EPAN – IPSG EPAN Administrative Framework Luxembourg, 28th April 2005

Contents Communication and documentation framework (Synthesis Report on working methods) Proposals for documentation management Roles and actors EUPAN & Circa communication protocols EUPAN Communication plan Discussions EPAN, IPSG, 28.04.2005 EPAN Administrative Framework

Communication and documentation framework Travail basé sur les protocoles existants… EPAN, IPSG, 28.04.2005 EPAN Administrative Framework

Synthesis Report on working methods General context of the actors and organisations involved in the EPAN communication Reference for the protocols and the communication plan Synthesis of existing recommendations and working methods (proposed or approved) Appendix + Présenté en février  en parler… Reprend les flux hiérachiques de communication… avec revue par les pairs Supports ? Rduire les réunions et les conduire en parallèle… EPAN, IPSG, 28.04.2005 EPAN Administrative Framework

Propositions in terms of document management Required conditions and list of good practices to manage all the documents (to be published or not) A good documentation management : the basis of Knowledge Management Presents the required conditions and a coherent list of good practices to manage all the documents of the Eupan website and Circa (to be published or not) EPAN, IPSG, 28.04.2005 EPAN Administrative Framework

Document management: examples Metadata (author, dates, topic…) File naming Classification History and versioning Content and layout (header and footer) Glossary Presents the required conditions and a coherent list of good practices to manage all the documents of the Eupan website and Circa (to be published or not) EPAN, IPSG, 28.04.2005 EPAN Administrative Framework

Roles and actors Definitions Content provider Content manager Validator Technical responsible Working group manager EPAN, IPSG, 28.04.2005 EPAN Administrative Framework

Roles and actors X CIRCA EUPAN website Content provider Members of EPAN Members of Epan Content manager Presidency secretariat / secretariat of DGs Troika or indicated person Editorial Board / Troika secretariat Validator Presidency secretariat Technical person in charge Webmaster Working group manager WG President X EPAN, IPSG, 28.04.2005 EPAN Administrative Framework

Communication protocol for CIRCA Rules and good practices to publish content on the intranet CIRCA Role of each actor Way to manage the content and the structure of the site Describes the rules and good practices to apply to publish content on the intranet CIRCA, the role of each actor, the way to manage the content and the structure of the site. EPAN, IPSG, 28.04.2005 EPAN Administrative Framework

Communication protocol for CIRCA Content management Identification data Publication and navigation data Interactivity data Site management Publication of the subjected articles Headings management Checking of the links Interactivity management Décrit l’ensemble des données qui permettent de définir et de publier du contenu (Titre, auteur…) Etape de validation, de vérification des liens, gestion de l’interactivité existant deriière certains articles EPAN, IPSG, 28.04.2005 EPAN Administrative Framework

Communication protocol for CIRCA Process of publication and site management Relationship between CIRCA and the Eupan website Explications sur la manière dont chaque intervenant participe à la publication et à la gestion du site EPAN, IPSG, 28.04.2005 EPAN Administrative Framework

Communication protocol for the EUPAN website Rules and good practices to publish content on the EUPAN website Management of the content and the structure of the site Management of the newsletter Check list of quality factors necessary to achieve the required quality level Describes the rules and good practices to apply to publish content on the website EUPAN Describes the role of each actor and the way to manage the content and the structure of the site Describes the way to manage the newsletter Presents a check list of quality factors, witch are necessary to fulfil to achieve the required quality level EPAN, IPSG, 28.04.2005 EPAN Administrative Framework

Communication protocol for the EUPAN website Content management Identification data Sorting and web positioning data Edition and navigation data Interactivity data Access data Collecting of papers Site management Publication of submitted articles Headings management Checking of the links Interactivity management Marketing and web positionning Reporting Newsletter: to discuss Décrit l’ensemble des données qui permettent de définir et de publier du contenu (Titre, auteur…), données de référencement Etape de validation, de vérification des liens, gestion de l’interactivité existant deriière certains articles EPAN, IPSG, 28.04.2005 EPAN Administrative Framework

Communication protocol for the EUPAN website Four options for attribution of roles for publishing process: Webmaster named within the EIPA Content manager named within the Editorial Board + EIPA webmaster Permanent content manager named within the EIPA + webmaster EIPA and Troika are content manager 1.      L’Editorial Board délègue l’ensemble des tâches à un Webmaster nommé au sein de l’IEAP. Ce dernier sera dès lors chargé de l’ensemble des tâches liées au site Eupan : publication, gestion de contenu, gestion fonctionnelle, maintenance technique, contrôle qualité, reporting... 2.      L’Editorial Board nomme en son sein un gestionnaire de contenu qui assure la publication et la gestion de contenu (publication des articles soumis et gestion des rubriques). Toutes les autres tâches liées au site seront assurées par le Webmaster de l’IEAP : vérification des liens, gestion de l’interactivité, référencement, promotion, reporting et qualité (voir III.4.3 à III.4.6, III.5). Ce gestionnaire sera issu de la présidence et devra donc être renouvelé tous les six mois. 3.      L’Editorial Board nomme un gestionnaire de contenu permanent, désigné au sein de l’IEAP. Ce dernier participera à toutes les réunions de l’Editorial Board et assumera toutes les tâches de publications et de gestion du contenu décrite ci-dessus, à l’exception du Reporting. Un Webmaster technique sera chargé de la maintenance et du support technique au gestionnaire de contenu. 4.      L’IEAP et la Troïka sous l’égide des DGs gèrent la structure du site. Chacun peut publier des documents dans le répertoire correspondant à son groupe de travail. La 1ère option libère l’Editorial Board de toute tâche « technique » de publication ou de gestion de contenu. Elle le dépossède par ailleurs d’un contrôle réel et direct sur le site Eupan. Elle exige une implication forte de l’IEAP. La 2ème option permet à l’Editorial Board de garder un certain niveau de contrôle direct sur le site Eupan. Cette solution « idéale » dans l’absolu souffrira du turn-over inévitable de la fonction de gestionnaire de contenu. La 4ème option fait peser l’ensemble des responsabilités et des tâches de publication sur chacun. Cette option risque d’être néfaste pour la cohérence générale du site. La 3ème option permettrait à l’Editorial Board de bénéficier d’un gestionnaire de contenu permanent et dédié, fortement impliqué, bien que faisant partie d’une structure externe. C’est vraisemblablement la meilleure solution, à condition qu’elle reçoive l’assentiment et l’adhésion de l’ensemble des acteurs. EPAN, IPSG, 28.04.2005 EPAN Administrative Framework

Communication protocol for the website EUPAN Quality Publication and site management processes EPAN, IPSG, 28.04.2005 EPAN Administrative Framework

Eupan website communication plan Political context of the EPAN Targets and goals for the EUPAN website communication and means to reach them: identify the target groups define the content elements analyse the related risks organise the action evaluate the communication quality Presents the political context of the EPAN : résumé de ce que représente le plan de communication pour les DGs Presents targets and goals for the EUPAN communication and means to reach them: identify the target groups define the content elements analyse the related risks organise the action evaluate the communication quality EPAN, IPSG, 28.04.2005 EPAN Administrative Framework

Eupan website communication plan Framework for the development of a detailed communication plan, which cares for: consistency, accuracy and follow up of the key-messages coherence of the actions and messages dedicated to the defined groups use of appropriate means of communication in order to strengthen the message EPAN, IPSG, 28.04.2005 EPAN Administrative Framework

To be continued… Presentation to the different groups of the EPAN Collect of remarks Update of the document Validation by the DGs Troika or the secretariat DGs Troika EPAN, IPSG, 28.04.2005 EPAN Administrative Framework

The newsletter… to be discussed Type of content Periodicity Management Targets Format EPAN, IPSG, 28.04.2005 EPAN Administrative Framework

Your comments… Comments and remarks are welcome and can be sent to: Corinne.loesel@tudor.lu Guy.wagener@ape.etat.lu EPAN, IPSG, 28.04.2005 EPAN Administrative Framework

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