Objectifs Mieux comprendre : La Campagne de charité en milieu de travail Votre rôle et vos responsabilités en tant qu’ambassadeur. Comment solliciter efficacement en trois étapes 2

Votre campagne – Choix des donateurs ! Campagne de charité en milieu de travail du gouvernement du Canada (CCMTGC) Il s’agit de la plus grande campagne de charité en milieu de travail des employés au Canada. Les employés peuvent appuyer bon nombre de causes par l’entremise de bénéficiaires désignés. Dans la RCN, il s’agit de : Centraide Ottawa Centraide Outaouais PartenaireSanté Les employés peuvent appuyer n’importe quel autre organisme de bienfaisance canadien enregistré (plus de 86 000 organismes). Votre campagne – Choix des donateurs !

Vision du Cabinet La CCMTGC est le prolongement de ce que nous faisons en tant que fonctionnaires : améliorer la vie des Canadiens au sein de toutes nos communautés à travers le pays.

Rôle de l’ambassadeur Rôle principal Agir en tant qu’ambassadeur pour la campagne Sensibiliser ses collègues et leur offrir des renseignements Solliciter les dons de ses collègues (sollicitation en personne) Rôle secondaire Aider les donateurs avec les formulaires ePledge/de dons Examiner tous les formulaires de dons avec les donateurs pour s’assurer qu’ils soient dûment remplis Votre rôle est essentiel à la campagne; plus de 85 à 90 % de tous les fonds amassés sont le fruit de la sollicitation

Vidéo https://www.youtube.com/embed/pFyXXwITRmE

Pourquoi vous sollicitez Voilà pourquoi vous sollicitez les gens; c’est pour votre communauté… votre famille, vos collègues, vos amis … les gens que vous tenez à cœur.

Les 3 étapes de la sollicitation réussie Étape 1 : Préparation Étape 2 : Rencontre Étape 3 : Suivi (2ième visite)

Étape 1 : Préparation Apprenez à connaître les gens que vous sollicitez et laissez-les apprendre à vous connaître. Obtenez votre liste de sollicitation (de 15 à 20 noms) Présentez-vous à l’avance aux gens que vous solliciterez: Envoyez un courriel Participez à une rencontre d’équipe ou de tout le personnel

Étape 1 : Préparation Revoir le site Web de la CCMTGC et rassembler l’information requise pour partager lors de la sollicitation. Assurez-vous de comprendre les formulaires de don ePledge et papiers. Soyez au courant des dates importantes de la campagne (parlez-en avec votre chef d’équipe). Participez à une séance « Le voir, c’est le croire » pour augmenter votre prise de conscience.

Renseignements clés concernant votre campagne Noms du chef de la campagne et du trésorier : _______________ Date du lancement de la campagne : ___________________________ Personne-ressource pour la liste de sollicitation : _________________ Début de la sollicitation : _______________________________ Sollicitation d’ici le : _________________________________ Date de fin de la campagne : __________________________________ Taux de promesses de don (donateurs) : ______________________ Montant amassé l’année dernière : ______________________________ Objectif pour cette année : _________________________________

Étape 2 : La Rencontre Rencontrez TOUT LE MONDE en personne. Présentez-vous et remerciez-les de leur temps. Déterminez le niveau de sensibilisation ou de connaissance du donateur et discutez des avantages de faire un don, puis répondez à leurs questions. Confirmez leur réponse : Dans l’affirmative, offrez-leur de l’aide avec leur méthode de don. Dans la négative, ce n’est pas grave. S’ils sont indécis, prévoyez une rencontre de suivi. Dans tous les cas, remerciez-les. Nota : Si le donateur est occupé ou à l’extérieur du bureau, reportez la rencontre.

Étape 3 : Suivi - 2ième visite Pour une réponse affirmative- Selon ce qui est applicable: Fournir un calendrier et liste des événements à venir Recueillir le formulaire papier et assurez-vous que les formulaires de dons sont dûment remplis avec le donateur. Si via ePledge, confirmer que le donateur a obtenu une la confirmation du don en ligne ou offrez votre aide pour les aider à les remplir. Pour une réponse négative Offrez un calendrier et la liste des activités à venir.

Étape 3 : Suivi - 2ième visite (…suite) Pour les indécis - Obtenez leur décision: Si c’est un oui ou un non, suivez les étapes mentionnées plus haut. Si toujours indécis: Demandez leur s’ils ont des question et aidez-les.

Achèvement du processus Assurez-vous de faire fréquemment rapport du progrès de votre sollicitation à votre équipe principale. Protégez les renseignements personnels (formulaires de dons) et l’argent jusqu’à ce que vous les soumettiez au trésorier. Retournez tous les formulaires dûment remplis à votre coordonnateur de direction générale, à votre chef d’équipe ou à votre trésorier, selon le processus interne établi par votre trésorier.

Ressources Vous n’êtes pas seul: vous avez des gens et des outils pour vous aider. Consultez les annexes pour obtenir les ressources suivantes : Annexe A : Ressources Annexe B : Comment revoir un formulaire de don Annexe C: ePledge Annexe D : Que retire le donateur? Annexe E : Niveaux de don Annexe F : Méthodes de don Annexe G : Principales raisons pour faire un don Annexe H : Foire aux questions (FAQ) Annexe I : Échéancier suggéré

QUESTIONs / COMMENTAIREs

Annexe A: Ressources Le site Web de la CCMTGC, vous offre une vaste gamme de renseignements : Boîtes à outils du solliciteur Formulaire d’information du donateur Vidéos de jeux de rôles Dates de formation Foire aux questions Site Web des organismes de bienfaisance de l’ARC

Annexe B: Comment revoir le formulaire Consulter l’annexe B du Guide du trésorier pour la liste de vérification détaillée.

Revoir le formulaire le FORMULAIRE DE DON DE 2018… Campagne de charité en milieu de travail du gouvernement du Canada (CCMTGC) dans la région de la capitale nationale (RCN)

Ce que vous devez revoir RAPPEL - Unité(s) organisationnelle(s) du donateur – nécessaire(s) aux fins d’établissement de rapports et à l’identification au moment de la saisie des données. VOUS DEVEZ utiliser la terminologie ePledge. Important - À remplir en fonction de la structure ePledge

Ce que vous devez revoir Le total annuel doit être inscrit. Représente le montant/la retenue par paie pour les dons par RAS. Section 5 : Don minimum de 26 $ par organisme de bienfaisance

Ce que vous devez revoir Écrire le no du chèque et la date Libeller le chèque à l’ordre de Centraide - CCMTGC S’assurer que les numéros sont lisibles et que la date d’échéance est valide

Ce que vous devez revoir Important – Pour les retenues à la source, veuillez remplir ceci Nécessite seulement le nom et le CIDP du donateur Pour les ministères qui utilisent le système de paie de SPAC : Case autorisant la divulgation du CIDP à Centraide pour le traitement du don - En choisissant oui, vous éliminerez tout besoin que SPAC effectue un traitement manuel des retenues.

Annexe C: ePledge Guide ePledge étape par étape Important - quand une personne a changé de ministère suivre les étapes suivantes sur la page d’enregistrement.

Annexe D: Que retire le donateur? Reçu À DES FINS D’IMPÔT – Retour sur l’investissement pour un crédit d’impôt pour don de bienfaisance (consulter le Calculateur du crédit d'impôt pour don de bienfaisance) Différentes façons de donner : Consolidation de dons (guichet unique pour divers organismes de bienfaisance de choix pour le donateur) Retenues à la source FACILES sur formulaire T-4 Carte de crédit – vous obtenez des points, PayPal, argent comptant ou chèque La CCMTGC protège la vie privée du donateur L’occasion de redonner à la communauté Frais d’administration/collecte de fonds de 15 %, ce qui est inférieur à la moyenne nationale du secteur sans but lucratif.

Annexe E: Niveaux de don Pionniers – 249 $ ou moins (chaque dollar compte!) Étoiles –250 $ à 499 $ (260 $ = 10 $/paie) Amis –500 $ à 999 $ (500 $ = 19,25/paie) Chefs de file –1 000 $ à 4 999 $ (1 000 $ = 38,50 $/paie) Donateurs majeurs –5 000 $ ou plus (5 000 $ = 182,32$/paie)

Annexe F: Méthodes de dons Retenues à la source: (ePledge ou formulaire de don) Avantages des retenues à la source : - Plan de paiement facile sur un an (janvier à décembre) - Reçu remis automatiquement sur le relevé T4/relevé 1 - Permet d’amasser de 2 à 3 fois plus « d’argent » Carte de crédit: Visa, MasterCard, American Express (ePledge ou formulaire de don) 1 paiement ou 12 paiements mensuels à compter du 15 janvier, et des POINTS AUSSI!

Annexe F: Méthodes de dons (…suivi) PayPal (ePledge seulement) Comptant (formulaire de don seulement) Chèque ou chèque(s) postdate(s) (formulaire de don seulement)

Annexe G: Principales raisons pour faire un don Changer la vie d’une personne / appuyer une cause Possibilité de consolider d’autres dons Retenues à la source effectuées sur 26 périodes de paie OU dons mensuels par carte de crédit AVEC POINTS! Coûts administratifs et de collecte de fonds parmi les plus faibles dans le secteur sans but lucratif au Canada Déductions fiscales appréciables Permettre à la communauté et aux gens de réaliser leur plein potentiel… Principale raison pour ne pas donner : ON NE LEUR DEMANDE PAS!

Annexe H: FAQ Combien devrais-je donner? Pourquoi ne devrais-je pas donner directement à mon organisme de bienfaisance de choix? Je ne suis pas certain de vouloir donner. Pourquoi le faites-vous? Quels sont les coûts associés aux dons effectués en milieu de travail? Consulter le site Web de la CCMTGC pour obtenir la Foire aux questions dans son ensemble.

Annexe I: Échéancier de la campagne Août Septembre Octobre Novembre Décembre Formation des bénévoles de la campagne Sensibilisation accrue Sollicitation Événements spéciaux Fin de la campagne Reconnaissance et célébrations Communications État des résultats Lancement (date à déterminer) 6