Stratego Belgium Julie Rawoe May 15th 2017

Federal Pension Service Social security Decision-making body: 50% trade unions/50% employers’ organization Management contract with federal government 2500 employees 2.3 million beneficiaries 37 billion EUR in payments Nous sommes une institution publique active dans le domaine de la SS, en particulier les pensions de retraite Particularité: organe de décision = paritaire (= moitié syndicats, moitié patronat) Contrat d’administration: objectifs en échange de financement 2500 membres du personnel Plus haute tour du pays 2,3 m pensionnés 37 milliards d’euro de pension/an Facultatif: notre payroll etc. est fixé réglementairement comme pour tout le personnel de la fonction publique belge

Background HR functions determine HR structure Employees have too many HR points of contact Silos between HR services Managers are asked to take responsibility in HR issues, but are not (sufficiently) supported We are so busy delivering day-to-day work we don’t have time and means to develop long-term vision À un moment, on fait plusieurs constats (on en reparlera plus en profondeur dans la 2e partie) On est organisés en fonction de nos processus et pas en fonction du service au client Les collaborateurs doivent s’adresser à une personne différente pour tout (payroll, administration, sélection, formation etc.), et ces différentes personnes sont dans des services différents qui ne communiquent pas entre eux (pas d’esprit P&O) On demande aux chefs de prendre des responsabilités dans l’organisation de leurs équipes, des permanences, de coacher leurs agents etc. mais on ne les accompagne pas (ou alors de manière ad hoc On a le nez dans le guidon

Actions Identify HR’s clients Determine needs for each customer segment Rethink internal organization in order to offer HR-services in conformity with our values: Customer-oriented Human-oriented Quality & efficiency Audacity On s’est posés, on s’est dit: Qui sont nos clients De quoi chacun d’entre eux a-t-il besoin? Comment on peut organiser nos processus (et donc notre structure) pour être conforme aux valeurs de l’organisation?

Support in personal working Support in managing teams Support in organizational development On a identifié 3 clients: Employees Managers Board of directors Et, on gros, leurs besoins se définissent comme ceci: Les collaborateurs ont besoin d’un soutien dans leur fonctionnement perso (ex: direct: formation – indirect: être payé) Les chefs ont besoin d’un soutien dans la direction de leurs équipes (ex: coaching en leadership mais des choses plus « hard » comme déterminer les besoins en personnel) Le BOD a besoins d’un soutien pour le développement de l’organisation (ex: du matériel chiffré ou de la planificiation à long terme pour soutenir les objectifs de l’organisation)

Results HR staff put their knowledge and expertise together to deliver an all-in service for employees Employees have one point of contact for all HR issues We can provide HR support to managers We are able to design a long term HR policy À la fin, on arrive à : Des équipes multidisciplinaires qui ensemble sont capables de fournir une réponse intégrée aux collaborateurs => c’est un point de contact unique pour les gens On a un vrai support organisé pour les chefs On a les gens et le temps pour dessiner la politique à long terme (sans interférence du quotidien)

In-depth workshop Milestones & timing Structure and functions Before/after Lessons learned Dans le ws, on verra ensemble: Les milestones et le timing La structure de notre dpt P&O et les grandes fonctions qui ont été créées La comparaison avant/après Les lessons learned Merci et bon break

Thank You Julie Rawoe julie.rawoe@sfpd.fgov.be