5 1 : A quoi sert la gestion de projet 2 : Le projet et le rôle du chef de projet 3 : COMMUNIQUER avec les acteurs 4 : CADRER les objectifs et les acteurs CADRER le scénario du projet 6 : PREVOIR l ’organigramme des tâches 7 : PREVOIR la planification 8 : PREVOIR l ’analyse des risques 9 : REAGIR au cours du projet 10 : VALIDER les produits 11 : CLORE le projet 12 : Les grandes phases de la GdP 5 SEQUENCE PEDAGOGIQUE

Sommaire « Cadrer le scénario du projet » Le principe général Les objectifs du scénario L ’importance du scénario L ’exercice de scénario, la restitution, vos exemples Les apports généraux Comment réaliser un scénario La structure du scénario Le contenu du scénario Méthode des cas analogues L ’exercice de communication, la restitution, vos exemples La conclusion L ’essentiel de CADRER le projet Le processus de cadrage du projet S5 - CADRER LE SCENARIO DU PROJET

Les objectifs du scénario Analyser les risques stratégiques du projet Qu ’est-ce qui peut le faire évoluer ou disparaître ? Vos exemples ? (Manuel qualité SCP 29, …). Élaborer un cadre de cohérence logique du projet et savoir l’utiliser. Un scénario pourquoi ? doit permettre aux acteurs d'avoir une représentation commune du projet (photo), doit permettre de suivre le projet. S5 - CADRER LE SCENARIO DU PROJET

L ’importance du scénario Pour avoir une vision globale du projet : des objectifs, des délais, du budget, des moyens. Pour situer la contribution : de chaque partenaire, de chacun dans l'équipe. Pour communiquer, échanger des informations. Pour avoir un référent commun et permanent. S5 - CADRER LE SCENARIO DU PROJET

L ’exercice de scénario du projet Etude de cas : Découpage des phases du projet en 5 groupes de travail Programme, Esquisse-APS, APD-DCE, 1T travaux, 2T travaux. Choix du rapporteur dans chaque groupe, délai Cadre de restitution proposé Conduite de l ’opération de restructuration de la maison de retraite PERIODES PROCEDURES (1) FINANCEMENT ACCOMPAGNEMENT (2) PRINCIPAUX ACTEURS CONCERNES PHASE PROGRAMME (1) Action par verbe infinitif et nom du produit (2) Actions de communication : informer, consulter, négocier, valider, ... S5 - CADRER LE SCENARIO DU PROJET

Exemple de scénario du projet : 1 / 5 Conduite de l ’opération de restructuration de la maison de retraite (1) Action par verbe infinitif et nom du produit (2) Actions de communication : informer, consulter, négocier, valider, ... PRINCIPAUX ACTEURS CONCERNES PERIODES PROCEDURES (1) FINANCEMENT ACCOMPAGNEMENT (2) PHASE PROGRAMME Personnel de l ’établissement Conseil administration Mairie Tutelles COP réaliser préprogramme Affiner budget dont mobilier Consulter sur évolution programme Approbation M.Ou. Choisir Moe diagnostic MOP et contrôleur Présentation des phasages, du diagnostic, et des nuisances prévisibles Personnel Déterminer enveloppe et échéancier financiers Réaliser diagnostic MOP Présentation études diag. C.A. et Tutelles Validation contrôleur itérations Négociation planning travaux Services vétérinaires Réaliser programme par COP Accord su financement prévu Tutelles ou C.A. Décision poursuivre PHASE CONCEPTION S5 - CADRER LE SCENARIO DU PROJET

Le plan type d ’un programme PREAMBULE INTRODUCTION PRESENTATION DE L ’OPERATION Nature de l ’opération Organisation maîtrise d ’ouvrage Genèse ENVIRONNEMENT Site Données physiques Desserte Règlement d ’urbanisme OBJECTIFS DE L ’OPERATION Qualité du service à rendre Qualité du cadre bâti VIE DE L ’EQUIPEMENT Fonctionnement général Activités - Usages - Exigences CONTRAINTES ET EXIGENCES TECHNIQUES EXIGENCES OPERATIONNELLES ET FINANCIERES ANNEXES S5 - CADRER LE SCENARIO DU PROJET

Exemple de scénario du projet : 2 / 5 Conduite de l ’opération de restructuration de la maison de retraite (1) Action par verbe infinitif et nom du produit (2) Actions de communication : informer, consulter, négocier, valider, ... PRINCIPAUX ACTEURS CONCERNES PERIODES PROCEDURES (1) FINANCEMENT ACCOMPAGNEMENT (2) PHASE CONCEPTION (APS) Mise en place financement publications, jury et études Mise en place procédure et information du MOu Choisir CSPS, Moe concours sur esquisse C.A. Coordonnateur SPS Commissions techniques Jury Personnel MOe candidats Comité de pilotage (à définir) Présentation esquisses au C.A. Présentation esquisse retenue au personnel (comité pilotage) Moe de l ’opération Bureau de contrôle Commission de sécurité Négociation avec la commission de sécurité Confirmation bilan prévisionnel et échéancier financier Réaliser APS Approbation APS C.A. Tutelles Services instructeurs PC Validation APS SUITE PHASE CONCEPTION (APD, ...) S5 - CADRER LE SCENARIO DU PROJET

Exemple de scénario du projet : 3 / 5 Conduite de l ’opération de restructuration de la maison de retraite (1) Action par verbe infinitif et nom du produit (2) Actions de communication : informer, consulter, négocier, valider, ... PRINCIPAUX ACTEURS CONCERNES PERIODES PROCEDURES (1) FINANCEMENT ACCOMPAGNEMENT (2) Négociation avec les services vétérinaires Réaliser APD PROJET DCE Services vétérinaires SUITE PHASE CONCEPTION (APD, ...) Etude fine phasage avec personnel. Mise au point prestations et plans (dont élévations) avec utilisateurs. Personnel Moe Bureau de contrôle Mise en place financement travaux 1ère tranche Choix procédure et explicitation au MOu et au C.A. C.A. Commission Appel Offres Entreprises candidates Personnel Moe Service contrôle légalité Entreprises retenues O.P.C. Réaliser ACT Notification marchés travaux Elaboration technique libération futures zones de travaux avec Mou et Personnel PHASE TRAVAUX 1ère tranche S5 - CADRER LE SCENARIO DU PROJET

Exemple de scénario du projet : 4 / 5 Conduite de l ’opération de restructuration de la maison de retraite (1) Action par verbe infinitif et nom du produit (2) Actions de communication : informer, consulter, négocier, valider, ... PRINCIPAUX ACTEURS CONCERNES PERIODES PROCEDURES (1) FINANCEMENT ACCOMPAGNEMENT (2) Déclarations réglementaires (CSPS, DICT entreprises, ouverture chantier, …) Riverains « Officiels » (à définir) C.A. Entreprises Moe et OPC Personnel Familles des pensionnaires Commission de sécurité « Equipementiers » PHASE TRAVAUX 1ère tranche Préparer le chantier Budget « ruban » Libération des espaces Pose 1ère pierre (Elus) Budget entreprises et prestataires intellectuels, avenant mobilier Visites C.A., personnel, familles et commission de sécurité Exécuter les travaux Choix équipement et étude du transfert dans bâti. neuf Budget inauguration Notification tranche conditionnelle Réceptionner Autorisation ouverture public, nettoyage et équipement, transfert PHASE TRAVAUX 2ème tranche S5 - CADRER LE SCENARIO DU PROJET

Exemple de scénario du projet : 5 / 5 Conduite de l ’opération de restructuration de la maison de retraite (1) Action par verbe infinitif et nom du produit (2) Actions de communication : informer, consulter, négocier, valider, ... PRINCIPAUX ACTEURS CONCERNES PERIODES PROCEDURES (1) FINANCEMENT ACCOMPAGNEMENT (2) Déclarations réglementaires (CSPS, DICT entreprises, ouverture chantier, …) Riverains « Officiels » (à définir) C.A. Entreprises Moe et OPC Personnel Familles des pensionnaires Commission de sécurité « Equipementiers » PHASE TRAVAUX 2ème tranche Préparer le chantier Budget entreprises et prestataires intellectuels Visites C.A., personnel, familles et commission de sécurité Exécuter les travaux Autorisation ouverture public, nettoyage et équipement, transfert Budget inauguration Réceptionner Réception Manifestations inauguration Personnels Fournisseurs Familles des pensionnaires Autres utilisateurs PHASE Service après vente et évaluation Evaluation satisfaction des types d ’usagers S5 - CADRER LE SCENARIO DU PROJET Vos exemples

Comment réaliser un scénario C ’est un découpage logique, et non physique du projet (cf. S6 : organigramme technique). Il se présente sur une seule page, C ’est le résultat d ’une construction collective pour le faire partager par les principaux acteurs, Sa construction débute après le choix entre plusieurs hypothèses procédures retenues pour le choix du Moe, des entreprises, des tranches, des négociations, … S5 - CADRER LE SCENARIO DU PROJET

La structure du scénario Global pas de détail Stratégique paramètres sensibles / objectifs Logique enchaînement par grandes phases Complet du début à la fin de l ’opération Explicite vis à vis des hypothèses prises Evolutif S5 - CADRER LE SCENARIO DU PROJET

Le contenu du scénario Il est décrit dans un document qui contient : les hypothèses retenues, les procédures de fonctionnement, les contraintes à respecter, les grandes phases avec leurs acteurs, les moyens prévus, le budget global préestimé, les grands jalons (et les validations). Il s'élabore principalement en : explorant les hypothèses possibles, analysant les variantes (solutions alternatives), choisissant la méthode de conduite et les guides de procédures (phases, articulation, jalons). S5 - CADRER LE SCENARIO DU PROJET

Méthode des cas analogues et retours d ’expériences On dispose d'une base de données dans laquelle est mémorisé un ensemble de paramètres clés sur des opérations antérieures, On y recherchera les opérations qui paraissent voisines de celle que l'on doit gérer, en vue de s'en inspirer pour définir le scénario, d'où l'intérêt de faire des bilans et de fonctionner en réseau. S5 - CADRER LE SCENARIO DU PROJET

L ’exercice de communication Etude de cas : Découpage des phases du projet en groupes de travail Programme, conception, travaux, réception. Choix du rapporteur dans chaque groupe, délai Cadre de restitution proposé S5 - CADRER LE SCENARIO DU PROJET

Exemples de grille de communication Vos exemples S5 - CADRER LE SCENARIO DU PROJET

L ’essentiel de CADRER le projet 1 - Définir les objectifs clairs, précis, mesurables, les besoins généraux, l'économie, les délais, les contraintes et exigences, l'accompagnement. 2 - Repérer l'organisation les acteurs et leur rôle, la stratégie des acteurs. S5 - CADRER LE SCENARIO DU PROJET

L ’essentiel de CADRER le projet 3 - Faire des hypothèses et des choix analyser les risques, faire valider les choix. 4 - Construire un scénario de réalisation vision globale du projet, précisant les objectifs, les délais, le budget, les moyens, validé par les acteurs. Lorsque ces principes sont clairs, l'analyse détaillée peut être faite élaboration du programme détaillé, par exemple. S5 - CADRER LE SCENARIO DU PROJET

Le processus de cadrage du projet Les produits Les actions Quoi Qui Quand Combien initiaux Demande Idée générale S4 Définir les objectifs + Etude d'opportunité Fiche d ’objectifs S4 Identification de l'organisation Qui Organisation des acteurs S5 Choix hypothèses Choix du scénario stratégique (prévisions globales) Comment Lignes générales du choix par hypothèse S6 Cahier des charges Détailler le besoin Quoi détaillé ? vers PREVOIR Séq. 6 ~ programme S5 - CADRER LE SCENARIO DU PROJET