Gestionnaire de Parc Automobile CNFPT Réunion - 2 & 3 décembre 2013 © VW

Les thèmes abordés Le rôle du Gestionnaire de Parc Automobile Les différents types de gestion Les outils de gestion Les contraintes règlementaires et politiques Les Procédures d'achats L’Atelier intégré Le TCO Les Objectifs Les tableaux de bord Les recherches d'économies

Le Rôle du Gestionnaire de Parc Automobile

Le Rôle du Gestionnaire de Parc Automobile Quel est son rôle exact ? Fiche 1 (lien internet) Fiche 2 (Lien internet) Et vous ?

Les différents types de Gestion d’un Parc Automobile

Les différents types de Gestion Le Parc en Pleine Propriété Achat des véhicules neufs ou occasion Gestion de l’entretien (en régie ou externalisé) Gestion de la politique de remplacement et de la revente Totale maîtrise du parc

Les différents types de Gestion Fleet Management Le Fleet Management consiste à confier à un tiers la gestion de son parc automobile, que les véhicules soient loués ou achetés. Le Fleet Manager est avant tout un intégrateur de données et un point de contact unique entre les fournisseurs, les utilisateurs et la collectivité. Le Fleet Manager se rémunère sous forme d'honoraires fixes, calculés par véhicule et facturés chaque mois. Exemple : offre UGAP : Gestion générale du véhicule Entretien courant, réparations consécutives à une panne, réparations consécutives à un accident, bris de glace, contrôle technique, expertise. En option Gestion des pneumatiques, du dépannage/remorquage, du véhicules de remplacement en cas d’immobilisation (uniquement véhicules légers), de la relation avec l’assureur en cas de sinistre, des données de carte carburant .

Les différents types de Gestion Location Longue Durée Financement de l’achat du véhicule assuré par un prestataire en échange d’un loyer. Possibilité d’associer une prestation de Fleet Management Argumentaire des Loueurs : Maîtrise des budgets (loyer fixe et mensuel connu d’avance) Préservation de la capacité de financement pour la collectivité (transfert des dépenses du budget d’investissement vers le budget de fonctionnement) Transfert des risques (dépréciation de la valeur résiduelle) Souplesse d’utilisation : adapter les paramètres de votre contrat de location en fonction de vos besoins ajuster les caractéristiques (durée / kilométrage) si l'utilisation réelle diffère des prévisions. Valorisation de l’image de la collectivité (véhicules récents)

Les Outils de Gestion d’un Parc Automobile

Les Outils de Gestion

Les Outils de Gestion Gestion du parc et des consommations. Recenser l’ensemble des informations administratives, techniques et financières concernant chaque véhicule (carte grise, coût d’acquisition, calcul des amortissements, taxes, contrat de location...) Décomposer dans l’arborescence les équipements embarqués (Téléphone, GPS, Extincteurs,…) ou montés (bras de levage, hayon, benne...) sur chaque véhicule Automatiser intégralement la récupération des informations des prises de carburant, contrôler et analyser les consommations Faciliter le suivi des opérations techniques (contrôles réglementaires, techniques,…) et des opérations administratives (suivi des affectations, des sinistres, des taxes, des contrats d’assurance, des permis …) avec des alertes en cas d’évènements liés à ceux-ci Gestion des réparations Enregistrer, classer et regrouper les demandes de réparation afin de mieux coordonner et planifier les travaux Suivre l’état d’avancement des demandes de réparation et la charge globale des ateliers Accroître la qualité des prestations (programmation de l’entretien, meilleure communication vers les demandeurs et réduction des délais d’intervention) Imputer le coût des prestations aux bénéficiaires

Les Outils de Gestion La qualité des données se doit d’être indiscutable. Ce qui suppose d’en valider la source en amont, d’en surveiller la mise à jour et d’en éviter les ressaisies multiples au fil de l’eau. Il faut simplifier le travail des collaborateurs avec un logiciel et des processus accessibles et solides. Intégration des données extérieures (carburant, travaux externalisés etc.)

Les Outils de Gestion Quelques Logiciels

Les Outils de Gestion Outil d’aide à la décision Base d’un reporting fiable Les outils de gestion de flotte font aussi partie du système d’information de la collectivité avec lequel ils doivent échanger

Les contraintes

Les Contraintes (Règlementaires et Politiques) Environnementales La Loi sur l’Air et l’Utilisation Rationnelle de l’Energie (LAURE) Normes pollution Euro Liées à la sécurité Politiques Objectifs de maîtrise ou réduction du parc Véhicules Energies Nouvelles

Les Procédures d’Achats Très nombreux achats : Véhicules, Carburants, Pièces détachées, Pneumatiques, Lubrifiants, Matériel d’Atelier etc. Consultations (Marchés, MAPA) UGAP

L’Atelier Intégré

L’Atelier Intégré L’Atelier Intégré est-il Compétitif ? Depuis quelques années, les ateliers intégrés sont en danger. La mode est à l’externalisation car les collectivités ont décidé de se concentrer sur leur cœur de métier : leur mission publique. Cela étant, les ateliers intégrés peuvent encore avoir leur utilité et, dans certains cas, s’avérer indispensables. C’est le cas notamment lorsque la collectivité doit entretenir des engins spécifiques qui ne peuvent être immobilisés sous peine de mettre en péril ses missions de service public. L’évolution des coûts Les constructeurs automobiles espacent de plus en plus les révisions de leurs véhicules. Mais les véhicules des collectivités roulent peu et effectuer une révision tous les ans reste indispensable. L’effet de l’espacement des révisions ne s’est donc pas fait ressentir dans le cadre des collectivités territoriales et des établissements publics, de plus, le coût de la main d’œuvre extérieure a lui aussi fortement augmenté.

L’Atelier Intégré Un contrôle nécessaire Quelle que soit la solution retenue (atelier intégré ou externalisation), la collectivité doit mettre en place un processus précis pour s’assurer du bon entretien de ses véhiculesLe responsable de parc doit s’organiser pour mener des actions d’entretien préventif. Le logiciel de gestion doit enregistrer toutes les interventions nécessaires. Anticipation des révisions, Des contrôles techniques. Si l’entretien est confié à des ateliers extérieurs, mise en place d’une procédure pour autoriser les interventions sur le véhicule. « Le gestionnaire ne doit pas se contenter de vérifier les factures ». Si la collectivité décide de conserver son atelier, l’activité doit être évaluée. Le responsable du parc va enregistrer les temps passés et les pièces consommées pour chaque intervention. Calcul d’un coût horaire, mais aussi établissement de statistiques de coût selon la marque et le type de véhicule.

L’Atelier Intégré Des avantages Théoriques Au principe de réalité L’atelier intégré assure des services de proximité sur mesure, permet de gérer des parcs hétéroclites, accroit la disponibilité des véhicules grâce à leurs amplitudes horaires, permet de traiter des véhicules potentiellement à risques (en fonction des compétences de la collectivité : Ordures ménagères, nettoiement etc.) et engendre davantage d’économies lorsqu’ils sont bien gérés. L’atelier intégré permet de faire baisser les coûts : Les conditions négociées sur le prix des pièces détachées sont meilleures que celles qui sont obtenues dans l’atelier d’un concessionnaire. Le prix des lubrifiants est largement favorable. Les volumes d’achat permettent d’obtenir des remises confortables. Parallèlement, la main d’œuvre n’est pas assujettie à la TVA et les temps passés sont sous contrôle Au principe de réalité Les compétences doivent suivre l’évolution des techniques. Généralement : sous-utilisation du personnel, multiplication des petites interventions curatives, coût des stocks Outils de gestion souvent incomplets

Etude Ville de Clermont-Ferrand Interventions réalisées en 2012 Répartition des interventions par catégorie Temps M.O. par catégorie (en h) Bureau Municipal 4 février 2013 Les véhicules destinés aux déplacements (voiture + 2 roues) ne représente que 15 % des interventions et du temps de main d’oeuvre Externalisation des travaux portant sur gaz ou système propulsion électrique (nécessite convoyage ou remorquage chez constructeur) Remorquage ds cas électriques Total de 10.000 h environ de main d’œuvre atelier (8 agents) Remarque : Les agents du garage ne possèdent pas les habilitations ni les outils de diagnostic et d’atelier pour intervenir sur le GPL, le GNV ou la partie motorisation Electrique. Les interventions de ce type sur berlines et fourgonnettes sont donc sous traitées auprès des constructeurs, par contre les interventions purement ‘mécaniques’ sont réalisées en interne. Les autres catégories de véhicules et matériels sont réparées en régie.

L’Atelier Intégré Les avantages Les inconvénients Réactivité Coût des pièces Polyvalence des agents Connaissance du matériel hétéroclite et technique Priorisation des interventions en fonction des missions de la collectivité Les inconvénients Multiplication des technologies à maîtriser Normes de sécurité (humain et matériel) Investissements d’infrastructure et matériel Taux d’activité des agents généralement constaté

Les Outils d’Aide à la Prise de Décision

Le TCO Total Cost of Ownership Coûts d'achat ou de financement des véhicules et des équipements nécessaires, valeurs de revente, frais fixes, assurances et taxes (TVA, bonus-malus, carte grise...) sans oublier les frais d'utilisation, les entretiens programmés, les pièces d'usure, les coûts de carburant et autres interventions de réparations Approche complète d'optimisation des coûts de fonctionnement où toutes les dépenses sont analysées. Critère de choix déterminant au moment de la constitution ou du renouvellement d'un parc automobile

Le TCO Coûts Prévisibles Coûts non Prévisibles Achat ou Loyer Carburant Entretien courant Assurance Fiscalité Coûts non Prévisibles Surconsommation liée à l’attitude du conducteur Coûts liés à la sinistralité Frais associés à la gestion de flotte

Le TCO

Les Objectifs Spécifique : décrit précisément la situation et les résultats à atteindre. L'objectif est précis et sans équivoque. Mesurable : par des indicateurs nécessaires et suffisants. En répondant à des questions simples, on peut savoir si l'objectif est atteint ou non. Ambitieux : implique un effort, un engagement. Réaliste : prend en compte les moyens, les compétences disponibles et le contexte. Temporel : défini dans le Temps avec une durée, une date butoir, des étapes...etc.

Les Tableaux de Bord Définition d’indicateurs stratégiques Consommations Kilométrage Activité Atelier Usage pool Etc. Définition de la périodicité selon les indicateurs Hebdomadaire Mensuelle Annuelle

Les Recherches d’Economies Réalisation d’un Audit Les caractéristiques et l’évolution du parc L’utilisation réelle des véhicules et matériels Connaissance précise des coûts Adéquation véhicules (matériels) - missions Sinistralité

Les Recherches d’Economies Les Leviers Véhicule adapté aux missions confiées Traquer le suréquipement Mutualisation de véhicules Eco conduite (baisse sinistralité et consommations pouvant déboucher sur négociation contrat assurance) Car Policy (mise en place d’une charte d’utilisation des véhicules de la Collectivité) Etablir clairement des Objectifs

Merci de votre Attention