و المتعاملة مع المنظمة .

المصادر الداخلية يعبر المصدر الداخلي عن المعلومات التي تسجلها و تحتفظ بها المنظمة على شكل بيانات و سجلات و تقارير تتعلق بأوضاع العمل و إجراءاته و ظروفه و صعوباته و ذلك لإستخدامها في أغراض التخطيط و وضع معايير التقويم و المراقبة ، و تمثل هذه المعلومات أهمية كبيرة للإدارة لأنها الأساس في اتخاذ القرارات المتعلقة بتطوير الخطط و السياسات و البرامج و تقويم الأداء و تصحيح الإنحرافات ، و تتعلق المعلومات ذات المصدر الداخلي باحدى النقاط التالية : ــ التنبؤ ــ التنظيم ـ الإدارة ـ التننسيق ، التي تسمح بتحديد معرفة أحسن للسياسات و الاهداف المتبعة

Les congrès Les lectures de journaux Les faces à faces Les associations professionnelles et les clubs de dirigeants Les déjeuners clients – fournisseurs Les déjeuners avec d’autres dirigeants / presse / politique / finances Les petits déjeuners et les dîners d’affaires Téléphone Les voyages SOURCES EXTERNES SOURCE GLOBALE D’INFORMATION -Les réunions Les entretiens face à face Les discussions informelles Lecture de rapports internes Téléphone Les déjeuners avec les membres de l’entreprise SOURCES INTERNES

المصادر الداخلية( تابع ) المعلومات المالية: تشمل الميزانيات التقديرية و الحسابات و الإيرادات والنفقات ومصادر التمويل وطرق الاستثمار. معلومات تتعلق بالمشتريات والمخازن: تتضمن معلومات تتعلق بالموردين وأصناف السلعة وأسعارها والعقود وفواتير الشراء وميزانية المشتريات وطرق الشحن وتكاليفه والقوانين التي تنظم أعمال التخزين و تقارير الجرد وسجلات الفحص والاستلام. معلومات الإنتاج: تتضمن المعلومات المتعلقة بتحديد متطلبات الإنتاج ومواصفات المنتجات و عدد الآلات و طاقتها الإنتاجية و ساعات تشغيلها وأعطالها وبرامج الصيانة والإصلاح و تحديد معايير الأداء و مراقبة جودة المنتجات ...الخ. معلومات المبيعات : تتعلق خاصة بالعملاء والمراسلات والعقود المبرمة معهم وفواتير البيع و تحديد الأصناف المباعة و معلومات عن المنافسة ...الخ. معلومات شؤون العاملين : تتضمن نوع المراكز الوظيفية واختصاصات كل منها وعدد العاملين و مدة خدمتهم و الأجور و الترقيات و المكافآت والعقوبات والتأمينات الاجتماعية ...الخ. معلومات البحث و التطوير: فهي تتعلق بنوع الأجهزة والأدوات والتقنيات والتصاميم و الدراسات لتحسين المنتجات وإيجاد أنواع جديدة منها ..الخ .

المصادر الخارجية يوفّر المصدر الخارجي المعلومات التي تصل إلى المنظمة من البيئة الخارجية ، مثل المعلومات المتعلقة بالقوى العاملة والموارد والطاقة والأبحاث والقوانين والتشريعات المختلفة وجميع المدخلات المادية وغير المادية ،...الخ . تتميز المعلومات الخارجية بدرجة تأثيرها المحسوس على المؤسسة حيث أنها تتطور باستمرار و بالتالي يجب مراقبة تغيرها مع الوقت ، و تتميز أيضا بتفاعلها المستمر فيما بينها وتخضع لقوانين خاصة فوجود المؤسسة وسط محيط ديناميكي يفرض عليها تطوير قدراتها على الاستماع التنبئي للمحيط و هذا يتوقف على عدة عوامل أهمها :

خصائص المصادر الخارجية ــ القناعة المشتركة في المؤسسة بأن البحث على المعلومات الخارجية يعتبر أمرا حتميا ، و هذا الموقف يجب أن يشجع من قبل المسيرين بمختلف الكيفيات و بشيء من اللامركزية . ــ قدرة أفراد المؤسسة في الحصول على المعلومات و إنتقائها و جعلها عملية مما يفترض كفاءات وخبرة في هذا المجال و لكن يفترض أيضا هيكلا تنظيميا غير منطويا

علاقة مصادر المعلومات بدورة حياة المنظمة معلومات التسيير، مراقبة التكاليف الأسواق وقنوات التوزيع معلومات تكنولوجية مرحلة الانطلاق مرحلة النمو مرحلة النضج مرحلة الانحدار دورة حياة المنظمة

علاقة مصادر المعلومات بدورة حياة المنظمة في مرحلة تطور القطاع الذي تنتمي إليه المؤسسة يجب أن يفرز النظام استراتيجية مركّزة حول نظام معلومات مفتاحي يرتبط سعي المؤسسة في البحث على المعلومات حسب المرحلة التي تتواجد فيها ، حيث يمكن الاعتماد على نموذج التحليل الاستراتيجي <<Arthur D Little >> في مرحلة الانطلاق يتم البحث عن المعلومات التكنولوجية مرحلتي النمو و النضج يتم البحث على المعلومات المتعلقة بالأسواق و قنوات التوزيع مرحلة الانحدار (الشيخوخة) تصبح المعلومات المرتبطة بالتسيير و مراقبة تكاليف الإنتاج أكثر أهمية .

خصائص المعلومات الجيدة الدقة و الصحة : تكون المعلومة دقيقة إذا وفرت و بكيفية كاملة الحقيقة التي تصورها. الخلو من الخطأ في التعامل مع مجموعة أو أحجام كبيرة من البيانات ، عادة ما يطرأ نوعين من الأخطاء ( أخطاء في النقل – أخطاء في الحساب ) . و كثيرا من مفاهيم الصحة يمكن قياسها كميا ، مثلا يمكن التعرف على معدل الخطأ في كل 1000 فاتورة تعد في نظام يدوي مقابل هذا العدد في نظام يعد باستخدام الاعلام الآلي . السرعة : فهي الفترة بين الوقت الذي يتم فيه حدث ما و وقت تصبح فيه المعلومة المتعلقة به مستعملة أي أنه تم تحصيلها و معالجتها و تخزينها ، فالسرعة هدف عام لكل المعلومات التي ينشرها نظام المعلومات ، لكن في بعض الأحيان فإن هذا الهدف يصبح قيدا إذا لم تصل المعلومة إلى المستعمل في تاريخ محدد ، حيث لا يصبح لها أي قيمة لأن قرارا ما كان يجب اتخاذه في حينه .

تابع الملاءمة : يشير هذا الشرط إلى مدى ملاءمة المعلومات لطلب المستخدم ، بحيث يجب أن تكون المعلومات ملائمة للموضوع محل البحث . الوضوح : يشير هذا الشرط إلى الدرجة التي يجب أن تكون فيها المعلومات خالية من الغموض ، ويمكن تحديد قيمة الوضوح إذا كان زيادة الوضوح يؤدي إلى تخفيض تكلفة مراجعة المخرجات . المرونة : تعني قابلية المعلومات على التكيف للاستخدام بأكثر من مستخدم . عدم التحيز : يشير هذا الشرط إلى غياب القصد في تحريف أو تغيير المعلومات لغرض التأثير على المستخدم للوصول إلى نتيجة معينة .

المعلوماتية ونظم المعلومات المعلوماتية علم المعالجة المنظمة والفعالة للمعلومات على وجه الخصوص بواسطة استخدام المعدات الآلية ومن ثم فهي وسيلة للمعرفة البشرية ومسار للاتصالات التي تتعلق بالمضامين العملية والفنية والاقتصادية. ويرتبط مفهوم المعلوماتية بعض المجالات الموضوعية : معالجة البيانات. - بحوث العمليات . المحاكاة - الاتصالات والشبكات. المعلومات والتنظيم.

أسباب فشل نظام المعلومات : 1- عدم التخطيط لتصميم نظام المعلومات . 2- عدم التحديد الدقيق لإمكانيات نظام المعلومات. 3- العمل برد الفعل بدلا من العمل بالمبادأة والمشاركة. 4- الفشل فى تهيئة الظروف المحيطة المدعمة لنجاح النظام. 5- التقدير الخاطئ لإحتياجات المنظمة مستقبلا من المعلومات. 6- التسرع فى ادخال تقنية الحاسب الآلى. 7- عدم تكوين المزيج المتكامل من الأفراد والأجهزة والمعدات والإجراءات.

الأنواع الرئيسية الستة لنظم المعلومات (1) نظم معلومات دعم الإدارة العليا. Executive Support Systems (ESS) (2) نظم معلومات إدارية Management Information Systems (MIS) (3) نظم معلومات دعم القرار Decision Support Systems (DSS) (4) النظم المبنية على المعرفة Knowleglge work systems (KWS) (5) نظم آلية المكاتب Office Automation Systems (OAS) (6) نظم العمليات التشغيلية Transaction Processing Systems (TPS)

1 - نظم العمليات التشغيلية TPS تعبر عن النظم الرئيسية التى تخدم المستوى التشغيلى بالمنظمة تركز على العمليات اليومية الضرورية التى تقوم بها المنظمة. تدعم المجموعات الوظيفية كالإنتاج والتسويق والمبيعات والتمويل والمحاسبة والموارد البشرية وغيرها من الأنشطة الفرعية التى تخدم تلك الأنشطة . .

2 - نظم آلية المكاتب OAS تمد هذه النظم العاملين بالبيانات , تتعامل مع الوثائق والمستندات المطلوبة لأداء الأعمال من خلال الوسائل التكنولوجية الحديثة التى تسهل عملية الحفظ والإسترجاع والتعديل والحذف والإضافة ... من أهم صور تلك النظم الإرشفة الإلكترونية لحفظ المستندات واسترجاعها .

3 - النظم المبنية على المعرفة KWS تمد هذه النظم العاملين بالمعرفة. تشمل معرفة العاملين كل ماتعلموه فى مراحل التعليم المختلفة بجانب المعرفة التطبيقية التى حصلوا عليها فى مجال العمل تعالج بيانات عمليات التصميم والتخطيط والجدولة .

4 - نظم المعلومات الإدارية MIS تقدم الدعم للقرارات المتعلقة بالهيكل ومستويات الرقابة. تقدم تقارير عامة بجانب تقارير عن العمليات اليومية. تعتمد على البيانات المتاحة عن المنظمة والمتدفقة من الخارج. تساعد فى صنع القرارات من خلال معلومات حديثة. تتميز بالمرونة النسبية. تتميز المعلومات المطلوبة بأنها معروفة وثابتة. تتطلب عمليات تحليل وتصميم طويلة الأجل.

5 - نظم دعم القرار DSS يخدم المستوى الإدارى المتوسط بالمنظمات فى اتخاذ القرارات. يهدف إلى استغلال الفرص ومواجهة التحديات. تتميز بالمرونة والإستجابة السريعة. تسمح للمستخدمين برقابة المدخلات والمخرجات. تحتاج إلى عدد قليل من المتخصصين . توفر للمديرين قرارات هامة تساعد فى حل المشكلات. تعتمد على بعض النماذج وتحليل البيانات.

6. نظم معلومات دعم الإدارة العليا تعمل هذه النظم على دعم الإدارة العليا في اتخاذ القرارات الاسترلتيجية . تعتمد هذه النظم على نظام دعم القرارات على مستوى الإدارة الوسطى.

مراحل تصميم نظام المعلومات الآلي في المؤسسة يتم وضع نظام المعلومات المستند على الإعلام الآلي في المؤسسة من خلال إتباع عدة خطوات أو مراحل ، و في الواقع من النادر تطبيقها جميعا الأمر الذي يؤدي إلى فشل بعض المؤسسات في تحقيق أهدافها، لذلك يجب احترام هذه الخطوات بدقة وصرامة بغية الوصول إلى الهيكل الأفضل في المؤسسة ، و تتمثل أهم هذه المراحل فيما يلي :

مراحل تصميم نظام المعلومات الآلي في المؤسسة 1 - دراسة الأنظمة الحالية : لمعرفة و قياس كيفية عملها و بالتالي يجب الرجوع إلى من يستعملونها لأنه من الواجب معرفة آرائهم حول علاقة النظام مع غيره من الأنظمة الفرعية ، إذ تعتبر ملاحظاتهم ثرية و مفيدة جدا ، فمكونات النظام ( المدخلات ، المخرجات ، المراقبة..) يجب تحليلها لمعرفة نقاط القوة و الضعف في هذه الأنظمة ، و إذا تم القيام بهذه المرحلة بصفة جيدة يمكن استخلاص أهم الأسباب و الصعوبات التي تعترض المنظمة و من ثم تحديد احتياجاتها ، أي تحديد أهداف نظام المعلومات ثم تحديد المعلومات و التقارير المطلوبة حاليا من النظام و ذلك باستخدام المخططات البيانية التحليلية.

تابع -2- تحديد مصادر الحصول على المعلومات الداخلية و الخارجية . 3-اقتراح نظام جديد : يجب ان يكون هذا الإقتراح واقعيا حيث يتم توضيح العلاقة بين النظم الفرعية و علاقة النظام مع نظم التشغيل الموجودة والمقترحة بما في ذلك مدخلات النظام و مخرجاته مثل إعداد التقارير الدورية و الخاصة بكيفية توزيعها عبر مستويات الإدارة الثلاث و نوع الأجهزة المطلوبة ، ثم تحديد نوع المعلومات التي ستعالجها نظم المعلومات الآلية و نوع المعلومات التي ستعالج يدويا . 4- تقويم التصميم الأولي للنظام المقترح من تحديد تكاليف المكونات الآلية (Hardware) و تكاليف استخدامها و الإحتياجات التدريبية للأفراد العاملين تبعا للمؤهلات المطلوبة و نوع التحسين و التطوير الذي يمكن أن يحدث نتيجة لإستخدام نظام المعلومات

تابع 5-وضع النظام حيز الـتـنفيذ : لحد الآن لانعرف مدى نجاعة النظام الجديد و لذلك يجب تطبيق النموذج بصفة جزئية قصد معرفة مدى سيره و مقارنته مع ما كان متوقعا ، إنه إختبار ضروري لتحديد بصفة نهائية مدى إستجابة النموذج الجديد للحاجات و المهام الموكلة إليه. 6 - يجب المتابعة الدقيقة لهذه المرحلة لأنها المرحلة الحاسمة التي يتوقف عليها كل العمل فإذا تم تسجيل إنحرافات كبيرة بين النتائج المعطاة و النتائج النظرية أو على العكس كانت الإنحرافات بين النموذج المقترح و النموذج المنفذ في تقلص ، يمكن أن نمر إذن إلى مرحلة التطبيق الكلي للنظام الجديد

تابع 7-وضع النظام الجديد بصفة نهائية : يتم تطبيق النظام الجديد تدريجيا ، وذلك لتجنب الصعوبات الممكن أن يصادفها إذا حاولنا تطبيقه كليا و مرة واحدة . 8 - المراقبة الدورية : يتطلب وضع أي نظام مراجعة دورية للتأكد من أنّ الهيكل الجديد يستجيب للحاجات و المتطلبات التي نهدف إلى تحقيقها ، فالمراجعة تسمح بملاحظة إلى أي نقطة يعمل النظام كما كان مقررا له ، و كل إنحراف بين النموذج و النظام المعمول به يجب تحليل أسبابه وتصحيحها ، فالنظام ليس ثابتا بل قد يتغير حسب الأهداف الجديدة للمنظمة .

شــــــكرا لــــــكم