Feuilles de calcul : Accueil  EOQ  Conception Démarrage  Classement  Sélection  Calcul  Navigation  Bibliographie Cliquer ici, pour lancer le module « Calcul des quantités économiques de commande » Feuilles de calcul : Accueil  EOQ  Conception François PESTY Pharmacien, Institut Supérieur de Gestion Consultant ITG Francois.PESTY@Wanadoo.fr

Cliquer ici pour lancer la mise en forme du tableau de données Démarrage  Classement  Sélection  Calcul  Navigation  Bibliographie Cliquer ici pour lancer la mise en forme du tableau de données La feuille peut contenir 5000 références et même davantage si nécessaire. La version complète de l’outil décisionnel permet de « copier-coller » à tout moment une extraction réalisée dans votre logiciel Pharmacie ou GEF* pour alimenter l’outil en données actualisées… Il suffit alors de réinitialiser à l’aide de la macro « 4. Réinitialiser » avant de coller les nouvelles données dans l’emplacement de la feuille réservé à cet usage. Feuilles de calcul : Accueil  EOQ  Conception François PESTY Pharmacien, Institut Supérieur de Gestion Consultant ITG Francois.PESTY@Wanadoo.fr (*) Logiciel de gestion économique et financière.

Feuilles de calcul : Accueil  EOQ  Conception Démarrage  Classement  Sélection  Calcul  Navigation  Bibliographie Avant de cliquer sur ce bouton de commande, vous devez définir quels sont les produits que vous souhaitez conserver dans la liste. Pour cela, analysez le tableau et la répartition de la dépense annuelle. Après quelques secondes* apparaît un tableau classant les produits par dépenses annuelles dégressives : Notre sélection de médicaments comporte 965 références, ayant totalisées 8.896 lignes de commandes annuelles de la PUI chez ses fournisseurs, pour près de 7,5 millions d’UCD, et une dépense totale supérieure à 10 millions d’euros. Et, c’est la bas du « listing » qui nous est présenté. Feuilles de calcul : Accueil  EOQ  Conception François PESTY Pharmacien, Institut Supérieur de Gestion Consultant ITG Francois.PESTY@Wanadoo.fr (*) Moins de quinze secondes pour mille références de produits de santé.

Feuilles de calcul : Accueil  EOQ  Conception Démarrage  Classement  Sélection  Calcul  Navigation  Bibliographie Définissons la liste cible de médicaments* candidats au calcul des quantités économiques de commande : Commencez par repérer la ligne à partir de laquelle vous ne souhaitez plus appliquer le calcul EOQ Pour vous aider dans cette tâche, la liste a été colorisée par tranche de 5% entre 60% et 95% de la dépense annuelle cumulée. Faites défiler la liste vers le bas, jusqu’au niveau souhaité de dépense annuelle cumulée exprimée en pourcentage de la dépense totale. En effet, le calcul d’une quantité économique de commande (EOQ) n’a véritablement de sens que pour les références qui présentent les plus forts impacts financiers. Par exemple, les 20% de médicaments qui totalisent 80% de la dépense annuelle totale. Il s’agit donc, dans un premier temps, d’éliminer de notre liste cible toute référence ne dépassant pas un objectif exprimé en part de la dépense totale. Par exemple, 95% de la dépense annuelle sont atteints ici, dès la 338ème référence de la liste, à savoir pour 35,1% des médicaments de la sélection initiale. Feuilles de calcul : Accueil  EOQ  Conception François PESTY Pharmacien, Institut Supérieur de Gestion Consultant ITG Francois.PESTY@Wanadoo.fr (*) La méthode est bien évidemment applicable aussi aux dispositifs médicaux onéreux

L’outil décisionnel vous guidera tout au long de cette phase. Démarrage  Classement  Sélection  Calcul  Navigation  Bibliographie Maintenant que vous êtes prêt, cliquez sur le bouton de commande pour lancer l’étape de sélection : L’outil décisionnel vous guidera tout au long de cette phase. Pour supprimer tous les produits à partir de la ligne ‘340’, tapez ‘340’ puis ‘ENTER’ Confirmez la suppression des enregistrements en tapant ‘Oui’ ou en cliquant sur ‘OK’ LogiPharm®, vous invite à taper ‘B’ pour supprimer un ‘bloc’ de lignes, puis ‘ENTER’ ou cliquez sur ‘OK’. Vous pourrez donc commencer par supprimer toutes les références à compter de la ligne 340. Attention : Ne pas confondre le numéro de la ligne et le rang du premier produit à supprimer ! Feuilles de calcul : Accueil  EOQ  Conception François PESTY Pharmacien, Institut Supérieur de Gestion Consultant ITG Francois.PESTY@Wanadoo.fr NB : La méthode est bien évidemment applicable aussi aux dispositifs médicaux onéreux

Feuilles de calcul : Accueil  EOQ  Conception Démarrage  Classement  Sélection  Calcul  Navigation  Bibliographie Cliquez sur ‘OK’, puis avant de lancer à nouveau la macro ‘2. Cibler EOQ’, recherchez dans la liste les références à supprimer une à une, en commençant par le haut du listing. LogiPharm® classe à nouveau, totalise et redéfini le rang de chacun des produits de santé de la liste cible en quelques secondes et remet en forme le tableau. La liste cible ne contient plus désormais que 338 références, soient 35% des médicaments de la liste initiale, 45% des lignes de commandes annuelles, 55% des UCD, et 95% de la dépense totale. Feuilles de calcul : Accueil  EOQ  Conception François PESTY Pharmacien, Institut Supérieur de Gestion Consultant ITG Francois.PESTY@Wanadoo.fr NB : La méthode est bien évidemment applicable aussi aux dispositifs médicaux onéreux

Feuilles de calcul : Accueil  EOQ  Conception Démarrage  Classement  Sélection  Calcul  Navigation  Bibliographie Au besoin, il peut être utile d’imprimer la liste pour décider des références à supprimer. Cliquer sur l’icône Par exemple, nous décidons de supprimer ‘SIMULECT 20MG FLACON’ (ligne 31), car ce médicament indiqué dans la prévention du rejet de greffe rénale n’est délivré que pour quelques patients. La macro exécutable en cliquant sur cette icône, lance l’aperçu avant impression (mise en page pré paramétrée). Après avoir imprimé, quitter l’aperçu en cliquant sur « Fermer » ou sur « Affichage normal) . LogiPharm® surligne la ligne à supprimer et demande confirmation pour la suppression du ‘SIMULECT’. Tapez ‘Oui’ ou cliquez sur ‘OK’ Tapez ’31’, puis ‘Oui’ ou ‘OK’ Relancer la macro ‘2. Cibler EOQ’ A l’invite, tapez ‘L’ pour ne supprimer qu’une seule ligne à la fois. Feuilles de calcul : Accueil  EOQ  Conception François PESTY Pharmacien, Institut Supérieur de Gestion Consultant ITG Francois.PESTY@Wanadoo.fr NB : La méthode est bien évidemment applicable aussi aux dispositifs médicaux onéreux

Feuilles de calcul : Accueil  EOQ  Conception Démarrage  Classement  Sélection  Calcul  Navigation  Bibliographie Après quelques instants, le tableau est à nouveau remis en forme. Procédez de la même manière pour tout autre produit pour lequel vous jugez la méthode EOQ peu applicable. Lorsque votre liste cible définitive est constituée, lancer la macro ‘3. Calcul EOQ’ en cliquant ci-dessous Feuilles de calcul : Accueil  EOQ  Conception François PESTY Pharmacien, Institut Supérieur de Gestion Consultant ITG Francois.PESTY@Wanadoo.fr NB : La méthode est bien évidemment applicable aussi aux dispositifs médicaux onéreux

Feuilles de calcul : Accueil  EOQ  Conception Démarrage  Classement  Sélection  Calcul  Navigation  Bibliographie Après quelques secondes, LogiPharm® affiche le résultat de ses calculs dans un nouveau tableau. Intéressons nous tout d’abord aux lignes de totalisation : L’optimisation préconisée concerne 35% des références appartenant à la sélection initiale, 46% des lignes de commandes, 57% des nombres d’unités commandées et 94% du budget. Rappelons également que cette méthode n’a aucune incidence sur la sécurisation de l’approvisionnement et les risques de rupture, puisqu’elle ne touche pas aux stocks de sécurité et aux seuils de commande. Cette optimisation de la valeur du stock peut être obtenue sans modification de l’activité, puisque l’un des termes de l’équation aboutissant à la formule de calcul proposée, consiste à maintenir inchangé le nombre annuel total de lignes de commandes (4.049 dans notre exemple). Le gain de trésorerie est évalué à 106.414 €, soient une diminution de 28,5% de la valeur de la partie variable du stocks liée aux pratiques de commande sur cette liste cible de 338 références de médicaments inclus T2A Feuilles de calcul : Accueil  EOQ  Conception François PESTY Pharmacien, Institut Supérieur de Gestion Consultant ITG Francois.PESTY@Wanadoo.fr NB : La méthode est bien évidemment applicable aussi aux dispositifs médicaux onéreux

Un saut de page est inséré avant les totaux Démarrage  Classement  Sélection  Calcul  Navigation  Bibliographie Après avoir imprimé, quitter l’aperçu en cliquant sur « Fermer » ou sur « Affichage normal ». Un saut de page est inséré avant les totaux La mise en page de l’impression est paramétrée par la macro Cliquer sur l’icône ci-dessous (macro VBA) pour lancer l’aperçu avant impression : Feuilles de calcul : Accueil  EOQ  Conception François PESTY Pharmacien, Institut Supérieur de Gestion Consultant ITG Francois.PESTY@Wanadoo.fr NB : La méthode est bien évidemment applicable aussi aux dispositifs médicaux onéreux

Prenons l’exemple du ‘TRUVADA® cpr » Démarrage  Classement  Sélection  Calcul  Navigation  Bibliographie Prenons l’exemple du ‘TRUVADA® cpr » Remontons en haut de la liste pour analyser plus en détail comment la méthode produit de tels gains financiers : LogiPharm® et la méthode EOQ préconisent à la place 48 commandes annuelles (environ une par semaine) de près de 400 UCD chacune. Il résultera de cette préconisation que la partie variable du stock, égale à la moitié de la quantité moyenne de commande valorisée au coût unitaire moyen, passera de 8.581 € à 3.193 €. Ce qui représentera une réduction de 63%. Pour un montant annuel d’achat supérieur à 300 k€, cet antirétoviral essentiellement délivré en rétrocession à des patients VIH, n’a fait l’objet que de 18 commandes par la PUI, avec en moyenne plus de 1.000 unités par commande. Feuilles de calcul : Accueil  EOQ  Conception François PESTY Pharmacien, Institut Supérieur de Gestion Consultant ITG Francois.PESTY@Wanadoo.fr NB : La méthode est bien évidemment applicable aussi aux dispositifs médicaux onéreux

Feuilles de calcul : Accueil  EOQ  Conception Démarrage  Classement  Sélection  Calcul  Navigation  Bibliographie Observons ce qui a changé dans la relation entre les fréquences de commande et les dépenses annuelles : A droite, les préconisations de la méthode EOQ aboutissent au réalignement des fréquences d’approvisionnements de chaque produit sur le dégressif des dépenses annuelles de la liste cible. Plus la dépense est importante, plus le produit doit être commandé souvent. A gauche, l’analyse des pratiques antérieures de commande ne montrent aucune relation évidente entre le nombre de commande et la dépense annuelle de chaque produit. Feuilles de calcul : Accueil  EOQ  Conception François PESTY Pharmacien, Institut Supérieur de Gestion Consultant ITG Francois.PESTY@Wanadoo.fr NB : La méthode est bien évidemment applicable aussi aux dispositifs médicaux onéreux

Feuilles de calcul : Accueil  EOQ  Conception Démarrage  Classement  Sélection  Calcul  Navigation  Bibliographie Examinons à présent les préconisations de la méthode EOQ pour la « queue » de liste : Ici, et contrairement aux références coûteuses de la « tête » de liste, LogiPharm® propose de réduire le nombre de commandes. Mais compte tenu des faibles montants de dépenses en jeu, l’augmentation de la valeur immobilisée pour ces références est modique. La méthode EOQ fonctionne donc par une « réallocation de ressources », en redistribuant le total des nombres lignes de commandes annuelles au prorata des dépenses. Feuilles de calcul : Accueil  EOQ  Conception François PESTY Pharmacien, Institut Supérieur de Gestion Consultant ITG Francois.PESTY@Wanadoo.fr NB : La méthode est bien évidemment applicable aussi aux dispositifs médicaux onéreux

A retenir, les boutons qui facilitent la navigation dans l’outil : Démarrage  Classement  Sélection  Calcul  Navigation  Bibliographie A retenir, les boutons qui facilitent la navigation dans l’outil : Pour lancer le module « Calcul des quantités économiques de commande » à partir de la page d’accueil Pour initialiser l’outil et débuter la démarche Pour définir la liste cible de produits Pour lancer le calcul des EOQ sur la liste cible finalisée Pour revenir à l’accueil Pour lancer l’aperçu avant impression Pour réinitialiser Feuilles de calcul : Accueil  EOQ  Conception François PESTY Pharmacien, Institut Supérieur de Gestion Consultant ITG Francois.PESTY@Wanadoo.fr

Bibliographie et conception de l’outil décisionnel Démarrage  Classement  Sélection  Calcul  Navigation  Bibliographie Bibliographie et conception de l’outil décisionnel Bibliographie : (1) Comment optimiser les approvisionnements. Régis BOURBONNAIS et Philippe VALLIN. Deuxième édition, 2006. Ed. Economica. (2) Prévision des ventes - Théorie et pratique. Régis BOURBONNAIS et Jean-Claude USUNIER. Quatrième édition, 2007. Ed. Economica. (3) Définition du stock de sécurité sur Wikipédia (4) Calcul du stock de sécurité. Pr Michel CLOUTIER, Gestion des opérations et de la logistique, HEC Montréal (5) Gestion des stocks - La gestion de l'incertitude. Pr Michel CLOUTIER, Gestion des opérations et de la logistique, HEC Montréal (6) Stock de sécurité. Cours de logistique, extrait du module « Pilotage des flux et des stocks ». Yves PIMOR, Université Henri Poincaré de Nancy (7) Les tendances. Cours de logistique, extrait du module « Prévision de la demande », Yves PIMOR, Université Henri Poincaré de Nancy (8) Calculer vos stocks de sécurité avec les prévisions de vos ventes. Joannès VERMOREL, Décembre 2007 (Dernière mise à jour en mars 2008) (9) Méthodes de prévisions et formules Excel. Guillaume SAINT-JACQUES, 18 juin 2008 (10) Stocks pharmaceutiques : une aide à la gestion informatisée. François PESTY et Michelle LEBAS. Gestions Hospitalières, 1984 ; 236 : 399-402 Feuilles de calcul : Accueil  EOQ  Conception François PESTY Pharmacien, Institut Supérieur de Gestion Consultant ITG Francois.PESTY@Wanadoo.fr