COLLOQUE DES PRÉSIDENTS ÉLUS DE CLUB FORMATION AU LEADERSHIP D’OPTIMIST INTERNATIONAL COLLOQUE DES PRÉSIDENTS ÉLUS DE CLUB Présider les réunions

Présider les réunions Réunion du conseil d’administration Assemblée générale Réunion de comité  

Réunions présidées par un président Réunion du conseil d’administration Assemblée générale Les Optimistes francophones ont adopté le CODE MORIN comme règles de procédure pour leurs assemblées délibérantes.

Pourquoi le Code Morin comme règles de procédure des assemblées délibérantes? Le CODE MORIN COMME RÈGLES DE PROCÉDURE DES ASSEMBLÉES DÉLIBÉRANTES permet de tenir compte d'une diversité d'opinions tout en laissant la majorité du groupe trancher.

Trois principes fondamentaux La protection des droits des membres et de ceux qu’ils représentent. Le processus de délibération pour discuter librement et en profondeur est une condition préalable à la prise de décision démocratique. La protection contre l’instabilité.

Code Morin comme règles de procédure des assemblées délibérantes Les étapes fondamentales pour présenter une requête. Requête – Le membre présente une requête sur proposition verbale. Appui – Un autre membre appuie la requête. Reformulation – Le président du comité ou le président reformule la requête. Débats/discussions – Les membres ont à présent le droit de discuter de la requête. Vote – Le président du comité ou le président soumet la requête au vote.

Les réunions de comité Se déroulent généralement de façon informelle et n’exigent aucune procédure structurelle formelle. Le président de comité doit faire preuve de créativité et d’organisation pour élaborer le projet.   Le comité planifiera en fonction des résultats requis et veillera sur le projet pour en assurer sa réussite.

Réunions du conseil d’administration Gérer les affaires du club. Superviser les projets. Superviser l'utilisation des ressources financières. Procéder à l’admission et à la radiation des membres. Élaborer et appliquer des politiques.

LE CONSEIL D’ADMINISTRATION Qui sont les membres du conseil d’administration?

LE CONSEIL D’ADMINISTRATION Qui sont les membres du conseil d’administration? Président Secrétaire-trésorier Vice-présidents Directeurs (peuvent ou non présider des comités)  

Réunions du conseil d’administration Les rapports d'activité mensuels des comités remis au conseil d'administration facilitent la gestion des efforts des comités de façon responsable.   Les comités effectuent le travail du club. N’oubliez pas qu’il s’agit de bénévoles.

Réunions du conseil d’administration Le secrétaire-trésorier rédige les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration. En général, il n’y consigne que les requêtes, le nom de ceux qui les ont appuyées, les adoptions ou les refus. Ces procès-verbaux deviennent des fichiers d’archives du club.

Discussions en petits groupes Le président d'un comité censé réaliser un projet important la semaine suivante ne se présente pas pour faire rapport au conseil d’administration. Que faites-vous en tant que président de club?  

Discussions en petits groupes Un président de comité est censé organiser le Concours d'essai littéraire avec des représentants d'écoles locales. La date limite d’inscription est passée. Que faites-vous en tant que président de club?

Discussions en petits groupes Vous avez affaire à une rédactrice extrêmement motivée, mais qui a besoin de quelques directives sur la rédaction d’un bulletin. Que faites-vous en tant que président de club?

Discussions en petits groupes Un membre soumet un projet au conseil d’administration, qui le rejette parce qu'il n'est pas conforme aux objectifs d'Optimist International et du club. Que faites-vous en tant que président de club?

Réunions de club Une bonne réunion de club est l’aboutissement d’une planification minutieuse et d’un leadership enthousiaste. Avez-vous déjà assisté à une mauvaise réunion de club?

Comment planifier une réunion de club AMUSANTE Respectez le temps des membres, commencez et finissez aux heures prévues. Planifiez – préparez un ordre du jour. Suscitez l’enthousiasme. Encouragez les membres à participer. Invitez des conférenciers. Assurez-vous de la qualité des repas et du service. Recevez des invités. Prévoyez des activités de camaraderie spéciales et excitantes. Clôturez avec le Credo Optimiste.

Qui est responsable du bon déroulement d’une réunion? VOUS! Réunions de club Qui est responsable du bon déroulement d’une réunion? VOUS!

Ordre du jour Organiser la réunion à l’avance. (Horaire minuté) 12 h Ouverture de la réunion – commencer la réunion à l’heure prévue. 12 h 01 Invocation. 12 h 02 Service de repas. 12 h 20 Présentation des invités. 12 h 21 Intronisation ou présentation des nouveaux membres. 12 h 23 Annonce des anniversaires de naissance des membres. 12 h 25 Lecture de la liste des membres potentiels. 12 h 28 Annonce de comités. 12 h 30 Présentation du conférencier. 12 h 31 Discours du conférencier. 12 h 55 Réactions au discours du conférencier. 12 h 56 Annonce de programme de la semaine prochaine. 12 h 57 Tirage pour le prix de présence. 12 h 58 Le Credo Optimiste. 13 h 00 Levée de la réunion à l’heure prévue.

Camaraderie Préposés à l’accueil. Macarons d'identification. Activités des membres. Participation. Reconnaissance et récompenses. Activités.

Invités et conférenciers Invitez le gouverneur de district. Invitez les présidents de comité de district pour de la formation. Invitez des célébrités locales : télévision, radio, historiens. Invitez des fonctionnaires : policier, pompier, bibliothécaire, etc. Demandez à des membres d’exprimer leur talent.

Une petite touche de plaisir et de frénésie Prix amusants. Sergent d’armes. Photos. Sourire. Accueil. Fêtes et anniversaires. Organiser une cérémonie de remise de prix.

Améliorer l’assiduité Faire la promotion d’excellents programmes. Médias sociaux. Comité des appels téléphoniques. Bulletin de club hebdomadaire. Annonces dans les journaux locaux. Désigner un « shérif » pour rapatrier des membres qui n’ont pas assisté aux réunions depuis longtemps.

Remue-méninges Demander conseil au comité de la camaraderie.   Encourager, motiver et inspirer son comité des programmes à offrir les meilleurs conférenciers et programmes qui soient. Reconnaître publiquement les membres pour leurs efforts et réalisations, en soulignant leur contribution précieuse au club.

À venir… Le succès par la croissance PAUSE