Système de gestion de l’information sur l’équité en milieu de travail (SGIÉMT) Créer et télécharger des fichiers pour le Programme de contrats fédéraux

Table des matières Préparation des données sur les employés Création du fichier employee.txt Création du fichier promo.txt Avant d’importer vos données dans le SGIÉMT Sauvegarder le fichier en format .txt Importer le fichier employee.txt dans le SGIÉMT pour une première évaluation de conformité Importer des fichiers .txt dans le SGIÉMT pour une deuxième évaluation de conformité

1. Préparation des données sur les employés Si vous soumettez une première évaluation de conformité, vous devrez créer le fichier .txt suivant pour importer vos données d'employés dans WEIMS: employee.txt Si vous soumettez une deuxième évaluation de conformité, vous devrez créer le fichier .txt suivant pour importer vos données d'employés dans WEIMS: promo.txt

2. Création du fichier employee.txt Assurez-vous que le fichier contient un enregistrement ou une ligne pour chaque employé. Si votre organisation a 200 employés, vous devez disposer de 200 lignes dans ce fichier. Seuls les employés permanents à temps plein et permanents à temps partiel doivent être inclus dans ce fichier. Exemple # d'employé RMR Province CNP SCIAN Statut Commentaires Sexe Salaire Autochtones Minorités visibles Personnes handicapées Date d'embauche Date de cessation 111 06 10 0112 5179 01   M N Y 1998-01-01 222 04 11 0015 F 2000-05-04 333 03 12 1111 02 2010-06-27 444 18 1222 2016-11-08 555 07 15 0213 2004-09-03 666 0111 Congé de mat. 2015-10-12 2016-05-16 REMARQUE : Travailler avec des feuilles de calcul (par exemple, Excel) vous permet de mieux manipuler vos données. Toutefois, le SGIÉMT ne vous permet d'importer qu’à partir de fichier texte séparateur – tabulation (.txt). Les feuilles de calcul peuvent être facilement sauvegardées en fichier .txt. Ce processus sera expliqué plus tard.

2. Création du fichier employee.txt (suite) # d'employé RMR Province CNP SCIAN Statut Commentaires Sexe Salaire Autochtones Minorités visibles Personnes handicapées Date d'embauche Date de cessation 111 06 10 0112 5179 01   M N Y 1998-01-01 222 04 11 0015 F 2000-05-04 333 03 12 1111 02 2010-06-27 444 18 1222 2016-11-08 555 07 15 0213 2004-09-03 666 0111 Congé de mat. 2015-10-12 2016-05-16 Colonne 1 : Numéro d’employé Maximum de 20 caractères. Peuvent être des lettres ou des chiffres ou une combinaison des deux. Doit être unique (aucune répétition).

2. Création du fichier employee.txt (suite) # d'employé RMR Province CNP SCIAN Statut Commentaires Sexe Salaire Autochtones Minorités visibles Personnes handicapées Date d'embauche Date de cessation 111 06 10 0112 5179 01   M N Y 1998-01-01 222 04 11 0015 F 2000-05-04 333 03 12 1111 02 2010-06-27 444 18 1222 2016-11-08 555 07 15 0213 2004-09-03 666 0111 Congé de mat. 2015-10-12 2016-05-16 Colonne 2 : Code de région métropolitaine du recensement (RMR) Doit être exactement 2 chiffres. Assurez-vous que les zéros sont inclus (si nécessaire). Doit correspondre aux valeurs qui se retrouvent sous la section Codes – Provinces et codes des RMR sous l’onglet aide du SGIÉMT.

2. Création du fichier employee.txt (suite) # d'employé RMR Province CNP SCIAN Statut Commentaires Sexe Salaire Autochtones Minorités visibles Personnes handicapées Date d'embauche Date de cessation 111 06 10 0112 5179 01   M N Y 1998-01-01 222 04 11 0015 F 2000-05-04 333 03 12 1111 02 2010-06-27 444 18 1222 2016-11-08 555 07 15 0213 2004-09-03 666 0111 Congé de mat. 2015-10-12 2016-05-16 Colonne 3 : Code des provinces Doit être exactement 2 caractères. Les codes RMR et ceux des provinces doivent correspondre l’un à l'autre. Doit correspondre aux valeurs qui se retrouvent sous la section Codes – Provinces et codes des RMR sous l’onglet aide du SGIÉMT.

2. Création du fichier employee.txt (suite) # d'employé RMR Province CNP SCIAN Statut Commentaires Sexe Salaire Autochtones Minorités visibles Personnes handicapées Date d'embauche Date de cessation 111 06 10 0112 5179 01   M N Y 1998-01-01 222 04 11 0015 F 2000-05-04 333 03 12 1111 02 2010-06-27 444 18 1222 2016-11-08 555 07 15 0213 2004-09-03 666 0111 Congé de mat. 2015-10-12 2016-05-16 Colonne 4 : Code de classification nationale des professions (CNP) Doit être exactement 4 chiffres. Doit être un code de 4 chiffres valide de la CNP. Utilisez la version des codes de la CNP de 2011 disponible à: http://www5.rhdcc.gc.ca/CNP/Francais/CNP/2011/Bienvenue.aspx.

2. Création du fichier employee.txt (suite) # d'employé RMR Province CNP SCIAN Statut Commentaires Sexe Salaire Autochtones Minorités visibles Personnes handicapées Date d'embauche Date de cessation 111 06 10 0112 5179 01   M N Y 1998-01-01 222 04 11 0015 F 2000-05-04 333 03 12 1111 02 2010-06-27 444 18 1222 2016-11-08 555 07 15 0213 2004-09-03 666 0111 Congé de mat. 2015-10-12 2016-05-16 Colonne 5 : Code du système de classification des industries de l’Amérique du nord (SCIAN) Doit être exactement 4 chiffres. Doit être un code à 4 chiffres valide du SCIAN. Utilisez les codes SCIAN de 2007 disponibles à: http://www23.statcan.gc.ca/imdb/p3VD_f.pl?Function=getVD&TVD=44547.

2. Création du fichier employee.txt (suite) # d'employé RMR Province CNP SCIAN Statut Commentaires Sexe Salaire Autochtones Minorités visibles Personnes handicapées Date d'embauche Date de cessation 111 06 10 0112 5179 01   M N Y 1998-01-01 222 04 11 0015 F 2000-05-04 333 03 12 1111 02 2010-06-27 444 18 1222 2016-11-08 555 07 15 0213 2004-09-03 666 0111 Congé de mat. 2015-10-12 2016-05-16 Colonne 6 : Code du statut d’employé Doit être exactement 2 chiffres. Doit correspondre aux valeurs qui se retrouvent sous la section codes de statut des employés sous l’onglet aide du SGIÉMT.

2. Création du fichier employee.txt (suite) # d'employé RMR Province CNP SCIAN Statut Commentaires Sexe Salaire Autochtones Minorités visibles Personnes handicapées Date d'embauche Date de cessation 111 06 10 0112 5179 01   M N Y 1998-01-01 222 04 11 0015 F 2000-05-04 333 03 12 1111 02 2010-06-27 444 18 1222 2016-11-08 555 07 15 0213 2004-09-03 666 0111 Congé de mat. 2015-10-12 2016-05-16 Colonne 7 : Commentaires La colonne est nécessaire, mais les données sont facultatives. La colonne est nécessaire pour permettre au SGIÉMT de lire correctement les données.

2. Création du fichier employee.txt (suite) # d'employé RMR Province CNP SCIAN Statut Commentaires Sexe Salaire Autochtones Minorités visibles Personnes handicapées Date d'embauche Date de cessation 111 06 10 0112 5179 01   M N Y 1998-01-01 222 04 11 0015 F 2000-05-04 333 03 12 1111 02 2010-06-27 444 18 1222 2016-11-08 555 07 15 0213 2004-09-03 666 0111 Congé de mat. 2015-10-12 2016-05-16 Colonne 8 : Genre Doit être exactement 1 lettre. Doit être M (masculin) ou F (féminin). Si vous laissez la cellule vide, ceci entrainera une erreur.

2. Création du fichier employee.txt (suite) # d'employé RMR Province CNP SCIAN Statut Commentaires Sexe Salaire Autochtones Minorités visibles Personnes handicapées Date d'embauche Date de cessation 111 06 10 0112 5179 01   M N Y 1998-01-01 222 04 11 0015 F 2000-05-04 333 03 12 1111 02 2010-06-27 444 18 1222 2016-11-08 555 07 15 0213 2004-09-03 666 0111 Congé de mat. 2015-10-12 2016-05-16 Colonne 9 : Salaire Les entrepreneurs du PCF ne sont pas tenus d’indiquer le salaire. 0 doit être inclus dans chaque cellule sans décimale, sans signe du dollar et sans virgule. Si vous laissez la cellule vide, ceci entrainera une erreur.

2. Création du fichier employee.txt (suite) # d'employé RMR Province CNP SCIAN Statut Commentaires Sexe Salaire Autochtones Minorités visibles Personnes handicapées Date d'embauche Date de cessation 111 06 10 0112 5179 01   M N Y 1998-01-01 222 04 11 0015 F 2000-05-04 333 03 12 1111 02 2010-06-27 444 18 1222 2016-11-08 555 07 15 0213 2004-09-03 666 0111 Congé de mat. 2015-10-12 2016-05-16 Colonne 10 : Autochtones Doit être exactement 1 lettre. Doit être Y (oui) ou N (non). Si l'employé ne s'est pas auto-identifié, un N doit être utilisé comme réponse par défaut. Si vous laissez la cellule vide, ceci entrainera une erreur.

2. Création du fichier employee.txt (suite) # d'employé RMR Province CNP SCIAN Statut Commentaires Sexe Salaire Autochtones Minorités visibles Personnes handicapées Date d'embauche Date de cessation 111 06 10 0112 5179 01   M N Y 1998-01-01 222 04 11 0015 F 2000-05-04 333 03 12 1111 02 2010-06-27 444 18 1222 2016-11-08 555 07 15 0213 2004-09-03 666 0111 Congé de mat. 2015-10-12 2016-05-16 Colonne 11 : Membres des minorités visibles Doit être exactement 1 lettre. Doit être Y (oui) ou N (non). Si l'employé ne s'est pas auto-identifié, un N doit être utilisé comme réponse par défaut. Si vous laissez la cellule vide, ceci entrainera une erreur.

2. Création du fichier employee.txt (suite) # d'employé RMR Province CNP SCIAN Statut Commentaires Sexe Salaire Autochtones Minorités visibles Personnes handicapées Date d'embauche Date de cessation 111 06 10 0112 5179 01   M N Y 1998-01-01 222 04 11 0015 F 2000-05-04 333 03 12 1111 02 2010-06-27 444 18 1222 2016-11-08 555 07 15 0213 2004-09-03 666 0111 Congé de mat. 2015-10-12 2016-05-16 Colonne 12 : Personnes handicapées Doit être exactement 1 lettre. Doit être Y (oui) ou N (non). Si l'employé ne s'est pas auto-identifié, un N doit être utilisé comme réponse par défaut. Si vous laissez la cellule vide, ceci entrainera une erreur.

2. Création du fichier employee.txt (suite) # d'employé RMR Province CNP SCIAN Statut Commentaires Sexe Salaire Autochtones Minorités visibles Personnes handicapées Date d'embauche Date de cessation 111 06 10 0112 5179 01   M N Y 1998-01-01 222 04 11 0015 F 2000-05-04 333 03 12 1111 02 2010-06-27 444 18 1222 2016-11-08 555 07 15 0213 2004-09-03 666 0111 Congé de mat. 2015-10-12 2016-05-16 Colonne 13 : Date d’embauche Doit être exactement 10 caractères. Le format doit être AAAA-MM-JJ ou AAAA/MM/JJ (doit inclure des traits d’union ou barres obliques).

2. Création du fichier employee.txt (suite) # d'employé RMR Province CNP SCIAN Statut Commentaires Sexe Salaire Autochtones Minorités visibles Personnes handicapées Date d'embauche Date de cessation 111 06 10 0112 5179 01   M N Y 1998-01-01 222 04 11 0015 F 2000-05-04 333 03 12 1111 02 2010-06-27 444 18 1222 2016-11-08 555 07 15 0213 2004-09-03 666 0111 Congé de mat. 2015-10-12 2016-05-16 Colonne 14 : Date de cessation d’emploi Doit être exactement 10 caractères. Le format doit être AAAA-MM-JJ ou AAAA/MM/JJ (doit inclure des traits d’union ou barres obliques).

3. Création du fichier promo.txt Ne créez pas ce fichier pour une première évaluation de conformité. Ne créez pas ce fichier si votre organisation n'a accordé aucune promotion entre la première et la deuxième évaluation de conformité. Assurez-vous que le fichier contient un enregistrement ou une ligne pour chaque promotion. Si un employé a été promu deux fois, il devrait y avoir deux enregistrements ou lignes, etc. Si un employé n'a pas été promu, ne créez pas d’enregistrement ou de ligne pour cet employé. Exemple # d'employé # de la promotion Date de la promotion 111 1 2014-03-03 2 2016-07-25 222 2016-04-01

3. Création du fichier promo.txt (suite) # d'employé # de la promotion Date de la promotion 111 1 2014-03-03 2 2016-07-25 222 2016-04-01 Colonne 1 : Numéro d’employé Maximum de 20 caractères. Peut être des lettres ou des chiffres ou une combinaison des deux. Le numéro d’employé doit exister dans le fichier employee.txt.

3. Création du fichier promo.txt (suite) # d'employé # de la promotion Date de la promotion 111 1 2014-03-03 2 2016-07-25 222 2016-04-01 Colonne 2 : Numéro de la promotion Maximum de 4 caractères. Si un employé a reçu deux promotions, il doit y avoir deux lignes, etc. Les numéros de promotion doivent être inscrits chronologiquement.

3. Création du fichier promo.txt (suite) # d'employé # de la promotion Date de la promotion 111 1 2014-03-03 2 2016-07-25 222 2016-04-01 Colonne 3 : Date de promotion Doit être exactement 10 caractères. Le format doit être AAAA-MM-JJ ou AAAA/MM/JJ (doit inclure des traits d’union ou barres obliques).

4. Avant d’importer vos données dans le SGIÉMT Toutes les colonnes doivent être dans le tableau et dans l'ordre spécifié précédemment (employee.txt et promo.txt). Retirez tous les en-têtes des lignes. Toutes les lignes doivent contenir des données, à l'exception de la colonne « commentaires ».

5. Enregistrer le fichier au format .txt Étapes pour convertir une feuille de calcul Excel vers le format de fichier .txt : Accédez au bouton Fichier ou Microsoft Office, puis cliquez sur « enregistrer sous ». Dans la zone « Nom du fichier », entrez « employee » ou « promo », selon le fichier que vous créez. Dans la zone « enregistrer sous », utilisez la flèche déroulante, faites défiler vers le bas et sélectionnez l'option Texte (séparateur-tabulation) (*.txt). Cliquez sur le bouton « enregistrer ». Une boîte de dialogue apparaît, vous rappelant que vous souhaitez enregistrer le fichier en tant que fichier texte, cliquez sur le bouton « Oui ».

6. Importer le fichier employee 6. Importer le fichier employee.txt dans le SGIÉMT pour une première évaluation de conformité Étapes : Dans la page du menu principal du SGIÉMT, sous « employés pour (nom de votre organisation) », sélectionnez « télécharger vers le serveur un ensemble de dossiers d'employés ». Dans la page « importer les données sur les employés », sous « ajouter un nouveau fichier », à côté de la zone « télécharger le fichier », cliquez sur le bouton « parcourir ». Accédez à l'endroit où vous avez sauvegardé votre fichier employee.txt dans votre ordinateur et sélectionnez le fichier. Le fichier employee.txt apparaîtra dans la zone « nom du fichier ». Cliquez sur le bouton « ouvrir ». Ensuite, cliquez sur le bouton « téléchargement ». Sous « options d'importation », sélectionnez les dates de début et de fin de période. Vous pouvez utiliser la date d'aujourd'hui pour les deux dates.

6. Importer le fichier employee 6. Importer le fichier employee.txt dans le SGIÉMT pour une première évaluation de conformité (suite) Sélectionnez « compiler les formulaires 2, 4, 5 et 6 par groupes professionnels » seulement. Sélectionnez « inclure les formulaires nationaux ». Sélectionnez « compiler les formulaires après le téléchargement des données ». Sélectionnez « mise à jour des employés ». Cliquez sur le bouton « importer les fichiers téléchargés » puis appuyez sur le bouton « ok ».

7. Importer les fichiers .txt dans le SGIÉMT pour une deuxième évaluation de conformité Étapes : Dans la page du menu principal du SGIÉMT, sous « employés pour (nom de votre organisation) », sélectionnez « télécharger vers le serveur un ensemble de dossiers d'employés ». Dans la page « importer les données sur les employés », sous « ajouter un nouveau fichier », à côté de la zone « télécharger le fichier », cliquez sur le bouton « parcourir ». Accédez à l'endroit où vous avez enregistré votre fichier employee.txt dans votre ordinateur et sélectionnez le fichier. Le fichier employee.txt apparaîtra dans la zone « nom du fichier ». Cliquez sur le bouton « ouvrir ». Ensuite, cliquez sur le bouton « télécharger ».

7. Importer les fichiers .txt dans le SGIÉMT pour une deuxième évaluation de conformité (suite) Accédez à l'endroit où vous avez sauvegardé votre fichier promo.txt dans votre ordinateur et sélectionnez le fichier. Le fichier promo.txt apparaîtra dans la zone « nom du fichier ». Cliquez sur le bouton « ouvrir ». Ensuite, cliquez sur le bouton « télécharger ». Sous « options d'importation », pour la date de début, utilisez la même date qui a servi à générer votre analyse de l’effectif pour la première évaluation de conformité. Pour la date de fin, sélectionnez la date d’aujourd’hui. Sélectionnez « compiler les formulaires 2, 4, 5 et 6 par groupes professionnels seulement ». Sélectionnez « inclure les formulaires nationaux ».

7. Importer les fichiers .txt dans le SGIÉMT pour une deuxième évaluation de conformité (suite) Sélectionnez « compiler les formulaires après le téléchargement des données ». Sélectionnez « mise à jour des employés ». Cliquez sur le bouton « importer les fichiers téléchargés » puis appuyez sur le bouton « ok ».

Questions ? Communiquez-avec l’équipe de l’équité en milieu de travail du Programme du travail par courriel à ee-eme@hrsdc-rhdcc.gc.ca.