ATELIERS BAAN IV MODULE 3 : Gestion des ventes ATELIER 3 – GESTION DES VENTES 27/10/2004

PROGRAMME 1 – Présentation générale 2 – Description de la fonctionalité 3 – Principales transactions 4 – Liste des customisations 5 – Problèmes constatés 6 – Améliorations souhaitées 7 – Automatisations à envisager ATELIER 3 – GESTION DES VENTES 27/10/2004

1 : Présentation générale Ce module comprend les domaines suivants: Types d’ordres de vente, étapes par types Vie de l’ordre de vente dans Baan Vérification code budgétaire Gestion des reliquats Feedback envoyé aux utilisateurs Désenlogement (inclus processus DPA) Livraisons directes Devis de vente Facturation des ventes Retour des utilisateurs ATELIER 3 – GESTION DES VENTES 27/10/2004

1. MENU CORRESPONDANT ATELIER 3 – GESTION DES VENTES 27/10/2004

2. Description fonctionnelle Lorsqu’un utilisateur souhaite acquérir du matériel standard: Soit il saisit dans EDH une demande de matériel ou Soit il vient sur place et le magasinier établit une demande de type emporté. Le matériel correspondant est ensuite : prélevé du stock (si disponibilité) ou livré partiellement ou livré quand le stock est approvisionné ou traité en livraison directe. Une fois la demande satisfaite: elle est facturée dans Baan les données comptables sont transférées dans Qualiac La refacturation s’effectue sur le code budgétaire concerné ATELIER 3 – GESTION DES VENTES 27/10/2004

2 – Quelques statistiques Demandes saisies en 2003 par type TYPE DE DEMANDE TOTAL NOMBRE DE LIGNES DD 9498 17900 DE 42581 134561 DP 280 700 DR 401 EPL 985 4265 EPR 657 2725 ATELIER 3 – GESTION DES VENTES 27/10/2004

2 – Quelques statistiques Livraisons directes TYPE DE DEMANDE NOMBRE DE LIGNES DE 4451 DP 260 ATELIER 3 – GESTION DES VENTES 27/10/2004

2 – quelques statistiques Situation au 14/10/2004 NOMBRE DE LIGNES Reliquats 313 Demandes non servies 240 ATELIER 3 – GESTION DES VENTES 27/10/2004

3 – Principales transactions Intitulé Code session Gestion des ordres de vente tdsls4101m000 Gestion et confirmation reliquats tdsls4125m000 Impression info utilisateur tdsls9402m000 Impression info utilisateur (livraisons directes) tdsls9403m000 Gestion devis de vente tdsls1101m000 Gestion données DPA cddev0015m000 Confirmation désenlogement tdilc9202m000 ATELIER 3 – GESTION DES VENTES 27/10/2004

3.1 – Types d’ordre TYPE D’ORDRE DESCRIPTION SERIE DD Demande emportée Demande EDH 7 DP Demande papier 1 DR Retour utilisateur 2 EPL Demande location Epool EPR Retour location Epool ATELIER 3 – GESTION DES VENTES 27/10/2004

3.1 – Etapes par type Demandes normales (DE, DP) DESCRIPTION SESSION 8 Génération avis de désenlogement tdilc4201m000 3 Gestion livraisons tdsls4120m000 6 Facture tdsls4404m000 7 Traitement des ordres de Vente livrés tdsls4223m000 ATELIER 3 – GESTION DES VENTES 27/10/2004

3.1 – Etapes par type Ordres emportés (DD, DR, EPL, EPR) DESCRIPTION SESSION 6 Facture tdsls4404m000 7 Traitement des ordres de Vente livrés tdsls4223m000 ATELIER 3 – GESTION DES VENTES 27/10/2004

3.2 –Demandes de matériel EDH (DE) Les demandes créées par les utilisateurs dans EDH sont intégrés dans Baan : le matin à 8h30, 9h30, 10h30, 11h30 L’après-midi à 13h00, 14h00, 15h00, 16h00, 17h00, 18h00 Elles deviennent des demandes de type DE Elles seront ensuite proposées dans le prochain picking ou traitées en livraison directe en fonction de la quantité commandée, des paramètres article et de la disponibilité du stock ATELIER 3 – GESTION DES VENTES 27/10/2004

3.6 – Vie d’un ordre de vente Etapes : Création (ou intégration depuis EDH) Sélection dans un picking ou traitement livraison directe Confirmation du picking ou réception de la commande DT Facturation (1 fois par semaine par batch) Archivage (1 fois par semaine) Transfert comptable dans Qualiac (bouclement des magasins une fois par mois) ATELIER 3 – GESTION DES VENTES 27/10/2004

3.2 – Saisie des demandes manuelles Premier écran : Entrer le type d’ordre Ne rien entrer dans la référence (numérotation par système) Ensuite, entrer le demandeur, le responsable du code budget, et sélectionner le code Entrer la date de livraison si livraison dans le futur Pour créer ou modifier une adresse spécifique de livraison, presser sur le bouton Ensuite, pour aller aux lignes, presser le bouton ATELIER 3 – GESTION DES VENTES 27/10/2004

3.2 – Saisie des demandes manuelles ATELIER 3 – GESTION DES VENTES 27/10/2004

3.2 – Saisie des demandes manuelles – Adresses spécifiques ATELIER 3 – GESTION DES VENTES 27/10/2004

3.2 – Saisie des lignes de demande A saisir : -Scem -Quantité ATELIER 3 – GESTION DES VENTES 27/10/2004

3.2 – Vérification du code budgétaire Pour vérifier le code budgétaire d’une demande ou chercher le responsable du code, il faut ouvrir les options suivantes du menu : ATELIER 3 – GESTION DES VENTES 27/10/2004

3.2 – Affichage autorité par client Affiche les codes bugétaires pour un client donné ATELIER 3 – GESTION DES VENTES 27/10/2004

3.2 – Affichage autorité par code budget Affiche les personnes ayant la signature sur un code ATELIER 3 – GESTION DES VENTES 27/10/2004

3.3 – Traitement des reliquats de vente Tous les soirs, la liste des reliquats en cours est genérée en batch et éditée localement La Gestion et confirmation des reliquats (tdsls4125m000) permet de confirmer ou supprimer un reliquat Deux fois par mois (le 14 et le 28) , une liste est générée avec tous les reliquats confirmés mais non livrés ATELIER 3 – GESTION DES VENTES 27/10/2004

3.3 – Gestion et confirmation reliquats ATELIER 3 – GESTION DES VENTES 27/10/2004

3.4 Feedback aux utilisateurs Les demandes EDH génèrent un feedback aux utilisateurs pour les étapes suivantes: Intégration dans Baan Date de livraison prévue (si rupture ) Confirmation du prélèvement Confirmation de la livraison interne Suppression de la ligne Suppression du reliquat Personne à contacter au magasin si problème ATELIER 3 – GESTION DES VENTES 27/10/2004

3.4 – Exemple de feedback EDH ATELIER 3 – GESTION DES VENTES 27/10/2004

3.5 – Désenlogement - structure Demandes Manuelles Demandes EDH intégration INV150 Lignes de demande à servir Critères: -disponibilité stock -date de livraison -hors livraisons directes SLS045 Génération désenlogement batch OO 133 EDI LT MP MS CH PC ILC401 Gestion données désenlogement DEV011 Lancement données désenlogement ATELIER 3 – GESTION DES VENTES 27/10/2004

3.5 – Désenlogement - procédure Le désenlogement est lancé deux fois par jour en bacth pour tous les magasins à prélèvement direct Les fiches de prélèvement sont imprimées localement dans chaque magasin La gestion des données DPA permet de saisir les quantités prélevées (si différentes de la quantité proposée), supprimer certaines positions, vérifier le Scem (MS) et saisir les infos pour la livraison La session ‘lancement du désenlogement’ permet de confirmer le désenlogement ATELIER 3 – GESTION DES VENTES 27/10/2004

3.5 – Gestion DPA ATELIER 3 – GESTION DES VENTES 27/10/2004

3.5 – DPA – Accès aux données désenlogement En pressant sur le bouton , on accède à la gestion des données de désenlogement afin de : supprimer une position modifier les quantités livrées. ATELIER 3 – GESTION DES VENTES 27/10/2004

3-5 – Gestion du colisage détaillé ATELIER 3 – GESTION DES VENTES 27/10/2004

3.5 – DPA – Rapports - consultations Impression données DPA : Edite la liste des prélèvements par allées Edite la liste des différences dans les prélèvements Impression charge de travail : Imprime le total des positions à prélever par allée Consultation des données DPA : Cette transaction permet d’accéder aux données DPA une fois qu’elle sont archivées En principe, on conserve dans DPA l’année en cours et l’année précédente ATELIER 3 – GESTION DES VENTES 27/10/2004

3.5 – Lancement données désenlogement DPA Cette transaction a pour but de confirmer le désenlogement On peut la lancer pour différents critères (picking, allée, emplacement, demande, article) Le traitement met à jour le stock et modifie le statut de la ligne DPA Suivant l’article, un courrier électronique est envoyé au client (par ex. PC) Elle vérifie et modifie le cas échéant les données relatives au colisage détaillé ATELIER 3 – GESTION DES VENTES 27/10/2004

3.5 – Lancement données désenlogement ATELIER 3 – GESTION DES VENTES 27/10/2004

3.6 – Livraisons directes - Fonctionalité On appelle livraison directe, une ligne de demande de matériel qui ne sera pas servie à partir du stock mais fera l’objet d’un ordre d’achat spécifique Un paramètre au niveau de l’article détermine le seuil de livraison directe Dés que la quantité commandée atteint ce seuil, la demande passe en livraison directe Le gestionnaire de produit peut aussi décider de passer une demande en livraison directe afin de ne pas vider son stock ou pour obtenir un meilleur prix d’achat ATELIER 3 – GESTION DES VENTES 27/10/2004

3.6 – Livraisons directes - Procédure Tous les matins, une liste triée par gestionnaire est éditée avec la liste des livraisons directes à traiter Le gestionnaire confirme la livraison directe ou peut décider de servir à partir du stock Pour les lignes de livraison directe, le gestionnaire génère ensuite des propositions INV via la session Génération propositions d'ordres d'achat pour ordre de vente - tdsls4240m000 L’INV est ensuite transféré en ordre d’achat de type DT. La réception de cet ordre déclenche la livraison au client ATELIER 3 – GESTION DES VENTES 27/10/2004

3.7 – Devis de vente Ce module permet de proposer un prix à un client pour des articles. Les étapes de la procédure sont : 1- Saisie du devis de vente 2- Edition du devis 3- Saisie du résultat du devis (et transfert du devis en ordre de vente si accord) Ce module a été customisé : Écran de saisie du devis Edition du devis (édition standard CERN) ATELIER 3 – GESTION DES VENTES 27/10/2004

3.8 – Facturation des ventes Les ordres de ventes sont facturés* par batch 1 fois par semaine (samedi matin) *facturés = édition de la facture + mise à jour données comptables Ensuite, le traitement des ordres de vente livrés et déclenché. Il archive les ordres de vente antérieurs d’une semaine Les données comptables des ventes sont transférées dans Qualiac pour refacturation sur les codes budgétaires concernés lors du bouclement des magasins (1 x par mois) ATELIER 3 – GESTION DES VENTES 27/10/2004

3.9 – Retour utilisateurs Lorsqu’un utilisateur souhaite retourner du matériel au magasin une demande de matériel de type DR doit être établie Le matériel doit être restitué dans son emballage d’origine et ne pas avoir été utilisé Le prix figurant sur la ligne de l’ordre de retour et crédité au client est à la discrétion des magasins (en principe prix de vente – 10%) Les retours peuvent être soit: Remis en stock dans leur emplacement d’origine Retournés au fournisseur (problème technique, etc..) Dans ce cas, il doivent être entreposés au magasin XX ATELIER 3 – GESTION DES VENTES 27/10/2004

4 – Principales customisations La plupart des sessions du module SLS(vente) et du module ILC(emplacements) ont été customisées ILC: Gestion données désenlogement tdilc4101m000, 4102s000 Génération avis de désenlogement tdilc4201m000 Lancement donnés désenlogement tdilc9202m000 DPA = module entièrement customisé SLS: Devis de vente (Gestion tdsls1101m000, édition tdss1401m000) Gestion demandes de matérel (tdsls4101m000, 4101s000, 4105s000) Gestion adresses postales et adresses de livraison spécifiques Gestion + confirmation reliquats (tdsls4125m000) DIVERS: Rapports Consultations ATELIER 3 – GESTION DES VENTES 27/10/2004

4. Listes de contrôle Un certain nombre de listes sont générées dans Baan afin de permettre un meilleur suivi des demandes DESCRIPTION FREQUENCE Articles non approvisionnés 2 x mois Reliquats en cours Demandes non servies Demandes avec clients bloqués Demandes avec date de livraison suspecte 1 x jour Contrôle archivage ventes 1 x semaine ATELIER 3 – GESTION DES VENTES 27/10/2004

5 – Problèmes constatés Adresses de livraison incorrectes (ordres de vente) Positions MP supprimées à de nombreuses reprises avant d’être servies Demandes emportées non désenlogées Demandes en cours dans le système mais ne pouvant être traitées: Client bloqué Article en code signal (E% ou D%) ATELIER 3 – GESTION DES VENTES 27/10/2004

6 – Améliorations souhaitées Adresses de livraison incorrectes : Effectuer validations sur adresse saisie Désenlogement : ajouter un champ indiquant si la position est à confirmer ou non but : confirmer partiellement un picking (MP ou EDI) et laisser les positions non servies en attente Demandes emportées : Soit l’utilisateur imprime systématiquement la fiche de désenlogement Soit le programme bloque la saisie si le désenlogement ne s’est pas effectué Demandes en cours mais ne pouvant être servies: Listes dans le système à exploiter ATELIER 3 – GESTION DES VENTES 27/10/2004

6.1 – Nouvel écran DPA ATELIER 3 – GESTION DES VENTES 27/10/2004

7- Automatisations à envisager Ecran simplifié pour saisie des demandes emportées Avantages : Saisie rapide et conviviale sur un seul écran (contre 3 précédemment) Inconvénient : coût ( CHF 9600) ATELIER 3 – GESTION DES VENTES 27/10/2004

7 – Nouvel écran Demandes Emportées Tdsls 410xmxxx – Gestion simplifiée des demandes emportées Type d’ordre Ordre Demandeur Autorisation Code budget Position Article Lot Emplacement Qté Unité ATELIER 3 – GESTION DES VENTES 27/10/2004