Utilisation d’ATRIUM : Retour d’expérience au CC

ATRIUM au CC en quelques chiffres : 97 utilisateurs 31 866 documents Une très forte évolution en 2017 : 1 968 docs créés en 2016 => 28 098 en 2017 utilisateurs motivés par les fonctionnalités offertes des formations et un accompagnement interne un soutien fort de la Direction ! Concepts de base pour l'utilisation d'ATRIUM 22/11/2018

ATRIUM au CC en quelques exemples : Nos objectifs : Faciliter les recherches : référentiel unique Faciliter la diffusion : alertes automatiques Faciliter le travail quotidien : espaces personnels Faciliter l’accès aux documents : restructuration Concepts de base pour l'utilisation d'ATRIUM 22/11/2018

Vers un référentiel unique Bénéfices : Serveurs de fichiers spécifiques Base documentaire MIGRATION RECHERCHER AVANT Base documentaire APRES Plusieurs serveurs de fichiers ont été progressivement migrés : service Administratif et Logistique par ex. Déjà 4 serveurs migrés. 1 en cours de migration Accompagnement des utilisateurs et formation Bénéfices : Centralisation des documents : référentiel unique Accès facilité depuis interface Web Fonctionnalités GED (partage, versions, diffusion…) Gain de couts de maintenance Concepts de base pour l'utilisation d'ATRIUM 22/11/2018

Notifications automatisées Bénéfices : Notifications prédéfinies Création du doc DIFFUSER Création/Validation du doc Rédaction d’un mail Choix des destinataires 1 ACTION ! Envoi du mail APRES 4 ACTIONS AVANT Utilisation des notifications automatiques : créées un fois, déclenchées automatiquement et systématiquement ensuite Ex : lors de la publication des CRs de Direction Tout le personnel CC est alerté Ex : lors du dépôt des factures Toute l’équipe de facturation est alertée Bénéfices : Fiabilité Gain de temps Confort de travail Concepts de base pour l'utilisation d'ATRIUM 22/11/2018

Utilisation des espaces personnels Bénéfices : Sur son poste Sur ATRIUM TRAVAILLER Espace personnel Versions manuelles Envoi par mail des fichiers (si besoin de partage/échange) Nécessite d’avoir son ordinateur Dépôt des docs sur l’espace personnel Versioning Partage possible Accès full web Sauvegarde Unicité garantie AVANT APRES Utilisation des espaces personnels Certains utilisateurs visent même à ne plus rien avoir sur le poste local en déplaçant tous leur docs de travail sous ATRIUM. Bénéfices : Fonctionnalités GED Centralisation et sauvegarde Partage et gestion des droits d’accès à loisir Accès full Web depuis n’importe ou Concepts de base pour l'utilisation d'ATRIUM 22/11/2018

Restructuration de la documentation Bénéfices : Arborescence EDMS Sur ATRIUM Réorganisation Touffue Hétérogène Basée sur l’organisation interne OPTIMISER 10 racines max Thématiques métiers Zone de diffusion Simplification Obsolète AVANT APRES Travail de réorganisation de notre documentation Objectif : 10 racines principales maximum Regroupement par thématique plutôt que par service dans la zone de travail Structuration de l’espace de diffusion pour faciliter la publication quand nécessaire Bénéfices : Simplification : navigation plus claire Facilité de diffusion des documents qui le nécessitent Cohésion et dialogue inter-équipes pour repenser cette approche globale Concepts de base pour l'utilisation d'ATRIUM 22/11/2018

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