Gestion de l’interruption de tâches lors de l’administration des médicaments Ce kit est prêt à l’emploi; N’hésitez pas à le personnaliser ! Vous devez vous sentir à l’aise avec la présentation.

Qu’est ce que l’interruption de tâches ? « L’IT est définie par l’arrêt inopiné, provisoire ou définitif d’une activité humaine. La raison est propre à l’opérateur ou au contraire lui est externe. L’IT induit une rupture dans le déroulement de l’activité, une perturbation de la concentration de l’opérateur et une altération de la performance de l’acte. La réalisation éventuelle d’activités secondaires achève de contrarier la bonne marche de l’activité initiale. » Guide HAS, janvier 2016 Cette définition met en avant l’idée que la tâche en cours (tâche initiale) est suspendue pour la plupart du temps réaliser une nouvelle tâche (tâche secondaire). La reprise de la tâche initiale demande un effort « mental » et du stress pour la reprendre. On est aussi très souvent également multitâche, sans forcément se rendre compte du risque que nous prenons.

Pourquoi travailler sur ce sujet ? L’analyse de 14 études estime le taux d’interruptions moyen à 6,7 par heure par infirmière (Biron, 2009) Lors de l’administration de 4271 doses de médicaments, 53 % d’entre elles sont interrompues (Westbrook, 2010) L’interruption de tâches est citée 40 fois comme contributive à la survenue des 295 erreurs médicamenteuses analysées au cours de l’étude MERVEIL (SFPC, 2010) Sur 1 015 déclarations attribuées aux distractions : 59,6 % sont des erreurs médicamenteuses au cours de l’administration des médicaments (Feil, 2013) Les interruptions de tâches sont le plus souvent induites par des membres de l’équipe (Raban, 2014) On recense de nombreuses études portant sur les interruptions de tache au décours de la prise en charge médicamenteuse, principalement dans les unités de soins, auprès des infirmières et des médecins.

Les objectifs du projet Mettre en place des outils/organisations permettant de créer un système où les bonnes interruptions sont autorisées et les mauvaises bloquées (Colligan et al, 2012) Réduire l’occurrence des interruptions de tâche On recense de nombreuses études portant sur les interruptions de tache au décours de la prise en charge médicamenteuse, principalement dans les unités de soins, auprès des infirmières et des médecins. Diminuer les erreurs

Comment atteindre ces objectifs ? Personnaliser les actions d’amélioration: prendre en compte le contexte (la culture de sécurité, l’organisation du travail , la complexité du processus d’administration) Comprendre quelles activités sont les plus à risques en cas d’interruption de tâche Travailler sur les raisons pour lesquelles les personnes interrompent Rationnaliser le processus d’administration des médicaments On recense de nombreuses études portant sur les interruptions de tache au décours de la prise en charge médicamenteuse, principalement dans les unités de soins, auprès des infirmières et des médecins.

Quels outils peuvent nous aider? Le guide HAS : L’interruption de tâche lors de l’administration des médicaments, janvier 2016 Des actions de sensibilisation (film pédagogique) Des actions pour un état des lieux (kit d’audit : grille d’observation ; échange en équipe; échange avec le patient) Des actions permettant de prévenir (outils d’aide au repérage d’un professionnel exerçant une tâche à risque) Des actions permettant la récupération de la tâche (check-list, Mémo) Vous avez peut-être et surement déjà mis en place des méthodes et outils, alors complétez la diapositive. Donnez de la cohérence et du sens par rapport à vos propres actions. Par ailleurs, ceux proposés dans le guide sont donnés à titre indicatif parce qu’ils ont fait leur preuve; pour autant, le guide n’est pas exhaustif.

Les préconisations de la HAS pour atteindre les objectifs Guide HAS, janvier 2016 1 - Le diagnostic 2- La mise en place des actions 3- L’évaluation

Les grandes étapes du projet Septembre à Octobre 2018 Novembre à Décembre 2018 Janvier à Septembre 2019 Septembre à Novembre 2019 Préparation du projet Diagnostic Mise en œuvre des actions Evaluation

Mise en œuvre des actions Préparation du projet Diagnostic Mise en œuvre des actions Evaluation Objectif : Partager clairement le projet et obtenir l’adhésion de l’ensemble de l’équipe Valider le projet auprès de la direction Informer les instances et les équipes Valider le périmètre et les équipes concernées par le projet Voici comment va se dérouler le projet et quelles sont nos échéances, Vous avez également à votre disposition un « baromètre » qui détaille un peu plus le projet; l’idée, c’est de l’afficher sur un tableau blanc, une feuille de paper board A3 dans le service et de suivre le projet avec des Post-it ! Fiches d’engagement

Il va nous permettre de répondre aux questions suivantes : Préparation du projet Diagnostic Mise en œuvre des actions Evaluation Objectif : faire l’état des lieux des interruptions de tâches et prendre en compte les facteurs humains et l’organisation Il va nous permettre de répondre aux questions suivantes : Savons-nous comment nous travaillons ensemble? Savons-nous comment nous travaillons avec les autres? Que savons-nous de nos risques liés aux pratiques collaboratives ? Savons-nous comment communiquer les uns avec les autres ? Quid du patient/entourage dans tout ça ? Savons-nous combien de fois nous sommes interrompus et pourquoi? Etc… Voici comment va se dérouler le projet et quelles sont nos échéances, Vous avez également à votre disposition un « baromètre » qui détaille un peu plus le projet; l’idée, c’est de l’afficher sur un tableau blanc, une feuille de paper board A3 dans le service et de suivre le projet avec des Post-it !

Rappel sur l’étape d’administration Guide HAS, janvier 2016

Mise en œuvre des actions Evaluation Préparation du projet Diagnostic Mise en œuvre des actions Evaluation Sensibiliser Auditer Evaluer le fonctionnement de l’équipe Faire prendre conscience de la réalité du sujet et de l’intérêt de travailler sur cette problématique Comprendre et rechercher les causes profondes liées aux IT (intégrer les facteurs humains et organisationnels) Connaître la situation dans son service Pourquoi ? Pour qui ? Tous les membres de l’équipe, y compris les médecins, le brancardier, le kiné, etc. Observation sur 1 journée de travail Débriefing avec les personnes observées Entretiens avec des patients Films BD Déclaration d’évènements indésirables Enquête culture sécurité (en option) Questionnaire processus de l’administration médicamenteuse Comment ? Voici comment va se dérouler le projet et quelles sont nos échéances, Vous avez également à votre disposition un « baromètre » qui détaille un peu plus le projet; l’idée, c’est de l’afficher sur un tableau blanc, une feuille de paper board A3 dans le service et de suivre le projet avec des Post-it !

Mise en œuvre des actions Préparation du projet Diagnostic Mise en œuvre des actions Evaluation Sensibiliser Faire prendre conscience de la réalité du sujet et de l’intérêt de travailler sur cette problématique Pourquoi ? Films Tous les membres de l’équipe, y compris les médecins, le brancardier, le kiné, etc. Pour qui ? BD Comment ? Films BD Déclaration d’évènements indésirables Réalisation d’une enquête culture sécurité (en option) Voici comment va se dérouler le projet et quelles sont nos échéances, Vous avez également à votre disposition un « baromètre » qui détaille un peu plus le projet; l’idée, c’est de l’afficher sur un tableau blanc, une feuille de paper board A3 dans le service et de suivre le projet avec des Post-it !

Mise en œuvre des actions Préparation du projet Diagnostic Mise en œuvre des actions Evaluation Auditer Pourquoi ? Connaître la situation dans son service Tous les membres de l’équipe, y compris les médecins, le brancardier, le kiné, etc. Pour qui ? Voici comment va se dérouler le projet et quelles sont nos échéances, Vous avez également à votre disposition un « baromètre » qui détaille un peu plus le projet; l’idée, c’est de l’afficher sur un tableau blanc, une feuille de paper board A3 dans le service et de suivre le projet avec des Post-it ! Comment ? Observation sur 1 journée de travail Débriefing avec les personnes observées Entretiens avec des patients Kit d’audit

Mise en œuvre des actions Préparation du projet Diagnostic Mise en œuvre des actions Evaluation Auditer Champ(s) d’application Les supports proposés portent uniquement sur l’étape de l’administration des médicaments. Tous les secteurs/unité de vie sont concernés. Cible : tous les professionnels impliqués dans l’administration des médicaments. Mise en œuvre Le principe de l’observation a été arrêté. + débriefing avec les personnes observées. + réalisation d’entretiens avec des patients Voici comment va se dérouler le projet et quelles sont nos échéances, Vous avez également à votre disposition un « baromètre » qui détaille un peu plus le projet; l’idée, c’est de l’afficher sur un tableau blanc, une feuille de paper board A3 dans le service et de suivre le projet avec des Post-it ! Guide HAS, janvier 2016

Mise en œuvre des actions Préparation du projet Diagnostic Mise en œuvre des actions Evaluation Auditer Préalable Choisir le secteur/l’unité de vie Choisir les observateurs Informer les instances concernées Organiser l’information auprès des équipes et des patients/de l’entourage qui vont être observés Planifier l’observation (date, horaire) Voici comment va se dérouler le projet et quelles sont nos échéances, Vous avez également à votre disposition un « baromètre » qui détaille un peu plus le projet; l’idée, c’est de l’afficher sur un tableau blanc, une feuille de paper board A3 dans le service et de suivre le projet avec des Post-it ! Guide HAS, janvier 2016

Mise en œuvre des actions Préparation du projet Diagnostic Mise en œuvre des actions Evaluation Auditer 1 - Réaliser l’observation Suivre un(e) infirmièr(e) seul(e) ou observer l’ensemble du service un jour donné ; observation sur un temps décidé par l’établissement (nuit facultatif). Le jour de l’observation, réaliser une photo de la salle de soins et des lieux. Saisir les observations sur la fiche d’observation ou directement sur le fichier Excel. fiche d’observation Voici comment va se dérouler le projet et quelles sont nos échéances, Vous avez également à votre disposition un « baromètre » qui détaille un peu plus le projet; l’idée, c’est de l’afficher sur un tableau blanc, une feuille de paper board A3 dans le service et de suivre le projet avec des Post-it ! Guide HAS, janvier 2016

Qui (en binôme si possible) Préparation du projet Diagnostic Mise en œuvre des actions Evaluation Auditer L’observateur Guide HAS, janvier 2016 Pourquoi Permettre une prise de conscience et identifier les sources et motifs des interruptions, puis mettre en place des mesures d’amélioration Qui (en binôme si possible) Personne détachée pour toute la durée de l’observation, qui connaît le soin et a pris connaissance du fonctionnement du service De préférence d’un autre service que celui où le professionnel exerce C’est celui qui effectue la saisie sur la fiche d’observation. Il anime si possible le débriefing ou au minimum il y assiste Quoi Observation des infirmières (ou autre professionnel chargé de l’administration de la prescription (ex : sage-femme, médecin) Observation des interruptions qui interviennent sur chacune des étapes : observation sur chacune des 4 étapes de l’administration Tous les médicaments toutes voies confondues Où Dans salle de soins, dans la zone de stockage, le couloir, au lit du patient Quand 1 jour donné permettant d’observer toutes les étapes ; si nécessaire, réaliser l’observation en plusieurs temps, en tenant compte des plages horaires du service pour l’administration des médicaments Comment L’observation est centrée sur une activité et non sur une personne. Voici comment va se dérouler le projet et quelles sont nos échéances, Vous avez également à votre disposition un « baromètre » qui détaille un peu plus le projet; l’idée, c’est de l’afficher sur un tableau blanc, une feuille de paper board A3 dans le service et de suivre le projet avec des Post-it !

Mise en œuvre des actions Préparation du projet Diagnostic Mise en œuvre des actions Evaluation Auditer 2 - Débriefer avec l’équipe observée Evaluer la perception des personnes observées. Doit être réalisé assez près de l’observation mais avec le temps nécessaire à l’exploitation préliminaire des données. Débriefing d’une durée maximale d’une heure, de préférence animé par l’observateur (engagement au respect de la confidentialité) En 3 temps : Ressenti à partir du questionnaire Présentation des résultats Attentes des professionnels face aux interruptions de tâche Le questionnaire sert de fil conducteur pour l’échange, mais il peut également être remis en début de réunion (voir en amont) Voici comment va se dérouler le projet et quelles sont nos échéances, Vous avez également à votre disposition un « baromètre » qui détaille un peu plus le projet; l’idée, c’est de l’afficher sur un tableau blanc, une feuille de paper board A3 dans le service et de suivre le projet avec des Post-it ! fiche débriefing Guide HAS, janvier 2016

3 - Mener des entretiens avec des patients Préparation du projet Diagnostic Mise en œuvre des actions Evaluation Auditer 3 - Mener des entretiens avec des patients  Evaluer la perception du patient et/ou de son entourage sur la question de l’interruption des professionnels de santé  Evaluer l’information dont il dispose sur l’organisation du service  Identifier ses attentes. Le service aura la charge de sélectionner les patients et d’obtenir leur accord ; au moins 3 patients devront être interviewés. Durée de chaque entretien : pas plus de 10 minutes. La rencontre avec le(s) patient(s) peut être réalisée de façon indépendante la veille ou après le temps d’observation. Le questionnaire sert de fil conducteur à l’échange, mais selon les objectifs de chaque équipe, il peut également être exploité comme un outil de mesure quantitatif avec plus de patients. fiche guide d’entretien avec le patient Voici comment va se dérouler le projet et quelles sont nos échéances, Vous avez également à votre disposition un « baromètre » qui détaille un peu plus le projet; l’idée, c’est de l’afficher sur un tableau blanc, une feuille de paper board A3 dans le service et de suivre le projet avec des Post-it ! Guide HAS, janvier 2016

Mise en œuvre des actions Evaluation Préparation du projet Diagnostic Mise en œuvre des actions Evaluation Evaluer le fonctionnement de l’équipe Comprendre et rechercher les causes profondes liées aux IT (intégrer les facteurs humains et organisationnels) Pourquoi ? Tous les membres de l’équipe, y compris les médecins, le brancardier, le kiné, etc. Pour qui ? Voici comment va se dérouler le projet et quelles sont nos échéances, Vous avez également à votre disposition un « baromètre » qui détaille un peu plus le projet; l’idée, c’est de l’afficher sur un tableau blanc, une feuille de paper board A3 dans le service et de suivre le projet avec des Post-it ! Questionnaire sur processus de l’administration médicamenteuse Comment ? Fiche - Comprendre et partager notre pratique par l’analyse du processus

Retour des résultats Préparation du projet Diagnostic Mise en œuvre des actions Evaluation Sensibiliser Auditer Evaluer le fonctionnement de l’équipe Retour des résultats Prévoir une restitution des résultats à la direction et à l’ensemble des équipes (même celles qui n’ont pas été observées). Poursuivre l’exploitation des résultats avec la mise en place d’un groupe d’analyse structuré au niveau du service. Mener une réflexion quant à l’intégration éventuelle de cette démarche dans un programme de DPC. Voici comment va se dérouler le projet et quelles sont nos échéances, Vous avez également à votre disposition un « baromètre » qui détaille un peu plus le projet; l’idée, c’est de l’afficher sur un tableau blanc, une feuille de paper board A3 dans le service et de suivre le projet avec des Post-it ! Guide HAS, janvier 2016

Barrières de récupération Barrières de prévention Préparation du projet Diagnostic Mise en œuvre des actions Evaluation Barrières de récupération Nous savons reprendre nos tâches en sécurité ou nous reprenons la procédure Identifier les étapes à risque Repérage de la personne à ne pas interrompre Repérer le point précis de l’IT Barrières de prévention Nous connaissons les sources potentielles d’interruption des tâches et nous les prévenons Reprendre la tâche entièrement Vérifier si doute Impliquer le patient et son entourage Sensibiliser les équipes Les propositions qui seront faites par l’équipe devront porter à la fois sur des mesures de prévention, mais aussi de récupération. Il faut vraiment avoir une approche systémique en ayant en tête le fromage suisse de Reason ! Les actions doivent être être priorisées;

Réajustement du plan d’action Réajustement du plan d’action Préparation du projet Diagnostic Mise en œuvre des actions Evaluation Second audit Mesure des indicateurs Suivi des évènements indésirables Enquête de satisfaction des professionnels Objectifs : Mettre en avant les changements et valoriser le travail Réajustement du plan d’action Comme dans tout projet, il est important de savoir si nous avons progressé ou pas afin de pouvoir réajuster son plan d’action, Réajustement du plan d’action

Quels rôles auront les Structures Régionales? Favoriser l’appropriation par équipes des enjeux liés aux IT (Relais) Favoriser l’appropriation des méthodes et outils Apporter un regard externe et expert Constituer un appui pour maintenir la dynamique et la continuité du projet Favoriser le partage d’expérience en région

Comment vous accompagner?

Merci de votre attention !